Standards und Werkzeuge in der TGA

Was ist die alte Welt des Projektmanagements in der TGA?

Roman: Moin, moin und herzlich willkommen aus Hamburg zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Wir sitzen in der Bar, wir haben die alte Welt hinter uns gelassen, die neue Welt auch.

Sören: Im letzten Seminar.

Roman: Im Seminar ist ja aufgeteilt: alte Welt, neue Welt. Der erste Tag beschäftigt sich mit der alten Welt — was ist Standard am Bau im Bereich Projektmanagement der TGA? Die zweite Welt schaut in die Zukunft: Was kommt da für neue Impulse, Stichwort agiles Projektmanagement? Aber bevor wir mit dem ganzen Kram anfangen, der gerade in die Baubranche diffundiert und alle nervös macht, wollen wir die alte Welt noch abschließen und Standards und Werkzeuge benennen. Sören, du bist da absoluter Profi, du kommst aus der Projektsteuerung. Gib uns mal eine Übersicht: Was findest du gerade am wichtigsten zum Thema Projektmanagement?

Welche Normen und Standards gibt es für das Projektmanagement?

Sören: Natürlich gibt es auch in Deutschland eine Norm zu dem Thema — in Deutschland gibt es ja zu allem eine Norm. Das ist im Wesentlichen die DIN 69901, die aus mehreren Teilen besteht; die letzte ist glaube ich von 2009. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe weltweit anerkannter Standards, die PMI, die es alle auch als deutsche Ableger gibt. Und auch die AHO ist mit einem eigenen Leistungsbild für die Projektsteuerung unterwegs.

Für unsere heutige Bierrunde habe ich mir ein paar Standards und Werkzeuge herausgepickt, die die alte Welt aus unserer Sicht am besten widerspiegeln. Worum geht es, wenn man von der alten Welt des Projektmanagements spricht? Da haben wir ganz klassisch — auch der HOAI geschuldet — die Terminpläne, die sich stark gliedern. Es wird oft unterschätzt, dass man mit einem Terminplan durch das Projekt kommt. Wir haben einen Planungsterminplan, einen Steuerungsterminplan, einen Ablaufplan, einen Vergabeplan. Diese Differenzierung ist aufgrund der Komplexität nötig. Wenn ich ein Projekt klein zusammenfassen will, stelle ich nur vier, fünf Balken dar; gerade in der Ausführung aber, wo „Zeit ist Geld" strikt gilt, muss ich mich sehr dezidiert mit den Terminplänen auseinandersetzen.

Warum laufen die Projektphasen je nach Disziplin unterschiedlich?

Roman: Wenn ich das große Big Picture nehme, gibt es einen gleichmäßigen Ablauf — fünf Phasen, die alle verschiedenen Systeme, die du benannt hast, fast gleich haben.

Sören: Ja, das läuft nacheinander als Abfolge. Die einzelnen Phasen stehen in Abhängigkeit zueinander und sind auch in den Standardwerken so beschrieben, dass sie aufeinander aufbauen.

Roman: Du hast das ja mal übereinandergelegt und zeigst es im Seminar: die DIN, die Sichtweise der AHO, die HOAI und dann die Realität gegenübergestellt. Was sind die Erkenntnisse daraus?

Sören: Wenn wir aus der einzelnen Disziplin schauen — Projektsteuerung beziehungsweise Projektmanagement gegenüber der HOAI — haben wir Überschneidungen und Versätze in den einzelnen Projektphasen und sprechen teils unterschiedliche Sprachen. Wir müssen uns immer abstimmen, ob wir vom Selben sprechen. Eine Leistungsphase 1 ist im Verständnis eines klassischen Projektsteuerers in der Gliederung eines Projektes eventuell anders angesiedelt als bei einem klassischen HOAI-Fall.

Warum ist die Planung der Planung so wichtig?

Roman: Du siehst vor allem in der Phase vor dem eigentlichen Projektstart, der Leistungsphase 0 nach HOAI, viele Probleme — dass sie einfach nicht bearbeitet oder gar nicht erbracht wird.

Sören: Ja, dieses grundsätzliche Sich-Gedanken-Machen, wie das Projekt ablaufen soll — das Thema Planung der Planung. Bevor ich mit Hands-on-Mentalität loslege, sollte ich mir bei kosten- und zeitintensiven Bauprojekten ausgiebig Zeit nehmen, mich strukturell so aufzustellen, dass ich das Projekt abbilden kann. Etwa, dass ich als Bauherr frühzeitig prüfe: Habe ich alle Fachplaner und Fachexperten beteiligt? Brauche ich noch einen Brandschützer oder Außenanlagenplaner? Nicht erst darüber stolpern, sondern frühzeitig ein Team zusammenstellen, das einen reibungslosen Projektablauf ermöglicht.

Roman: Und die Planer müssen vor allem ihre internen Kapazitäten reservieren. Wenn ich ein größeres Projekt habe — ein TGA-Fachplanungsbüro mit zwölf Leuten, einen Architekten mit zehn Leuten —, sind das menschliche Kapazitäten, die vorgehalten werden müssen. Auch wenn der Bauherr es glaubt: Er ist nicht das einzige Projekt für diesen Planer. Es gibt Kapazitätspläne innerhalb der Firmen, die werden übereinandergelegt. Wenn die Planung der Planung in den Einzelprojekten fehlt und nicht sauber von den Projektleitern kommuniziert wird, geht das schief. Dann merkt man: Der hat gar keine Kapazitäten — nicht weil die Leute nicht wollen, sondern weil sie gerade keine Kapazitäten haben.

Wie hält man Terminpläne im Projekt aktuell?

Roman: Was ich interessant fand, war die Anmerkung eines Generalplaners aus einem unserer Seminare: Was oft nicht richtig gemacht wird, ist, dass der Rahmenterminplan beziehungsweise Steuerungsterminplan — die Planung der Planung — am Anfang aufgestellt und dann immer fortgeschrieben wird. Es geht nicht darum, dass er wahnsinnig detailliert wird, sondern dass er der Realität angepasst wird und man erkennt, wo sich etwas verschoben hat. In Leistungsphase 2 wurden vielleicht zehn Runden gedreht, weil Fördermittel nicht akquiriert oder Entscheidungen nicht getroffen wurden — und diese Verzüge sollen schon in der Planung erkennbar sein, während der Endtermin möglichst fix steht.

Sören: Ich fände es sinnvoll, wenn Terminplan und Kosten in jeder Bauherrenbesprechung in den ersten 15 Minuten kurz Thema sind. Häufig wird der Terminplan aufgestellt, verschwindet in der Schublade, und ein halbes Jahr später denkt man: oh Backe.

Roman: Ich bin ehrlich gesagt großer Fan nur der linken Spalte, wo Start- und Endtermin stehen; auf den Papierteil schaue ich kaum noch.

Sören: Gerade wenn am Anfang alles gut läuft und man gut zusammenarbeitet, sollte man den Mechanismus einüben: kurz drüberschauen, sich in die Augen sehen, prüfen, dass der Terminplan gehalten wird. So bekommt das gemeinsame Projekt die Chance, mehr gelebt zu werden, als wenn man später erklären muss, warum der vor einem halben Jahr aufgestellte Terminplan plötzlich hinfällig ist — obwohl es sich in der Regel abzeichnet. Da kann man viel erreichen, wenn man das ins tägliche Doing aufnimmt und gemeinsam einmal draufschaut, um Qualität, Kosten und Termine abzuliefern.

Wozu dienen Statusberichte und die Ampel-Logik?

Roman: Hinter den Projektleitern, die einem gegenübersitzen, stehen Menschen, die geplant werden müssen. Denen muss frühzeitig gesagt werden, wann es losgeht und wann Schluss ist. Wenn sich das ständig verschiebt, wird die Frustration auf allen Seiten groß. Du bist großer Fan von Statusberichten, um das Problem früh zu erkennen.

Sören: Genau, auf dem bekannten One-Pager fasse ich kurz und knackig zusammen, was in einem Projekt passiert: woran gerade gearbeitet wird, was gemacht wurde, wo ich noch eingreifen kann, wo entschieden werden muss — visualisiert mit einer Ampel, um den Überblick für den Bauherrn möglichst einfach zu halten. Das als eigene Dienstleistung oder Add-on anzubieten, finde ich praktikabel: Einmal aufgesetzt, muss es nur fortgeschrieben werden.

Roman: Die Ampel auf Rot heißt: Achtung, da geht etwas schief. Das wird in einer großen Runde nicht so gern offen kommuniziert. Als schriftliches Instrument kann man sagen: Hier ist das Thema, ich habe ein Problem, hilf mir bei der Lösung — und dann gibt es vielleicht ein bilaterales Gespräch. So redet man offener über Fehler als in einer großen Runde, in der alle sitzen.

Sören: Interessant ist auch, dass so ein Statusbericht häufig Vertragsbestandteil ist. Planer haben sich im Bereich Dokumentation vertraglich verpflichtet, neben Protokollen aus Planungsbesprechungen zusätzlich zu informieren. In einem standardisierten, mit dem Bauherrn vorab abgestimmten Vorgehen ist das ein ganz gängiges Mittel.

Roman: Auch ganz gängig sind Entscheidungsvorlagen. Das Thema gehört aber unter die Überschrift Änderungsmanagement — dazu machen wir nochmal eine eigene Folge.