Urlaubsübergabe

Willkommen an der Urlaubsbar

Roman: Moin, moin und herzlich willkommen an der Urlaubsbar. Wir haben einen Beachclub aufgemacht.

Sören: Wir haben einen Beachclub aufgemacht — Strand Pauli.

Roman: Ups, ich sehe deinen Caipirinha, der hier vor dir steht.

Sören: Ja, so schön könnte es sein — ist es aber nicht. Wir kommen jetzt in die Urlaubsvertretungszeit rein.

Vor dem Urlaub kommt die schlimmste Phase

Roman: Genau, vor dem Urlaub kommt nämlich die schlimmste Phase, finde ich fast.

Sören: Das ist genau der Punkt. Ich habe mich diese Woche gefragt: ein Glück, dass mein Gehirn so vergesslich ist und ein Jahr später nicht mehr weiß, wie stressig die Urlaubsübergabe und die letzten Tage vor dem Sommerurlaub waren.

Roman: Vor allem, wenn du nicht alle Kollegen an jeder Stelle auf dem Schirm hast.

Sören: Und wenn das dann auch noch mit Abgabeterminen kollidiert.

Roman: Genau — erst mal rauskriegen, wer wann weg ist und in welchen Gruppen. Bei einem kleinen Unternehmen ist das vielleicht noch handhabbar; bei einem großen geht dir immer irgendjemand durch, und du sagst: Ach so, der ist auch nicht da.

Sören: Klar, wir haben mit Sicherheit alle irgendwann mal darüber gesprochen. Und das war ja noch lange hin und würde passen, wenn alles nach Plan läuft. Das soll sich dann perfekt fügen — und da fängt der Fehler an.

Roman: Da fängt der Fehler an. Und ich frage mich immer: Wer hat eigentlich diesen Urlaub genehmigt? Und dann kann ich in der Regel nur in den Spiegel schauen.

Der Trick: Übergabe-Mail am Donnerstagmorgen

Roman: Bei dieser Urlaubsübergabe fällt mir dann auf — ich habe es inzwischen so gemacht, dass ich die Urlaubsübergabe-Mail, das ist ja das Beliebteste, eben nicht am Freitagnachmittag am letzten Arbeitstag schicke, sondern am Donnerstag um 7:30 Uhr morgens. Nach dem Motto: Liebe Leute, bitte sprecht mit mir. Früher habe ich sogar mal einen Sammeltermin mit allen Urlaubsvertretungen gemacht — das war der Höhepunkt, wo ich dann aber dachte: okay, jetzt auch übertrieben.

Sören: Aber es hilft. Denn meistens sind es die Themen zwischen den Zeilen: Die Themen, die nicht angesprochen wurden, sind genau die, die am ersten Tag nach der Abreise des Kollegen aufkommen.

Roman: Wo du dann in die Liste schaust und sagst: Darüber haben wir jetzt gar nicht gesprochen. Wer ist das, worum geht's? Das ist schon krass. Ich hatte auch meine Liste, die war relativ lang, und bei manchen Punkten dachte ich: Warum habe ich das nicht schon vor vier Wochen geschrieben und gesagt, kümmere dich mal drum?

Die Übergabe als Prozess-Check

Roman: Das kommt ja noch dazu — jetzt machen wir mal einen kleinen Deep Dive in die Urlaubsvertretung. Man fängt an, seine Arbeit nochmal anders zu strukturieren, weil man sich fragt: Was müsste eigentlich in den nächsten zwei, drei oder vier Wochen passieren? Und das den Leuten zuzuordnen — unabhängig von Aufgabenlisten oder der Art, wie man sich sonst strukturiert — heißt, die Aufgaben für zwei Wochen nochmal neu zu fassen und zu verteilen.

Sören: Und daran zeigt sich auch, wie gut die Prozesse laufen. Du stellst nämlich fest, dass gerade das Nachfassen die Themen sind, die sich ziehen: Da wurde irgendwas angestoßen, man hat vielleicht mal darüber gesprochen, aber es zieht sich. Und dann zu wissen: Auf welche E-Mail muss ich mich beziehen, habe ich die überhaupt, kenne ich sie, finde ich sie im Projekt-Postfach? Sind da alle Themen bekannt? Oder ist etwas schon seit acht Wochen durch, aber alle haben es gerade aus dem Auge verloren?

Roman: Ja, so ging es mir auch bei der Übergabe: Boah, stimmt, das müsste man endlich mal erledigen. Ich habe sogar die Hoffnung, dass sich dabei ein bisschen was erledigt. Das könnte man sich auch als Ziel setzen: Ich versuche jetzt, Arbeit geschickt loszuwerden und wirklich zu schauen, dass sie erledigt wird, während ich nicht da bin — indem ich Verantwortung abgebe.

Sören: Aber das musst du in dem Moment bedenken, wenn es das erste Mal Thema wird.

Roman: In drei Wochen bin ich weg, für drei Wochen.

Sören: Genau — dann lass uns ab jetzt zusammensetzen und die Themen abschließen. Oder so weit voranbringen, dass… Und die meisten sind dann in ihrem Tunnel und sagen: Okay, da kommt irgendwas, nehme ich zur Kenntnis, aber es sind ja noch drei Wochen hin.

Roman: Total. Aber ich glaube, da könnte man Dinge auch beschleunigen.

Die Idee: büroübergreifende Urlaubsvertretung

Roman: Und dann hatten wir diese großartige Idee, Sören — eigentlich ist es deine Idee, oder? Wir haben festgestellt, dass sich unsere Urlaube dieses Jahr überhaupt nicht überschneiden.

Sören: Gar nicht.

Roman: Wir sind exakt zeitlich verschoben unterwegs: zwei Wochen ich, zwei Wochen du. Und dann haben wir überlegt: Wie wäre es denn — die Lösung all der Probleme —, wenn wir die Vertretung einfach büroübergreifend machen?

Sören: Genau. Ich vertrete dich und du vertrittst mich.

Roman: Das Gute ist, dass du anfangen musst, mich zu vertreten.

Sören: Ach, ein Fehler — ich wusste, es gibt einen Haken an der Sache.

Roman: Und die Überlegung wäre sogar, das relativ uneingewiesen zu machen: einfach reinzuspringen und zu sagen, ich habe hier diese Mailadresse und gucke mal, was ich damit machen kann. Ich habe den Eindruck, es könnte emotional erst mal gar nicht so herausfordernd sein — man müsste dann allerdings wirklich seine eigenen Aufgaben loswerden dürfen.

Sören: Aber wirklich ein kompletter Rollenwechsel. Andere Strukturen kennenlernen.

Roman: Hätte was. Ich glaube, wir würden alle davon lernen. Vielleicht müsste man das sogar gar nicht als Urlaubsvertretung machen, sondern einfach sagen: Wir tauschen jetzt mal zwei Wochen unsere E-Mail-Accounts. Und dann schreibt der auf einmal, und man denkt: Was ist denn bei dir im Kopf passiert?

Sören: Genau, einfach als kleiner Test. Fände ich ganz geil. Ich glaube, da kommen wahnsinnig gute Ideen bei rum, weil man sich in seiner eigenen Suppe so festgekocht hat, dass man da wahrscheinlich nicht mehr rauskommt.

Ein Appell an die Büros

Roman: Dann ist die Idee, der Appell: Macht mal büroübergreifende Urlaubsvertretung. Ich finde das eigentlich ziemlich gut.

Sören: Wir haben ja viele Projektleiterinnen und Büroleiterinnen, mit denen wir gesprochen haben — könnte man eigentlich ganz gut organisieren. Wir wollen ja ohnehin das Vernetzen, Kapazitäten austauschen, besser miteinander arbeiten.

Roman: Vielleicht machen wir das nicht dauerhaft, sondern anlassbezogen.

Sören: Genau, anlassbezogen jetzt im Sommerurlaub — in der Hoffnung, dass nicht so viel los ist, versuchen wir uns mal gegenseitig zu vertreten.

Roman: Wir können das mal an unsere Vorgesetzten weitertragen und gucken, was die davon halten.

Und alle anderen sind auch im Urlaub

Sören: Es kommt ja noch dazu, dass wir die Urlaube nicht nur in den eigenen Büros im Blick behalten müssen, sondern auch bei Nachunternehmern, Kooperationspartnern und Externen — und die Auftraggeber sind ja auch im Urlaub. Da geht die Phase los, wo man im Juli fast sagen kann: Gefühlt ist das Jahr schon wieder um. Jetzt sind alle im Urlaub, dann ist irgendwann September und dann fast schon Weihnachten — und was haben wir eigentlich geschafft?

Roman: Ja, was haben wir geschafft? Ich hoffe auf jeden Fall, dass nach meinem Urlaub von den Aufgaben, die ich verteilt habe, 70 Prozent gelöst und 30 Prozent angegangen sind.

Sören: Wahrscheinlich hören jetzt viele Kollegen diese Folge — 70 Prozent ist ja schon eine Nummer. Ein ambitioniertes Ziel.

Roman: Ambitioniertes Ziel, und es ist generell alles ein bisschen ausgedünnter. Ich träume manchmal ein bisschen von Schweden — ich habe gelernt, dass die Leute dort mehr oder weniger alle zusammen sechs Wochen Urlaub machen.

Sören: Oder vier. Wenn das Land abgeschlossen wird, ist doch auch eine gute Idee. Das sind ja schon Ideen für unser nächstes Thema, ne?

Roman: Genau, da kommen wir gleich zu. Aber ihr merkt schon: Wir sind ein bisschen im Sommerloch und versuchen, unsere Urlaubsvertretung zu organisieren. Danke fürs Zuhören, wir hören uns nächste Woche wieder zu einem ähnlichen Thema. Bis dann, ciao, ciao.