Bedarfsplanung für die TGA

Worum ging es im letzten Live-Seminar zur TGA-Planung?

Roman: Moin, moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Sören Janson und ich, Roman Fritsches, sitzen an der Bar und reflektieren Seminare, was wir ja schon seit Anfang an tun.

Sören: Es stand kürzlich wieder eins bei dir an, daran konnte ich nicht teilnehmen. Was waren die Themenschwerpunkte, was ist mit etwas Abstand hängen geblieben — und sind wir mit unseren Themen hier im Podcast am Zahn der Zeit?

Roman: Ein großer Schwerpunkt — kurz am Rande: Es war tatsächlich das erste Live-Seminar, das ich gegeben habe. Wir machen das seit anderthalb Jahren, hatten bis jetzt aber immer Online-Seminare. Es war ganz schön anstrengend, diese interaktiven Elemente live an Metaplanwänden zu machen. Eine Metaplanwand ist eine etwa zwei bis zweieinhalb Quadratmeter große, mit Papier bespannte Fläche, auf der ich Karten aufpinne. Davon habe ich sechs Stück benutzt. Irgendwann gingen mir die Pins aus — ein altes Problem, das man mit der Digitalisierung nicht hat. Wie immer haben wir uns die Leistungsphasen geschnappt und gefragt: Was müssen Bauherr, Objektplaner und TGA-Fachplaner in welcher Phase leisten, und wo gibt es wirklich große Probleme?

Wie ordnet man Planungsaufgaben nach Terminen, Kosten und Qualität?

Sören: Aber du hast das auch weiterentwickelt.

Roman: Genau. Ich habe für den TGA-Fachplaner die Kategorien Termine, Kosten und Qualität gebildet und mich gefragt, welche Aufgabe nach Termin-, Qualitäts- oder Kostenzielen einzusortieren ist. Es ist eine relativ homogene Aufteilung. Wenn du dir aber die HOAI anguckst, sind etwa 84 Prozent der Themen Qualität, 13 Prozent Kosten und 1 Prozent Termine. Termine fallen fast hinten runter — sind aber immer wieder ein großes Thema.

Sören: Ein großer Streit: Wenn die Qualitäten so sind, dass du in der Zeit nicht hinkommst, dann passt das nicht.

Was sollte der Bauherr vor dem Honorarangebot liefern?

Roman: Und dann kamen wir zum Thema Bedarfsplanung, bei dem ich ehrlich gesagt ein bisschen dünn aufgestellt war. Es gab die Frage: Was kann ich denn eigentlich erwarten, bevor ich überhaupt mein Honorarangebot als TGA-Fachplaner abgebe? Was bekomme ich vom Bauherrn oder vom Projektsteuerer geliefert, damit ich Termine, Kosten und Qualität einschätzen und darauf basierend mein Honorarangebot abgeben kann?

Sören: Grundsätzlich gehört es zu professionellem Projektmanagement, genau diese Themen — Kosten, Termine, Qualitäten — ernst zu nehmen. Und das muss ich auch von meinem Gegenüber erwarten. Wenn ich Kapazitätenplanung und Umsatzplanung machen, also Controlling betreiben will, brauche ich vernünftige Arbeitsgrundlagen. Für ein vernünftiges Angebot würde ich das erst einmal abfordern. Uns ist klar, dass es schwierig ist, alles zu bekommen — aber dann geht man in die Kommunikation und klärt, wie man mit den Unwägbarkeiten umgeht.

Wie bildet man einen professionellen Kostenrahmen für die TGA?

Roman: Es gibt ein grünes AHO-Heft zum Thema Projektsteuerung, da steht drin, was geliefert werden muss. Ich bin logisch durchgegangen: Was müsste der Bauherr tun, um einen professionellen Kostenrahmen zu bilden? Es regt mich tierisch auf, wenn der Bauherr sagt: „Mach du mal einen Kostenrahmen, was kostet die TGA?" Denn um einen Kostenrahmen über den Baukostenindex zu bilden, brauche ich zunächst die Bruttogeschossfläche — die habe ich meistens noch. Dann muss ich die Nutzungsarten untergliedern — Wohnen, Gewerbe, Bildung — und die Qualität des Gebäudes einschätzen: niedrig, mittel, hoch, jeweils für die Nutzungsart. Diese drei Informationen will ich als Fachplaner für meine Angebotskalkulation haben — die will ich nicht selber machen, die muss ich erwarten können.

Im BKI stehen allerdings Bruttopreise — also keine anrechenbaren Kosten; die muss man durch 1,19 teilen. Es gibt inzwischen Dutzende solcher Bücher, digital und in Papierform, auch speziell für mehr Gebäudetechnik oder energieeffiziente Gebäude. Da arbeite ich mich in Excel durch: welche Flächen zu welcher Nutzungsart und welcher Qualität. Dann habe ich den Kostenrahmen und kann ihn qualifiziert diskutieren — und meine eigenen, tatsächlich abgerechneten Kostenansätze aus abgeschlossenen Projekten dagegenhalten, nicht nur den BKI.

Sören: Bauherren bauen in der Regel nicht zum ersten Mal und auch nicht zum ersten Mal in ihrem Segment. Sie können auf Erfahrungen zurückgreifen und wissen am ehesten, was sie wollen. Ein Standard, den ich bei meinen Gebäuden grundsätzlich vorlege, der muss da sein — und ihn zur Angebotsaufforderung mitzuverteilen, sollte kein Hexenwerk sein. Umso mehr bekommt der Bauherr dann ein maßgeschneidertes Angebot.

Roman: Wir sollten uns gesondert anschauen, wo wir diese Forderungen aus einer Norm oder einem AHO-Heft ableiten können. Vielleicht kann uns einer der Hörer helfen — auch gerne Bauherr oder Projektsteuerer: Wo finde ich einen Beleg dafür, dass in der Bedarfsplanung, also in der Leistungsphase 0, die Baukosten als Kostenrahmen sauber mit Qualitäten und Gebäudetypen aufgegliedert und dem Planer für die Angebotsfindung zur Verfügung gestellt werden?

Sören: Es geht auch darum, die Qualität des Angebots zu erhöhen — das sollte in unserem aller Interesse sein.

Welche Qualitäts- und Nutzerangaben braucht die TGA-Planung?

Roman: Beim Thema Qualität brauche ich eine Nutzerbeschreibung — wer kommt da rein — und am besten Nutzerzahlen. Bei einem Gewerbegebäude ist die Bruttogeschossfläche eine Information. Die zweite ist: Wie viele Leute sollen da rein? Sitzen 15 Leute auf 10 Quadratmetern, oder werden es Einzelbüros für eine Versicherung? Das ist ein Riesenunterschied für die Kühllast und für die Luftmengen — auf die Heizlast wirkt es weniger. Personenzahlen sind also gerade für bestimmte Nutzungstypen eine wichtige Information.

Warum sind realistische Terminpläne so wichtig?

Roman: Und dann haben wir das dritte Thema: Termine.

Sören: Termine im Projekt oder schon im Rahmen?

Roman: Ein Beispiel, halb anonym aus dem Seminar: Wir haben eine Anfrage für ein bekanntes Konzertgebäude mitten auf St. Pauli in Hamburg bekommen, das abgebrochen wird und durch einen Neubau ersetzt werden soll. Es kam kein Kostenrahmen und keine Qualitätsbeschreibung, aber ein Terminplan — und der war schon nicht mehr aktuell: Die Vorplanung war darin bereits abgeschlossen. Das macht einen schlechten Eindruck, einen abgelaufenen Terminplan als Projektsteuerer mitzuschicken. Vor allem stand für die Vorplanung nur ein Zeitraum von acht Wochen drin. Nicht einmal für ein Doppelhaus kann ich in acht Wochen eine sinnvolle Vorplanung komplett abschließen, weil so viele Entscheidungen getroffen werden müssen: Ich muss erst verstehen, was zu planen ist, dann Flächen ermitteln, Kosten ermitteln, Varianten darstellen, Varianten bewerten und Entscheidungen treffen. Als Bauherr, Architekt oder Projektsteuerer ruiniere ich meinen Ruf, indem ich unaktuelle und unrealistische Terminpläne verschicke und dann verzweifelt um ein Angebot bitte.

Sören: Das führt zu unserem Grundappell: von Anfang an kooperativ zusammenarbeiten und den Terminplan gemeinsam entwickeln. Gerade die Entscheidungsprozesse werden komplexer — durch die aktuelle Situation müssen wir uns nicht nur über das Bauen, sondern auch über den Betrieb Gedanken machen. Wegen der erhöhten Energiekosten sind das Entscheidungen zur Auswahl eines technischen Systems, die zunächst ein höheres Invest bedeuten, sich aber rechnen können — und die schon jetzt zu treffen sind. Zu sagen, das muss in vier Wochen stehen, ist so, als müsste jemand an einem Tag über 5.000 Euro entscheiden — normalerweise braucht man zwei Wochen für eine gute Entscheidung.

Roman: Der Aufwand ist ja nicht die Entscheidung selbst, sondern das Aufbereiten der Entscheidungsvorlage mit Kosten, damit man überhaupt entscheiden kann.

Wie hilft das Raumtypenbuch bei der frühen Qualitätsklärung?

Roman: Eine gute Lösung im Seminar war das Raumtypenbuch. Ein Raumbuch ist eine Sonderleistung; es bis zur Leistungsphase 8 zu erstellen und fortzuschreiben, ist gerade für die TGA ein ziemlicher Aufwand, weil man für jeden Raum und jedes Gewerk mindestens zehn Informationen abbilden und fortschreiben muss. Das Raumtypenbuch dagegen haben wir als mögliche Grundleistung gesehen — eine Art Leitvariante: ein Kommunikationsinstrument, bei dem man drei, vier Raumtypen nimmt — im Gewerbe etwa Großraumbüro, Einzelbüro, WC und Mensa — und durchgeht, wie sie aussehen und was die Nutzer am Ende bekommen.

Dafür brauche ich nicht zwingend einen TGA-Fachplaner. Schon in der Bedarfsplanung könnte der Bauherr sagen: Ich habe mir als Nutzer drei Raumtypen angeschaut, und das hätte ich gerne — die Anzahl der Steckdosen, die Raumautomation, ob zentral oder anders. Dann kann ich als Planer früh erkennen, wie die Vorstellungen sind. Eine sehr detaillierte Raumabbildung, vielleicht in 3D, gibt es sonst meist erst in der Leistungsphase 5. Mit BIM-Projekten kann man das früher machen: einfach einen Musterraum anlegen, schon mal ausstatten und sich daran abarbeiten.

Sören: Darüber schafft man auch ein einheitliches Verständnis über die Qualitäten eines Raumes.

Welche weiteren Themen kamen im Seminar auf?

Roman: Wir vermissen alle sehr oft eine nachvollziehbare Qualitätsbeschreibung, nachvollziehbare Kostenrahmenermittlungen und einen halbwegs realistischen Terminplan, der einen guten Eindruck macht.

Sören: Vor allem, weil der Terminplan in der Regel Vertragsbestandteil wird. Wenn er schon bei Vertragsunterzeichnung nicht mehr aktuell ist, ist der Streit fast vorprogrammiert.

Roman: Weitere Themen: Schnittstellen kamen wieder auf, diesmal detaillierter und nach Leistungsphasen unterteilt — wir haben auch die frühen Leistungsphasen angeschaut, das kam sehr gut an. Das Bauherrenleistungsbild haben wir zum ersten Mal intensiv besprochen — sehr viel Information. Und passend zur Happy Hour am 26.08.: Der ganze Grundleistungskatalog — was muss ich als Fachplaner in welcher Leistungsphase im Detail erbringen — wurde intensiv abgefordert. Diese Excel habe ich zusammengestellt, an die Bar gestellt und veröffentlicht, als Werkzeug, um das klar zu begrenzen.