Nachtragsmanagement in der TGA

Wie kann Streit auf der Baustelle bis zum Polizeieinsatz eskalieren?

Roman: Moin Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen an der Bar und es fängt wie immer mit einer guten Anekdote an. Heute hat mir ein Projektsteuerer im Seminar erzählt, dass er in Berlin eine Baustelle hat, bei der der Generalunternehmer den Bauherrn von der Polizei hat abschleppen lassen.

Sören: Das Auto?

Roman: Nein, nicht das Auto, den Bauherrn. Die Polizei hat den Bauherrn von der Baustelle abgeschleppt. Es gab wohl einen Streit, es sind Wörter gefallen wie Suppenkasper — auch Juristen am Tisch wurden so bezeichnet. Wir haben uns dann gefragt, wie das wohl mit dem Hausrecht ist. Der Generalunternehmer hat das Hausrecht für die Baustelle und hatte wohl das Recht, den Bauherrn von der Baustelle abtransportieren zu lassen.

Sören: Damit er über seine Worte mal in Ruhe nachdenken kann.

Roman: Ich vermute, es ging um ein ganz bestimmtes Thema, das heute auch unser Thema sein soll: das Nachtragsmanagement.

Sören: Wenn Anwälte dabei waren, dann geht es bestimmt um Nachträge.

Roman: Dann geht es um Geld, dann geht es um Nachträge. Das Thema ist aus unserer Sicht auch eng verwandt mit dem Änderungsmanagement. Das hatten wir schon mal in einer anderen Folge besprochen.

Sören: Schreiben wir in die Shownotes.

Wie sieht der Idealfall eines Nachtrags aus?

Roman: Beim Nachtragsmanagement geht es um mehr. Der schöne Fall wäre: Es gibt eine Änderung, die von allen Seiten vereinbart ist. Es gibt ein Auftrags-LV, das sauber geschrieben wurde, die ausführende Firma hat darauf angeboten, allen ist klar, warum es nötig ist. Der Bauherr unterschreibt den Nachtrag und alle sind glücklich.

Sören: Ein Nachtrag ist ja per Definition eine Leistung, die zusätzlich erbracht wurde.

Roman: Genau, das Bausoll hat sich auf Wunsch des Bauherrn geändert. Eine Änderung wurde mit den Planern vereinbart, sauber angeboten und kalkuliert, nicht zu teuer, und wird einfach beauftragt. Aber wie oft haben wir den Fall in der Realität?

Sören: Das ist ja eigentlich nur ein Fall, das Musterbeispiel, wie es laufen sollte, wenn es so eindeutig ist.

Was passiert im schlimmsten Fall mit einem Nachtrag?

Roman: Meistens läuft es total anders. So ein Nachtrag kommt irgendwann per E-Mail angeflogen, keiner hat damit gerechnet. Ich mache mal den schlimmsten Fall auf: Das Ding wird ausgesessen, nicht mal auf der Baubesprechung hochgeholt. Es liegt so lange herum, bis die ausführende Firma sagt: Mein Nachtrag ist nicht beauftragt, jetzt Baustopp. Ich weiß gar nicht, was ich bauen soll.

Sören: Habt ihr die E-Mail nicht gelesen?

Roman: Genau. Das wäre der schlimmste Fall: eine Störung im Bauablauf aufgrund nicht beauftragter Nachträge.

Sören: Du hast jetzt den Nachtrag während des Bauens beschrieben, von der bauausführenden Firma.

Warum sollte man das Wort „Mangel" auch in der Planung offen verwenden?

Roman: Der Grund für den Nachtrag ist das wesentliche Thema. Wenn etwas im Leistungsverzeichnis oder in der Funktionalleistungsbeschreibung vergessen wurde, wird es unangenehm, weil dann ein Mangel in der Leistungsbeschreibung durch den Fachplaner oder Architekten vorlag. Wenn etwas im LV oder in der FLB gefehlt hat, was in der Kostenberechnung drin war und klar gebaut werden musste, dann ist das ein Mangel — und ein Mangel kann meistens beseitigt werden.

Sören: „Mangel" ist gleich so ein schlimmes, negatives Wort. Würdest du dir mehr Sachlichkeit im Umgang damit wünschen?

Roman: Ich würde mir wünschen, dass der Begriff Mangel bei einer Planung genauso offen verwendet wird wie bei einer Bauausführung. In der Bauausführung gibt es tausende Mängel, das ist stinknormal, daran haben sich alle gewöhnt. Es gibt Mängelverfolgung und Mängelmanagement, meistens mit Planserver und Zuordnung zum Bauvorhaben oder zu den Plänen. Das Gleiche kann und muss man aus meiner Sicht mit Mängeln in der Planung machen. Die kommen meistens in der Leistungsphase 8, also in der Bauausführung, hoch.

Wie verhandelt der Fachplaner einen Nachtrag aktiv?

Sören: Man muss die unterschiedlichen Variationen eines Nachtrags differenzieren: Was ist der Grund und woher kommt er? Mit dem Fall, dass etwas in der Kostenberechnung beschrieben wurde, aber nicht im LV gelandet ist, hast du wieder einen Fall beschrieben, wie ein Nachtrag entstehen kann.

Roman: Eine frühe Kategorisierung kann helfen, das zeigen wir auch in unserem Seminar. Es schafft Zufriedenheit auf beiden Seiten, wenn man einen Mangel eingesteht und sagt: Ja, haben wir vergessen. Es ist ja nicht so, dass der Planer fehlende Baukosten trägt — dann finanziert die Versicherung des Planers plötzlich das Bauvorhaben, das kann nicht sein. Wir reden also über mehr Kosten in der Bauausführung. Als Planer kann ich meinen Mangel beseitigen und sagen: Lieber Bauherr, ich habe Mist gebaut, aber ich helfe dir, indem ich diesen Nachtrag richtig hart verhandle. Ich schaffe mir die Einzelposition, schaue in die Urkalkulation, wenn es sie gibt — die sollte es geben, wird aber nie offengelegt; ich habe jahrelange Verhandlungen um die Offenlegung mitgemacht. Vielleicht hole ich Vergleichsangebote anderer Firmen oder schaue nach den Preisen der angebotenen Bauteile, und steige dann hart in eine Verhandlung ein, die ich aktiv führe. Ich gehe nicht zum Bauherrn und sage, du müsstest mal verhandeln, sondern ich mache einen Termin und verhandle hart mit der ausführenden Firma, damit die Kosten annähernd dort sind, wo sie wären, wenn ich es ausgeschrieben hätte.

Sören: Um den Willen zu zeigen, dass man da ist. Es ist nicht alles glatt gelaufen, aber ich versuche, das auf ein Minimum einzustampfen.

Was ist eine Massenmehrung und wie geht man damit um?

Roman: Ein anderes Beispiel ist die Massenmehrung. Wenn ich eine Masse von 1000 ausgeschrieben habe, aber 2000 notwendig sind, dann habe ich das Recht, mit der ausführenden Firma über den Einheitspreis zu sprechen. Dazu gibt es Gerichtsentscheide, die haben wir angezogen. Als Fachplaner sage ich dem Bauherrn: Ich führe auch hier aktiv eine Verhandlung und kümmere mich darum, dass der Einheitspreis sinkt, weil ich die Massen für dich falsch abgeschätzt habe. Das kann passieren. Wir nutzen alle Software, ziehen Massenexporte raus, und da gibt es immer mal wieder einen Fehler. Das habe ich schon erlebt, das passiert halt.

Sören: Letztendlich steckt dahinter immer der Mensch, und Menschen machen mitunter Fehler. Das muss man den Menschen zugestehen. Mit der Massenmehrung hast du eine weitere Kategorie der Nachträge benannt. Eine grobe Eingliederung hilft, weil in einem Nachtrag oft viele Themen zusammenkommen, die Stimmung schlecht ist — eine Kategorisierung und Trennung von Inhalten schafft Ordnung.

Welche vier Kategorien von Nachträgen gibt es?

Roman: Wir hatten schon die Änderungen besprochen, das ist die erste große Kategorie, die relativ klar ist. Dann gibt es die zweite: ein Mangel in der Leistungsbeschreibung — das kann eine Massenmehrung sein oder eine zusätzliche Leistung, die die Firma erbringen muss und die eigentlich gefordert war. Und dann gibt es das Thema gestörter Bauablauf: wenn auf der Baustelle etwas passiert ist. Wir hatten einmal einen Sabotagefall, da hat jemand alle Kabel durchgeschnitten und am Ende mussten alle Kabel neu gezogen werden — eigentlich ein Versicherungsthema, war es am Ende aber nicht. Ich als Planer hatte in der Bauüberwachung das Problem, dass die Terminpläne nicht mehr eingehalten wurden. Die ausführende Firma hat 100.000 Euro angeboten, um alles neu zu ziehen. Da ist der Planer auch ein bisschen raus.

Genauso bei einer Ersatzvornahme: Vielleicht ist die Firma pleitegegangen oder nicht mehr leistungsfähig, und ich muss als Fachplaner eine neue suchen — das ist aus meiner Sicht keine Grundleistung mehr. Auch wenn die Kabel neu gezogen werden müssen und sich mein Aufwand erhöht, weil ich die Bauzeit verlängere und mehr tun muss, müsste ich als Planer offen sagen: Jetzt habe ich mehr Aufwand, den möchte ich vergütet bekommen. Ich suche dir eine neue Firma, ich passe die LVs nochmal an und suche dir einen fähigen Ersatz, aber das kostet Geld. Der Bauherr könnte sagen: Ich habe eine Versicherung dafür oder ich verklage den nicht leistungsfähigen Auftragnehmer — das ist aber die Bauherrensphäre.

Sören: Das meine ich mit Kategorisierung und Einteilung: Das ist ein anderer Ablauf, der davon losgelöst behandelt werden muss.

Warum ist Aussitzen das größte Problem beim Nachtragsmanagement?

Roman: Grob kann man sagen: Entweder ist der Bauherr schuld, weil er geändert hat; oder der Planer, weil er einen Mangel fabriziert hat; oder die ausführende Firma beziehungsweise eine andere Sache auf der Baustelle — Sabotage, fehlende Leistungsfähigkeit oder ein heftiger Mangel. Wir hatten auch mal, dass alle Decken wieder aufgenommen werden mussten, weil der Elektriker das falsche Kabel gezogen hatte und es in der Bauüberwachung nicht erkannt wurde. Der Elektriker hat alle Decken wieder aufgemacht — ein Riesenaufwand, den er mitgetragen hat, ohne Geld dafür zu verlangen. Darüber muss man offen sprechen. Wichtig ist, das früh genug zu machen. Dieses Aussitzen ist das größte Problem aus meiner Sicht: wenn du die Nachträge einfach nicht bearbeitest. Wenn man es schafft, offen darüber zu sprechen und diese Kategorien zu nutzen, geht es besser.

Sören: Gerade vom Projektanfang an sollte man festlegen, wie man im Projekt mit Themen umgeht, die mal ungemütlich sind — in die offene Kommunikation gehen.

Roman: Genau, das besprechen wir dann noch ausführlich. Ich will nur kurz auf den Podcast verweisen: In den Shownotes findet ihr ein paar Hinweise zur Folge. Wir freuen uns, wenn ihr am Seminar teilnehmt und dem Podcast weiter folgt.