Änderungsmanagement in der TGA

Was bedeutet eine Änderung im Bauprojekt?

Roman: Moin, moin und herzlich willkommen aus Hamburg, zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Wir haben wieder ein Seminar hinter uns gebracht. Sören und ich sitzen an der Bar und haben heute sehr intensiv mit unseren Seminarteilnehmern über das Thema Änderungen gesprochen. Änderungen im Bauprojekt sind ein riesiges Problem: Sie gefährden Termine, kosten Geld und Qualität. Genau darum geht es in unseren Seminaren — wie wir die Probleme lösen, die in der TGA und im Projektmanagement auftreten. Sören, was heißt Änderung erstmal für dich?

Sören: Eine Änderung ist eine Abweichung vom bisher gesetzten Ziel — ein Abzweig, den man vorher gegebenenfalls nimmt. Die Schwierigkeit liegt darin, wann und wie sie stattfindet, und in der Kausalität, dem Rattenschwanz, der daran hängt. Vielen ist nicht bewusst, was es bedeutet, wenn ich beispielsweise in der Leistungsphase 5 das gesamte Heizsystem nochmal ändern oder zusätzlich etwas beplanen möchte.

Was sagt die HOAI zu vertraglichen Änderungen?

Roman: Das Gravierende einer Änderung wird unterschätzt, und es hängt von der Leistungsphase ab, wie gravierend sie ist. Ich habe immer die HOAI-Perspektive: In der HOAI 2013 gibt es Paragraph 10, der regelt, wie sich das Honorar bei vertraglichen Änderungen berechnet. Achtung — eine Änderung heißt, der Vertrag ändert sich im Zweifelsfall. Das gilt auch noch in der HOAI 2021, vielleicht galt es schon davor, aber hier wurde es endlich eindeutig beschrieben: Es bedarf einer Einigung, dass sich der Leistungsumfang ändert, also dass der Vertrag geändert wird.

Das lässt sich aufteilen in eine zusätzliche Leistung — etwa: Wir haben die Gegensprechanlagen der Wohnung noch nicht geplant, jetzt müssen wir ein neues System hinzufügen. Es kann aber auch heißen, dass wir Dinge wiederholen müssen, weil wir feststellen, wir wollen doch ein anderes Heizsystem. In Leistungsphase 5 werden schon Durchbruchspläne gemacht, und dann wäre es doch schön, statt der Wärmepumpe eine Brennstoffzelle zu haben — der Technikraum muss umgeplant werden. Jetzt sind alle betroffen: Tragwerksplaner, Objektplaner, Bauherr. Und das bedarf einer schriftlichen Vereinbarung.

Sören: Und diese Auseinandersetzung kostet ja auch wieder Zeit.

Warum ist eine Änderung in Leistungsphase 5 so gravierend?

Roman: Allein die Auseinandersetzung kostet Zeit und stoppt den regulären Planungsablauf. Wenn ich in der 5 bin, mache ich vielleicht gerade die Vorabzüge, Stütz- und Durchbruchspläne, damit der Tragwerksplaner sein Tragwerk ausplanen kann. Jetzt fange ich an, mich mit Änderungen zu beschäftigen: Der Projektleiter geht auf die Fachplaner und Systemplaner zu und spricht über die Konsequenzen des Änderungswunsches — Brennstoffzelle statt Wärmepumpe. Alle schlagen die Hände über dem Kopf zusammen: Ich bin doch schon mittendrin, habe die Trassen durchgeplant und beschriftet, hochverdichtete Bereiche in Wandabwicklung dargestellt — und jetzt soll der Technikraum geändert und eine neue Zentrale eingebracht werden.

Sören: Das heißt, so wie du es darstellst, ist eine Änderung nach HOAI in der Leistungsphase 5 gar nicht vorgesehen.

Roman: Absolut. Leistungsphase 5 ist eine reine Fortschreibung. Der Begriff ist wichtig: Fortschreibung ist das Gegenteil einer Änderung. Der Bauherr sagt gerne, das sei doch nur eine Fortschreibung. Nein — wenn es in der 5 passiert, heißt Fortschreibung, dass ich bestehende Trassen beschrifte.

Sören: Also das, was ich in der 3 als Entwurf definiert habe, wird fortgeschrieben. Im Umkehrschluss: Wenn eine Änderung kommt, die ich in der Leistungsphase 3 noch gar nicht hatte, habe ich einen neuen Sachverhalt — den kann ich nicht fortschreiben. Also habe ich eine Änderung.

Wie wird eine Änderung honorarrechtlich kalkuliert?

Roman: Wenn man es so sieht, wie die HOAI es gedacht hat und wie die Sachverständigen es sehen, dann ist es schon eine Änderung, wenn du in Leistungsphase 5 eine Trasse verschieben musst — etwa weil die Elektrotrasse nicht unter der Tiefgaragenabfahrt liegen kann, da man doch 2,40 Meter Höhe haben will, damit der Bulli mit Dachzelt hineinpasst. Um es korrekt zu kalkulieren, müsste der Fachplaner eine Änderungsvereinbarung schreiben: Diese Trasse kostet 20.000 Euro inklusive Kabel und allem Drum und Dran. Diese anrechenbaren Kosten nehme ich und rechne darauf eine Wiederholungsleistung der Leistungsphase 3 an, vielleicht sogar der 2, weil ich Varianten überprüfen muss. Das biete ich an — kostet nochmal zwei Wochen Aufwand, und der Tragwerksplaner muss die Durchbrüche erneut prüfen. Rattenschwanz, Rattenschwanz — und das nur, weil sich eine Trasse verändert. Man kann sich vorstellen, was beim Beispiel Brennstoffzelle statt Wärmepumpe passieren müsste, wenn sich Technikräume verändern. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das immer unterschätzt wird. Ich hatte ein Bauvorhaben, da gab es in Leistungsphase 8 auf der Baustelle 27 Änderungen und Entscheidungsvorlagen dazu.

Sören: Es wird ja immer mehr versucht, möglichst flexibel und bis zu einem möglichst späten Zeitpunkt zu gestalten. Mitunter ändert sich die Funktion im Projekt noch, weil etwa eine Bäckerei mit anderen Anforderungen hinzukommen soll, worauf ein Bauherr oder Investor reagieren möchte — sein gutes Recht. Aber der Fertigstellungstermin steht trotzdem, weil Zwangspunkte daran hängen: Finanzierung, Fördermittel und so weiter. Sich dessen bewusst zu sein und es planerisch und zeitlich zu berücksichtigen, wird wirklich unterschätzt.

Roman: Keiner kann die Konsequenzen einer Änderung in der Leistungsphase 5 oder 8 wirklich bis zum Schluss nachvollziehen — wer ist alles betroffen, welche Firma kommt mit Nachträgen und warum, weil sie vielleicht schon Montageplanung erstellt hat und am Werkeln ist. Ich müsste die Ausführungsplanung anpassen, vielleicht zurück in den Entwurf gehen, alle Beteiligten einbeziehen, die Ausführungsplanung fortschreiben und an die ausführende Firma übergeben, die wieder eine neue Montageplanung macht — und alle wollen Geld dafür.

Sören: Punktuell heißt es auch, dass man Leistungen und Leistungsphasen wiederholen muss, um den Ausplanungsstand auf den Wunsch nachzuziehen. Nur weil der Wunsch geäußert wurde, etwas anders zu planen, liegt es nicht in dieser Planungstiefe vor. Das muss erst nachgeholt werden.

Warum braucht jede Änderung eine schriftliche Änderungsvereinbarung?

Roman: Deshalb ist es wichtig — und das zeigen wir auch im Seminar —, dass es eine Änderungsvereinbarung gibt. Auch die Rechtsprechung sieht das als notwendig an. Es reicht nicht, dass der Bauherr sagt, du änderst jetzt; es muss eine gemeinsame Vertragsänderung formuliert werden, die beide Seiten unterschreiben. Ich hatte ein Bauvorhaben mit vier Bauherren, da musste ich vier Unterschriften einholen — das hat ein Jahr gedauert. Aber am Ende hatten wir eine Änderungsvereinbarung, und darin standen wichtige Dinge: Wie ist der derzeitige Stand der Planungsvertiefung? Wo stehen wir gerade?

Eine Änderung in Leistungsphase 2 hieße zum Beispiel, ich baue jetzt nicht eine Kirche, sondern eine Schule. Ansonsten bin ich in der 2 in der Variantensuche — was ist das beste Heizsystem. Aber Schule statt Kirche ist eine richtige Änderung. In Leistungsphase 5, wenn wir über Trassen sprechen, ist es ein anderes Thema. Also: Was ist der Stand der Planungsvertiefung? Worüber einigen wir uns? Was ist genau zu ändern? Das beschreibt man, gegebenenfalls grafisch mit Grundriss oder Schnittschema. Dann muss der Planer sagen: Was ändert sich an den Baukosten, was an den Terminen, und was will ich für ein Honorar haben? Mit diesem Dokument muss der Bauherr eigentlich zu jedem betroffenen Planer gehen und sagen: Darüber haben wir uns geeinigt, ich habe unterschrieben — jetzt brauche ich auch von dir so ein Dokument.

Sören: Weil auch eine Änderung in nur einem Raum oder der Funktion eines Raumes das Gesamtwerk Gebäude tangiert. Gerade in der TGA geht eine Leitung im Wesentlichen durchs gesamte Gebäude; ändern sich Dimensionierungen, muss man den gesamten Verlauf nochmal anschauen.

Roman: Siehe Folge Schnittstellen, kleine Verweisung — verlinken wir in den Shownotes.

Ist es sinnvoll, Änderungen erst nach Fertigstellung umzusetzen?

Roman: Es ist ein Riesenaufwand, all diese Änderungsvereinbarungen zu treffen. Der Bauherr hat keine Lust darauf, die Projektsteuerer und Planer eigentlich auch nicht. Deshalb wird es oft nicht gemacht — Änderungen laufen nebenbei mit, alles passiert ein bisschen unter dem Radar, alle sind unzufrieden und genervt, und am Ende werden weder Baukosten noch Termine noch die Qualitätsziele erreicht. Es geht so weit, dass Sachverständige empfehlen, gar keine Änderungen umzusetzen: Baut fertig und baut danach um. Das klingt erstmal verrückt, aber aus der Erfahrung ist es ein guter Vorschlag: So stelle ich sicher, dass die im Planungsvertrag festgelegten Qualitäts-, Kosten- und Terminziele erreicht werden und sich niemand darauf zurückziehen kann, ihr habt ja geändert.

Sören: Dann habe ich auch die klare Trennung. Sonst bin ich irgendwann in Teil A in Variante C und verliere das Gesamte aus dem Blick.

Roman: Und — wir kommen vielleicht nochmal zum Thema Nachtragsmanagement — eine beauftragte Firma, die einen Deckungsbeitrag braucht, weil das Projekt anstrengend ist, wird aus einer Änderung Kapital zu schlagen versuchen. Wenn ich aber fertigbaue, kann ich den Umbau nach Fertigstellung sauber planen, sauber ausschreiben und erneut in den Wettbewerb geben.

Sören: Und ich habe den Zeit- und Termindruck nicht mehr, weil das Gebäude grundsätzlich schon errichtet wurde.

Roman: Genau. Kommt eine Gewerbeeinheit unten rein, sagt man: Wir bauen erstmal fertig, schauen uns parallel an, was gewünscht ist, machen eine neue Planung und suchen am Schluss eine ausführende Firma. Alles ein sauberer, getrennter Prozess.

Sören: Das gehört eigentlich zum Bauen, ist aber schwer zu knacken.

Roman: Wird absolut unterschätzt. Wir danken fürs Zuhören. Wir freuen uns, wenn ihr im Seminar teilnehmt, in die Shownotes guckt und dem Podcast folgt.