Die RACI-Matrix

Was ist die RACI-Matrix und wozu dient sie?

Sören: Willkommen an der TGA-Bar.

Roman: Heute die RACI-Matrix.

Sören: Das ist auf jeden Fall eine interessante Matrix. Du hast ein Werkzeug vorzustellen — tatsächlich ist das ein Projektmanagement-Werkzeug.

Roman: Genau. Die findet in unterschiedlichen Abwandlungen statt, aber ich nenne sie die RACI-Matrix. Das ist ein Akronym — R-A-C-I, im Englischen Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Es soll helfen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten den Arbeitspaketen klar zuzuordnen, die wir so im Projektgeschäft zu verteilen haben.

Sören: Also das Problem, das wir alle kennen: Man verteilt eine Aufgabe. Wir machen das häufig im Planner und setzen dann zwei oder drei Köpfe auf so eine Aufgabenkarte. Inzwischen mache ich das nicht mehr, sondern setze nur die eine Person, die verantwortlich ist.

Wer ist Responsible und Accountable in der RACI-Matrix?

Roman: Responsible ist, wer verantwortlich für die Durchführung der Aufgabe ist und sie tatsächlich erledigt. In einer Matrix führt man Arbeitspakete, Aufgaben und Tätigkeiten sowie die Rollen auf und setzt mit R-A-C-I die Kreuzchen. Mir persönlich hilft es aber schon, mir bei jeder Tätigkeit nur die Frage zu beantworten: Wer ist verantwortlich? Das sollte in der Regel nur eine Person sein, und die sollte man klar benennen — das ist das Responsible.

Sören: Also die Person, die das hauptsächlich erledigt. Dann gibt es noch die Person, die rechenschaftspflichtig ist — die am Ende für die Entscheidung verantwortlich ist, eher auf dem Papier.

Roman: Genau. Man will den Projektleiter befähigen, Entscheidungen zu treffen, aber darüber steht gegebenenfalls eine Geschäftsführung, die die Verantwortlichkeit trägt. Das ist die Person, die Rechenschaft ablegt und sicherstellt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist — das Accountable. Auch die muss benannt werden. Das kann man formal betreiben oder bei jeder Tätigkeit einfach die vier Buchstaben gedanklich durchgehen.

Sören: Oder wenn eine Fachplanerin für Lüftungstechnik eine Entscheidungsvorlage bauen soll: Verantwortlich für die Vorlage ist sie, aber die Rechenschaftspflicht liegt bei einem größeren Projekt eher bei der Projektleitung. Oder ein Systemplaner macht ein Schema zur Lüftungstechnik — dann ist die Systemplanung verantwortlich, rechenschaftspflichtig ist eher der Fachplaner. Also jemand, der sagt: Du stellst sicher, dass das Schema richtig ist, du musst das hinterher prüfen.

Roman: Genau, im Sinne einer Qualitätssicherung. Es können unterschiedliche Personen sein, aber es sollte eindeutig sein und benannt werden können.

Wer ist Consulted und Informed in der RACI-Matrix?

Sören: Die klassische Aufteilung: Systemplaner oder Systemplanerin macht ein Schema, Fachplanerin oder Fachplaner prüft und gibt frei, ist also rechenschaftspflichtig. Und dann gibt es noch die Konsultierende oder den Konsultanten — jemand, der herangezogen wird, um zu beraten.

Roman: Jemand, der spezielles Fachwissen hat und dazugezogen wird, wenn es darum geht, Entscheidungen zu besprechen oder Probleme zu analysieren. Diese Personen sind als Inputgeber zu verstehen — etwa ein erfahrener Kollege mit Spezialwissen, der nur punktuell dazukommt und nicht grundsätzlich an der Erledigung beteiligt ist. Für den Fall XY ist es halt Markus, der seit 20 Jahren nichts anderes macht — den könnt ihr dann fragen.

Sören: Verstanden. Und dann gibt es noch Personen, die informiert werden sollen — das ist das I.

Roman: Genau, die neben den direkt handelnden Personen in die Lage versetzt werden müssen, gegebenenfalls Aussagen treffen zu können. Je nach Größe des Projektes können das immer mehr Leute sein, die über einen Sachverhalt informiert werden möchten oder müssen.

Wie hilft die RACI-Matrix bei komplexen Aufgaben?

Sören: Je nach Komplexität der Aufgabe wird das ziemlich monströs. Ich denke gerade über die Aufgabe nach, eine neue CAD-Software in ein Büro mit 100 Mitarbeitenden einzuführen.

Roman: Wenn man wirklich eine Matrix aufstellt — alle Arbeitspakete mit den Rollen im Projekt, und ob die Person responsible, accountable, consulted oder informed ist —, sieht man auch, wo man ineffiziente Prozesse hat. Wer möchte über den Fortschritt oder das Ergebnis informiert werden? Der Projektleiter ist klar, aber der Geschäftsführer möchte es auch wissen, dann noch der Auftraggeber — das wird eine ganze Reihe an Leuten, die informiert sein müssen.

Sören: Ich finde das spannend. Dadurch, dass wir viel mit dem Microsoft Planner machen, wäre es total cool, wenn die Köpfe, die man in die Aufgaben einträgt, in solche Kategorien kategorisierbar wären. Ich schreibe mal den nächsten Verbesserungswunsch an Microsoft. Es ist wahrscheinlich nicht für jede Aufgabe wichtig, aber für sehr viele. Da geht es ja oft los: Wer erstellt das Schema, wer prüft es am Ende, wer muss informiert sein? Erstellung durch eine Systemplanerin, Prüfung und damit rechenschaftspflichtig der Fachplaner, informiert sein muss die Fachkoordination, damit sie es später hochlädt, und als Consultant wird vielleicht ein Projektleiter herangezogen, der nochmal draufschaut, weil das ein wichtiges Schema ist.

Roman: Man kann das einfach skalieren — kleinteilig auf Arbeitspakete im Projekt oder grundsätzlich auf Ergebnisse, etwa die Entwurfsabgabe, also Leistungsphase 3, den finalen Stand rausschicken. Wer muss da im Büro informiert werden, wer ist verantwortlich? Genauso, wenn man eine Rechnung stellen möchte. Meistens wollen dann doch viel mehr Leute etwas wissen und ärgern sich, dass sie nicht informiert worden sind. Diese vier Buchstaben helfen, sich das gesamte Spektrum zu vergegenwärtigen.

Wie klärt man mit RACI die Erwartungen an eine Aufgabe?

Sören: Spannend wird es, wenn man komplexe Aufgaben ernst nimmt und die einzelnen Personen nochmal fragt: Was ist ein Qualitätsmerkmal für die Erledigung? Das kenne ich aus dem Agilen so — die Definition of Done. Man definiert, wann eine Aufgabe korrekt erledigt ist. Mir als Rechenschaftspflichtigem ist wichtig, dass dokumentiert ist, wie die Kosten aufgegliedert sind. Der Consultant sagt vielleicht: Um zu konsultieren, brauche ich erst einen ersten Wurf. Und die Informierten wollen das Endergebnis sehen und wissen, wo es abgelegt ist. Das finde ich cool, wenn man vorher mit allen Beteiligten klärt, was ihr Anspruch an die Erledigung der Aufgabe ist.

Roman: Das ist auch eine Vollständigkeitsprüfung, ob man alle mitgenommen hat. In der Matrix kann jeder sagen: Das wäre gut zu wissen, wenn ihr fertig seid, weil ich aus Zeile XY noch den und den Wert brauche, um weiterzuarbeiten — damit so etwas nicht verloren geht.

Was nimmt man aus der RACI-Matrix mit?

Sören: Vielen Dank für das Werkzeug. R-A-C-I: Responsible ist die verantwortliche Person, die es entweder selbst erledigt oder delegiert, aber am Ende das Ergebnis verantwortet. Accountable steht für rechenschaftspflichtig — die Person, die auf dem Papier die Verantwortung trägt. Consulted ist die Person, die zur Beratung herangezogen wird. Und Informed wird über das Ergebnis informiert, ohne groß mitzuwirken, muss aber Bescheid wissen.

Roman: Viele Aspekte findet man auch in einem Planner wieder. Aber es soll hier auch Wissensvermittlung sein — und vielleicht die nächste E-Mail an Microsoft, um ins Fine-Tuning des Planners zu gehen.

Sören: Grundsätzlich gilt auch ohne den Planner — das sind keine Microsoft-Werbeveranstaltungen —, dass ihr es schafft, diese Rollen zu klären. In der Aufgabe ist nicht nur eine Person, die sie erledigt, sondern Leute, die Anspruch an die Aufgabe haben, die unterschreiben oder informiert werden müssen. So habt ihr weniger Konflikte und Missverständnisse bei komplexen Aufgaben. Die Informationspflicht kommt oft von der Geschäftsleitung — manche Sachen kriege ich gar nicht mit, und vier Wochen später heißt es: Wir haben ein neues Platzbuchungstool. Da war das I nicht richtig durchgezogen.

Roman: Mitunter schwierig.

Sören: Vielen Dank, ich habe wieder etwas gelernt. Das werde ich auf jeden Fall benutzen. Bleibt dran, wir machen mit Interviews und weiteren spannenden Werkzeugen weiter dieses Jahr.

Roman: Immer noch an der Bar.

Sören: Immer noch an der Bar. Bis dann, ciao, ciao.