Domänen und Rollen im Bauprojekt

Warum sind Domänen und Rollen ein zentrales Bild für das Bauprojekt?

Roman: Moin moin und herzlich willkommen aus Hamburg. Willkommen zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen vorerst zum letzten Mal an der Bar. Unser letztes Seminar haben wir hinter uns gebracht — wir machen mit den Seminaren weiter, aber das ist erst mal die letzte Folge. Letztes Mal haben wir Soziokratie kurz angerissen: die Idee der Kreise und Konsentrunden mit dem Ziel kontinuierlicher Verbesserung, KVP. Dabei sind zwei Begriffe gefallen: Domänen und Rollen. Das ist für uns ein ganz zentrales Bild, um ein Bauprojekt und seine Ziele — Termine, Kosten, Qualität — in den Griff zu bekommen.

Sören: Genau, weil das ein Stück weit schon gelebte Soziokratie ist — oder man so denken sollte, weil wir es vor Ort schon haben.

Was ist eine Domäne und welche gibt es im Bauprojekt?

Roman: Eine Domäne ist ein Herrschaftsbereich. Wir haben dazu ein eigenes Schaubild entwickelt, das wir im Seminar vorstellen. Warum sprechen wir über Domänen? Die Hauptdomäne ist der Bauherr — er ist in der Regel der Ausgangspunkt. Er hat ein Bauvorhaben und ist erst mal für alles verantwortlich: Termine, Kosten, Qualität. Er muss zu einem Zeitpunkt in einer bestimmten Qualität und einem bestimmten Kostenrahmen ein Bauvorhaben umsetzen.

Jetzt sucht er sich Auftragnehmer, denen er Aufgaben und Verantwortung abgibt. Meistens ist das der Objektplaner — ein guter Architekt, der das Hochbauprojekt koordiniert und eigene Ziele hat: Ästhetik, Baubarkeit, aber auch Flächeneffizienz, also viel nutzbare und vermietbare Fläche. Professioneller wäre, vorher einen Projektsteuerer zu beauftragen, der die Bedarfsplanung macht und berät, wenn fachliche Expertise fehlt.

Dann kommen die Fachplaner — und zwar viele: Tragwerk, Brandschutz, TGA. Sie haben eher funktionale Ziele: dass der Brandschutz passt, die Technik funktioniert, es behaglich ist und nichts zusammenbricht. Nicht die Ästhetik, sondern „funktioniert das Ding". Mit ihnen hat der Bauherr meist Einzelverträge, seltener Generalplanverträge. Und dann kommt der Dritte ins Spiel: der Generalunternehmer oder die ausführende Firma. Die kommt erst, wenn die anderen drei schon intensiv zusammengearbeitet, das Bausoll definiert, den Kostenrahmen abgesteckt und die Ausführungsplanung fertiggestellt haben — und schließt mit dem Bauherrn einen Werkvertrag.

Sören: Genau, letztlich besteht also jedes Vertragsverhältnis immer nur mit dem Bauherrn.

Welche Zielkonflikte entstehen zwischen den Domänen?

Roman: Das ist heute noch fast immer so. Die nächste Tendenz sind integrierte Projektverträge: Man setzt sich gleich am Anfang mit den Ausführenden hin, die dann beraten und motiviert sind, die Kostenziele zu halten. Heute ist das anders: Der Bauherr will Termine, Kosten und Qualität im Griff behalten. Die ausführende Firma ist bei den Terminen vertraglich gebunden, will bei den Kosten aber einen Deckungsbeitrag — nicht die Kosten des Bauherrn einhalten — und verdient sogar mit, wenn die Qualität ein bisschen sinkt, etwa wenn günstigere Produkte zum Einsatz kommen als angedacht.

Sören: Dieser Input könnte schon früher im Projektverlauf rübergegeben werden, wenn sie von Anfang an mit am Tisch sitzen.

Roman: Genau, das versucht man gerade mit integrierten Projektverträgen. Diese Domänen, diese Herrschaftsgebiete, sind alle verknüpft — aber untereinander nur durch Regelungen der HOAI und der VOB/B. Der direkte Vertrag besteht eigentlich immer nur mit dem Bauherrn, also nur in eine Richtung. Und dann haben alle unterschiedliche Ziele. Am krassesten sichtbar wird das vielleicht zwischen ausführender Firma und Objektplaner, der sich auch ästhetisch verewigen will. Das ist ein Ausgangspunkt: diese Herrschaftsgebiete.

Was sind Rollen innerhalb einer Domäne?

Sören: Wenn ich kleinteiliger schaue — wir sind ein TGA-Planungsbüro —, dann schaue ich in die Rollen.

Roman: Genau. In den Herrschaftsbereichen gibt es verschiedene standardisierte Funktionen, also Rollen. Bei den Fachplanern ist das zuerst der Projektleiter, der erste Ansprechpartner — die zentrale Schnittstelle zum Fachplanungsbüro. Es gibt schon Konzepte mit nur noch einer Ansprechpartnerin statt eines Projektleiters. Eine Rolle ist ein Verantwortungsbereich mit einem Rahmen, in dem autonom entschieden werden darf: Der Bauherr teilt etwa ein Budget für die TGA, für die Kostengruppe 400, zu und sagt, in diesem Rahmen agierst du bitte. Bei größeren Projekten umfasst die Projektleitung dann bis zu sechs, sieben verschiedene Rollen, über die 20 bis 30 Personen zu koordinieren sind.

Sören: Das zeigt die Komplexität des Gesamtprojekts. Übergeordnet haben wir die Domänen mit fünf, sechs, sieben Playern; schaut man dann in jede einzelne Domäne, hat man in der TGA je nach Projektgröße nochmal zehn Leute. In jeder Domäne steckt ein massiver Multiplikator, der seine Funktion und Aufgabe im Gesamtprojekt wahrnimmt.

Warum sind starre Hierarchien über einen einzigen Ansprechpartner problematisch?

Roman: Wenn ich eine alte hierarchische Struktur darüberlege und sage, der Projektleiter ist der einzige Ansprechpartner, mit allen anderen rede ich nicht, dann habe ich Nadelöhre. Das stelle ich bei unseren Projektleitern fest: Wenn sie bei einem Großprojekt alle Themen verantworten und vorstellen müssen, klappt irgendwann die Welle über ihnen zusammen. Deshalb haben wir die klare Sicht: Lasst uns über ein Bauprojekt alle Rollen und Domänen am Anfang transparent offenlegen.

Sören: Angefangen bei mir im Kleinen, indem ich Aufgaben und Schwerpunkte eindeutig verteile — aber auch zu Beginn des Projekts als Bauherr alle einmal an einen Tisch hole, einen Kick-off oder Workshop zum Projektziel mache und so alle ins Boot nehme.

Wie hilft das Offenlegen von Entscheidungsbefugnissen und Vollmachten?

Roman: Vor allem alle Menschen. Es gibt ja schon die Pflicht, in der Vergabephase die Projektorganisation zu zeigen — aber das ist Papier, und Papier ist geduldig. Ich präsentiere mein Team, der Bauherr schaut es an, das war's. Soziokratisch gedacht müsste ich sagen: Wir sind ein Kreis von Experten, und jetzt stellt jeder seinen Verantwortungsbereich in seiner Rolle dar — und sagt auch, wo seine Grenze ist. Da wird es interessant: Was entscheide ich nicht mehr? Und mich als Fachplaner und Projektleiter interessiert auch, wo beim Bauherrn welche Entscheidung aufgehängt ist. Wer entscheidet hier was? Das erfahre ich meist erst in Leistungsphase 3.

Sören: Ja, sonst muss ich etwas entscheiden und bekomme eine Unterschrift von jemandem, der sie gar nicht leisten konnte.

Roman: Genau, es wird viel zu wenig über Vollmachten geredet — was darf ich überhaupt entscheiden und was nicht? Ich habe noch nie erlebt, dass vor Projektbeginn alle Rollen und Ansprechpartner offengelegt wurden. Ich glaube, das würde ganz viel helfen.

Welchen Wert hat das frühe, persönliche Kennenlernen aller Beteiligten?

Sören: Einfach mal beim Käffchen alle kennenlernen, bevor wir wirklich loslegen — man lernt sich auch menschlich als Person kennen.

Roman: Am besten eine Riesentafel aufbauen, ein ausführliches Mittag- oder besser Abendessen, alle gehen zusammen kegeln, und am nächsten Tag geht es erst los. Das passiert selten, wäre aber gerade bei großen Projekten, wo Leute vier, fünf Jahre zusammensitzen, sehr hilfreich. Und dann gibt es die Schnittstelle zur ausführenden Firma: Plötzlich kommt ein neuer Player mit anderen Zielen und anderen Menschen dazu, den man ebenfalls ins Projektteam reinholen müsste — nicht nur rechtlich, sondern menschlich. Diese atomisierte Baubranche, mit ganz vielen beteiligten Firmen, macht das schwieriger, als wenn es ein Generalübernehmer wäre.

Sören: Ein Eingangsmeeting soll ja jedem verdeutlichen, wer überhaupt dabei ist, welche Funktion er wahrnimmt und wofür er da ist — und Verständnis dafür schaffen, weil wir so viele sind: Projektleiter, Fachplaner, Systemplaner, Bauüberwacher, das lässt sich fast endlos fortsetzen.

Wie motiviert das Konzept Experten wie den Systemplaner, Probleme früh anzusprechen?

Roman: Eine Motivation für den Bauherrn: Wenn ich auch den Systemplaner einlade, der etwa die Heizungstechnik plant, und ihn persönlich kennengelernt habe, ist er später viel motivierter, mir in einer Runde ein Problem zu nennen — etwa: „Guck mal in Raum 5, da liegt der Heizkreisverteiler nicht so gut, können wir eine Lösung finden?" Die meisten würden sagen: Lass mich mit solchen Details in Ruhe — aber spätestens in Leistungsphase 5 kommen sie hoch. Je selbstbewusster das Team ist und je mehr sich jeder als Experte fühlt, desto eher werden solche Dinge angesprochen. Ein Projektleiter hat so viele andere Sachen im Kopf, der kommt nicht zum Heizkreisverteiler.

Sören: Diese Möglichkeit aufzutun ist ein Bestandteil von New Work: Wir können nicht weitermachen wie bisher und müssen einem Systemplaner in einem gewissen Rahmen die Möglichkeit einräumen, Themen zu adressieren.

Roman: Den Rahmen steckt er selbst, das ist die Idee. Bei einem BIM-Projekt mit der großen Präsentation am digitalen Zwilling alle zwei Wochen ist er oder sie dabei und zeigt die Planung. Das ist der Weg: weg von der Hierarchie, hin zu den Expertenkreisen.

Sören: Und dazu muss ich verstehen, wer in welcher Rolle ist und wie die Domänen zusammenarbeiten müssen, sollen, können, dürfen.

Roman: Genau — und wenn ich das dann noch rechtlich fasse, vielleicht die Namen in den Vertrag schreibe oder die Rollen als Anlage definiere, das wäre ein Traum.

Sören: Da kann man sich gut hinentwickeln — ein gutes Schlusswort für das Ende unserer Podcast-Serie. Wenn es euch gefallen hat, gebt uns Feedback und schlagt neue Themen vor. Uns hat es mega viel Spaß gemacht, für uns beide war es eine Premiere.

Roman: Vielen, vielen Dank fürs Zuhören, hat uns sehr viel Spaß gemacht.

Sören: Bis bald vielleicht. Schreibt uns, bis dann. Ciao.