5 Tipps für junge Projektleitende

Worum geht es in dieser Sonderfolge für junge Projektleitende?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar, liebe junge Projektleitende, heute kommt eine Sonderfolge nur für euch. Wir versetzen uns einmal in die Rolle eines jungen Projektleitenden oder einer jungen Projektleiterin: Ihr kriegt heute 10 bis 15 Minuten kaltes Wasser serviert an der Bar, und wir versuchen, euch reinzuwerfen und die Frage zu beantworten: Mein erstes TGA-Projekt — was mache ich denn jetzt?

Nehmen wir an, ich habe die Projektleitung für ein TGA-Projekt übernommen. Es ist Leistungsphase 1, der Ingenieurvertrag ist geschlossen, er liegt irgendwo, ich weiß nicht genau wo. Und es gibt auch einen Architekten.

Tipp 1: Warum sollte man zuerst den Ingenieurvertrag lesen und ein begleitendes Dokument anlegen?

Roman: Mein erster Tipp: Schnappt euch den Ingenieurvertrag und lest ihn so, als hättet ihr ihn noch nie gelesen oder verhandelt — denn in 80 Prozent der Fälle ist das auch so. Ihr seid die Herren des Ingenieurvertrags. In ihm steht ganz genau drin, was wir zu welcher Leistung dokumentieren und erbringen müssen — oft in einer Anlage „Leistungen der TGA-Fachplanung" mit definierten Teilleistungen.

Jetzt kommen der erste und der zweite Tipp ineinander: Ich lege ein Word-Dokument im Unternehmens-CI an, mit Inhaltsverzeichnis, das wahrscheinlich 300 Seiten lang wird. Das schreibe ich bis zum Ende des Bauvorhabens fort und dokumentiere dort die Arbeitsergebnisse aller Leistungsphasen, gegliedert nach Teilleistung nach dem Vertrag. Eine Fleißarbeit, die sich lohnt: Im Vertrag steht zum Beispiel „bitte erkennen und beraten Sie zu Risiken" — dann kann ich mit den Fachplanern Risiken zusammentragen.

Das ist am Ende abrechnungsrelevant. Es gibt Bauherren, die euch in Leistungsphase 8 kurz vor Schlussrechnung Punkte abziehen, weil eine Teilleistung angeblich nicht erbracht wurde. Wenn ihr aber den Vertrag in ein fortgeschriebenes Dokument herunterschreibt und auf Arbeitsergebnisse verweist — „Bedarfsplanung gemacht, siehe folgendes Dokument", „Vorplanung gemacht, siehe folgendes Dokument", „Kostenschätzung, siehe folgendes Dokument" — hilft das sehr beim Strukturieren. Schreibt in Planungsbesprechungen statt eines klassischen Protokolls direkt in dieses Dokument, was entschieden wurde und was der Bauherr gesagt hat.

Sören: Gerade am Anfang sich den Rahmen und eine Grundlage für alles Kommende zu schaffen — ein Gedächtnis quasi. Und schreibt lieber mehr rein als weniger, damit ihr nach einem halben Jahr noch wisst, was gemeint war.

Tipp 2: Wie schafft man sich als Projektleitung Beinfreiheit?

Roman: Mein zweiter Tipp: Beinfreiheit schaffen. Ihr seid diejenigen, die dieses Dokument aufsetzen und fortschreiben. Dann kommen die Kollegen und sagen, sie hätten keine Zeit, drei andere Projekte, keine Zeit für Systemplanung. Lasst euch nicht abwimmeln von euren Fachplanern und Systemplanern — die versuchen sich immer aus den Projekten herauszuziehen.

Selbstorganisation ist nicht einfach. Meine Empfehlung: möglichst frühzeitig Termine benennen. Sagt zum Beispiel: In sechs Wochen geben wir den Vorentwurf ab, und wir treffen uns jede Woche dienstags um 6:30 Uhr — morgens, da sind die Leute noch frisch — und besprechen den aktuellen Stand der Fachplanung und der Systemplanung und wo wir noch hinmüssen, damit wir rechtzeitig fertig sind.

Sören: Wichtig ist, einen Rahmentermin zu stecken — wann muss was abgegeben sein, gerade wenn der Termin Vertragsbestandteil ist. Und um diesen Termin zu halten, sollte ich mir interne Meilensteine setzen, damit ausreichend Zeit für Qualitätssicherung bleibt und ich noch eine Extraschleife drehen kann.

Tipp 3: Was bedeutet „Planung der Planung"?

Roman: Der dritte Tipp von Sören: Planung der Planung. Das kann man auch ein bisschen agil machen und in Schritten arbeiten. Ein Vorentwurf ist zum Beispiel sechs Termine, sechs Bauherrentreffen. Mit den Kollegen entscheide ich, was in diesen sechs Terminen passiert. Dann stehen sechs Daten fest — nicht „wir müssen in acht Wochen irgendwas fertig machen", sondern sechs konkrete Daten mit jeweils bestimmten Lieferungen. Kurz vorher kann man sich treffen und fragen: Bist du soweit, bist du vorbereitet, du präsentierst? Und zwar nicht eine Woche vorher, sondern sechs Wochen vorher Bescheid geben.

Sören: Ganz wichtig ist, alle mitzunehmen und ihnen die Möglichkeit zu geben, Dinge zu schieben, anzupassen und zu priorisieren. Wenn jemand in einer Woche fertig sein müsste, kann er sagen: Das wird nichts, selbst bei 24/7-Arbeit ist das nicht möglich.

Roman: Wenn ich das aber sechs bis acht Wochen vorher weiß, kann ich als Projektleiter mit allen verhandeln. Da haben wir die Beinfreiheit.

Tipp 4: Warum braucht man eine Fachkoordination an seiner Seite?

Roman: Der vierte Tipp: Sucht euch Schützenhilfe. Nachdem ihr die Fach- und Systemplaner ins Projekt geholt habt, ist die nächste Rolle eine Fachkoordinatorin oder ein Fachkoordinator, die oder der die Arbeit der System- und Fachplaner zumindest im Modell zusammenführt. Also eine CAD-fähige Person mit gesundem Selbstbewusstsein, die euch unterstützt — insbesondere bei der Detailabstimmung mit dem Architekten.

Als Projektleiter solltet ihr mehr auf der Bauherrenseite spielen: „Lieber Bauherr, ich habe deine Bedarfe gelesen und verstanden, ich habe deine Variantenentscheidungen vorbereitet, ich habe dir geholfen, gute Entscheidungen zu treffen, ich kümmere mich um deine Kosten, um deineLVs, um die Vergaben." Aber nicht den ganzen Tag ums Modell und um CAD-Detailfragen — die klärt ihr bitte mit dem Fachkoordinator. Solche selbstbewussten, CAD-kompetenten Personen gibt es nicht viele, da muss man suchen. Selbst CAD-affin zu sein und es selbst zu machen, kann ich nicht empfehlen — dann verliert ihr den Fokus auf Kosten, Bauherrenentscheidungen und den Bauherrn, weil ihr euch mit dem Architekten die ganze Nacht trefft und Details klärt.

Sören: Und selbst wenn man keine Person aus der Fachkoordination an die Seite gestellt bekommt, ist es der Punkt, die Themen auf dem Schirm zu haben, was intern noch abzustimmen ist.

Roman: Und auch extern: In den Leistungsphasen 2, 3 und 5 habt ihr viel mit Externen abzustimmen — mit dem Brandschützer, dem Tragwerksplaner, dem Energieberater, dem Architekten und dem Freianlagenplaner. Das wollt ihr nicht alleine machen. Ihr müsst Vorgaben machen; dafür könnt ihr auf tgabar.de/forschung gehen und das Standarddokument zum Thema „der perfekte Entwurf" herunterladen. Ihr seid die einzige Quelle für die Integration und Koordination eines Entwurfs.

Tipp 5: Wie und wie oft sollte man als Projektleitung abrechnen?

Sören: Der fünfte Punkt zielt auf das Thema Abrechnung: Was ich in Rechnung stellen möchte, muss im Einklang mit den erbrachten Leistungen und den Leistungsnachweisen stehen. Und das verweist wieder auf das Dokument, das ich eingangs angelegt habe — genau zu wissen, wo ich im Projekt stehe. Wenn Ende des Monats der Chef fragt, was wir abrechnen können, schaue ich in jede Leistungsphase und jede Teilleistung und schreibe Prozente dahinter. So habe ich schnell den Rechnungsstand.

Roman: Und dann kann die Rechnung geschrieben werden. Das müsst ihr am besten monatlich machen: Euer Team schreibt keine Rechnung, bekommt aber jeden Monat automatisch Gehalt — das Geld geht jeden Monat vom Konto. Aber das Geld kommt nicht automatisch wieder rein. Deshalb müsst ihr unbedingt am besten monatlich Rechnung stellen. Das Ziel ist jeden Monat eine Rechnung; oft wird es nicht erreicht, weil es Probleme mit dem Abschluss einer Leistungsphase und der Freigabe gibt.

Sören: Auch da hilft es, den Vertrag zu kennen: Wenn nicht explizit geregelt ist, dass nur in einer bestimmten Form abgerechnet werden darf, spricht nichts dagegen, bei einem entsprechenden Leistungsstand — 20, 40, 60 Prozent — für den Cashflow auf dem Konto zu sorgen.

Was ist mit der Bauüberwachung — und wie lautet das Fazit?

Roman: Die Bauüberwachung haben wir bewusst nicht drin. Ihr müsst entscheiden: Wollt ihr das selbst machen? Wahrscheinlich eher nicht. Organisiert einen Bauüberwacher im Büro oder extern — und verwechselt das nicht mit der Bauleitung. Die Person macht Qualitätssicherung und ist keine Koordination für die ausführenden Firmen.

Sören: Vielleicht reicht es fürs erste, wenn man es auf die Planungsaufgaben beschränkt. Und meistens ist das Wasser gar nicht so kalt, wie es gekocht wird.

Roman: Überhaupt nicht. Wenn ihr diese fünf Schritte berücksichtigt, kommt ihr klar. Schritt 1: in den Vertrag schauen und ein begleitendes Dokument schaffen, mit dem ihr beweist, dass ihr alles erbringt, was darin steht. Schritt 5: nach diesem Dokument abrechnen. Schritt 2: Beinfreiheit schaffen, indem ihr die Rollen zusammensucht und verpflichtet, zu bestimmten Zeiten Leistung zu erbringen. Schritt 3: die Planung der Planung, damit alle früh genug wissen, wann sie was machen müssen. Schritt 4: die Fachkoordination ist euer Buddy für die schwierigen Leistungsphasen 2, 3 und 5 und hilft bei der Integration und Koordination der TGA. Die 15 Minuten sind um — wir bestellen uns einen Schnaps an der Bar. Skol!