Projektsteuerung und deren Leistungen für die TGA

Worum geht es beim Leistungsbild der Projektsteuerung?

Roman: Moin moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Es gibt ja nicht nur den Podcast, es gibt auch Trainings zum Projektmanagement in der TGA.

Sören: Wir machen euch fit im Bereich Projektmanagement.

Roman: Genau. Es gab jetzt das erste komprimierte Training „Aufgaben und Schnittstellen in der TGA-Fachplanung" nur für TGA-Fachplaner. Das ist ein wichtiger Schwerpunkt, den wir neben den VDI-Seminaren setzen.

Sören: Konzentriert an einem Thema arbeiten, über drei Stunden.

Roman: Es waren dreieinhalb Stunden am Freitag. Was wir uns dabei neu angeschaut haben, war das Thema Projektsteuerung — die Leistungen der Projektsteuerung.

Sören: Gerade im Hinblick auf das Thema Schnittstellen.

Roman: Im Hinblick auf Schnittstellen, aber auch generell: Im Projektmanagement ist der Projektsteuerer die zentrale Größe in einem Bauprojekt. Er ist nicht immer beauftragt, aber bei großen, komplexen Bauvorhaben gibt es fast immer einen. Wir haben uns gefragt: Was muss der eigentlich leisten, und was können wir als Fachplaner daraus ziehen? Die meisten TGA-Fachplaner denken bei Projektsteuerung an jemanden, der mit Checklisten Vorplanung, Entwurf und Ausführungsplanung prüft und damit nervt. Wenn man sich das Leistungsbild aber anschaut: In der HOAI gibt es keins mehr, das gab es wohl mal bis 2013.

Sören: Und auch davor sehr spärlich, in einem Satz abgehandelt.

Roman: Es gibt aber von der AHO ein eigenes Heft dazu — das grüne Heft 9. Das muss man sich kaufen, es gibt es nur im Papierformat. Wir haben es geholt, durchgearbeitet und festgestellt: Was beim Projektsteuerer im Leistungsbild steht, würde uns als Fachplaner tierisch helfen.

Sören: Wenn es gemacht wird, ja.

Warum sollten Bauherren die Projektvorbereitung beauftragen?

Roman: Deswegen vorab unser Appell an die Bauherren: Bitte beauftragt einen Projektsteuerer, und zwar nach dem Leistungsbild der AHO. Ihr müsst nicht alle Leistungen beauftragen — es werden zwei Honorarmöglichkeiten dargestellt: nach Honorartafel pauschal oder nach Tagessätzen. Aber bitte beauftragt die Projektstufe 1, die Projektvorbereitung. Sie ist so zentral und würde so viel Qualität im Projekt erzeugen.

Sören: Oder wenn man keine Projektsteuerung hat, sondern das im eigenen Hause machen will, kann man sich daran orientieren, welche Leistungen man für sich selbst erbringen möchte. Gerade die Projektvorbereitung — das ist die Projektstufe 1 — bietet echt schöne Übersichten: Was wird einmal aufgesetzt und was wird fortgeschrieben? Da steht auch, worauf ich mein Angebot überhaupt kalkulieren soll. Das schafft eine Projektsteuerung.

Was leistet die Projektsteuerung bei der Bedarfsplanung?

Roman: Es geht los mit einer zentralen Sache: In der Projektvorbereitung, der Leistungsphase 0, muss der Projektsteuerer sich die Bedarfsplanung schnappen und dazu eine Bewertung schreiben — einen Ergebnisbericht zur Bedarfsplanung, Leistung B1 in Stufe 1. Da überprüft also schon mal jemand die Bedarfsplanung auf Vollständigkeit und Plausibilität. Das habe ich in der Praxis erst zweimal gesehen.

Sören: Wenn es Projektsteuerung ist, dann bei Großprojekten.

Roman: Ja, ich hatte zu rund 90 Prozent Großprojekte mit Projektsteuerung — und habe es trotzdem nur zweimal gesehen. Oft landet das Ganze in einer Ausschreibung für die Fachplanung, auf die alle Planer anbieten. Da steht dann drin, dass es eine Bedarfsplanung gibt. Ob die komplett ist, ist ein anderes Thema. Aber wenn es einen Bericht und eine Überprüfung dazu gibt, weiß ich schon mal, was sie eigentlich bauen wollen und warum — und nicht nur die Aussage „wissen wir noch nicht, mach du das mal lieber, Planer".

Welche Rolle spielt der Kostenrahmen?

Roman: Ein großes Thema ist C1, Kosten und Finanzierung. Da schuldet der Projektsteuerer einen abgestimmten Kostenrahmen und eine abgestimmte Budgetvorgabe für den Auftraggeber. Wenn man liest, was C1 konkret beinhaltet, steht da, dass das nach Kennwerten passieren muss: BGF und Nutzfläche werden ermittelt, vergleichbare Bauvorhaben herangezogen und Kosten auf dieser Basis bestimmt. Da steht BKI dick und fett zwischen den Zeilen — der Projektsteuerer kauft sich einen Baukostenindex. Das würde schon viel helfen, denn dann weiß ich, was das Budget sein soll und worauf ich hinplanen muss. Diesen Schock mit der ersten Kostenschätzung in Leistungsphase 2 will man ja gar nicht erzeugen. Auf der anderen Seite macht man als Fachplaner oft selbst Kostenrahmen — und das schulden wir gar nicht. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung und des Bauherrn.

Was bedeutet „Planung der Planung"?

Roman: Interessant fand ich: Vorschläge und Abstimmung der Schnittstellen und Prozesse der Planung — die Planung der Planung. Die passiert in Leistungsphase 0 beim Projektsteuerer. Er schreibt auch, welches Leistungsbild mit wem zusammenarbeitet. Da müsste dann drinstehen, was zum Beispiel der Energieberater macht und wie er beauftragt ist — nach HOAI, pauschal oder frei. Wir haben im Training festgestellt, was wir vom Energieberater nach HOAI alles fordern können: In Leistungsphase 2 schuldet er die Bewertung von Objekt und Technik und das Ableiten von Varianten für die Energietechnik. Das steht im Leistungsbild. Meistens gibt es so eine Liste, die man ausfüllen darf, und dann werde ich von ihm koordiniert.

Sören: Die Zusammenarbeit funktioniert da eher nur in eine Richtung.

Roman: Genau, aber das könnte ein Projektsteuerer in seiner Schnittstellen- und Planungs-der-Planung-Liste beschreiben.

Wie helfen Risiko- und Entscheidungsmanagement?

Roman: Ein weiteres Thema sind A7 und A6: IPA, die Integrierte Projektabwicklung. Der große Vorteil ist, sich frühzeitig Gedanken zu machen — wie werden Entscheidungen im Projekt getroffen und wie geht man mit Risiken um. Risikomanagement passiert.

Sören: Das ist das Grundthema: dass man sich auf ein Zusammenarbeiten einlassen will, ohne sich gleich angreifbar zu machen. Wo steht es um das Projekt, wo sind die Schwierigkeiten?

Roman: Ich habe es einmal in der Bauphase bekommen: Da gab es eine Risikoliste, die der Projektsteuerer geführt hat, und in die wir reingearbeitet haben. Das war ein Punkt der Ehrlichkeit, wo man sagen konnte: Leute, mit dem Gewerk läuft es gerade richtig schlecht. Das einmal im Monat einzutragen führt zu einer ganz anderen Sichtweise auf die Baustelle. Und wenn man das schon in Leistungsphase 0 macht — als Projektvorbereitung sagt: an diesem Standort ist es kritisch, beim Bebauungsplan oder der Baugenehmigung sehe ich ein Zeitrisiko, ich sehe ein Kostenrisiko aufgrund der Baupreisexplosion — dann hilft das enorm.

Sören: Vor allem in der Projektvorbereitung, wenn man die Fachplaner abholt und sagt: Wir erzählen euch, was wir grundsätzlich vorhaben, beteiligt euch. Da ist noch nichts vorgefallen, man greift nur auf Erfahrung zurück und arbeitet zusammen, ohne dass jemand Schuld trägt. Man weist aber schon darauf hin, dass es so kommen kann.

Roman: Das wäre für mich ein Vertrauensgewinn. Wenn ich als Fachplaner oder Architekt angefragt werde und sehe, der Bauherr hat sich schon über Risiken Gedanken gemacht — hier ist meine Liste, wie siehst du das? — dann denke ich: Was für ein Profi, da hat jemand richtig Vorarbeit geleistet. Dann kommt noch A6: Abstimmen, Vorschlagen und Umsetzen eines Entscheidungs- und Änderungsmanagements. Das heißt, mir wird schon gesagt, wie in Leistungsphase 2 die Entscheidungsstruktur aussieht — wer entscheidet, nach welchen Kriterien, über Varianten und Alternativen.

Sören: Wann ist der letzte Zeitpunkt, an dem entschieden wird, wie lange dauern Entscheidungsprozesse?

Roman: Genau, wie lange dauern Entscheidungsprozesse. Das soll der Planer in seinen Plan einarbeiten. Ich habe noch nie gesehen, dass jemand sagt: Ich brauche zwei Wochen, weil wir vier Schritte machen, und dann kommt die Entscheidung.

Sören: Oder es dauert sechs Wochen, weil wir uns nur alle vier Wochen zusammensetzen. In einer professionellen Terminplanung muss so etwas entsprechend berücksichtigt werden.

Welchen Mehrwert schafft der Projektstrukturplan?

Roman: Liebe Fachplaner, liebe Bauherren: Stellt euch vor, es gibt einen Projektsteuerer, der nach dem AHO-Leistungsbild des Heft 9 beauftragt ist. Es gibt tolle Sachen, die ihr von ihm abfragen könnt: Risikolisten, klare Entscheidungswege, Kosten, Projektstrukturplan, Überprüfung der Bedarfsplanung. Der Projektstrukturplan ist ein umgekehrter Baum: Welche Projektziele gibt es, wie arbeiten die Projektschritte zusammen, sortiert nach Bauabschnitten — wenn es mehrere Gebäude sind, wie hängen sie zusammen, wann soll welches entstehen, wer macht was.

Sören: Mir hilft, wenn so etwas am Ende da wäre, egal wie es aussieht — dass wir von der Meta-Ebene wegkommen und uns an einem Papier orientieren, sei es auch nur ein PDF, an das sich alle halten. Es wird viel als bekannt vorausgesetzt. Bauen wird im nächsten Neubau nicht neu erfunden, aber die Visualisierung von Organisationsstrukturen und Entscheidungswegen nimmt alles ab — anders als wenn ich nur sage: Ist doch klar, hier ist Herr Meier, der macht das.

Roman: Genau — aber was macht er denn?

Sören: Das steht hier drin. Diese Verbindlichkeit und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und den Grundgedanken von IPA aufzugreifen — sich mehr Zeit für die gute Vorbereitung zu lassen — wird dadurch untermauert. Als Bauherr kann ich ein Leistungsbild bei meinem Projektsteuerer abrufen und sagen: Ist das alles gemacht? Erst dann starten wir richtig ins Projekt.

Wie unterstützt die Projektsteuerung Finanzierung und Vertragsgestaltung?

Roman: Stell dir vor, ich gehe als Bauherr zur Bank und liefere für meine Finanzierung Risikolisten, Entscheidungslisten, einen Projektstrukturplan, eine Terminplanung, die sich gewaschen hat — mit wer wann was liefert und welche Schnittstellen es gibt —, einen Steuerungsterminplan, einen Terminrahmen und Ergebnisberichte zur Bedarfsplanung. Da sagt doch jeder Finanzierer: Wow, das habe ich noch nie gesehen, das finanziere ich sofort. Interessant finde ich auch Verträge und Versicherungen: Die Projektsteuerenden schulden Empfehlungen für Vertragsstrukturen, Schnittstellen und Leistungsbilder der Planung. Das heißt, ich habe einen Profi auf der anderen Seite, mit dem ich über mein Leistungsbild verhandeln kann und der mir sagt, wie die Schnittstellen zu den anderen Planern sind. Was ich in Leistungsphase 1 als Fachplaner schulde — Beraten zum Leistungsbedarf —, das hat schon jemand vorgedacht: Der Energieberater ist nach HOAI beauftragt, es gibt einen Schallschutzplaner, eine LEED-Zertifizierung, das ist alles schon angedacht.

Kommen wir aus dem perfekten Projekt zurück in die Realität: Was machen wir mit diesem Leistungsbild, das wahrscheinlich ein bisschen teuer ist? Bei einem 40-Millionen-Bauvorhaben kostet die Projektsteuerung über alle Leistungsphasen knapp 800.000 Euro, in der Projektvorbereitung knapp 150.000 Euro. Das erscheint mir ein überschaubarer Prozentsatz bei so einem großen Projekt — und es würde die Basis schaffen. Vielleicht gibt es auch einfach Tagessätze. Wichtig wäre mir das Leistungsbild.

Sören: Es ist die Frage, ob es hinten raus wirklich so viel teurer wird. Wenn die Grundlage nicht steht, drehen wir die Schleifen an anderer Stelle.

Roman: Genau. Ich habe manchmal den Eindruck, dass ein Projektsteuerer sich beim Bauherrn damit platziert, dass er sagt: Ich drücke die Planer, reduziere ihre Leistungsbilder, verhandle hart und prüfe später hart. Das wäre ein Weg, das Projekt effizient zu machen. Der andere Weg ist zu sagen: Ich bereite das Projekt so gut vor, dass die Planer genug Informationen haben, um richtig gut zu arbeiten — und darauf zu vertrauen, dass sie von sich aus entgegenkommen.

Sören: Sie haben ja keinen Grund aufzubegehren, wenn es keinen Grund gibt.

Roman: Genau. Die ersten Verhandlungen finden auf einer ganz anderen Basis statt. Je professioneller die Bauherrenvertretung ist, desto professioneller auch die Planer, die am Ende mitarbeiten.

Sören: Wer die AHO liest, wird nicht dümmer. Das ist der abschließende Appell: Schaut euch das an.

Roman: AHO Heft Nummer 9 — bitte kaufen, bitte beim nächsten Bauvorhaben dabei haben. Wir freuen uns, bis dann.

Sören: Bis dann, ciao.