Projektleitung TGA-Planung

Was ist ein Projektleiter TGA?

Die Projektleitung ist eine der sechs Rollen der TGA-Planung. Sie ist gesamtverantwortlich für den Ingenieurvertrag, das Honorar, die Termine und die Baukosten des Fachplanungsprojekts; ihre wesentliche Bezugsrolle ist der Bauherr (Weißbuch S. 16).

Ihre Besonderheit: TGA-Planende sind integrierende Fachbeteiligte, keine Gesamtprojektverantwortlichen. Vorgaben – Termine, Kosten, Entscheidungen – kommen von außen und werden im Projektverlauf laufend umgeworfen. Deshalb trägt in der TGA ein rollenbasiertes, zyklisches Projektmanagement besser als starre Zertifizierungsschemata (IPMA, PMI) mit Gantt-Diagrammen.

Wichtig für die Haftung: Der TGA-Fachplaner schuldet nach außen keine Dienstleistung, sondern den Werkerfolg – ein baubares, mangelfreies Gebäudemodell und ein mangelfreies Bauwerk im Kosten- und Terminrahmen (Werkvertrag, §631 ff. BGB). Nur intern darf das Büro dienstvertraglich kalkulieren.

→ Podcast: Projektmanagement in der TGA ist was Besonderes (#87) · Domänen und Rollen im Bauprojekt (#10)

Projektleitung, Projektsteuerung, Bauüberwachung, Büroleitung – die Abgrenzung

Diese vier Begriffe werden ständig verwechselt:

👉 Wichtige Klarstellung: Bauüberwachung ist nicht dasselbe wie (Fach-)Bauleitung. Die HOAI kennt den Begriff des (Fach-)Bauleiters gar nicht. Die Fachbauleitung ist eine besondere Leistung nach Landesbauordnung (z. B. §45 BauO Berlin): Sie organisiert den Baustellenbetrieb und wacht über das „gefahrlose Ineinandergreifen der Arbeiten". Wer sie erbringen soll, muss sie gesondert vereinbaren (Weißbuch S. 116–117).

→ Podcast: Projektsteuerung und deren Leistungen für die TGA (#48) · Projektsteuerung und TGA (#228)

Die sechs Rollen der TGA-Planung

Stabiles Projektmanagement entsteht aus klar definierten Rollen, nicht aus dicken Prozesshandbüchern. Die TGA-Planung kennt sechs Rollen; die Projektleitung führt das Team aus den projektbezogenen Rollen:

1. Büroleitung – führt das Unternehmen (Strategie, Personal, Wirtschaftlichkeit); der Projektebene übergeordnet.
2. Projektleitung TGA – gesamtverantwortlich für Ingenieurvertrag/Honorar, Termine und Baukosten. Bezugsrolle: Bauherr.
3. Fachkoordination TGA – verantwortlich für das geometrisch integrierte, koordinierte, mangelfreie TGA-Gebäudemodell (dem BIM-Koordinator nachempfunden). Bezugsrolle: Objektplanung.
4. Fachplanung TGA – verantwortlich für Qualität und Funktionalität des jeweiligen Fachgewerks. Bezugsrolle: Nutzer.
5. Systemplanung TGA – erstellt die geprüfte, ausführbare Montage- und Systemplanung des Gewerks.
6. Bauüberwachung TGA – verantwortlich für die Umsetzung des mangelfreien Modells in ein mangelfreies Gebäude. Bezugsrolle: ausführende Firma.

(Im Weißbuch S. 16 werden Fach- und Systemplanung als eine gemeinsame Rolle geführt und im Aufgabenkatalog in Fachplanung und Systemplanung gesplittet.)

Werkzeug der Rollenklärung ist der Rollensteckbrief (aus dem BIM-Masterplan abgeleitet): Mission der Rolle, notwendige Fähigkeiten und Entwicklungspfad, Ziele je Leistungsphase und Aufgaben je Leistungsphase. Wichtig: Eine Rolle ist nicht eine Person – die Rolle bündelt Erwartungen, die Person trägt meist mehrere Rollen; Erwartungen und Grenzen werden mit ihr verhandelt (Weißbuch S. 20–21).

→ Podcast: Die RACI-Matrix (#302) · Neues aus der Forschung: Rollen (#410)

Die wichtigsten Regelwerke für die TGA-Projektleitung

Das Projektmanagement der TGA-Planung speist sich aus mehreren, teils konkurrierenden Regelwerken – sie zu kennen ist Kern der Rolle:

• BGB §650p ff. (Zielfindungsphase, seit 2018): Sind die wesentlichen Planungs- und Überwachungsziele noch nicht vereinbart, muss der Planer zuerst eine Planungsgrundlage zur Ermittlung dieser Ziele erstellen und sie dem Bauherrn zusammen mit einer Kosteneinschätzung zur Zustimmung vorlegen (§650p Abs. 2).
• DIN 18205 (Bedarfsplanung im Bauwesen): definiert seit 1996 Umfang und Qualität der Bedarfsplanung. Sie ist Vorleistung des Bauherrn vor Planungsbeginn; fehlt sie, kann die TGA-Grundleistung „Klären der Aufgabenstellung" (LP1) nicht erbracht werden.
• HOAI 2021 §53–§55: Die TGA umfasst acht Anlagengruppen (§53). Das Leistungsbild Technische Ausrüstung gliedert sich in neun Leistungsphasen mit den Honoraranteilen 2 / 9 / 17 / 2 / 22 / 7 / 5 / 35 / 1 % (§55). Anrechenbare Kosten nach §4 HOAI, ermittelt über die DIN 276 in der Fassung Dezember 2008.
• HOAI 2021 §10: regelt das Honorar bei Änderungen – zusätzliche Leistungen (Abs. 1) und Wiederholungsleistungen (Abs. 2), jeweils in Textform zu vereinbaren.
• VDI 6026 (Ausgabe 08/2022): regelt Umfang und Inhalt der TGA-Dokumentation über alle Phasen. Achtung: Die 2022er-Fassung enthält zahlreiche besondere Leistungen (z. B. Bestandsaufnahme), die gesondert zu honorieren sind.

👉 Häufiger Fehler: „DIN 276" ohne Jahr. Für die anrechenbaren Kosten gilt die Fassung 2008, für die Kostengruppen-Gliederung die Fassung 2018 – beide parallel relevant (Weißbuch S. 87, 95).

Die Aufgaben eines Projektleiters / einer Projektleiterin TGA

1. Zielfindung und Planung der Planung Vor der eigentlichen Fachplanung stehen zwei Leistungen aus §650p BGB: die Planungsgrundlage für die TGA (Qualitätsmaßstab DIN 18205) und die Kosteneinschätzung (Kostenrahmen) – zusammen in Kommentaren mit rund 0,1 Leistungspunkten bewertet (Weißbuch S. 24). Erst dann legt die Projektleitung fest: welche Rollen, welche Aufgaben je Leistungsphase, welche Termine, welche Kapazitäten. → Podcast: Standards und Werkzeuge in der TGA (#2) · 5 Tipps für junge Projektleitende (#220)

2. Rollen und Verantwortlichkeiten klären Rollenunklarheit ist laut Forschung einer der größten Stressfaktoren für Projektleitende. Grundlage ist der TGA-Grundleistungskatalog mit 152 Aufgaben über alle neun Leistungsphasen (Anlage 15 HOAI; Bewertung mit Leistungspunkten nach den Siemon-Tabellen). Hilfsmittel sind der Rollensteckbrief und die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). → Podcast: Neues aus der Forschung: Rollen Workshop (#416)

3. Termine steuern und Status berichten Grundlage sind gestaffelte Terminpläne (Rahmen-, Steuerungs-, Planungs-, Vergabeplan) und Statusberichte mit Ampel-Logik – nicht maximale Detailtiefe, sondern Verzüge sichtbar machen. → Podcast: Standards und Werkzeuge in der TGA (#2)

4. Kapazitäten planen Im Multiprojektbüro entscheidet die frühzeitige Kapazitätsplanung über den Projekterfolg. Das kalkulierte Honorar wird in Stundenbudgets je Anlagengruppe und Leistungsphase heruntergebrochen. Besonders kritisch ist die Leistungsphase 3 (Entwurf) – dort sollten nicht mehrere Entwürfe parallel laufen, weil Fach- und Systemkoordination fast ausschließlich in LP3 und LP5 anfallen. → Podcast: Anforderungen an die Kapazitätsplanung (#51) · Kapazitätsplanung im Ingenieurbüro (#226)

5. Kosten planen und Honorar kalkulieren Die Projektleitung verantwortet die Baukosten der TGA und das eigene Honorar. Zentral ist die saubere Trennung der Kostenbegriffe: Kosteneinschätzung (BGB, vor Planungsbeginn) → Kostenrahmen → Kostenschätzung (LP2, überschlägig) → Kostenberechnung (LP3, mit Mengenberechnungen, = finanzielles „Bausoll") → bepreistes LV → Kostenkontrolle → Kostenfeststellung. Zwei Prinzipien, die oft übersehen werden:

• Entkopplungsprinzip: Die anrechenbaren (honorarrelevanten) Kosten richten sich nicht nach den tatsächlichen Baukosten – die Kostenberechnung gilt zum Erstellungszeitpunkt (Weißbuch S. 94).
• Jede Anlagengruppe ist ein eigenes Objekt und wird separat nach Honorarzone (I–III) kalkuliert (§54/§56 HOAI).

Achtung bei den „besonderen Leistungen", die nicht in der HOAI stehen (jeweils gesondert honorieren, AHO-Heft 6): Intra-Koordination der TGA-Gewerke, Energiekonzepte, FM-gerechte Planung (8–12 % des Grundhonorars) und Zertifizierung (BNB/LEED/DGNB, 5–15 %). → Podcast: Projektcontrolling für TGA-Fachplaner (#37) · Fertigstellungsgrad der Planung (#340)

6. Schnittstellen und Integration sichern Hauptursache für das Scheitern großer Bauprojekte sind laut Deutschem Baugerichtstag nicht die eigenen Leistungen, sondern fehlende Vorleistungen anderer und des Bauherrn. Die Projektleitung fordert sie aktiv ein:

• Bauherr: Bedarfsplanung (DIN 18205) und Mitwirkungspflichten nach §642 BGB.
• Projektsteuerung: Projektziele, Kostenrahmen, Schnittstellen und Koordination/Integration (AHO-Heft 9).
• Entwurf in drei Stufen (EP1/EP2/EP3) bis zum „Design-Freeze" – denn die Koordination der TGA-Gewerke untereinander ist keine HOAI-Grundleistung, sondern eine besondere Leistung der Fachkoordination.
• DIN 276: klärt, welche Kostengruppen nicht zur TGA gehören (z. B. Regenwasserableitung KG 363, Baubeheizung KG 397 → Objektplaner).

→ Podcast: Schnittstellen in der TGA (#3) · Schnittstellen zum Bauherrn (#36) · Koordination und Integration der TGA (#217)

7. Änderungen, Nachträge und Störungen managen Was im Großen schieflaufen kann, zeigt der Flughafen BER: Bruttogeschossfläche nach Baubeginn +74 %, Projektkosten +210 %. Das Handwerkszeug:

• §650b BGB: Nur der Auftraggeber kann eine Änderung „begehren" – kein anderer Planer, kein Projektsteuerer. Einigt man sich binnen 30 Tagen nicht, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen; der Planer darf 80 % der angebotenen Mehrvergütung in der nächsten Abschlagsrechnung ansetzen (§650c Abs. 3 – rechtlich umstritten).
• Fortschreibung ≠ Änderung: Eine Änderung liegt vor, wenn eine bereits einvernehmlich und mangelfrei abgeschlossene Leistungsphase nachträglich geändert wird (honorarpflichtig). Eine Fortschreibung vertieft nur (z. B. Ausführungs- aus Entwurfsplanung) – nicht honorarpflichtig.
• Grundsatz: keine Änderung ohne beauftragte Änderungsvereinbarung (§10 HOAI). Bei Vermischung von Wiederholungs- und Zusatzleistung gilt das Prinzip der „Wegwerfplanung" (Siemon).

→ Podcast: Änderungsmanagement (#4) · Nachtragsmanagement (#5) · Störungsmanagement (#255)

8. Bauüberwachung führen Die Objektüberwachung (LP8) ist mit 35 % die größte Leistungsphase. Kernpunkte: - Bauüberwachung ≠ Fachbauleitung (siehe oben) – die Fachbauleitung gesondert mit dem Bauherrn klären. - Die Abnahme kann nur der Bauherr erteilen; der Planer führt die fachtechnische Abnahme durch und protokolliert. Ohne Revisionsplanung: Abnahme verweigern. - Montageplanung wird nur auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung geprüft – sie soll vertiefen, nicht ändern; für die Richtigkeit haftet das ausführende Unternehmen. - Inbetriebnahmemanagement nach VDI 6039 (TGA-Anteil 25–60 % der Baukosten → systemübergreifend); Honorierung als besondere Leistung (AHO-Heft 39). - Bauzeitverlängerung vertraglich antizipieren (Abminderungsfaktor 0,70 für die Objektüberwachung).

→ Podcast: Retrospektive von TGA-Projekten (#45)

9. Besprechungen moderieren und Konflikte regulieren Projektbesprechungen scheitern meist an fehlendem Ziel und fehlender Agenda. Bewährt ist die Konsent-Moderation; Konflikte werden nicht vermieden, sondern reguliert. → Podcast: Moderation von Projektbesprechungen (#65) · Die Kunst des Konflikts (#227)

10. Verträge verhandeln und Risiken managen Der Ingenieurvertrag liegt in der Verantwortung der Projektleitung (gemeinsam mit dem Anwalt – Anwälte haben oft wenig Planungserfahrung). Risikomanagement ist nach ISO 31000 eine Führungsaufgabe (Plan-Do-Check-Act). Bei „schlechten" Projekten gilt: Fortführung mit konsequenter Honorarnutzung ist meist besser als Kündigung. Kernkompetenz im Streitfall ist die chronologische Beweisführung (Excel-Chronik aus E-Mails, Bautagebüchern, Protokollen). → Podcast: Umgang mit Planungsstop durch BauherrIn (#75)

Welche Kompetenzen braucht ein Projektleiter TGA?

• Fachliche Tiefe in der TGA-Planung
• Regelwerks-Wissen: BGB (§650p/§650b), HOAI (§10/§53–55), DIN 18205, DIN 276, VDI 6026 – plus die AHO-Hefte (9 Projektsteuerung, 6 besondere Leistungen, 39 Inbetriebnahme)
• Organisation & Methodik: Planung der Planung, Termin-, Kapazitäts- und Kostensteuerung, Controlling
• Führung & Moderation: Team führen, Besprechungen moderieren, Konflikte regulieren
• Vertrags- & Verhandlungsstärke: Ingenieurvertrag, Änderungs- und Nachtragsmanagement

Wie wird man Projektleiter TGA?

Der typische Weg führt über ein Studium (Versorgungstechnik, Gebäudetechnik, Energie- und Gebäudetechnik) oder eine Technikerausbildung, mehrere Jahre als Fachplaner – und dann den Schritt in die Projektverantwortung. Fünf Tipps der tgabar für junge Projektleitende:

1. Den Ingenieurvertrag lesen und ein begleitendes Leistungsdokument fortschreiben
2. Sich Beinfreiheit durch früh gesetzte Termine schaffen
3. Die Planung der Planung agil in Schritten organisieren
4. Eine Fachkoordination als Unterstützung suchen
5. Monatlich nach Leistungsstand abrechnen

→ Podcast: 5 Tipps für junge Projektleitende (#220)

Gezielte Weiterbildung beschleunigt den Schritt in die Rolle: → (intern auf das Projektleitungs-Seminar / Mentoring verlinken)

Warum Projektmanagement in der TGA besonders ist

Zwei Befunde erklären, warum die Rolle so anspruchsvoll ist: - Die HOAI honoriert TGA-Fachplaner zu rund 84 % für Qualität, nur ~15 % für Kosten und ~1,5 % für Termine (Weißbuch S. 37) – obwohl im Projekt gerade Kosten und Termine den Streit treiben. - In der Bauplanung entfallen rund 57 % des Planungshonorars auf Steuerungsprozesse (Koordinieren, Abstimmen, Integrieren) – mehr als auf die eigentliche Planung. Diese Steuerung effizient zu erbringen, ist die Kunst der Projektleitung.

→ Podcast: Steuerungs- und Leistungsprozesse (#250) · Steuerungsprozesse der TGA-Planung (#251)

Merkmale einer guten Projektleitung der TGA-Planung (Reifegrad-Check)

• Rollen (Büroleitung, Projektleitung, Fachkoordination, Fachplanung, Systemplanung, Bauüberwachung) sind abgestimmt und mit Zielen je Leistungsphase hinterlegt
• Planungsgrundlage + Kosteneinschätzung nach §650p BGB vor Planungsbeginn erbracht
• Mitwirkungspflichten des Bauherrn und Projektsteuerungsleistungen (AHO 9) aktiv eingefordert
• Entwurf in drei Stufen bis zum Design-Freeze; Schnittstellen nach DIN 276 vereinbart
• Kostenbegriffe korrekt verwendet, Kostenberechnung nach LP3 fortgeschrieben, jede Anlagengruppe als eigenes Objekt kalkuliert
• Änderung vs. Fortschreibung sauber getrennt; Änderungsvereinbarungen vor Umsetzung beauftragt
• Bauüberwachung klar von der Fachbauleitung abgegrenzt; Bauzeitverlängerung im Vertrag antizipiert
• Ingenieurverträge selbst verhandelt; projektübergreifende Risikoliste; chronologische Beweisführung gepflegt