Digitale Werkzeuge des Projektmanagements

Über welches digitale Projektmanagement-Werkzeug sprechen wir und warum?

Roman: Moin moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Sören Janson und ich, Roman Fritsches, haben aus dem letzten Seminar mitgenommen, dass es den Wunsch gibt, mehr über digitale Werkzeuge im Projektmanagement zu sprechen. Wir hatten die Diskussion, ob wir Werbung für ein Microsoft-Produkt machen wollen — eigentlich nicht. Aber Microsoft Teams ist das Einzige, womit wir Tag und Nacht arbeiten, deshalb sprechen wir heute darüber und über die Einbindung dazu.

Sören: Die meisten Büros arbeiten mit Microsoft-basierten Programmen und haben keinen Drang, andere Software zu benutzen. Teams gehört mittlerweile zum Standardrepertoire von Microsoft, also hat jeder Teams. Microsoft nutzt hier seine Marktmacht.

Roman: Es ist kein Fachplaner, der mit 10.000 anderen konkurriert, sondern quasi ein Monopol. In Microsoft Teams ist sehr viel Software integriert: Es konkurriert als Videokonferenz mit Zoom, als Chatprogramm mit Slack — aber das sind nur einzelne Funktionen. Ich kann es mit dem kostenlosen Microsoft Planner für die Aufgabenverwaltung verknüpfen, mit MS Project und mit Microsoft Dynamics für das Controlling. Das bietet sehr viele Möglichkeiten. Wir wollen vermutlich auch unser Seminar dazu erweitern: digitales Werkzeug für das Projektmanagement, Microsoft Teams.

Sören: Und auch erklären, wie die Themen, die wir diskutieren, über Microsoft Teams umgesetzt werden — etwa dass der Planner quasi ein Kanban-Board ist. Manchmal fehlt es an den einfachsten Dingen, das zu verstehen.

Roman: Falls ihr anderer Meinung seid und eine viel bessere Software kennt, freuen wir uns, das zu hören und sie auszuprobieren. Ich bin sehr offen, denn auch Teams hat Grenzen — dazu kommen wir noch.

Welche Kernfunktionen bietet Microsoft Teams für die Zusammenarbeit?

Sören: Wir versuchen erstmal einen Überblick zu schaffen. Für die meisten Büros hat es mit der Videokonferenz über Teams angefangen und sich die letzten zwei Jahre massiv ausgebaut, gerade beim kooperativen Zusammenarbeiten im Projektteam. Das ist eine Stärke, wenn alles aus einer Software kommt.

Roman: Die erste Funktion ist die Videokonferenz. Dann die Chatfunktion, die schon in den Videokonferenzen intensiv genutzt wird — Stimmungsabfragen, kurze Meinungen, Diskussionen im Hintergrund. Als nächstes werden Dateien geteilt, und dann kommt eine großartige Funktion: Ich kann Dateien gleichzeitig bearbeiten. Dieses gleichzeitige Bearbeiten führt zu einer ganz anderen Form von Kollaboration als die alte Welt, in der ich eine Excel-Datei per E-Mail hin und her geschickt und auf die Rücksendung gewartet habe.

Sören: Das geht auch büroübergreifend. Je nachdem, was die IT-Richtlinien und Securities sagen, kann ich büroübergreifend Dateien freigeben und an ihnen arbeiten. So gibt es eine Quelle, statt unterschiedliche Arbeitsstände zu haben.

Wie kann Microsoft Teams zur "Büchse der Pandora" werden?

Roman: Die Funktionen sind Videokonferenz, Chat, gleichzeitiges Bearbeiten und bessere Dateiablage. Allerdings kann das im Zweifelsfall auch Chaos erzeugen. Ich spreche von Microsoft Teams als der Büchse der Pandora: Wenn ich sie richtig aufmache und das Büro damit ausstatte, komme ich da nicht mehr weg — wie ein Auto zu haben, wenn man früher gelaufen ist. Andererseits kann es zu kommunikativer Überforderung führen, weil es ein neuer Kommunikationskanal mit mehreren Kanälen ist. Damit sind wir beim vierten Thema: Ich kann Teams erstellen und in diesen Teams wiederum Kanäle — also Personengruppen, die auf bestimmte Art kommunizieren.

Sören: Damit diese Büchse nicht im Chaos endet, bedarf es eines gewissen Verständnisses, wie man es nutzt — und letztendlich Nutzungsregeln, Moderation und Richtlinien.

Wie strukturiert man Teams und Kanäle für Fachgruppen und Projekte?

Roman: Für Fachplaner finde ich das spannend, das habe ich im Seminar an einem Beispiel gezeigt: Es gibt die Fachgruppe Elektroplanung und eine Projektgruppe Elektroplanung. In der Fachgruppe sammeln sich etwa zwölf Ingenieure und Systemplaner zum Thema Elektroplanung. Darunter lege ich Kanäle an — Kanal 450 Schwachstrom, Kanal 440 Starkstrom, Kanal 480 Gebäudeautomation. In diesen Kanälen kann ich getrennte Chats führen und Fachfragen diskutieren, asynchron, egal ob jemand bei einem Termin dabei war. Das funktioniert ziemlich gut: Eine Fachfrage bekommt sofort Rückmeldung, Diskussionen gehen los. Für fachliche Gruppen finde ich das hervorragend.

Für Projekte ist es ein Hin und Her: Ein großes Projekt mache ich als eigenes Team. Eine Gruppe kleinerer Projekte kann man als Projektbündel zusammenfassen — etwa Heizungs- und Sanierungsprojekte — und jedes Projekt bekommt einen Kanal oder wird zusammengefasst. Das sind Erfahrungen, die wir aus Microsoft Teams gesammelt haben.

Sören: Wir sind in der Gestaltung frei. Wir kaufen es und können es nutzen, wie wir wollen — und genau da braucht es eine Verständigung darüber, wie wir es nutzen. Ein, zwei Leute, die sich tiefer damit auseinandersetzen, braucht man schon.

Warum spiegelt Microsoft Teams die Unternehmensstruktur wider?

Roman: Man ist richtig frei — und das ist auch das Problem. Es führt dazu, dass alle sich damit beschäftigen, wie die Firma strukturiert ist und in welcher Struktur ich Kommunikationsstrukturen in Microsoft Teams anlege. Das ist eng verknüpft. Wenn die Firmenstruktur nicht definiert ist oder nicht funktioniert — etwa weil informelle Strukturen dominanter sind als formelle, oder eine Abteilung Sanitär existiert, in der wenig passiert, weil die Leute lieber projektbezogen planen — dann spiegelt sich das in Teams wider, und du erkennst sofort das Chaos.

Sören: Wenn man versucht, alles in Teams reinzupacken, bedarf es Zeit, bis sich Prozesse einspielen, man sie kennenlernt, prüft und anpasst. "Alles auf einmal, wir machen jetzt nur noch Teams" wird nicht funktionieren. Lieber mit einem kleinen Projekt anfangen und nur eine Funktion testen. Die Teams-Struktur kann man außerdem mit dem Explorer synchronisieren und dort die klassischen Ordnerstrukturen wieder abbilden — auch das muss man aber wissen.

Roman: Wenn ich Chaos in einer Teams-Struktur erlebe, hängt das oft mit organisatorischen Themen zusammen, die das ganze Büro betreffen. Liebe Geschäftsführer und Gesellschafter, überlegt euch erst: Habt ihr euer Unternehmen sauber strukturiert? Die wenigsten Unternehmen bilden genau die Arbeitsprozesse ab, die sie täglich erledigen. Entweder übersetzt ihr die formellen Strukturen in Microsoft Teams — Abteilung A, B, C, D bekommen ein eigenes Team mit Unterkanälen — und stellt später in der Kommunikation fest, wo eure Unternehmensstruktur noch nicht funktioniert.

Sören: Beziehungsweise verbesserungsbedürftig ist.

Welche Integrationen bietet Teams — und wo liegen ihre Grenzen?

Roman: Eine weitere, fünfte Funktion sind Integrationen — und da zeigen sich auch die Grenzen von Microsoft Teams. Eine Integration heißt: Ich kann zum Beispiel Microsoft Planner, also ein Kanban, in eine Teamsgruppe als Reiter mit reinnehmen. Dann hat das Team ein eigenes Kanban.

Sören: Im Kanban werden Aufgaben verteilt und Personen zugewiesen. Auch hier brauche ich klare Regeln: Wenn ich eine Aufgabe allen zuweise, wird sie wahrscheinlich niemand machen, weil sich niemand verantwortlich fühlt. Im Idealfall weist man sie nur einer Person zu. Über das Tool ToDo kann jeder sämtliche ihn betreffenden Aufgaben in seiner eigenen Übersicht zusammenbringen — über alle Projekte, Gruppen und Teams hinweg. Problematisch ist nur: Ist nicht ersichtlich, zu welchem Projekt eine Aufgabe gehört, muss ich das an der Titelbezeichnung erkennen.

Roman: Genau, das Projekt muss in der Aufgabe stehen. Nicht nur "Kostenschätzung machen", sondern "Projekt XY: Kostenschätzung machen". Das haben wir gelernt.

Sören: Da sind ein paar Krücken drin, man muss sie kennen und einen Prozess entwickeln, um sie zu umgehen oder zu verbessern. Mehr dazu auch in Folge 8.

Roman: Das kann man in der TGA nutzen — wenn euch das interessiert, hört nochmal in Folge 8 rein. Du nanntest auch Microsoft Project, und da sieht man wieder eine Grenze.

Sören: Microsoft Project gibt es auch unabhängig von Teams. Inzwischen ist die Integration erfolgt, sodass man es als eigenes Element anlegen kann — einen Reiter mit Aufgaben, Notizen und einem Terminplan, nicht nur als klassisches Gantt-Diagramm, sondern auch als Kanban-Board, in dem ich Personen Aufgaben zuweisen kann. Diese sind aber nicht mit ToDo und nicht mit einem anderen Kanban-Board verknüpft — ich schaffe mir eine Parallelwelt. Entweder gehe ich über den klassischen Planner oder nutze MS Project als Kanban-Board, aber die Verknüpfung funktioniert nicht. Laut Microsoft-Support ist das aktuell auch nicht beabsichtigt, weiter zu verzahnen.

Roman: Genau das gleiche Thema hatten wir mit Microsoft Dynamics — der Controlling-Software beziehungsweise dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) von Microsoft. Seit etwa einem Jahr gibt es den Wunsch, das stärker mit Microsoft Teams und dem Microsoft Planner zu verknüpfen. Die Verknüpfung zwischen Planner und einer weiteren, in Teams integrierten Software wird auf der Microsoft-Website intensiv gefordert.

Sören: Hunderttausende wünschen sich das, das ist Programmierarbeit bei denen. Man kann nicht alles umsetzen, aber man muss es wissen — damit man sich keine Krücken ins Projekt holt. Zweimal eine ToDo-Liste oder einen Planner zu pflegen, ist witzlos.

Wie geht man mit der kommunikativen Überforderung durch Teams um?

Roman: Wenn die Büchse der Pandora geöffnet wurde, komme ich nicht mehr zurück. Das führt zu neuen Kommunikationskanälen: Neben E-Mail und Telefon kommt eine Videokonferenz, ein Chat mit Kollegen — einzeln und in Gruppen — und Nachrichten etwa von der Gruppe Sport mit dem wöchentlichen Programm. Irgendwann habe ich vier, fünf Kommunikationskanäle und kann nicht mehr. Man muss lernen, sich abzugrenzen und Prioritäten zu setzen. Bei mir ist die E-Mail immer noch wichtiger als der Chat in Microsoft Teams.

Sören: Damit torpedierst du dich selbst, weil die Leute dir dann wieder PDFs als E-Mail-Anhang schicken. Es braucht klare Regeln. Zu Beginn eines Projektes sollten alle wissen, wie sie kommunizieren wollen.

Roman: Und keine Parallelwelten schaffen: Wenn Aufgaben nicht im MS Planner stehen, sind es keine relevanten Aufgaben. Wenn du Aufgaben unabhängig vom Planner in Excel oder per E-Mail hin und her schickst, funktioniert das System nicht mehr.

Sören: Sich selbst auszuhebeln sollte man vermeiden. Ein Ansatz ist: E-Mail nach außen. Aber auch da muss man überlegen, wie die Kommunikation mit Auftraggebern oder weiteren Fachplanern läuft — ob zentral über eine Projekt-E-Mail-Adresse oder über eine Person. Teile ich Links zu Dateien im Chat oder über mein Outlook-Postfach? Da bin ich selbst am Kämpfen. Aber wenn es eindeutig benannt wurde, ist jeder Weg der richtige.

Roman: Wichtig ist eine gewisse Stringenz: Ich nehme mir zwei Stunden Konzentrationszeit, mache Teams und Outlook zu und erledige nur die Aufgaben, wofür ich eigentlich da bin. Und dann habe ich meine unkonzentrierte Zeit, in der ich kommuniziere, schreibe und spreche.

Sören: Microsoft gibt dabei Hilfestellungen — Stichwort Fokuszeit. Ich nutze das viel und stelle in der Zeit Outlook und Teams aus.

Roman: Microsoft zeigt dir auch jede Woche, wie viel du dich konzentriert und wie viele Menschen du in Teams getroffen hast.

Sören: Das finde ich spannend, gerade was die Unterbrechungen angeht. Jeder weiß: Ein Schwerpunktthema bearbeitet man nicht in einer Viertelstunde, man braucht zwei Stunden, bis man drin ist und vorankommt. Sich die Störfaktoren vor Augen zu führen, ist sehr hilfreich.

Roman: Auf jeden Fall. Microsoft Teams — wir sind Fans, sehen aber auch Grenzen. Wir freuen uns, am 26.08. an der TGA-Bar in der Happy Hour Microsoft Teams zu benutzen: Wir laden ein Dokument hoch, den Grundleistungskatalog, auf das alle gleichzeitig zugreifen können. Probiert es aus und gebt uns Feedback, was ihr selbst benutzt und wo ihr Probleme oder Fragen habt.

Sören: In Teams gibt es noch weitere Programme wie OneNote oder Roadmap. Aber das würde heute den Bogen spannen — vielleicht machen wir das in einer zweiten Runde.

Roman: Wir bearbeiten getrennt unsere Getränke und freuen uns, wenn ihr beim nächsten Mal wieder dabei seid. Bis bald, ciao.