TGA-Planung › Projektleitung TGA-Planung › Folge #435
tgabar · BargesprächeWas reguliert die TGA-Planung?
Regulationshindernisse sind Hindernisse, die eine Person von der autonomen Bearbeitung ihrer Aufgaben abhalten — ein Begriff aus der Forschung, den Roman Fritsches auf die TGA-Planung überträgt. Er unterscheidet fünf Stufen: das erschwerte Beschaffen der Information, das erschwerte Wahrnehmen und Selektieren, das erschwerte Bearbeiten bei falscher oder unvollständiger Information, das erschwerte Weiterleiten des eigenen Ergebnisses und schließlich die komplette Blockade, wenn ein ganzes Aufgabenpaket stillsteht. In einem zweistündigen Workshop mit acht Führungskräften hat die tgabar 45 mögliche Hindernisse aus der Zusammenarbeit mit Bauherr, Projektsteuerung, Nutzer, Architektur und ausführenden Firmen priorisiert. Das größte: Ausführungspläne werden von den ausführenden Firmen so spät geprüft, dass die Montageplanung mit dem Montagebeginn kollidiert. Die erarbeiteten Lösungen setzen früh an — saubere Bedarfsplanung, Schnittstellenlisten und eine schnellere Planung der Planung.
Transkript
Was reguliert uns? Ein Workshop mit acht Führungskräften
Roman: Herzlich willkommen an der tgabar. Sören, hallo. Wir gucken auf das Hamburger Wetter und denken uns: gut, dass wir hier geblieben sind und nicht nach draußen gegangen. Wir wollten eigentlich draußen podcasten, aber ich freue mich, dass wir drin geblieben sind.
Sören: Wir sind ja eh Büromenschen, ne?
Roman: Wir sind Büromenschen.
Sören: Barmenschen!
Roman: Barmenschen, genau. Wir sind gerade an der Bar und fragen uns — so war ja mal das Ursprungskonzept: Wie lief denn die letzte Weiterbildung oder der letzte Workshop? Ich hatte gestern einen.
Sören: Da kann ich mithalten, ich hatte auch gestern einen.
Roman: Du hattest gestern einen Vortrag zur VDI 6026, sagtest du. Aber das Thema haben wir schon so oft behandelt, dass wir gesagt haben: Wir machen heute mal etwas anderes. Ich habe gestern einen Workshop mit acht Führungskräften an der tgabar gemacht, und es geht um die Frage: Was reguliert uns? Wir haben externe Regulationshindernisse der TGA-Planung bearbeitet. Klingt super kryptisch — du guckst mich auch schon ein bisschen fragend an.
Ist aber eigentlich ganz einfach. Was können wir erwarten von Architekten, von Projektsteuerern, von Tragwerksplanern, von Nutzerinnen und Nutzern, von Bauherren? Und jetzt wird es noch wichtiger: Was stört uns, welche Hindernisse gibt es, wenn wir das nicht bekommen?
Sören: Die sich für uns daraus ergeben.
Roman: Hindernisse und Störungen, die sich daraus für uns ergeben. Wir haben uns erst die Frage gestellt: Wie priorisieren wir diese Hindernisse? Und dann: Wie gehen wir damit um, wie können wir sie lösen?
Und nochmal eine ganz andere Perspektive: Dieser Begriff Regulationshindernis kommt tatsächlich aus der Forschung. Er bezeichnet Hindernisse, die einen von der autonomen Bearbeitung von Aufgaben abhalten.
Wie sah Arbeiten ohne Regulationshindernisse aus?
Roman: Ich träume da immer noch von. Ich weiß noch, wie ich ganz am Anfang meiner Karriere, 2009, Heizungszentralen bearbeitet habe. Da haben wir Spitzenkessel rausgerupft und Blockheizkraftwerke eingebaut. Und was heißt wir — ich war das alleine. Ich habe das geplant, den Bestand aufgenommen, Kosten geschätzt und berechnet, die Leistungsverzeichnisse erstellt, die Bauüberwachung alleine gemacht. Ich war komplett alleine, und es gab keinerlei Regulationshindernisse. Ich konnte einfach alles alleine tun.
Sören: Das heißt, wie, wann und wo du arbeitest — die Dimensionen ein Stück weit?
Roman: Jetzt nicht nachts um drei, aber: Ich war autonom in meiner Entscheidung. Ich konnte selber entscheiden, wann ich hinfahre, um den Bestand aufzunehmen. Ich habe den Bestand selber aufgenommen, ich musste nicht auf jemanden warten, der etwas nachzeichnet. Ich habe selber skizziert, die Berechnung selber gemacht, die Pumpen ausgelegt, die Blockheizkraftwerke und die Spitzenlastkessel in einen Jahreslastgang geschoben und ausgelegt. Dann habe ich den Erläuterungsbericht geschrieben, mir die Kohle vom Bauherrn geholt und die Leistungsverzeichnisse geschrieben. Die habe ich auf den Markt gebracht, zehn Firmen angeschrieben, die Angebote selber ausgewertet. Dann habe ich dem Bauherrn eine Vergabeempfehlung geschickt: Bitte beauftrage Firma B. Hat er gemacht. Dann habe ich Firma B angerufen: Lass uns auf der Baustelle treffen. Dann haben die gebaut, ich habe nebenbei ein bisschen Bauüberwachung gemacht, ein paar Protokolle geschrieben, Inbetriebnahme, Abnahme mit dem Hausmeister, Schlussrechnung. Fertig.
Das ist autonomes Arbeiten. Da gibt es keine Regulationshindernisse — nichts, was mich bei meiner eigenen Arbeit Zeit und Zusatzaufwand kostet und nervt.
Hindernis 1 und 2: Die Information beschaffen und wahrnehmen
Roman: Und da gibt es verschiedene Typen davon. Typ 1 wäre die informatorische Erschwerung des Beschaffens: Ich muss Informationen hinterherlaufen. In dem Fall wäre das gewesen, dass ich den Hausmeister nicht erreicht hätte — ist manchmal passiert.
Sören: Also die hundertprozentige Freiheit — oder wie heißt das, Autonomie?
Roman: Ja, Autonomie, genau.
Sören: Die hat es bei genauerem Betrachten quasi gar nicht gegeben.
Roman: In einem großen Projektkonstrukt habe ich davon natürlich deutlich mehr. Ich muss Informationen hinterherlaufen: nachfordern, anfordern, nachfassen, mahnen, suchen. Dann kriege ich Angaben nicht und muss Ersatzannahmen treffen. Das hindert mich an meiner autonomen Arbeit.
Sören: Daraus ergeben sich ja auch Konsequenzen, ne?
Roman: Total. Der Informationsbedarf wird nicht gedeckt, der Ingenieur wird dann gebeten, Annahmen zu treffen — mach das.
Sören: Und dann heißt es eine Woche später: Ja, jetzt haben wir die Zahlen. Und da ist ja doch schon eine Differenz dazwischen. Also mache ich die Arbeit nochmal.
Roman: Ja, exakt.
Sören: Weil die tatsächlichen Zahlen meistens auch eher die richtigen Zahlen sind.
Roman: Du kannst da so gut dazu relaten. Der Begriff Regulationshindernis kriegt gerade so eine schmerzhafte, fassbare Art. Wenn man einfach das englische Wort dazu raussucht, klingt das gar nicht mehr so dramatisch.
Sören: Hast du es schon rausgesucht?
Roman: Nö, tatsächlich nicht.
Okay, dann nehmen wir an, du hast die Information. Die Angabe, die du gebraucht hättest und wo du schon selber Annahmen getroffen hast, hast du bekommen. Da musst du jetzt erstmal suchen: Du hast ein zehnseitiges Dokument, da steht alles Mögliche drin, und jetzt musst du die Information suchen, die du eigentlich brauchst — was weiß ich, wie viele Menschen sind jetzt in dem Raum, wie groß muss die Luftmenge sein.
Nächste Erschwerung, nächstes Hindernis: Ich kriege einen Haufen Informationen, aber ich muss erstmal selektieren. Also Selektionsleistung muss ich bringen: sichten, filtern, sortieren, prüfen, ob etwas relevant ist und was nicht relevant ist. Und die Angabe, die da drinsteht — ist die richtig, oder kann es vielleicht auch eine falsche sein? Kennen wir auch. Nächstes Regulationshindernis, das mich in meiner Autonomie beschneidet: Ich muss nicht irgendeine Zahl in meine Software eingeben, sondern ich muss erstmal verstehen, was die richtige Zahl ist.
Hindernis 3: Die Information bearbeiten
Roman: Und dann kommt die nächste Frage, das nächste Problem: Die Information, die ich vielleicht aufwendig rausgesucht habe, nachdem ich zehnmal nachgehakt habe, ist vielleicht falsch oder unbrauchbar oder veraltet oder unvollständig. Ich stelle das beim Datenblatt fest, das ich vom Nutzer bekommen habe — er schreibt mir drei Wochen später: Oh, wir haben festgestellt, es war doch das falsche Gerät.
Sören: Das habe ich doch bei jeder Bestandsunterlage. Ich gucke auf den Plan, und dann heißt es: Die Wand gibt es nicht mehr, und zwischendrin gab es mal mehr, und irgendwann gab es auch nochmal einen Austausch.
Roman: Genau, der Plan stimmt gar nicht. Erschwerung des Bearbeitens: Die Information ist da, ich habe sie rausgefiltert, aber sie ist irgendwie unvollständig oder falsch, und ich muss jetzt erstmal wieder ein bisschen suchen, ein bisschen überlegen.
Sören: Und das Schlimmste ist dann, wenn man auf der falschen Grundlage arbeitet und das ist spät — dann vervielfacht sich der Aufwand. Das ist, glaube ich, dem einen oder anderen auch schon passiert.
Hindernis 4: Das Ergebnis weiterleiten
Roman: Und dann habe ich das alles hinter mir, habe etwas erzeugt, einen Output, und den schicke ich raus und denke mir: Freitagabend, Feierabend. Und am Montag, vielleicht sogar am Samstag, kommen die ersten Rückfragen, Klarstellungen, Korrekturschleifen, weil es einfach nicht verstanden wird.
Sören: Hat er doch nicht alles entdeckt.
Roman: Hat er doch nicht alles entdeckt. Vielleicht fällt dann auch erst dem Nutzer auf: Oh, ich habe ihm das falsche Datenblatt geschickt, oder die Wand ist ja gar nicht mehr da.
Sören: Ich habe noch was Neues gefunden.
Roman: Ich habe noch was — stellen Sie sich vor, der eine Plansatz, der lag bei mir im Schreibtisch.
Sören: Oh mein Gott.
Roman: Jetzt kann es bei dieser Erschwerung des Weiterleitens auch sein, dass ihr die Informationen, die ihr in eurer Software habt, vielleicht nicht vollständig rausbekommt — dass da eine tausendseitige PDF als Wärmemengenberechnung rausgeht, die unverständlich ist und nicht verstanden wird. Dann müsst ihr erstmal sagen: Du musst auf die allerletzte Seite gehen, da steht das, was du wissen musst.
Es gibt Rückfragen, es sind Dinge unklar. Und es ist gar nicht häufig so, dass wir irgendwie schlechte Leistungen erbringen und nachlässig sind, sondern es ist einfach eine Definition der Schnittstelle, die oft fehlerhaft ist.
Sören: Die Sachen erstellt man ja im besten Wissen und Gewissen, dass sie fertig sind, schaut sie sich aber vielleicht nicht nochmal final durch. Und dann fehlen noch die ganzen E-Mails, die man sauber formuliert hat und in denen steht: Alles Weitere entnehmen Sie dem Anhang.
Roman: Klick.
Sören: Jetzt mit Anhang.
Roman: Und jetzt mit Anhang — und dann fangen sie an, den Anhang zu lesen, alles viel zu spät. Wir sind ja noch nicht bei Lösungen, wir sind bei Problemen. Das, was ihr erstellt und übermittelt, ist dann möglicherweise auch schwer zu lesen und bringt auf der anderen Seite dieselben Hindernisse: Sie sind euch hinterhergelaufen, sie haben die Informationen, müssen selektieren, müssen rausfinden, was die richtige ist. Die Information ist vielleicht unvollständig, vielleicht habt ihr irgendeinen Fehler gemacht — und so geht das Ganze von vorne los. Der eine schickt die Regulationshindernisse zum anderen, und so dreht sich diese grausame Kette im Kreis.
Hindernis 5: Die komplette Blockade
Roman: Und dann kommt der allerletzte Punkt: Irgendwann gibt es eine komplette Blockade, das ist dann zum Beispiel, dass ein ganzes Aufgabenpaket nicht mehr erledigt werden kann. Zum Beispiel, weil das Budget nicht freigegeben ist und es nach dem Entwurf oder nach der Vorplanung heißt: So, jetzt machen wir erstmal nicht weiter, jetzt müssen wir erstmal eine Budgetrunde drehen. Das Ganze steht komplett, und wir müssen umdisponieren, zurückstellen, ein anderes Projekt einarbeiten, Kapazitäten verschieben.
Sören: Genau, und haben dann Rüstkosten, der Kontextwechsel muss erfolgen.
Roman: Diesen Begriff Rüstkosten mag ich gerne auch bei uns als Planerinnen und Planern. Wir müssen auch rüsten, wir müssen uns gedanklich in ein Projekt reindrehen und wieder rausdrehen — und das kostet Zeit und Nerven. Willkommen im Alltag. Fünf Regulationshindernisse haben wir jetzt gerade beschrieben.
Sören: Können wir die einmal nochmal ganz kurz benennen? Diese Definition, diese Aufteilung erscheint eigentlich total logisch, aber manchmal hilft es ja auch, das genau zu verstehen. Es fängt damit an, dass wir erstmal in einer erschwerten Beschaffung der Information sind, dass es da eine Vielzahl an Hindernissen gibt. Und dass sich dann die Wahrnehmung als schwierig gestaltet — der Fehler setzt sich fort, könnte man auch sagen. Dann geht es mit der Bearbeitung weiter, die erschwert ist. Und wenn ich dann irgendwann aufgrund dieser komplexen Phase ein Ergebnis erzeuge, reiche ich das Problem ein Stück weit weiter, weil der, der es annimmt, gegebenenfalls dieselbe Wahrnehmungskette hat.
Roman: Exakt, genau. Und dieselben Probleme hat. Und die Fehler müssen auch nicht alle auftreten. Vielleicht muss ich einer Information nicht hinterherrennen, die kommt einfach automatisch, sie ist da — allerdings ist sie so umfangreich, dass ich erstmal filtern muss. Und vielleicht ist sie dann doch brauchbar, und ich bearbeite sie so, dass sie einfach weitergeleitet wird und alle haben verstanden, können es nutzen, und es geht weiter. Das tritt wahrscheinlich bei einem bestimmten Prozentsatz der Themen auf, und bei einem bestimmten tritt einfach eines dieser Hindernisse auf oder mehrere in Kombination.
Welche Hindernisse hat der Workshop priorisiert?
Roman: Und jetzt haben wir Folgendes gemacht. Wir haben uns als Gruppe, als Team, als Workshop-Vereinigung mit den Führungskräften gefragt: Was treten denn für Hindernisse auf in der Zusammenarbeit mit Externen? Den Bauherrn fanden wir natürlich sehr wichtig, aber auch die Projektsteuerung, die finden wir auch sehr wichtig. Den Nutzer haben wir extra aufgeführt, weil wir sagen: Der ist nicht Bauherr, der ist nicht Projektsteuerung, aber er ist eigentlich zentral für die Qualität der Gebäudetechnik. Nutzer und Betreiber könnte man auch sagen. Und dann haben wir uns die Architektur und die ausführenden Firmen noch geschnappt.
Und dann habe ich, ich glaube, insgesamt 45 Kärtchen aufgelegt und gesagt: 45 mögliche Regulationshindernisse haben wir jetzt einfach mal als Beispiele aufgeführt, sortiert nach diesen fünf verschiedenen Gruppen, also neun Hindernisse pro externem Ansprechpartner. Und die haben wir priorisiert und uns gefragt: Welche davon sind besonders kritisch?
Und dann kam ziemlich klar der Favorit raus, mit, glaube ich, 19 Punkten: Das größte Hindernis ist, dass die Ausführungspläne durch die ausführenden Firmen so spät geprüft werden, dass die Montageplanung mit dem Montagebeginn kollidiert. Kompliziert gesagt, einfach gemeint: Die ausführende Firma akzeptiert die Ausführungsplanung nicht, und wir können einfach nicht rechtzeitig montieren. Es gibt Stress, die Baustelle geht nicht los, sie ruckelt, weil die Ausführungspläne nicht vollständig geprüft werden und wir nicht bauen können. Das ist das größte Hindernis, was aus dieser Gruppe entdeckt wurde. Fand ich sehr spannend, weil mich dieser Übergang von der Ausführungsplanung zur Montageplanung immer wieder beschäftigt. Platz eins.
Platz zwei waren Änderungen in der Architektur. Also: Es gibt einfach Änderungen, die in das Modell oder in die Grundrisse eingearbeitet, aber nicht kommuniziert werden.
Sören: Wir müssen es dann selber rausfinden. Das war nicht sichtbar.
Roman: Genau, also das war die Erschwerung des Wahrnehmens. Das ist da ganz klar erkannt worden.
Und dann kam auf Platz drei Richtung Bauherr die Frage: Ja, was ist denn die Bedarfsplanung? Was ist das Raumprogramm, der Kostenrahmen, die Nutzungsanforderungen, die Anlagengruppen? Also die Grundlage für die Grundlagenermittlung liegt einfach nicht vor.
Sören: Die ist nicht da. Eine fehlende Bedarfsplanung — haben wir auch schon ein paar Mal gehört.
Roman: Platz vier war dann: Der Bedarf ändert sich nach Freigabe der Entwurfsplanung. Wir haben zwar eine bekommen, wir haben Bedarfe festgelegt, aber dann verändern die sich im Lauf.
Sören: Also Änderungsmanagement.
Roman: Ja, das waren sozusagen in der ersten Runde die starken Themen. Und dann in den folgenden wurde es noch ein bisschen spezieller. Richtung Nutzer haben wir festgestellt, dass da häufig Gerätelisten ohne Anschlusswerte und ohne genaue Daten kommen. Wir haben Nutzergeräte und Nutzerverbraucher, die wir nicht genau kennen.
Sören: Also unvollständig ist im Endeffekt die Datenlage.
Roman: Ja, exakt. Wir wissen einfach nicht genau: Was ist es jetzt, wie groß ist das Gerät, das Datenblatt ist nicht vollständig. Auch wieder Regulationshindernis, eine unvollständige Information. Es sind ja Informationen da, sie sind unvollständig. Und dann kommt die Erwartung an uns TGA-Planer: Ja, das müsst ihr jetzt selber rausfinden, was da falsch ist.
Sören: Ja, das ist aber keine Grundleistung.
Roman: Das gehört einfach nicht zu den Grundleistungen. Genauso wenig wie den Bestand nachmessen. Das ist einfach so. Großes Regulationshindernis. Und das nächste war das Thema, dass beim Bauherrn Freigaben nicht erfolgen. Und dann kamen sozusagen in der letzten Runde vor allem die Entscheidungsvorlagen Richtung Projektsteuerung: Wir füllen Entscheidungsvorlagen aus, aber diese Entscheidungen werden einfach nicht getroffen — und dann wissen wir am Ende nicht, was wir machen sollen. Richtung Projektsteuerung und Architektur war es das Thema Leistungsgrenzen zwischen den Kostengruppen 300 und 400: Wer liefert was, wer plant was? Das wird auch als Hindernis wahrgenommen, diese fehlenden Schnittstellenlisten. Und das Thema Baukoordination ist das letzte, was hier auch noch stark bewertet wurde.
Welche Lösungen hat die Gruppe erarbeitet?
Roman: Insgesamt hatten wir 45 Möglichkeiten. Davon haben wir in den Gruppen zwölf Stück bearbeitet und haben Pakete gebildet und gesagt: Okay, wir müssen Folgendes tun. Wir müssen dem Bauherrn gegenüber bei der Bedarfsplanung strikter werden — diese Bedarfsplanung light entweder selbst erbringen, du erinnerst dich an Planungsgrundlage und Kosteneinschätzung, oder eine vollständige Bedarfsplanung gegen Geld liefern. Das ist eine große Auflösung eines großen Regulationshindernisses.
Sören: Wenn man das anständig macht.
Roman: Genau, dann schaffen wir es, unvollständige Informationen zu vermeiden, falsche Informationen, und Informationen nicht ständig hinterherzulaufen.
Sören: Wir durchbrechen da ja die Kausalkette ein Stück weit.
Roman: Ja, genau. Wir kommen eigentlich immer wieder dahin, dass wir uns am Anfang des Projektes mehr Zeit lassen müssen, besser arbeiten müssen, enger zusammenarbeiten müssen und die Informationen schneller austauschen müssen. Schnelligkeit und Qualität sind gar nicht zwei verschiedene Dimensionen, sondern ich glaube, die korrelieren sogar. Je schneller du Informationen austauschst, desto höher ist die Planungsqualität. Je länger es dauert, desto schlechter wird die Planungsqualität. Je länger du wartest, bis die Information zurückkommt, desto eher ist alles wieder vergessen — ich bin im nächsten Projekt und so weiter.
Sören: So meinst du das? Okay, weil sonst wäre ja der Schnellschuss gemeint, wenn man so früh etwas festlegt und dann doch wieder zurückrudern muss.
Roman: Genau, das meinte ich nicht. Das war missverständlich. Also der Schnellschuss soll nicht passieren. Aber im nächsten Thema, wenn wir Richtung Planung der Planung und Projektterminpläne gucken, ist es vielleicht auch eine Möglichkeit, die Planung der Planung mit einer höheren Geschwindigkeit durchzuführen — und sie bei der Projektsteuerung nicht nur abzufragen, sondern sie auch zu unterstützen. Die Projektsteuerer können das einfach nicht selbst, sie kriegen es nicht alleine hin. Wir können unterstützen, wir können dafür auch Geld verlangen, aber es ist einfach super wichtig. Wir haben festgestellt: Wir kriegen zu wenig Geld dafür, aber Terminplanung ist eines der großen Hindernisse — dass wir nicht die Informationen bekommen, die wir brauchen, und nicht rechtzeitig wissen, wann wir liefern müssen.
Und dann kam Richtung Nutzer das große Thema mit der Geräteplanung: dass wir da eine besondere Leistung anbieten, gleich von Anfang an, und nicht warten, bis wir Daten bekommen und immer wieder hinterherlaufen müssen. Regulationshindernisse des Beschaffens vermeiden, indem wir sagen: Wir beschaffen die Informationen selbst, gucken uns die Geräte an und besorgen uns selber die Datenblätter.
Sören: Da sind die Möglichkeiten nachzufassen auch wirklich begrenzt. Wenn sich ein Gegenüber nicht meldet oder nicht zusagt und Termine nicht hält, dann kann man ja nicht vor der Tür stehen. Dieser Punkt, wo man nicht weiterkommt, ist mitunter schnell erreicht.
Roman: Ja, total. Also: Was reguliert uns? Das waren Themen, die uns regulieren. Wir haben noch rausgefunden: Schnittstellenlisten sind etwas, was uns auch reguliert — wo wir gleich am Anfang festhalten, wie dieser Informationsaustausch erfolgen sollte. Also nicht zeitlich, sondern einfach: Welche Informationen werden zwischen Beteiligten ausgetauscht, und über die Planung der Planung, in welcher Reihenfolge und in welcher Terminkette. Und ich finde, so macht es auch total Sinn, so wird ein Schuh draus. Ich frage mich: Was sind Hindernisse, die im Austausch auftreten, Regulationshindernisse? Und ich frage mich: Wie kann ich die lösen? Planung der Planung, Schnittstellenlisten, saubere Bedarfsplanung.
Und ganz zum Schluss haben wir festgestellt: Das Thema Ausführungsplanung und die folgende Montageplanung müssen wir bei der Ausführungsfirma mit mehr Druck einfordern. Da werden wir ein paar Schreiben aufsetzen, und das ist auch so das Ergebnis gewesen. Wir werden verschiedene Standards und Schreiben aus diesen ganzen Erkenntnissen machen. Es gab eine Transkription, es gab ein Video dazu — ich bin inzwischen total happy damit. Ich schiebe das tatsächlich in die KI und lasse mir daraus Empfehlungen schreiben, Texte vorformulieren, die vielleicht auch als Vertragsanlagen genutzt werden können. Und die verfeinere ich dann und würde sie zur Verfügung stellen und nochmal an der tgabar zirkulieren.
Sören: Output generieren.
Roman: Genau, richtig nutzbar, und Output generieren. Und am Ende, ja, es waren zwei Stunden, die wir gebraucht haben. Und das Feedback war sehr zufriedenstellend. Es haben alle auch wieder ein bisschen was dazugelernt und gesagt: Ach ja, guck mal hier, das Thema kannte ich schon, aber wir sollten es genau so lösen. Und dieser Begriff des Regulationshindernisses hat uns den theoretischen Rahmen gegeben. Ich glaube, das war wichtig, um einfach die richtigen Worte zu nutzen: Informationsbeschaffung, Informationswahrnehmung, Bearbeitung, Weiterleitung, Blockade. Das kennt ihr alle. Das hindert euch am autonomen Arbeiten.
Sören: Auf jeden Fall, ich habe mich so wiedergefunden. Da müssen wir ran.
Roman: Da müssen wir einfach ran. Ich glaube, das war jetzt mal ein erster Schritt, da ranzugehen.
Sören: Es wird bestimmt noch weitere brauchen.
Roman: Auf jeden Fall. Ja, Sören, ich glaube, an der Bar wäre ich jetzt soweit, nochmal ein kleines Bierchen als Absacker zu trinken.
Sören: Das habe ich mir jetzt auch verdient, glaube ich, nach dem Input, den du wieder dazu beigetragen hast. Neue Begrifflichkeiten.
Roman: Neue Begrifflichkeiten — aber ich finde es total gut, wie du da eingestiegen bist und wie du das sofort mit deinem Arbeitsalltag verknüpft hast. Das macht mir immer Mut aus der Theorie. Ich habe noch nicht aufgegeben.
Sören: Auf jeden Fall. Für die nächste Runde wäre auch mal zu sagen, wo wir zu den Themen Abkürzungen finden, damit man sich nicht in Endlosschleifen verfängt. Aber gut, das besprechen wir an anderer Stelle.
Roman: An einem anderen Barbesuch. Wir wünschen euch einen wunderbaren, gut regulierten Feierabend und autonomes Arbeiten. Tschüss, tschüss.
Sören: Bis dann.
Häufige Fragen zu dieser Folge
Was ist ein Regulationshindernis?
Ein Begriff aus der Forschung für Hindernisse, die eine Person von der autonomen Bearbeitung ihrer Aufgaben abhalten. Roman Fritsches überträgt ihn auf die TGA-Planung: alles, was bei der eigenen Arbeit Zeit und Zusatzaufwand kostet und nervt, weil man auf andere angewiesen ist. Als Gegenbild beschreibt er seine eigene Arbeit von 2009, in der er eine Heizungszentrale von der Bestandsaufnahme bis zur Schlussrechnung allein bearbeitet hat — dort gab es keine Regulationshindernisse.
Welche fünf Stufen von Regulationshindernissen gibt es in der Planung?
Informationsbeschaffung, Informationswahrnehmung, Bearbeitung, Weiterleitung und Blockade. Erst muss man der Information hinterherlaufen, dann muss man aus einer Menge von Informationen die richtige selektieren, dann stellt sich die gefundene Information als falsch, veraltet oder unvollständig heraus, dann ist das eigene Ergebnis schwer lesbar und erzeugt Rückfragen — und am Ende steht die komplette Blockade, in der ein ganzes Aufgabenpaket nicht mehr bearbeitet werden kann.
Was war im Workshop das am stärksten bewertete Hindernis in der Zusammenarbeit mit Externen?
Mit rund 19 Punkten auf Platz eins: Die Ausführungspläne werden durch die ausführenden Firmen so spät geprüft, dass die Montageplanung mit dem Montagebeginn kollidiert. Die ausführende Firma akzeptiert die Ausführungsplanung nicht, dadurch kann nicht rechtzeitig montiert werden, die Baustelle ruckelt und geht nicht los.
Welche externen Beteiligten wurden im Workshop untersucht, und was kam auf den weiteren Plätzen?
Fünf Gruppen: Bauherr, Projektsteuerung, Nutzer, Architektur und ausführende Firmen — der Nutzer bewusst getrennt vom Bauherrn, weil er zentral für die Qualität der Gebäudetechnik ist. Platz zwei waren Änderungen in der Architektur, die in Modell oder Grundrisse eingearbeitet, aber nicht kommuniziert werden. Platz drei war die fehlende Bedarfsplanung des Bauherrn mit Raumprogramm, Kostenrahmen, Nutzungsanforderungen und Anlagengruppen. Platz vier waren Bedarfsänderungen nach Freigabe der Entwurfsplanung.
Welche Lösungen hat die Gruppe gegen diese Hindernisse erarbeitet?
Vier Pakete: gegenüber dem Bauherrn bei der Bedarfsplanung strikter werden und eine Bedarfsplanung light selbst erbringen oder eine vollständige gegen Geld liefern; die Planung der Planung bei der Projektsteuerung nicht nur abfragen, sondern aktiv unterstützen; gegenüber dem Nutzer die Geräteplanung als besondere Leistung anbieten und die Datenblätter selbst beschaffen; und gegenüber der Ausführungsfirma die Prüfung der Ausführungsplanung mit mehr Druck einfordern. Aus den Erkenntnissen sollen Standards und Musterschreiben entstehen.
Hängen Schnelligkeit und Planungsqualität zusammen?
Nach Roman Fritsches sind das keine zwei verschiedenen Dimensionen, sondern sie korrelieren: Je schneller Informationen ausgetauscht werden, desto höher ist die Planungsqualität; je länger es dauert, desto schlechter wird sie, weil bis zur Rückmeldung alles wieder vergessen ist und man längst im nächsten Projekt steckt. Gemeint ist ausdrücklich nicht der Schnellschuss, also das frühe Festlegen mit späterem Zurückrudern.
Gehört es zur Grundleistung, unvollständige Nutzerangaben selbst zu ermitteln?
Nein. Kommen Gerätelisten ohne Anschlusswerte und ohne vollständige Datenblätter, entsteht die Erwartung an die TGA-Planung, das Fehlende selbst herauszufinden. Das gehört nach Aussage beider Hosts nicht zu den Grundleistungen — genauso wenig wie den Bestand nachzumessen.
Zitate
„Ich war komplett alleine und es gab keinerlei Regulationshindernisse. Ich konnte einfach alles alleine tun."
— Roman Fritsches
„Der eine schickt die Regulationshindernisse zum anderen, und so dreht sich diese grausame Kette im Kreis."
— Roman Fritsches
„Wir müssen uns gedanklich in ein Projekt reindrehen und wieder rausdrehen — und das kostet Zeit und Nerven."
— Roman Fritsches
„Das gehört einfach nicht zu den Grundleistungen. Genauso wenig wie den Bestand nachmessen."
— Roman Fritsches
„Schnelligkeit und Qualität sind gar nicht zwei verschiedene Dimensionen, sondern ich glaube, die korrelieren sogar."
— Roman Fritsches
„Wir durchbrechen da ja die Kausalkette ein Stück weit."
— Sören Janson
„Wenn sich ein Gegenüber nicht meldet oder nicht zusagt und Termine nicht hält, dann kann man ja nicht vor der Tür stehen."
— Sören Janson
„Wir wünschen euch einen wunderbaren, gut regulierten Feierabend und autonomes Arbeiten."
— Roman Fritsches
Zahlen & Fakten
Regulationshindernisse treten in fünf Stufen auf: Informationsbeschaffung, Informationswahrnehmung, Bearbeitung, Weiterleitung und Blockade.
Quelle: Roman FritschesDer Workshop mit acht Führungskräften an der tgabar dauerte zwei Stunden.
Quelle: Roman FritschesIm Workshop lagen 45 Kärtchen mit möglichen Regulationshindernissen aus, sortiert nach fünf externen Beteiligten — Bauherr, Projektsteuerung, Nutzer, Architektur und ausführende Firmen — also neun Hindernisse je Gruppe.
Quelle: Roman FritschesDas am stärksten bewertete Hindernis erhielt rund 19 Punkte: Ausführungspläne werden durch die ausführenden Firmen so spät geprüft, dass die Montageplanung mit dem Montagebeginn kollidiert.
Quelle: Roman FritschesVon den 45 aufgelegten Hindernissen hat die Gruppe zwölf in Kleingruppen bearbeitet und daraus Lösungspakete gebildet.
Quelle: Roman FritschesAuf den weiteren Plätzen der Priorisierung standen nicht kommunizierte Änderungen in der Architektur (Platz zwei), die fehlende Bedarfsplanung des Bauherrn (Platz drei) und Bedarfsänderungen nach Freigabe der Entwurfsplanung (Platz vier).
Quelle: Roman FritschesRoman Fritsches hat 2009 Heizungszentralen vollständig allein bearbeitet — Bestandsaufnahme, Berechnung und Auslegung, Erläuterungsbericht, Leistungsverzeichnis, Ausschreibung an zehn Firmen, Vergabeempfehlung, Bauüberwachung, Abnahme und Schlussrechnung.
Quelle: Roman FritschesGlossar
- Autonomie
- Selbstbestimmung über die eigene Arbeit — wann, wo und in welcher Reihenfolge sie erledigt wird, ohne auf Vorleistungen anderer warten zu müssen. Regulationshindernisse sind genau das, was diese Autonomie beschneidet.
- Blockade
- Fünfte und letzte Stufe: Ein ganzes Aufgabenpaket kann nicht mehr erledigt werden, etwa weil das Budget nicht freigegeben ist und nach Vorplanung oder Entwurf eine Budgetrunde gedreht wird. Die Folge sind Umdisponieren, Zurückstellen und Kapazitätsverschiebungen.
- Erschwerung des Bearbeitens
- Dritte Stufe: Die herausgefilterte Information ist falsch, unbrauchbar, veraltet oder unvollständig. Fällt das spät auf, vervielfacht sich der Aufwand, weil bereits auf falscher Grundlage gearbeitet wurde.
- Erschwerung des Beschaffens
- Erste Stufe: Der Information muss hinterhergelaufen werden — nachfordern, anfordern, nachfassen, mahnen, suchen. Bleibt sie aus, müssen Ersatzannahmen getroffen werden, die später zu Doppelarbeit führen, wenn die echten Zahlen kommen.
- Erschwerung des Wahrnehmens
- Zweite Stufe: Die Information ist da, aber nur als Menge. Sie muss gesichtet, gefiltert, sortiert und auf Relevanz und Richtigkeit geprüft werden — man gibt nicht einfach eine Zahl in die Software ein, sondern muss erst verstehen, welche die richtige ist.
- Erschwerung des Weiterleitens
- Vierte Stufe: Das eigene Ergebnis geht unvollständig oder schwer lesbar hinaus und erzeugt Rückfragen, Klarstellungen und Korrekturschleifen. Damit reicht man dieselben Hindernisse an die nächste Stelle weiter — die Kette dreht sich im Kreis.
- Regulationshindernis
- Begriff aus der Forschung für Hindernisse, die eine Person von der autonomen Bearbeitung ihrer Aufgaben abhalten. In der Folge auf die TGA-Planung übertragen und in fünf Stufen gegliedert: Informationsbeschaffung, Informationswahrnehmung, Bearbeitung, Weiterleitung und Blockade.
- Rüstkosten
- Aufwand des Kontextwechsels. In der Folge von der Fertigung auf die Planungsarbeit übertragen: Sich gedanklich in ein Projekt hinein- und wieder herauszudrehen kostet Zeit und Nerven.
- Schnittstellenliste
- Am Projektanfang festgehaltene Übersicht darüber, welche Informationen zwischen welchen Beteiligten ausgetauscht werden — zusammen mit der Planung der Planung auch in welcher Reihenfolge und Terminkette. Fehlt sie, entsteht Streit über Leistungsgrenzen, etwa zwischen den Kostengruppen 300 und 400.