Schnittstellen zum Bauherrn

Warum widmet die tgabar dem Bauherrn eine eigene Schnittstellen-Folge?

Roman: Moin Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen an der TGA-Bar und wir haben uns intensiv mit dem Thema Schnittstellen beschäftigt — schon wieder, zum dritten Mal. Wir hatten schon in Folge 3 viel über Schnittstellen gesprochen, da ging es vor allem um die Leistungsphase 5: Brandschutz, was der Brandschutzplaner machen muss und die ausführenden Firmen. In der letzten Folge, Folge 35, haben wir uns intensiv mit den Leistungsphasen 2 und 3 beschäftigt — was müssen Fachplaner und Objektplaner da machen. Und wir haben festgestellt, es gibt noch eine ganz wichtige Schnittstelle: die des TGA-Fachplaners zum Auftraggeber. Die wollen wir heute ausführlich beleuchten.

Sören: Genau, weil wir festgestellt haben, dass wir für die einzelnen Leistungsphasen dezidierter vorgehen müssen, damit ein vernünftiges Ergebnis entsteht. Also nicht pauschal sagen, es gibt eine Schnittstelle und die schreibt sich von selbst fort, sondern am besten für jede Phase eine eigene, weil wir in jeder Leistungsphase unterschiedliche Ziele verfolgen. Und der Auftraggeber ist davon nicht frei nach dem Motto „ich habe ja meine Fachleute, ihr macht das schon, TGA ist alles, was an und aus geht". Auch er hat Pflichten und Rechte.

Was ist das Auftraggeber-Leistungsbild und wozu dient es?

Roman: Man könnte von einem Leistungsbild sprechen. In unserem Seminar stellen wir das vor — es gibt ein schönes Dokument vom IWW, in dem es ein Auftraggeber-Leistungsbild gibt. Man kann dieses Leistungsbild wunderbar als Fachplaner in seine Ingenieurverträge oder ins Angebot als Kleingedrucktes aufnehmen und sagen: Das sehen wir als Aufgaben des Bauherrn beziehungsweise Obliegenheiten des Auftraggebers. Nach jeder Leistungsphase gibt es Obliegenheiten, also Aufgaben und Leistungen des Auftraggebers. Wir gehen ein paar durch, die uns besonders wichtig erscheinen.

Sören: Gerade die, die über alle Leistungsphasen gelten und trotzdem manchmal ins Hintertreffen geraten.

Welche Grundpflichten hat der Auftraggeber in jeder Leistungsphase?

Roman: Das erste Thema sind die Mitwirkungspflichten. Nach § 642 BGB ist die fehlende Mitwirkung einer der Kündigungsgründe: Wenn keine Entscheidungen getroffen und keine Vorgaben gemacht werden, sondern einfach nichts passiert, ist das ein Kündigungsgrund — eine absolute Grundlage der Zusammenarbeit.

Sören: Sich nur hinzusetzen und zu sagen „ich habe euch ja als Fachkräfte geholt, ihr macht das schon" — das geht nicht.

Roman: Mitwirkung heißt für mich vor allem: Am Ende der Leistungsphase 2 müssen Entscheidungen getroffen werden, man muss sich für Varianten entscheiden. Wenn keine Variante entschieden wird, kann ich nicht weitermachen. In Leistungsphase 3 ist es die Entgegennahme und Freigabe des Entwurfs — „ja, so soll gebaut werden, das will ich". Das muss vom Bauherrn kommen, sonst geht es nicht weiter.

Sören: Wie schwierig das mitunter sein kann, ist uns bewusst. Aber es geht um ein besseres Verständnis: Der Auftraggeber muss stärker in die Pflicht genommen werden.

Roman: Ich sehe das selten konkret in den Verträgen stehen — die kommen meist vom Bauherrn, und da steht nicht drin, dass er in Leistungsphase 2 und 3 eine Entscheidung treffen muss. Was meist drinsteht, ist die Auszahlung von Rechnungen. Auch das ist ein häufiger Streitpunkt: Abschlagsrechnungen werden nicht oder heruntergeprüft oder gar nicht bezahlt. Wird nicht bezahlt und werden Mahnungen nicht gehört, ist es vorbei — das ist für Fachplaner oft die einzige Möglichkeit, selbst zu kündigen. Davor müssen allerdings Sicherheitsleistungen eingefordert werden; das ist kompliziert.

Welche Verträge und Koordinationsaufgaben muss der Bauherr leisten?

Roman: Der Bauherr muss die vertragliche Leitung und die gesamte Koordination aller Planungs- und Überwachungsleistungen sicherstellen.

Sören: Also nicht nur bezogen auf die Fachplaner, sondern später auch auf die ausführenden Firmen.

Roman: Das ist weit gefasst. Am Ende ist der Bauauftraggeber derjenige, der das Schiff auf Kurs hält und sich auf seine Planer verlassen können muss — aber die Verantwortung hat er.

Sören: Wenn man einen Bauphysiker oder einen Brandschützer braucht, liegt es zwar in der Mitwirkung des Fachplaners, das anzustoßen — aber das Vertragsverhältnis hat der nicht zu uns, sondern zum Auftraggeber. Und der muss ihn dann auch finden und beauftragen.

Roman: Genau, der muss beauftragt sein, wenn es so weit ist — oft schon in Leistungsphase 1 oder 2, sonst geht es nicht los. Fachplaner heben zu selten die Hand und sagen: Ich kann nicht weitermachen, wenn der andere Fachplaner nicht am Start ist. Und die Hand muss früh gehoben werden, weil die Leistungsphase 2 schnell kommt — oft nach vier Wochen abgeschlossen. Wenn der Vorentwurf Ende Februar fertig sein soll, frage ich: Haben Sie schon Verträge mit dem Brandschützer, dem Bauphysiker, dem Außenanlagenplaner, der unsere Planung integrieren muss? Dann kommen fragende Gesichter, und die Terminpläne werden noch einmal angefasst.

Warum sollten Fachplaner keine juristischen Vortexte und Vertragsbedingungen übernehmen?

Sören: Der andere große Punkt sind die Vertragswerke, die im Projektverlauf geschlossen werden — und die Ausschreibungen: Vortexte, besondere Vertragsbedingungen und dergleichen, die ja angeblich vom Planer kommen. Das war ironisch gemeint.

Roman: Das erleben wir sehr oft: „Stellen Sie bitte die besonderen Vertragsbedingungen zusammen, packen Sie die Verträge zusammen und schnüren Sie mir einen Werkvertrag." Diesen Wunsch höre ich ständig. Soll ich das als Jurist für 395 Euro die Stunde machen — ein bisschen Rechtsberatung — und riskieren, dass meine Versicherung nicht zahlt, wenn ich einen Beratungsfehler gemacht habe? Rechtsberatung ist ein schmaler Grat. Plötzlich wird es nicht nur technisch, sondern es stehen rechtliche Themen drin. Ganz kritisch wird es — das habe ich in einem Baurechtsseminar mitbekommen — bei Fördermitteln: Sobald du als Fachplaner den Erhalt von Fördermitteln negativ beeinflusst, etwa durch eine besondere Vertragsbedingung, die zu einer Vergaberüge führt, kannst du im Zweifel für Millionen schadensersatzpflichtig werden. Und deine Versicherung zahlt nicht, weil Rechtsberatung nicht dein Job ist.

Sören: Es geht um die Vortexte, die im Verantwortungsbereich des Auftraggebers liegen — ob er sich eine Rechtsberatung holt oder eine eigene hat, sei dahingestellt. Aber davon sollte der Planer die Finger lassen.

Roman: Ja, außer es ist im Vertrag ausdrücklich geregelt — aber das ist ein absoluter Einzelfall.

Was muss der Auftraggeber bei Insolvenz und Abnahme leisten?

Roman: Dann gibt es das Thema Insolvenzverfahren, projektbezogen. Ich habe erlebt, dass ausführende Firmen während der Bauphase insolvent gingen — und dann durfte man plötzlich die Ersatzvornahme organisieren. Da heißt es: „Suchen Sie mal Firmen, schicken Sie das ganze Werkvertragspaket rüber und passen Sie es an." Mein Einwand: Das Werkvertragspaket ist doch von Ihnen geschnürt worden. Das sind auf jeden Fall keine Grundleistungen, das müsste man gesondert lösen. Auch hier ist der Fachplaner gefragt, ein Angebot zu machen, um die Ersatzvornahme zu organisieren. Und die rechtsgeschäftliche Abnahme muss vom Bauherrn erfolgen.

Welche technischen Vorgaben muss der Bauherr selbst liefern?

Sören: Ein wichtiger Punkt ist, dass der Auftraggeber auch für technische Themen zuständig ist.

Roman: Jetzt wird es interessant. Bislang waren wir bei den absoluten Grundlagen: Rechnungen bezahlen, Entscheidungen treffen, Verträge schließen, Fachingenieure zur Verfügung stellen. Jetzt kommen die speziellen Themen: Wenn der Bauherr Maschinentechnik oder Laborausrüstung hat oder Dinge bereitstellt — auch durch spätere Mieter — muss er die Anforderungen klarstellen und Listen liefern: welche technischen Anschlusswerte die Geräte haben, ob sie ein Fundament brauchen, wie sie aufgestellt werden. Das zu ermitteln gehört nicht zur Grundleistung des Planers, sondern muss vom Bauherrn kommen.

Sören: Also bekommt er die unangenehmen Fragen selbst gestellt.

Roman: Genau — oder er beauftragt den Planer im Rahmen einer Sonderleistung, etwa Bestandsanlagen zu ermitteln oder neue Anlagen auszuschreiben. Die gehören dann zu einer anderen Kostengruppe, üblicherweise Kostengruppe 600, also Ausstattung, und nicht zur TGA — haben aber Schnittstellen zur TGA. Ein Klassiker ist die Einbruchmeldeanlage: Wo sitzt die Zentrale, wie wird sie angeschlossen, wie ist das Sicherheitskonzept, soll es wie in anderen Gebäuden aussehen? Da habe ich die krassesten Diskussionen und Unklarheiten erlebt — bis hin zur Entscheidung, sie doch nicht aufzuschalten. Dann steht da eine Einbruchmeldeanlage ohne Funktion.

Sören: Da ist es wichtig, dass der Auftraggeber weiß, was er selbst zu liefern hat — nicht der TGA-Planer muss für alles eine Antwort finden, sondern darf diese Fragen auch stellen. Eine Einbruchmeldeanlage ist nicht gleich eine Einbruchmeldeanlage; die Variationen, wie alarmiert wird, sind vielfältig, und die Antwort kann der Planer nicht wissen.

Roman: Genau, weil das ins Betriebskonzept des Gebäudes eingreift. Alles, was Betriebskonzept und Betriebssicherheit beeinflusst, verantwortet der Bauherr oder spätere Nutzer — dafür muss es Vorgaben geben. Das ist eine zähe Nummer, zumal dem Bauherrn in Leistungsphase 1 selbst noch nicht klar ist, wie er das Gebäude im Detail nutzen will. Er will es möglichst lange und flexibel nutzen können — und soll trotzdem konkrete Betriebsvorgaben machen.

Sören: Wir sind in Gesprächen vom Modehaus bis hin zu allem Möglichen, das soll alles abgedeckt werden.

Roman: Schwierig. Aber wenn der Planer das als Vertragsanlage aufnimmt, wird allen klar: Da ist etwas undefiniert, ich kann die Leistungsphase 2 gar nicht abschließen, wenn das nicht geklärt ist. Vielleicht ist es sogar die Erkenntnis, dass es zu früh ist, die 2 abzuschließen, und wir in Varianten bleiben.

Sören: Das gleiche Thema ist die ökologische Ausstattung — was an Solaranlagen, Regenwasserversickerung, Entwässerung und so weiter stattfinden soll.

Roman: Ja, etwa die Schnittstelle zur LEED-Zertifizierung, wenn sie gefordert ist. Wir hatten ein Bauvorhaben, da wurde sie erst nach Abschluss der Leistungsphase 6 gefordert — alle haben sich an den Kopf gefasst. Das ist die Ausnahme; meist ist in Leistungsphase 1 oder 2 noch nicht klar, ob es LEED Gold, Platin oder ein anderes Zertifikat wird.

Sören: Da gibt es die Schnittstelle zum Auditor, der formulieren soll, welche Anforderungen entstehen.

Roman: Auch interessant sind Fabrikatsvorgaben, die sich aus einem Audit ergeben können — etwa wassersparende Armaturen oder konkrete Produkte.

Sören: Oder der Auftraggeber hat Rahmenvereinbarungen und Abhängigkeiten zu Herstellern; die sollte der Planer kennen.

Roman: Genau. Und ganz spannend ist die Frage, welche Bereiche klimatisiert werden müssen. Es gibt Gebäudenutzungen, die eine mechanische Lüftung erfordern, und viele, die das nicht tun. Dann fragt sich der Bauherr: Muss ich lüften oder nicht? In den meisten Fällen muss er nicht, aber er muss sich entscheiden und wissen, wie die Nutzer später aussehen. Für welche Bereiche das gilt, ist dann eine Planungsaufgabe — beziehungsweise das erst herauszukitzeln —, aber man darf eine gewisse Professionalität und eine Meinung erwarten.

Sören: Gerade wenn freigestellt ist, ob es überhaupt eine Lüftung braucht. Die Umsetzung ist eindeutig dem TGA-Planer zuzuweisen, aber zu entscheiden, ob ein Raum sie bekommt, ist Sache des Bauherrn.

Wie sollten Fachplaner das Bauherren-Leistungsbild praktisch nutzen?

Roman: Es sind viele Punkte, wir können sie nicht alle vorlesen — im Seminar wird die komplette Liste für jede Leistungsphase übergeben. Wichtig ist, diese Liste als Vertragsanlage oder Vertragsbestandteil festzuhalten, um später darauf verweisen zu können: Guck mal, wir streiten uns, weil die Leistungsphase 2 nicht abgeschlossen wird — hier steht das Leistungsbild, du musst noch diesen beauftragen, das entscheiden, Vorgaben zu den Nutzern machen.

Sören: Damit der Auftraggeber selbst sieht, dass er ein bisschen mehr zu tun hat, als nur die TGA-Fachplanung zu beauftragen und das Ergebnis entgegenzunehmen.

Roman: Da lohnt sich auf jeden Fall ein Blick rein. Damit war es das zum Thema Schnittstellen: Die drei Folgen haben es ausführlich beleuchtet — Leistungsphase 5, dann 2 und 3, und jetzt Leistungsphase 1 und 0 vom Ingenieurvertrag her. Wir vertiefen das Thema weiter.

Sören: Der Barkeeper guckt uns irritiert an, weil wir schon fertig sind. Aber es ist deutlich geworden, dass wir eine gewisse Mitarbeit vom Bauherrn erwarten können — und oft schon in der Angebotsphase wissen wollen, worauf wir uns einlassen. Das funktioniert am besten, wenn er diese Fragen beantworten kann.