Fertigstellungsgrad der Planung

Warum ist der Fertigstellungsgrad der Planung so ein schwieriges Thema?

Roman: Moin Moin und herzlich willkommen an der TGA-Bar. Heute: der Fertigstellungsgrad. Heute aus den Plank-Studios in Hamburg, deswegen auch Moin Moin.

Sören: Ja, wir haben die Bar gewechselt.

Roman: Wir sitzen in einem echten Tonstudio — Büroräumlichkeiten, die früher mal einem Radio gehört haben. Hier sind zwei Aufnahmeräume, einen nutzen wir gerade und probieren es aus.

Sören: Für alle, die es kennen: Plankstraße, Ecke Helmholtzstraße.

Roman: Euer tägliches Lieblingsthema als Projektleitende oder Fachplaner ist wahrscheinlich: Wie weit seid ihr eigentlich? Wie weit ist das Projekt?

Sören: Ihr habt noch drei Wochen Zeit und seid von eurer Leistung auf dem Stand, dass ihr sagen könnt: Die Leistung ist zu 60, 70, 80 oder 90 Prozent abgeschlossen.

Roman: Und wie weist ihr es nach? Schwieriges Thema. Ich habe dazu gerade zufällig eine Masterarbeit betreut, von einem Ex-Prokuristen — den Namen nenne ich nicht, Datenschutz. Eine tolle Masterarbeit zu der Frage, wie ich den Fertigstellungsgrad nachweise und das auch ein bisschen agil mache. Aber erstmal zum Problem: Du musst eine Rechnung schreiben und dem Bauherrn zeigen, wie weit du bist. Wie machst du das?

Warum kann man nach HOAI Leistungen nicht direkt nachweisen?

Sören: Am einfachsten ist es, wenn ich ein paar Pläne zeigen kann — das ist irgendwo mein Leistungsnachweis, weil die ganze Ausarbeitung in unseren Lieferobjekten gipfelt. Wenn ich einen Entwurf, einen Erläuterungsbericht, ein Schema, eine Auslegung vorzeigen kann, dann habe ich zumindest im Entwurf bestimmt schon 50 Prozent erledigt.

Roman: Und jetzt wird es lustig: Im Vertrag und Angebot steht, du hast Leistungen angeboten nach HOAI. Das heißt, du bietest Leistungen an, kannst aber keine Leistungen nachweisen, sondern nur Ergebnisse, die sich aus den Leistungen ergeben — Pläne.

Sören: Wenn ich einen HOAI-Auftrag habe, könnte ich über eine Tabelle einen prozentualen Anteil je Teilleistung bewerten und einschätzen. Aber dann beurteilen wir das, und wir kommen in die Situation zu sagen: Ich bin zu 60 Prozent fertig. Und dann bekomme ich drei Tage später den Anruf und stelle fest: Es sind doch erst 40 Prozent.

Wie läuft die Bewertung des Fertigstellungsgrads praktisch ab?

Roman: Bei uns ist es so, dass ich in der Software alle angebotenen Anlagengruppen habe — Sanitär, Heizung, Lüftung und so weiter. Bei jeder einzelnen muss ich angeben, wie viel Prozent der Leistungen erbracht sind. Zum Beispiel Leistungsphase 3: Habe ich den Entwurf durchgearbeitet, habe ich die Kostenberechnung schon gemacht? Dann gebe ich Prozente an. Und dann prüft der Bauherr oder der Projektsteuerer das und sagt: Ich sehe ja gar keine Ergebnisse. Hast du jetzt 60 Prozent aller Pläne erstellt? Dann müsste ich die vertraglich vereinbarte Planliste nehmen — selten ist das so — und ein Häkchen dran machen: 6 von 10 Plänen vorgelegt, also 60 Prozent erledigt.

Sören: Dann sind die aber auch schon fertig?

Roman: Oder ist das nur ein Zwischenstand? In den meisten Fällen ist es ein Zwischenstand, weil die sich in der Leistungsphase 3 noch in der Integration befinden. Da wird noch hin und her geschoben, die sind noch nicht final. Wie machen das andere? Sven hat das in der letzten Folge erklärt: Er hat in einem Vertrag sowohl HOAI vereinbart als auch Dokumente — er hat reingeschrieben, welche Dokumente er in welcher Leistungsphase liefert. Dann kann man diese Liste nehmen und abhaken. Das macht er in Kombination, mit Zahlungszielen und Zahlungsplänen. Aber das werden die meisten nicht machen. Die meisten werden einfach nur HOAI-Leistungen mit prozentualem Fertigstellungsgrad darstellen — nach Bauchgefühl. Und dann stellt sich die Frage: Wenn ich das kontrollieren will, müsste ich den Fertigstellungsgrad als abgerechnete Leistung annehmen und dann fragen, wie viele Stunden auf die Leistung geschrieben wurden.

Sören: Das sind letztendlich zwei Parameter: die Stunden und die Leistungen in Prozent. Und das sollte am Ende miteinander korrelieren.

Roman: Richtig, tut es aber oft nicht. Ich habe einen Werkvertrag, den ich abrechne, aber Dienstleistungen, die als Kosten reinfließen. Das ist meine Spanne — da kann ich gut und effizient sein oder ineffizient. Da kommen wir zum Effizienzbegriff. Effizient wäre, wenn die Werkleistungen weiter sind als die darauf geschriebenen Stunden.

Was bedeutet das Konzept der Artefakte für den Leistungsnachweis?

Sören: Wenn ich das wissenschaftlich angehen würde — sind das die Varianten, die in der Masterarbeit untersucht wurden?

Roman: Jetzt kommen neue Begriffe rein. Der Masterand hat von Artefakten gesprochen — Artefakte, die einen Fertigstellungsgrad belegen. Ein Artefakt kann ein Dokument sein, in den meisten Fällen. Es könnte aber auch ein anderes Beweismittel sein: irgendetwas, was abfällt, nachdem ich eine Leistung gebracht habe. Ein Protokoll zum Beispiel — etwa von einem Telefonat mit dem Versorger. Die Leistung „Abstimmung mit Versorgern" habe ich dann mit einem Protokoll belegt und sage: Das habe ich zu 50 Prozent erbracht, weil das eines von zwei Telefonaten war.

Er sagt, es ist schwierig, das in den Leistungsphasen zu fixieren und zu sagen: Wir liefern immer die gleichen Artefakte, in jeder Leistungsphase, in jedem Projekt. Das unterscheidet sich ja auch zwischen den Projekten. In einem Projekt ist es notwendig, dass du die Medienversorgungsanlagen, das Gaslager der Labortechnik zeichnest und das Schema erstellst, weil es wichtig ist — in einem anderen nicht. Aber diese Grundartefakte — Schemata, Grundrisse, Berechnungen — kann man schon ein bisschen standardisieren. Er hat in der Masterarbeit eine Methode genannt: ACM, Adaptive Case Management. Kommt aus der IT. Wenn man genauer hinschaut, steckt dahinter ein agiles Projektmanagement. Die machen sich viele Gedanken, was sie eigentlich für ein Ergebnis mit ihrer Leistung erzielt haben.

Sören: Das würde bedeuten: Ich habe vorher definiert, was in der Leistungsphase fertig sein muss, was planerisch dargestellt sein muss — das sind meine 100 Prozent. Um Vergleichbarkeit zu haben, muss das durchgängig sein: Ich will 10 von 10 Punkten gemäß meinen Standards erfüllen.

Roman: Dann müsste ich vertraglich eine Planliste vereinbart haben. Ich muss mir vorher Gedanken machen, was du für dieses Projekt an Plänen brauchst, und das vertraglich vereinbaren. Die Summe der Artefakte ist dann die Planliste, und ich zeige: Diese Artefakte liegen in diesem Prozentgrad vor.

Warum ist der Fertigstellungsgrad oft subjektiv und strittig?

Sören: Zumindest für das interne Controlling sollte gelten: Wenn da 70 Prozent stehen, weiß jeder, der nur die 70 Prozent sieht, dass das auch wirklich erstellt wurde — und nicht 70 Prozent einer undefinierten Leistung. Was die inhaltliche Tiefe angeht: Wenn ein Entwurf von Unterlagen vorliegt, sind das schon 30 Prozent? Das ist kompliziert. Mir fehlt häufig die Vergleichbarkeit. Wenn ich der Bearbeiter bin, der seinen eigenen Leistungsstand bewertet, und jemand anderes schaut drauf und sagt: Nein, da sind wir nicht bei 70, maximal bei 50 Prozent. Dieses Subjektive ist das Problem.

Roman: Das ist die Gefahr, gerade auf der Prüfungsseite. Jemand sagt: Ich habe auf den Planserver geguckt, da liegen drei Pläne, du hast 30 versprochen — wie soll ich dir 50 Prozent freigeben? Lad doch bitte 25 Pläne hoch.

Sören: Diese Übersetzung vom Geistigen, das man noch nicht zum Ausdruck gebracht hat — geistige Leistungen in Rechnung zu stellen, ist eben schwierig.

Wie rechnet man den Fertigstellungsgrad in agilen Projekten und über Inkremente ab?

Roman: Wie machen es die Agilen? Im agilen IT-Projekt ist es wahrscheinlich noch schwieriger: Du entwickelst eine Software, machst Sprints und versuchst, die Sprints abzurechnen. Die haben sogar ein schlimmeres Problem, weil sie vorher gar nicht vereinbaren, welche Teilprodukte sie wann liefern. Die entwickeln von Sprint zu Sprint das Inkrement, das sich der Bauherr anguckt und sagt: will ich oder will ich nicht. Wenn ich die vier Technikzentralen nehme — du erinnerst dich an mein Lieblingsinkrement — könnte ich sagen: Die vier Technikzentralen habe ich dargestellt und durchgearbeitet, und die stellen kostenseitig 30 Prozent des Bauvorhabens dar. Das war ein dicker Brummer, da rechne ich 30 Prozent ab.

Sören: Gerade beim Thema Wiederholung: Was ich an der Technikzentrale 1 besprochen und festgelegt habe, habe ich aufgrund der Wiederholung schon für die anderen mit — ich mache eine Blaupause für die nachfolgenden. Der Aufwand dahinter ist deutlich geringer. Also habe ich mehr Prozent der Leistung abgeholt, weil ich die Abstimmungen auf die nachfolgenden adaptieren kann.

Roman: Genau, dann nimmt man einfach Skaleneffekte ab.

Sören: Deswegen würde ich mehr im Verhältnis abrechnen — auch wenn Baukosten linear verteilt sind — mit der Argumentation: Wir haben Dinge festgelegt, die auch für alle anderen gelten. Es wäre uneffektiv, auf der grünen Wiese wieder für die nächste anzufangen. Wir sind schon wesentlich weiter als nur bei einem Viertel.

Wie verändern sich die Artefakte über die Leistungsphasen?

Roman: Es bleibt eine Verhandlungsgeschichte, wie weit der Fertigstellungsgrad ist. Das stresst uns alle: dass wir im Werkvertragsmodus jedes Mal in unserem Abrechnungsstand verhandeln müssen.

Sören: Wobei das Mitnehmen des Auftraggebers wichtig ist — nicht einfach automatisiert eine Rechnung rausschicken, sondern vorbesprechen: Lieber Auftraggeber, wir sehen das so und so.

Roman: Jetzt sortiert es sich für mich. Wenn ich den Begriff Artefakt im Kopf behalte — was ist ein Artefakt, das die Fertigstellung beweist —, dann kann ich in der Planungsphase, gerade Leistungsphase 1 bis 5, mit Solldokumenten arbeiten. Das muss nicht mal im Vertrag stehen, ich kann zu Beginn der Leistungsphase die Planliste abstimmen und eine Rechnung stellen, wenn bestimmte Pläne in einem bestimmten Prozentsatz als Vorabzug vorliegen. Die Artefakte verändern sich aber in den späteren Leistungsphasen. In Leistungsphase 6 und 7 habe ich gerade einen Projektsteuerer, der gesagt hat: Deine Vergabeeinheiten, die wir gebildet haben — da rechnest du ab, wie viel Prozent der Vergabeeinheiten du schon als LV geschrieben hast.

Sören: Also am Ende deren Summe.

Roman: 26 Vergabeeinheiten, mit den Euro-Beträgen daneben. Der Fertigstellungsgradnachweis sieht hart aus: alle Vergabeeinheiten mit allen bepreisten LV-Summen, und dann rechne ich prozentual aus, wie viel Prozent das an den Gesamtkosten ausmacht — daraus ergibt sich der prozentuale Fertigstellungsgrad. Das ist einmal Arbeit, aber total nachvollziehbar: Wieder ein LV rausgehauen, das war nur 5.000 Euro wert, deswegen nur ein Prozent mehr. In Phase 7 geht das genauso — was habe ich schon fertig geprüft, wo gibt es Vergabeempfehlungen.

Und in Leistungsphase 8 hat er das schlau gemacht: Wir teilen die Leistungsphase 8 auf in Wiederholungsleistungen — Qualitätsprüfungen, Prüfungen von Nachträgen, Prüfungen von Rechnungen, Dinge, die immer wieder passieren — und die rechnen wir nach der Bauzeit ab. Das Artefakt ist sozusagen die Bauzeit. Und dann gibt es weitere Leistungen wie die Abnahme oder Inbetriebnahme-Doku-Prüfen, die macht man einmal; die werden erst abgerechnet, wenn sie punktuell wirklich erbracht sind, wieder nach Vergabeeinheiten. So hast du verschiedene Artefakte in verschiedenen Leistungsphasen. Wenn man das einmal als Leistungsnachweis standardisiert hat, kann man es beim nächsten Projekt wieder so machen.

Wie hilft die Standardisierung über Artefakte bei der Teamführung?

Sören: Das sind zwei Themen: ob man das vertraglich macht — das hilft für das gemeinsame Verständnis, was wirklich abgegeben wird und in welcher Tiefe — und wie ich es für die Transparenz in meiner Organisation schaffe. Was bedeuten 70 Prozent? Nicht, dass bei Person A immer 70 Prozent steht und es bei Person B mit Sicherheit erst 40 Prozent sind.

Roman: Du beschreibst das Problem schon. Diese Übersetzung von Leistungen hin zu erledigten Artefakten führt dazu, dass die Leute wissen, was sie eigentlich leisten müssen. Wenn du die HOAI hast, steht da: durchgearbeitetes Planungskonzept. Liebe Heizungsplaner, was heißt denn bei dir durchgearbeitetes Heizungskonzept?

Sören: Was sind die Artefakte da?

Roman: Wenn die Artefakte Heizlastberechnungen, Heizungsschema, Strangschema und Grundrisse sind, dann kann er sagen: Von den vieren bin ich jetzt so weit.

Sören: Genau. Und wenn man die Gewichtung kennt, weiß man, dass der Aufwand hinter dem einen Punkt deutlich mehr ist als hinter dem anderen, und kann sagen: Heizlast ist durch, die Räume haben sich nicht mehr verschoben — zack, ein großer Schritt geschafft. Da geht es viel um Standardisierung und Vereinheitlichung. Wenn man sich das einmal vergegenwärtigt, hat man bei vielen anderen Themen auch weniger Diskussionen.

Roman: Auf jeden Fall. Ich würde das als Anlage für mein nächstes Projekt vorbereiten: Das bedeuten für mich die Leistungsphasen und Teilleistungen in Artefakten. Bei den Plänen ist es nervig, weil man eine Planliste machen muss, aber Grundriss, Schemata, Berechnung kann man grundlegend immer aufführen. Das würde ich als Vertragsanlage nehmen — und in Excel, um das Team zu führen: Wo stehen wir, wie viel von den Dokumenten und Artefakten haben wir erledigt? Das Gleiche bei den Vergabeeinheiten — wie viele LVs sind in Arbeit. So führst du dein Team zum Ziel.

Sören: Vor allem arbeiten dann alle an denselben Dingen — es wird nicht etwas generiert, was nicht vorher abgestimmt ist. Das hilft auch, wenn man sich abseits der HOAI bewegt: Wenn man nach Aufwand abrechnet, sieht man über solche Standardisierungen, wo man wie viel Zeit braucht.

Roman: Und du könntest am Ende darüber auch kontrollieren. Das wäre das Richtige: nicht die HOAI-Leistung in deine Controlling-Software reinpacken, sondern diese Artefakte und danach prüfen. Dann kannst du auch sagen: Das Dokument ist hinterher so viel wert. Genug Quatsch erzählt. Wir wünschen euch einen wunderschönen guten Tag. Viel Spaß beim Artefakte und Fertigstellungsgrade nachweisen. Bis dann. Ciao.