Büroleiter an der Bar

Wer ist Micha und was plant das Ingenieurbüro Potthoff?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar. Ich sitze hier nicht allein, ich sitze mit Micha. Schön, dass du da bist — wir saßen tatsächlich den ganzen Tag zusammen hier in Hamburg.

Micha: Hallo, ja, richtig. War total schön, direkt an der Elbe, schöner Ausblick. Hamburg ist immer eine Reise wert.

Roman: Wir sehen hier den Hafen. Das ist jetzt der letzte Teil vom Büroleiter-Seminar. Vielleicht sagst du kurz etwas zu dir — was machst du als Büroleiter, und wo?

Micha: Ich bin Büroleiter im Ingenieurbüro Potthoff in Leipzig und habe dort zehn Leute in meinem Büro. Bei Potthoff sind wir insgesamt 90 Leute mit neun Büros deutschlandweit. Wir sind im Gesundheitswesen unterwegs und planen ausschließlich dort die TGA.

Roman: Das sind also Krankenhäuser als Schwerpunkt — oder auch medizinische Praxen?

Micha: Selten Praxen, zum Großteil Krankenhäuser: Umbauten, Neubauten, von klein bis groß.

Roman: Also durchaus super komplexe Projekte, mit schwierigen Nutzern.

Micha: Sehr komplex, ja. Schwierige Nutzer, schwierige Partner und Bauherren. Mit den Chefärztinnen und Ärzten hat man dabei weniger zu tun, eher mit den technischen Leitern und Klinikleitungen; die Nutzergespräche laufen viel über die Medizintechnik.

Roman: Das heißt, du machst auch selbst Projektleitung?

Micha: Genau, Büroleitung beinhaltet ja immer auch Projektleitung, und Fachplanung mache ich ebenfalls — ich bin in der Lüftung zu Hause.

Roman: Der Klassiker, so eine Rollenmischung: mehrere Rollen auf einmal, vieles im Blick behalten.

Micha: Ganz genau.

Warum kommt ein Büroleiter zum Seminar Büroleitung?

Roman: Was hat dich bewogen, zum Büroleiter-Seminar zu kommen?

Micha: Ich wollte lernen, wie ich meine Büroleitung verbessern kann — wie ich mit meinen Kollegen besser arbeite.

Roman: Was war deine Erwartung? Wo hast du gesagt: Da muss ich unbedingt ran?

Micha: Im Wesentlichen die Personalführung. Wie funktioniert das, welche Tools und Methoden kann ich nutzen, um das Team ideal durch ein Projekt zu führen? Das fällt mir noch ein bisschen schwer.

Was bleibt vom agilen Projektmanagement hängen — Scrum, Kanban, Lean?

Roman: Wir haben an diesem letzten Tag in Hamburg vor allem das Thema agiles Projektmanagement geübt. Was ist bei dir hängengeblieben? Kleiner Test.

Micha: Gemein. Die einzelnen Methoden, die es gibt — das Agile und das Lean-Management für Projekte, mit den verschiedenen Möglichkeiten. Scrum und Kanban hat man alle schon mal gehört oder gesehen. Aber wie man es richtig anwendet und damit umgeht, das wusste ich noch nicht so genau. Da scheut man sich immer davor. Es ist total gut, das an konkreten Beispielen gezeigt zu bekommen. Da nehme ich viel mit und nehme mir vor, es umzusetzen.

Wie lief die Übung mit dem größenwahnsinnigen Bauherrn?

Roman: Du hattest einen etwas größenwahnsinnigen Bauherrn zu bespaßen. Wir haben in zwei Gruppen das Ingenieurbüro gegenüber dem Bauherrn Trump präsentiert. Der war heute noch ganz entspannt. Was hast du an deiner Stelle gelernt?

Micha: Erstmal: Wie verteidige ich das Ganze gegenüber dem Bauherrn? Was wir in einer halben Stunde als Vorentwurf erarbeitet haben — in einem zusammengewürfelten Projektteam, in dem sich niemand kennt — so zu präsentieren: Wie verteilen wir Rollen, wie fühlt sich jeder für seine Rolle verantwortlich, wer präsentiert, wie kommt das beim Bauherrn an? Und was muss ich ihm konkret sagen, was geht und was nicht in seinen Vorstellungen?

Roman: Der größenwahnsinnige Bauherr hatte viel zu viele Wünsche, die gar nicht erfüllbar waren und Konflikte mitbrachten — für drei Millionen Euro sollte auch noch eine Kegelbahn in den Keller. Du hattest die Rolle des Fachkoordinators und hast mit der Projektleitung das Team zum Ergebnis geführt.

Micha: Genau — Fachkoordinator, aber nicht im eigentlichen Sinne, wie man Leistungen oder Teams koordiniert. Wir hatten uns zum Verständnis einen Architekten und einen Tragwerksplaner ins Team geholt, eine Art Generalplanerrunde. Koordiniert hat am Ende der Projektleiter, aber die Vorstellung des Ganzen wurde mir überlassen. Das war spannend, die Ideen aller anderen zu präsentieren.

Roman: Es war ungewöhnlich, dass nicht der Projektleiter vorne stand, sondern du als Koordinator. War das unangenehm, so allein zu stehen?

Micha: Nein, das fand ich eigentlich nicht.

Wie hilft KI schon in der frühen Präsentation?

Roman: Ich habe gemerkt, du hast dich intensiv mit KI auseinandergesetzt und KI-gestützt die ersten Ergebnisse präsentiert. Das ging super schnell — die Übung war viel schneller als im letzten Jahr, weil damals keiner KI benutzt hat und dieses Jahr beide Gruppen. Siehst du eine Chance, sehr früh schon etwas Sichtbares zu präsentieren? Das ist ja agiles Projektmanagement.

Micha: Auf jeden Fall. Ich probiere mich da aus und versuche, viel davon bei uns zu integrieren. Die Schwierigkeit ist, die Grenzen abzustecken: was funktioniert, was nicht. Schön ist, dass man sehr schnell eine Grundstruktur hat, dem Bauherrn visuell etwas zeigen und dann nachschärfen kann, worauf es ankommt. Gerade in der LP2 kann man das total gut nutzen — es geht rasend schnell.

Roman: Das war der erste Termin nach den verrückten Kundenwünschen. Habt ihr euch die wichtigsten herausgezogen? Hast du da viel mitentschieden, oder war das die Projektleitung?

Micha: Das hat die Projektleitung entschieden. Ich habe alles, was besprochen wurde, aufgenommen und in die KI gegeben, um daraus die Präsentation zu bekommen.

Roman: Letzten Endes entscheidet auch das Wie des Präsentierens.

Micha: Wenn ich visuell schon etwas Schönes habe, muss das nicht immer hundertprozentig stimmen. Wichtig ist, wie man es rüberbringt.

Roman: Das habe ich als Bauherrenvertreter gemerkt — ich saß mit den Projektsteuerern im anderen Team. Du hast kritische Fragen bekommen, aber sehr selbstbewusst geantwortet und gesagt: In Ihrem Kostenrahmen geht nur das.

Micha: In so einem Rahmen lässt sich Souveränität leicht rüberbringen. Wenn es in der Realität kritischer wird, ist das schwerer. Aber mit der KI und dem agilen Bearbeiten hat man ein Werkzeug an der Hand, an dem man sich langhangeln kann.

Wie werden aus Bauherren-Wünschen echte Anforderungen (QFD)?

Roman: Traust du dir zu, als Büro- oder Projektleiter diese Pakete vorher selbst zu strukturieren?

Micha: Ja, auf jeden Fall. Da hilft das Verständnis für die Kunden. Beim Krankenhausbau weiß ich schon, was die üblicherweise wollen, und kenne die Kostenrahmen ungefähr. Ich kann klar sagen, was geht und was nicht — und was Anforderungen sind, die sich durch Hygiene, Brandschutz und Ähnliches einfach ergeben.

Roman: Die Übersetzung von Bedarfen hin zu echten Anforderungen an die Planung finde ich total spannend — ein interessanter Sprung. Wünschst du dir dafür mehr Werkzeuge?

Micha: Eigentlich nicht, nein.

Roman: Ich frage, weil ein Freund von mir genau darin promoviert hat: wie man diese Wünsche in echte Gebäudeanforderungen übersetzt. Dazu gibt es ein eigenes Werkzeug — QFD, Quality Function Deployment. Wir haben auch schon eine Folge dazu aufgenommen. Es ist relativ komplex, führt aber zu einem strukturierten Prozess: von irren Wünschen wie einer Kegelbahn oder einer Ladestation mit 500 kW hin zu einem Anforderungskatalog, mit dem du als Planer etwas anfangen kannst.

Micha: Das ist spannend, weil der Bauherr manchmal Wünsche hat, die er gar nicht klar formulieren kann und die man ins Projekt gießen muss. Im Gesundheitswesen sind wir da aber ein bisschen anders unterwegs: Es gibt Raum- und Funktionsprogramme, und die Anforderungen werden ziemlich klar an uns gestellt.

Roman: Also haben die Raum- und Funktionsprogramme und die Bedarfsplanung im Krankenhaus schon eine gewisse Qualität. Da bin ich überrascht — bei Laboren habe ich Unterschiedliches erlebt.

Micha: Manche haben eine sehr ausführliche Bedarfsplanung, bei kleineren Laboren haben die Nutzer etwas zusammengeschrieben, und daraus musst du die Bedarfe ermitteln. Das ist wirklich unterschiedlich.

Sollte das ganze Team präsentieren oder nur die Projektleitung?

Roman: Dein Team hat dir zugearbeitet — sie haben skizziert, du hast es mit der KI verschriftlicht. Und dein Projektleiter saß neben mir und hat dir ins Ohr geflüstert, worauf der Fokus liegen soll.

Micha: Genau, er hat immer dahin gelenkt, was wir darstellen wollten, damit nichts untergeht.

Roman: Ich wusste gar nicht, was ich kritisch anmerken sollte — ich fühlte mich total eingelullt: Links saß der Projektleiter, der mir sagte, das hier sei jetzt wichtig, während du vorne präsentiert hast. Diese Situation — einer präsentiert, der andere kümmert sich um den Bauherrn — ist in frühen Phasen wahrscheinlich sinnvoll.

Micha: Auf jeden Fall. Interessant war, dass die andere Gruppe es anders gemacht hat: Bei uns habe nur ich präsentiert, in der anderen Gruppe hat jede Rolle für sich präsentiert. Das kam beim Bauherrn sicher gut an, weil er gleich eine Übersicht über das ganze Projektteam bekommen hat.

Roman: Könntest du dir vorstellen, beim nächsten Projekt das ganze Team mitzunehmen — jeder präsentiert seine Ideen, und du sitzt neben dem Bauherrn und soufflierst?

Micha: Das kann ich mir vorstellen. Es kommt auf die Größe des Projekts an: Je größer, desto wichtiger, dem Bauherrn das Projektteam zu zeigen. Wenn man sich schon gesehen hat, ist das Miteinander ein ganz anderes, als wenn alle anonym anfangen zu planen.

Roman: Das erlebe ich in der Projektsteuerung: Das TGA-Büro besteht erst nur aus der Projektleitung, die alles präsentiert, und nach und nach kommen andere Rollen dazu. In der Tiefe will man die anderen Rollen kennenlernen und selbst fragen — die Projektleitung kann nicht alles gleich gut, HLS, Elektro und Gebäudeautomation sind verschiedene Qualifikationen.

Micha: Das Menschliche kommt manchmal zu kurz. Aber wenn sich alle kennengelernt haben, funktioniert es besser — dann wird schnell zum Hörer gegriffen und sich mit dem Architekten oder Elektroplaner abgestimmt.

Planung der Planung: Meilensteine statt Protokoll-Rückschau

Roman: In der Übung steckte noch die agile beziehungsweise Lean-Methode. Damit kann man sowohl Verschwendung vermeiden als auch zum richtigen Inkrement führen. Nutzt ihr das schon?

Micha: Ich hatte es über den Microsoft Planner versucht, aber wahrscheinlich nicht richtig angewandt — der Aufwand, das nachzupflegen, wurde mir zu hoch. Heute fand ich gut, wie du erklärt hast, wie man das plakativer für ein paar Ziele nutzt. Da würde ich gern wieder einsteigen, für verschiedene Leistungsphasen.

Roman: In verschiedenen Granularitäten. Und es ist nicht schlimm, wenn es irgendwann liegen bleibt — dann war es einfach nicht mehr notwendig.

Micha: Genau. Aber in einer Projektphase, in der es brennt und tausend Aufgaben kommen, macht es total Sinn, sich die Zeit zu nehmen — auch wenn das schwer ist — und sich einen halben Tag hinzusetzen: Wer muss wann was machen, wann muss was fertig sein, welche Vorleistung braucht jemand?

Roman: Das ist das Thema Planung der Planung — das haben wir ein paar Mal durchgeackert. Heute in Hamburg und beim letzten Mal online haben wir die zyklische Planung der Planung geübt. Würdest du das benutzen, oder siehst du Schwächen?

Micha: Nein, das finde ich total gut. Ich muss es für mich sortieren, wann ich was umsetze, weil es zeitintensiv ist. Aber Planung der Planung, so wie wir es gemacht haben — mit einem Start für eine Leistungsphase und einem Endzeitraum. Und das ganz Wichtige, das oft untergeht: die Meilensteine innerhalb der Leistungsphase. Sich darauf festzulegen und zu sagen, wir treffen uns an zehn Terminen, und sich vorher zu fokussieren, wer an welchem Termin was liefern muss — das muss zu einem besseren Erfolg führen, weil das sonst oft untergeht.

Roman: Was ich gesucht habe: Besprechungsprotokolle sind für mich, was Terminstrukturierung angeht, ein Albtraum. Das ist ein Dokumentationsinstrument im Nachhinein, wird aber immer nur als Leitlinie genutzt, um sich wieder durchzukauen — ist das erledigt, ist das erledigt. Darum geht es aber nicht. Die Frage ist: Was will ich bis zum Schluss gelöst haben, und was muss dahin passieren? Ich muss nach vorne gucken, nicht nach hinten aufs Protokoll.

Micha: Das ist total eingefahren — haben wir schon immer so gemacht — und führt oft nicht zum gewünschten Ergebnis. Nach einer Stunde Projektprotokoll ist man eigentlich schon wieder durch, hatte so viele verschiedene Themen, die nicht zusammenhängen, und die eigenen Leute sind gar nicht richtig involviert, sondern sitzen daneben und arbeiten nebenbei. Das hört man an diesen Online-Terminen.

Roman: Ich habe heute mit einem Teilnehmer gesprochen, der hat die termingenaue Planung der Planung einmal gemacht — in zwei Wochen das, in vier Wochen das. Und dann kam heraus: Der Müller ist im Urlaub, der Maier hat noch ein anderes Projekt. Sie haben geschoben und getan, und am Schluss hat es gepasst.

Micha: Das habe ich auch oft erlebt: Die Heizung ziehen wir nicht nach vorn, weil der Müller im Urlaub ist, sondern nach hinten. Man wird nicht ad hoc überrascht und muss reagieren, sondern kommt ins Agieren. Oft stehen wir mit dem Rücken zur Wand und reagieren nur noch, statt zu agieren.

Roman: Genau, weil wir die Planung der Planung nicht selbst machen, sondern den Architekten einmal ein Gantt-Diagramm machen lassen, das im Zweifel noch einmal angeschaut wird. Am Schluss wird das Protokoll verlesen, und du kommst nur an die Punkte, an die du nicht kommen willst, weil dein Experte im Urlaub ist. Das ist auch für das Team ein Leitfaden: Jeder weiß, in drei Wochen muss ich das präsentieren, und dann muss es fertig sein — nicht, ich muss in fünf Monaten mit der Planung fertig sein und weiß nicht, was dazwischen passiert. Das war die zweite Methode, Planung der Planung — auch agil: Wir fixieren Termine und Fristen, aber wir verändern die Qualität und orientieren uns daran, wer da ist.

Was nimmt Micha aus dem Seminar mit?

Micha: Das hat super viel Spaß gemacht.

Roman: Ich habe bei Scrum heute noch etwas gelernt: dass die Übung mit der KI-Lösung viel schneller ging als letztes Jahr. Es gab ein paar erhellende Momente — jemand sagte: Stimmt, ich könnte doch einfach ein paar Wärmepumpen-Einbausituationen zeigen. Man kann sogar das Bestandsgebäude mit KI und ein paar Wärmepumpen bespaßen lassen, und es sieht halbwegs echt aus.

Micha: Bis auf die dritte, vierte Hand, die noch im Bild ist — mit sieben Fingern, die über die Wärmepumpe gelegt ist.

Roman: Micha, vielen Dank. Du fährst jetzt zurück nach Leipzig?

Micha: Ja, nach Leipzig — Freitagnachmittag im Auto. Sonst brauche ich vier Stunden, heute werden es bestimmt fünf, sechs.

Roman: Nimm das gute Wetter und den Hafenblick mit. Vielen Dank für das nette Interview.

Micha: Vielen Dank für die Einladung. Bis bald, ciao.