Workcamp Büro- und Projektleitung

Was hat die Lounge Büro- und Projektleitung beim Workcamp 2026 erarbeitet?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar, Sören.

Sören: Moin.

Roman: Kommen wir zum Workcamp 2026 in Heidelberg. Was haben wir da nochmal gemacht, du und ich?

Sören: Wir haben uns als Arbeitsgruppe der Projektleitung und Büroleitung zusammengesetzt und unseren Beitrag — die Kapitel, die wir erstellen wollen — erarbeitet. Wir waren etwa 20 Leute und haben die Rollen in der TGA-Fachplanung ausgearbeitet. Das war nahezu wissenschaftlich, was da passiert ist.

Roman: Ich habe einen Zwei-Stunden-Workshop in meiner Lounge gemacht — da sind theoretisch 39 Leute drin, jetzt nach dem Workcamp 42 oder sogar 45. Offiziell sind die im Microsoft-Teams-Termin, am Ende sind immer sieben bis zwölf wirklich da, ein relativ harter Kern. Wenn ihr Büro- oder Projektleiter seid, kommt ruhig dazu. Und wenn nicht: Ihr profitiert von den Ergebnissen, das ist auch okay.

Sören: Lest das Ergebnis im Buch.

Wie sind die sechs Rollen der TGA-Fachplanung definiert?

Roman: In dem Zwei-Stunden-Workshop haben wir uns mit den Rollen in der Fachplanung beschäftigt und sie sauber definiert: Fachplanung, Systemplanung, Fachkoordination, Bauüberwachung, Projektleitung. Die Kernrollen sind Fach- und Systemplanung — die müsst ihr alle haben, sonst könnt ihr keine TGA-Planer sein. Dann gibt es begleitende Rollen: Fachkoordination für große, zu integrierende Projekte; Bauüberwachung, wenn die Fachplanung das nicht selbst macht, sondern man es externalisiert oder internalisiert; und Projektleitung, wenn das Projekt größer ist und man sich darum kümmern muss. Zu diesen fünf Rollen haben wir geschaut, welche Muss-Soll-Kann-Aufgaben es geben soll. Die Folge dazu haben wir schon aufgenommen — hört sie euch nochmal an.

Sören: Folge 416, vor etwa vier Wochen — neue Ausarbeitung der Rollen.

Roman: Genau, Folge 416.

Warum scheiterte die KI an der Auswertung des digitalen Whiteboards?

Roman: Wir haben das Ganze mit über 20 Leuten nochmal vertieft und am digitalen Whiteboard die Aufgaben verbessert. Dann kam eine große KI-Erkenntnis: Wir haben das digitale Whiteboard mit den Kärtchen in drei verschiedene KIs reingeschoben — und was rauskam, war Schrott. Wir wollten daraus erstmal nur eine Excel machen, um daran weiterzuarbeiten. Mehrere KIs haben es nicht geschafft, aus dem Whiteboard als PDF eine gute Excel zu erzeugen. Das liegt wohl daran, dass Bilderkennung und Zuordnung in Raster und Schemata so nicht funktioniert — das Grafische hat sie überfordert. Also haben wir es händisch vom Bild in die Excel übertragen. Ich war frustriert, dass 22 Leute eine halbe Stunde mit dem Übertragen von Daten verbringen — aber es hatte eine Qualität: Wir haben es dabei nochmal verbessert, und die Muss-Soll-Kann-Aufgaben je Rolle wurden detaillierter.

Wie entstand aus den Rollen ein Wimmelbild im Comic-Look?

Roman: Anstatt am Ende sechs Excel-Tabellen zu präsentieren — die Büroleitung kam als sechste Rolle noch dazu — haben wir das unserem Marketing-Guru Julian von Ingenieure der Zukunft geschickt. Der hat es mit ChatGPT verarbeitet und gesagt: Nimm die Excel mit den Aufgaben und Rollen und mach sie im Simpsons-Look. Wir gucken gerade gemeinsam drauf — es ist leider nur ein Podcast. Sören, beschreib mal: sechs Personen.

Sören: Es ist Humor pur. Projektleitung, Fachplanung, Systemplanung — alles als typisierte Simpsons-Charaktere, die zwar Klischees bestätigen, aber ein wunderschönes Gesamtbild ergeben und Freude darauf machen, die Ausarbeitung dazu zu lesen.

Roman: Es ist sehr grob, man kann es auf DIN A4 ausdrucken. Wir haben zwischen Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben unterschieden, die sind im Bild aber nicht im Text dargestellt. Also haben wir es Julian zurückgeschickt mit der Bitte, es detaillierter zu machen. Dann kam plötzlich „Rollen der Generalfachplanung", wieder mit den Simpsons-Charakteren, aber jetzt mit Muss-Soll-Kann-Aufgaben für jeden Charakter detaillierter beschrieben — so, dass auch ein Berufsanfänger, Quereinsteiger oder alter Hase erkennt: Stimmt, als Fachplaner müsste ich die Kosten im Griff haben, die Berechnung, die Bemessung, eine Planungsgrundlage erstellen oder eine Kosteneinschätzung, bevor ich mit dem Planen anfange. Fokus auf die Kernthemen.

Sören: Auf Kernthemen fokussiert, total.

Wie sollen die Rollen-Plakate die Mitgliedsbüros erreichen?

Roman: Das gibt es für jede Rolle, und das Ergebnis gefällt uns so gut, dass wir es weiter detaillieren. Auf dem Bild stehen jetzt nur noch Verbesserungs-Klebezettel in Rot, etwa: Da muss noch ein TGA-Logo drauf, und das Ganze muss in der Mitte getrennt werden, damit zwei Roll-ups daraus gedruckt werden können, die man als Büro hinstellen kann. Das Bild beschreibt, wie wir zusammenarbeiten, in welchen Rollen und mit welchen Aufgaben — alles auf einem Bild, das eigentlich nur als Roll-up im Büro stehen kann. Davon würde ich gern an unsere 90 Mitgliedsbüros 90 Stück verschicken. Es wird teuer, ich muss mir die Freigabe holen — das liegt bei rund 10.000, an alle Mitglieder eher knapp 12.000 Euro. Ob der Vorstand das in der Summe freigibt, weiß ich noch nicht. Vielleicht machen wir eine kleine Umfrage, wer das im Büro stehen haben möchte; wahrscheinlich werden es nicht alle 90, sondern eher 30 sein. Unten stehen auch die Leistungsphasen drauf, und ich habe ergänzt, was in welcher Leistungsphase passieren muss und welche Begriffe korrekt sind — Kostenschätzung, Kostenberechnung, Details und Schnitte in Leistungsphase 5, Fortschreibung der Entwurfsplanung in der Ausführungsplanung statt alles neu zu machen. Man hätte den gesamten Prozess, alle Rollen und deren Aufgaben auf einer Darstellung.

Roman: Wir haben noch eine dritte Phase gemacht und gesagt: Mach noch ein richtiges Wimmelbild draus. Aber da wurden es komische Männchen mit fünf oder sechs Fingern, drei Füßen, komischen Beinen — die typischen KI-Problemchen, und es war noch zu viel Text drin. Deswegen bleiben wir beim Simpsons-Wimmelbild.

Sören: Das ist ein tolles Ergebnis aus dieser Gruppenarbeit.

Roman: Wir mussten sehr über die Büroleitung lachen — die sieht typisch aus wie ein TGA-Fachplaner aus den 80ern oder 90ern. Auf dem letzten Bild war einmal Homer Simpson wirklich erkennbar; der neue Kollege ist verjüngt und besser rasiert, alle sehen frischer aus. Vielleicht machen wir das Ganze irgendwann nochmal mit unseren eigenen Gesichtern.

Roman: Das war das bildhaft sehr gut darstellbare Ergebnis. Textlich bilden wir das natürlich im Workbook ab, das noch gedruckt wird, und legen es vielleicht zusätzlich als Poster bei. Das Poster geht auf jeden Fall an alle Mitglieder; wer zusätzlich die Roll-ups will, bekommt die Roll-ups. Wir freuen uns, euch in den nächsten Runden die weiteren Ergebnisse vorzustellen — besonders das, was wir selbst erarbeitet haben.

Sören: Ja, lasst euch überraschen.

Roman: Lasst euch überraschen. Einen schönen Abend noch. Tschüss.

Sören: Bis dann. Ciao.