Umgang mit Planungsstop durch BauherrIn

Warum verhängen Bauherren aktuell einen Planungsstopp?

Roman: Moin und herzlich willkommen aus Hamburg zum einzigen Podcast von der tgabar.de — die ist übrigens online und nicht in Hamburg, aber egal. Sören Janson und ich, Roman Fritsches, sitzen an der Bar und reflektieren Seminare und aktuelle Themen für TGA-Fachplanende.

Ein Thema, das wir gerade alle haben: dass wir mit unseren Planungen zeitlich nicht so fortarbeiten können, wie wir gerne möchten. Ein Entwurf in der TGA dauert, wenn er richtig gut sein soll, ohnehin mindestens ein halbes Jahr. Aber im Moment gibt es andere Gründe, warum Bauvorhaben sich verzögern: Meistens wird aus Kostengründen gewartet, bis sich der Markt beruhigt, und oft sind Budgets oder finanzielle Fragen nicht geklärt.

Sören: Die Frage ist, ob das Projekt überhaupt noch finanzierbar ist, wenn die Finanzierungssituation unklar ist.

Roman: Genau. Wir hatten tatsächlich einen öffentlichen Bauherrn, der nach dem von Russland geführten Krieg in der Ukraine gesagt hat: Wir haben keine Ahnung, wohin sich unsere Preise entwickeln, wir wissen nicht, ob wir unsere Gebäude noch betreiben können — wir machen jetzt erstmal Planungsstopp für das Bauvorhaben. Und das gleich für mehrere Bauvorhaben. Das stresst uns ziemlich. Die Konsequenz ist: Du hast deine Planer sitzen, die können nicht weitermachen.

Sören: Die können schon, sollen aber nicht weitermachen.

Roman: Genau — sie können weitermachen, sollen aber nicht, weil der Bauherr sagt: Ich habe kein Geld, ich weiß nicht, ob ich es finanzieren kann, jetzt machen wir erstmal eine Pause.

Sören: Und meistens ist es ad hoc die Ansage: Jetzt ist Stopp — oder: Macht noch die Abgabe Phase 2 fertig, das ist nächste Woche, und danach lasst den Stift fallen, wir melden uns wieder.

Roman: Die Stufe ist zwar abgerufen, aber jetzt mach erstmal nicht weiter.

Darf die Bauherrin überhaupt einen Planungsstopp anordnen?

Roman: Interessante Informationen dazu von der Rechtsprechung. Wir haben über die Lounge der Syndikusanwälte immer damit zu tun, und Thomas Ryll, ein geschätzter Kollege von einem großen Generalplaner, publiziert bei Planungsbüro Professionell. Er sagt: Das darf der Bauherr nicht — außer es steht explizit im Vertrag. Aber das schreibt eigentlich niemand rein, niemand nimmt sich vertraglich das Recht, einen Planungsstopp zu verhängen.

Die Bauherrin darf keinen Planungsstopp ausrufen. Es gibt kein zeitliches Anordnungsrecht in den Verträgen, zumindest nicht nach BGB und auch nicht nach der HOAI. Wenn das nicht gesondert geregelt ist, darf der Bauherr das nicht. Er darf nicht sagen: Ihr stoppt jetzt mit der Planung. Das ist nicht zulässig. Das fand ich sehr spannend — wir haben es nämlich immer akzeptiert, wir Blöden.

Sören: Aber es ist ja ein Geben und Nehmen.

Roman: Ja okay, dann machen wir erstmal nicht weiter — und finanzieren unsere Leute, denen wir weiter Gehalt zahlen, einfach irgendwie anders.

Welche wirtschaftlichen Folgen hat ein Planungsstopp für das Büro?

Sören: Die Schwierigkeit ist auch: Geht es um ein, zwei Projekte, oder auf welche Breite schlägt sich das nieder?

Roman: Wenn es ein großes Projekt ist, wird es kritisch. Man muss sich mal vor Augen führen, wie man eigentlich antworten müsste: Lieber Bauherr, du willst uns erstmal nicht bezahlen und willst, dass die Planung nicht fortgeführt wird — also zahlen wir unseren Leuten, die an dem Projekt sitzen, jetzt erstmal kein Gehalt, weil wir nichts zu tun haben? Nein, das geht natürlich nicht.

Da erkennt man die Situation für die Fachleute. Ich brauche drei Monate, um Leuten ein neues Projekt reinzubringen — wenn ich es überhaupt habe. Und wenn ein großes oder mittleres Projekt einfach gestoppt wird, ist meine Pipeline, meine Kapazitätsplanung kaputt. Mir fehlt die Liquidität, um meine Gehälter zu zahlen; ich muss sie dann aus anderen Projekten oder aus meinen Rücklagen finanzieren.

Sören: Für mich spielt viel alte Welt mit, wenn sich ein Bauherr hinstellt und sagt: Von jetzt auf gleich ist Planungsstopp, weil ich der Bauherr bin. Diese Situation können wir aktuell nur gemeinsam meistern. Dazu gehört offene Kommunikation — und nicht gleich in eine Verteidigungshaltung zu gehen und zu sagen: Moment, das darfst du gar nicht, es steht ja nichts im Vertrag. Das ist auch nicht zielführend.

Roman: Nein, das ist nicht zielführend. Aber Thomas Ryll sagt zu Recht: Ich bin trotzdem der Gelackmeierte als Planer, weil ich meine Leute eingeplant und mit deinem Honorar gerechnet hatte, um sie zu finanzieren.

Sören: Gang oder gar nicht — man weiß nicht, wann es weitergeht.

Roman: Wenn du eine zeitliche Anordnung geben willst, die du nicht geben darfst, dann lass uns über eine Kompensation sprechen. Wir müssen den Vertrag ändern: Entweder du zahlst mir mehr, oder wir machen eine ganz klare Planung, wann es weitergeht. Und ich sage dir auch, dass ich meine Leute dann für einen bestimmten Zeitraum komplett abziehe. So haben wir es auch gemacht.

Sören: Dann bin ich aber an das Honorar und an den Vertrag inhaltlich gebunden, auch wenn es erst im nächsten Jahr weitergeht.

Welches rechtliche Werkzeug haben Planer gegen den Stopp?

Roman: Das ist die Frage. Spannend ist: Es gibt erstmal kein Anordnungsrecht. Die Bauherren dürfen nicht einfach einen Planungsstopp ausrufen, außer es ist besonders geregelt.

Und jetzt der zweite Punkt — was heißt das im rechtlichen Sinne? Der Planer könnte sagen: Moment, ich mache weiter. Dafür muss der Bauherr aber mitspielen: Er muss die Planungsergebnisse annehmen, meine Rechnung bezahlen, mitwirken. Diese Mitwirkungspflichten sind die wesentlichen Pflichten des Bauherrn nach BGB. Kommt er ihnen nicht nach, liegt eine Mitwirkungsverweigerung vor — und das heißt für mich als Planer: Behinderungsanzeige. Wenn die Mitwirkung verweigert wird, bin ich in meiner Leistungserbringung behindert. Und wenn die Behinderung nicht aufgelöst wird, habe ich ein Sonderkündigungsrecht. So würde ich das sehen.

Sören: Irgendwann.

Roman: Das ist jetzt mal die volle Eskalationsstufe.

Sören: Ganz kurz, fünf Minuten in einer Folge — der Ton macht die Musik. Aber je länger die Situation anhält, in der wir uns heute befinden, desto präsenter werden diese Fragen. Ich habe als Führungskraft auch eine Verantwortung gegenüber meinen Kolleginnen und Kollegen und muss diese Frage irgendwann stellen, wenn alles wegdreht.

Roman: Und ich habe meine Gehälter zu zahlen.

Sören: Natürlich. Ich kann nicht einfach sagen: Ich schlucke das und akzeptiere es.

Roman: Genau. Und dann kommen drei Bauherren und sagen: Pass auf, wir haben auch weiter zu planen — und dann bin ich meine großen Projekte los.

Sören: Und alle sagen zur gleichen Zeit: in fünf Monaten. Und dann dauert es nochmal fünf Monate.

Wie reagiert ein Planungsbüro konkret auf einen Planungsstopp?

Roman: Ich bin mir sicher, dass der eine oder andere der rund 10.000 deutschen TGA-Planer in den letzten Monaten aus solchen Gründen pleitegegangen ist. Das sollten wir nicht akzeptieren. Die Empfehlung: Wenn ein Planungsstopp ausgerufen wird und ihr das als Büro nicht wollt, schreibt eine Behinderungsanzeige oder meldet zumindest die Behinderung an. Sagt: Doch, ich will, ich bin leistungsbereit, ich will weitermachen — und ich fordere dich auf, meinen Vorentwurf abzunehmen, meinen Entwurf zu prüfen und abzunehmen, die Ausführungsplanung weiterlaufen zu lassen und die Leistungsverzeichnisse auf den Markt zu bringen.

Sören: Also auch die Bereitschaft, in Kompensationsmaßnahmen zu gehen.

Roman: Der erste Schritt ist die Aussage: Ich will und ich kann, ich bin darauf eingestellt und habe Gehälter zu zahlen. Der zweite Schritt: Wenn der Bauherr sagt, ich kann gerade nicht, ich weiß nicht, ob ich es finanzieren kann, dann muss über konkrete Vertragsänderungen gesprochen werden — denn der Vertrag ist formell nicht mehr erfüllt, die Mitwirkungspflicht ist in Gefahr, und ein zeitliches Anordnungsrecht gibt es nicht.

Was kann man also tun? Das Problem ist, wie Thomas Ryll auch sagt: Es gibt keinen Präzedenzfall. Kein Richter hat bislang gesagt: Weist mal euren entgangenen Umsatz nach.

Sören: Das kommt eher, wenn in den Büros das Wasser bis zum Hals steht.

Roman: Das wird bald kommen, diese Gerichtsentscheidung — wir haben sie nur noch nicht. Empfehlenswert ist auf jeden Fall, aus der Controlling-Software nachzuweisen, welche Stillstandskosten in den nächsten drei Monaten auf das Büro zukommen — nicht für Bagger, sondern für Planer.

Sören: Weil es erfahrungsgemäß so lange dauert, bis man die Kollegen theoretisch auf ein neues Projekt setzen könnte.

Wie weist man Stillstandskosten nach und sichert Termine ab?

Roman: Dann steht natürlich die Frage, ob man überhaupt ein neues Projekt hat — aber theoretisch müsste ein Planungsbüro in der derzeitigen Marktsituation in der Lage sein, ein neues Projekt anzunehmen. So haben wir es gehalten; vielleicht setzen wir noch ein halbes Jahr drauf.

Es macht total Sinn, ab dem Ausruf des Planungsstopps zu sagen: Stopp, ich will arbeiten, ich akzeptiere das nicht, du hast kein Recht dazu — und ich fange ab jetzt an, meine Stillstandskosten nachzuweisen. Das heißt: Die Planer, die ich vorher schon im Organigramm gezeigt habe, tauchen jetzt mit monatlichen Stundenzetteln auf. Sie müssen nicht sitzen und Stunden schreiben; ich kann aus der Controlling-Software zeigen, wie ich geplant habe — dass etwa die Leistungsphase 3 gerade läuft. Ich habe den Terminplan, teile ihn durch die Monate, teile das Honorar durch die Monate und sehe die Kosten auflaufen. Dann kann ich rechnen: drei Monate davon sind das, was uns gerade entgeht — Opportunitätskosten.

Sören: Und wenn man den Planungsauftrag wieder aufnimmt, muss man sich auch das Honorar nochmal anschauen, weil wir in der Zeit fortgeschritten sind. Ist das noch das, an das wir gebunden sind? Oder setzt man das als Kompensation an und sagt: Auf das Angebot schlagen wir X drauf?

Roman: Das haben wir uns vorgenommen. Und noch etwas: Wir schreiben jetzt ganz bewusst Termine in den Vertrag. Wir wollen uns nicht zufällig darauf einlassen, dass der Bauherr Termine reinschreibt — Entwurf abzuschließen bis, Genehmigungsplanung bis, Vergabe bis, Baubeginn, Übergabe an den Nutzer —, sondern wir wollen diese Termine selbst drin haben. Denn unsere Leute sind fit genug, diese Termine zu halten. Die größere Gefahr ist, dass den Bauherrn oder andere Planer die Termine nicht interessieren, dass sie nicht in deren Verträgen stehen und wir einen Stopp zum Kaugummi haben — einen jahrelang sich hinziehenden Entwurf oder eine Ausführungsplanung. Das kostet uns Geld und Nerven, und es bedeutet, das Planungsteam wieder ins Projekt zurückzuholen.

Sören: Alle reden über Effektivität und Wert schaffen — den schaffe ich nicht, wenn ich das zum Kaugummi ziehe.

Roman: Genau, Kaugummi-Entwurf.

Sören: Ich hasse Kaugummi-Entwürfe.

Roman: So weit zum Thema Planungsstopp. Das Thema Baustopp ist vor Gerichten schon öfter entschieden worden, und zur Bauzeitverzögerung gibt es sehr viele Gerichtsentscheide, die man über Stunden oder Wiederholungsleistungen nachweisen kann. Aber das Thema Planungsstopp ist etwas komplizierter. Wir haben ein paar Tipps gegeben — und jetzt trinken wir noch ein Bier und hoffen, dass wir die Bar weiter öffnen dürfen.

Sören: Und als letzter Hinweis: Der Artikel, auf den wir uns beziehen, ist aus PBP von Dezember 2022.

Roman: Genau, Planungsbüro Professionell, Thomas Ryll, super Typ.

Sören: Guter Artikel. Genug Schleichwerbung. Da schmeckt auch das Bier. Einen schönen Abend. Ciao.