Störungsmanagement

Was ist eine Störung im Bauablauf?

Roman: Wir haben die Konferenz hinter uns und fassen sie noch zusammen. Aber wir wollen auch über etwas reden, was uns selbst auf einer Konferenz nicht loslässt: die Projekte. Ich sehe die Leute, die rausrennen, um kurz zu telefonieren. Warum? Der Bauherr hat angerufen. Die ausführende Firma kann nicht arbeiten, ist behindert. Der Architekt hat angerufen, weil sein Objektüberwacher etwas braucht.

Sören: Spätestens wenn die Nummer zum fünften Mal angeht, geht man dann doch ran.

Roman: Genau, und muss ganz dringend noch heute etwas erledigen — an einem Freitag oder an einem Donnerstag um 17 Uhr. Die Überschrift für dieses Problem heißt für mich: Störung im Bauablauf, also unplanmäßig. Ich habe gerade ein großes Bauvorhaben, und es strotzt vor Störungen. Wir fangen ein Jahr später mit der Montageleistung der TGA an, Bestandsgebäude. Nach dem einen Jahr Verzögerung merke ich: Jetzt fehlt hier die Straße, ich kann meine Regenwasserhebeanlage nicht stellen, oder ich kriege den Pufferspeicher nicht eingebaut, weil die Baugrube doch noch nicht so weit ist. Dann tauchen unerwartete Dinge auf — Blindgänger, die noch nicht ganz erforscht waren. Ein Riesenspaß.

Sören: Beim Kampfmittel gilt ja noch zwei Jahre Gültigkeit der Auswertung.

Roman: Die Kampfmittelauswertung wird wohl immer noch aus alter Luftbildauswertung über Deutschland eingekauft. Überleg mal, wie das in der Ukraine mit dem Wiederaufbau laufen soll — das sind immer noch Themen von vor 80 Jahren. Auf jeden Fall stört das jetzt. Hier kommt noch die Tiefgründung dazu — über zehn Meter tief —, da muss man nochmal anders sondieren.

Sören: Hinterher ist man ja immer schlauer.

Roman: Man baut ja auch nicht zum ersten Mal in Hamburg. Man hätte die Kampfmittelsondierung für die Tiefgründung schon vornehmen können, weil man seit dem Vorentwurf wusste, dass man sie braucht. Du hast es richtig gesagt: Störungen sind unerwartete Behinderungen des Bauablaufs, nicht planbar. Hinterher denkt man sich: Das hätte doch vielleicht jemand machen können.

Wessen Leistung ist das Störungsmanagement?

Roman: Ich sehe das Thema Störungsmanagement als Steuerungsleistung der Projektleitung an. Die Projektleitenden müssen sich dann eng mit der Projektsteuerung, mit den Bauherren und mit den ausführenden Firmen abstimmen. Ich komme da auf ein Rollenmodell, wie ich gelernt habe, damit umzugehen. Ich habe mich erst einmal davon verabschiedet, dass diese Störungen einfach so gelöst werden oder von allein weggehen. Es gibt Störungen im Bauablauf, und die kommen wöchentlich. Die muss man akzeptieren.

Erst einmal die Akzeptanz des Problems: Es gibt eine Störung, und wenn ich mich nicht darum kümmere, kommt sie auf mich zurück — dann kommt der Anruf um 17 Uhr während der Konferenz: „Herr Fritsches, Sie müssen unbedingt in die Tiefgründung, das wissen Sie schon seit Wochen." Ich kann diskutieren, dass die Sondierung der Tiefgründung nicht meine Aufgabe ist, sondern Leistung des Bauherrn. Aber es tangiert meine Leistung, eine Vorleistung fehlt, und deswegen bin ich in der Pflicht, mich darum zu kümmern. Will ich ja auch — ich will, dass der Blitzschutz da reinkommt.

Welches Ziel setzt man sich beim Umgang mit Störungen?

Roman: Erst einmal Akzeptanz: Es gibt Störungen, und nicht nur ich, sondern das gesamte Team muss sich darum kümmern. Es sollte keine schlaflosen Nächte geben. Jetzt setzen wir ein Ziel: keine schlaflosen Nächte, keine Mehrkosten in unseren Planungs- und Steuerungsprozessen. Die Mehrkosten treten auf, sobald wir uns damit beschäftigen — aber so ist es eben.

Und jetzt versuchen wir, das agil anzugehen. Ich bin doch so agil, warum kann ich es nicht einfach mal agil lösen? Also: Leistungsphase 8, wir werden wieder agil. Es gibt eine Störung im Bauablauf, erkannt, aber noch nicht gebannt.

Welche Rollen sind bei einer Störung beteiligt?

Roman: Der erste Schritt: Ich muss mir die Rollen anschauen. Projektmanagement bedeutet ja, wir gucken uns die Rollen an. Ich bin Projektleiter und nehme die Störung auf. Dann habe ich meinen Bauüberwacher, von dem die Störung meistens erkannt wird — der sitzt in der Baubesprechung, und da wird gesagt: Die Baustraße kommt erst ein Jahr später, deswegen könnt ihr eure Leistungen dort hinten nicht erbringen. Jetzt müsste der Bauüberwacher mich sofort anrufen, wenn wir diesen Störungsprozess nicht standardisiert hätten, und sagen: Es gibt eine Störung, was sollen wir tun?

Dann muss jemand schauen, was von der Planung betroffen ist. Da kommt mein Fachplanungskoordinator wieder ins Rennen, der die koordinierte Planung nimmt und sagt, welche Leistungen von dieser externen Störung betroffen sind. Der nächste Schritt ist, dass man gemeinsam mit dem Fachkoordinator und den Fachplanern eine Lösung sucht und sich fragt: Was müssen wir tun? Müssen wir unsere Planung ändern? Müssen wir die Bearbeitung der Störung ablehnen? Müssen wir eine zusätzliche Leistung erbringen? Das sind die zwei Hauptentscheidungen.

Dann müsste ich als Projektleiter eine Änderungsvereinbarung mit dem Bauherrn schließen und sagen: Es gibt eine Störung, was sollst du tun — zusätzliche Leistungen erbringen, Änderungsleistungen oder gar nichts? Du entscheidest. Also: Es gibt ein Problem, es gab eine Vorkoordination, jetzt möchte ich eine Entscheidung haben, was ich tun soll. Ich habe damit verschiedene Rollen — Bauüberwachung, Fachkoordination, Fachplanung — und bringe sie alle wieder zusammen, obwohl alle genervt sind und in anderen Projekten stecken.

Wie löst man eine Störung im gemeinsamen Live-Termin?

Sören: Man muss sich auch klar machen, bis wann Abhilfe geschaffen sein muss. Auf der Baustelle kostet jeder Tag, da stehen die Bagger. Gleichzeitig sind die Kollegen in ganz anderen Projekten, haben morgen Abgabe und können nicht sofort loslegen.

Roman: Genau, und jetzt versuche ich, Transaktionskosten zu reduzieren, indem ich alle online zusammenbringe und sage: Wir lösen jetzt das Problem. So haben wir es beim letzten Mal gemacht. Ein zusätzlicher Graben war notwendig, da waren Bestandsfundamente, wir mussten woanders lang. Fachplaner: Schreibe ganz schnell ein LV. Fachkoordinator: Ändere die koordinierte Planung. Bauüberwacher: Sprich schon mal mit der ausführenden Firma und kündige dieses Änderungs-LV an, einen Nachtrags-LV für Erdarbeiten. Und ich als Projektleiter schreibe eine Mail an den Bauherrn: Achtung, Änderungsbegehren, hier ist eine Störung. Möchtest du, dass wir die Planung ändern? Das ist unsere Empfehlung. Wenn ja, machen wir das Angebot.

Alle in einem Termin, eine Dreiviertelstunde gebraucht: LV fertig, Planung angepasst. Hinterher gingen alle auseinander: Problem war okay, Riesenstörung — aber wir haben alle etwas getan, und allen ist klar, was zu tun ist. Das live innerhalb eines Termins, das war das Ideal. Danach macht man sich Gedanken über das Wann: Wer liefert wann was, wer hat Zeit? Dann fängt die Koordination an. Ich habe versucht, mir Koordination zu sparen, indem ich alle live reingeholt habe.

Wie verbessert ein Regeltermin den Störungsprozess?

Roman: Das Problem war: Einer der Bauüberwacher war nicht dabei. Der hat sich hinterher beschwert, er habe alles nicht verstanden, und die ausführende Firma sei gar nicht angesprochen worden — vielleicht hätte die auch eine Idee gehabt. Da sagt man: Du warst nicht im Termin, hast sogar abgesagt. Bis der hinterher rummeckert, er habe alles nicht verstanden — ja, dann sei halt dabei.

Das bringt mich zum Verbesserungsprozess: Wir machen jetzt einfach einen Regeltermin zum Thema Störung. Es gibt jeden Montag um 10 Uhr den Termin. Da wird immer auf Störungen geguckt und gefragt: Was muss getan werden? Und wenn etwas getan werden muss, machen wir es am besten live im Termin.

Sören: Das ist natürlich sehr agil.

Roman: Sehr agil, genau. Du hast im Prinzip einen festen Rhythmus, wöchentliche Treffen. Vielleicht macht man es auch nur zweiwöchentlich, weil so viel Störung wohl nicht auftritt und man auch Zeit für die Umsetzung braucht. Ich bringe alle zusammen — wenn keine Störungen da sind, trinken wir Kaffee, inzwischen geht das ja auch digital. Wenn Störungen da sind, ackern alle im Termin ihre Themen durch.

Welche Erfahrungen hat Roman mit dem Störungstermin gemacht?

Sören: Dann müssen wir nochmal über die Erfahrungen damit berichten.

Roman: Meine erste Erfahrung war: Es gibt eine Lösung, und sie kommt relativ schnell. Die zweite Erfahrung: Der Bauherr war nicht gerade happy, dass ich ihm sage, das ist unser Lösungsvorschlag und du musst bis morgen entscheiden, sonst gibt es eine Behinderung auf der Baustelle. Ich glaube, er wäre noch unglücklicher gewesen, wenn er die Behinderungsanzeige von der ausführenden Firma bekommen hätte und die ersten Kosten angefallen wären. Irgendeine Kröte muss man schlucken. Dann setze ich mich lieber als Projektleiter, als Bezugsperson zum Bauherrn, hin und schreibe ihm: Das ist die Störung, das ist unser Lösungsansatz, so machen wir es.

Noch cooler wäre, wenn man sich mit dem Architekten und dem Bauüberwacher der Objektplanung zusammensetzt und gemeinsam auf Störungen guckt und Änderungen und zusätzliche Leistungen zusammen schreibt. Wir haben jetzt einen Regeltermin mit dem Architekten und treffen uns zweiwöchentlich, um auf Störungen zu schauen.

Ich weiß nicht genau, ob es alle Störungen lösen wird, aber ich habe den Eindruck, ich muss nicht mehr um 17 Uhr Telefonate führen, sondern kann sagen: Am Montag treffen wir uns dazu. Auch wenn es am Donnerstag reinkommt — bis Montag ist ja nicht mehr lange hin. Ich habe sogar den Eindruck, dass wir Störungen prognostizieren. Wir fragen uns: Eigentlich bräuchten wir in vier Wochen eine Straße — das ist der intelligente nächste Schritt. Welche Vorleistung wäre notwendig, damit unsere Leistung erbracht werden kann? Ist die Baugrube fertig? Der Bauüberwacher sagt: Ich glaube nicht, dass die in vier Wochen fertig wird. Dann haben wir die Störung schon erkannt, bevor sie auftritt, und sagen: Jetzt müssen wir Druck bei der Baugrube machen. Ich schreibe den Bauherrn und die ausführende Firma an: Die Baugrube ist zu langsam, wir erkennen eine Störung, das wird richtig teuer, was sollen wir tun?

Sören: Alle, die ähnliche Herausforderungen haben oder sich teilen möchten, schreibt uns gerne an — auch wenn ihr für das Beschriebene eine andere Lösung präferieren würdet.

Roman: Wir sind in der Leistungsphase 8 und meinem agilen Ansatz: sich wirklich wöchentlich oder zweiwöchentlich zu treffen, Störungen aufzunehmen und sich dann darum zu kümmern.

Sören: Und das kann man systematisch angehen.

Roman: Genau.