Was soll eine Fachplanung leisten?

Teil 2: Von den Muss- zu den Soll-Erwartungen

Roman: Moin, moin und herzlich willkommen an der tgabar. Das Intro hat heute zweimal gespielt, ne?

Sören: Ja, wunderbar. Das kommt, wenn man dicke Finger hat.

Roman: Ich werde hinterher nur ein Intro abspielen — ihr habt es jetzt nur einmal gehört. Wir haben es zweimal gehört, und es ist so gut, das kann man auch zweimal hören.

Sören: Auf jeden Fall. Ein Remix.

Roman: Habe ich schon angefangen, war immer unzufrieden, kann nichts versprechen.

Sören: Aber es passt ja auch zweimal — das Intro heißt ja: Wir sind bei Teil 2 unserer Serie angekommen. Wo soll es denn heute hingehen?

Roman: Genau: Was erwarten wir von einer Fachplanung TGA? Wir haben letztes Mal den harten Kern besprochen, die Muss-Erwartungen. Wenn ihr die nicht erfüllt, dann ist das Büro dran — entweder weil es verklagt wird, weil die Regeln der Technik nicht eingehalten oder Berechnungen falsch sind, oder weil Sachen nicht dokumentiert werden und die Kosten nicht stimmen; dann gibt es vielleicht kein Honorar oder weniger, auf jeden Fall Stress. Das ist das harte Muss.

Und jetzt kommen wir zu den Soll-Erwartungen — wo man eher sagen würde: Ist nicht rechtlich fixiert, ist aber der erweiterte Kern. Und Nichterfüllung hat auf jeden Fall negative soziale Sanktionen, sagt Dahrendorf, 1957.

Sören: Das ist quasi der erweiterte Kreis der Themen, die wir in der Fachplanung bearbeiten würden.

Soll 1: Planungsgrundlage und Kosteneinschätzung selbst erstellen

Roman: Total. Und ich fange einfach an, weil wir es schon so oft besprochen haben und ich es jetzt hier drin haben will. Ich habe es gleich am Anfang geschrieben und mich auch durchgesetzt: Wir hätten gerne eine Planungsgrundlage und eine Kosteneinschätzung.

Und das ist total geil. Das macht richtig Spaß als Fachplanerin: bevor das Projekt losgeht, mal wirklich zu gucken und zu sagen — das geht in diesem möglichen Gebäude. Was wollt ihr haben? Das könnt ihr haben. Also richtig beraten und die Planungsgrundlage selbst definieren, anstatt dass einem irgendjemand sagt: Naja, wir haben gesagt, die TGA kriegt drei Millionen, und davon sind 25 Prozent, also 750.000, für Sanitär. Das ist üblicherweise die Planungsgrundlage, mit der wir arbeiten. Das ist es aber nicht — es ist tatsächlich eine ausführliche Beratung. Und wenn die fertig ist, kann man schon vor Planungsbeginn eine Kosteneinschätzung machen; das steht im BGB. Das würde ich mir wünschen. Es ist eine Soll-Erwartung.

Die Kollegen haben da auch schon draufgeguckt und gesagt: Was ich dafür brauche, sind Preise aus aktuellen Projekten, Herstellerpreise, der Baukostenindex. Ich muss mich also auch mit der Kostenentwicklung beschäftigen — und mit dem Bauherrn und dem Nutzer reden können.

Ich glaube, wenn man das als Soll-Erwartung platziert, dann rennen plötzlich alle Fachplanerinnen zu den Projektleitern und sagen: Ey, du hast ein neues Projekt? Ich will sofort mit dem Bauherrn sprechen und ich will sofort mit den Nutzern sprechen. Da kommt der Drive ganz früh. Und das ist auch das Schönste: Da ist noch kein Fehler gemacht worden, das Papier ist weiß, und man kann selber sagen, wo es hingehen soll.

Sören: Selbst wenn man am Anfang nicht eingebunden ist — diese frühzeitige Verifizierung dessen, was einem als Planungsgrundlage gegeben wurde: Wie seid ihr denn auf die Zahl gekommen?

Roman: Ja, genau. Da kann die Antwort im Zweifel sein: keine Ahnung, war ein Viertel von drei Millionen, hat der Bauherr gesagt. Und dann kommt die Kostenschätzung — nicht zu verwechseln — in der Leistungsphase 2, und dann fällt zum ersten Mal der Bauherr vom Stuhl und sagt: Aber wir hatten 750.000 vorgegeben, und jetzt sind es 1,5 Millionen. Wie ist das denn passiert? Ja, es kamen Wünsche, und jetzt haben wir erstmals die Kosten auf den Tisch gelegt.

Sören: Ein Stück weit hatten wir bis dahin gegebenenfalls auch eine fehlende Transparenz, weil wir nicht wissen, was in den Kosten inkludiert war, die mal in der bauherrenseitigen Kostengrundlage veranschlagt wurden, auf der man das Angebot gestrickt hat.

Roman: Genau. Also negative soziale Sanktionen — in dem Fall vom Bauherrn, der sagt: Ihr seid doch doof, ich habe euch die Hälfte gegeben und ihr wollt das Doppelte, ich finde das nicht okay, und jetzt machen Sie mal Kosteneinsparungsrunden. Dann ist die negative soziale Sanktion nicht nur ein unzufriedener Bauherr, sondern 48 Runden in der Vorplanung, bis wir bei 750.000 Euro gelandet sind — anstatt vorher zu sagen: Es kostet 1,2 Millionen.

Sören: Es ist ja auch immer relativ schnell dieser Generalverdacht da, dass wir das Honorar oder die Baukosten nur steigern wollen, weil wir davon partizipieren.

Roman: Kann sein. Ich finde, wenn man gut darlegen kann: Das ist die Bruttogeschossfläche, und vergleichbare Gebäude kosten so viel — dann kann man sehr gut argumentieren. Und dann ist die ursprüngliche Vorgabe plötzlich vom Tisch. Und dann heißt es auch gleich mehr Honorar von Anfang an; dann muss ich nicht warten, bis meine Kostenschätzung nach 48 Runden durch ist, sondern kann gleich mehr abrechnen. Also haben alle etwas davon: der Bauherr mehr Sicherheit, die Projektleitung weniger Stress — und ihr als Fachplanerinnen seid von vornherein in einer richtig geilen Beratungsrolle. Habt vielleicht den Bauherrn auch schon ein bisschen mehr mitgenommen, und alle sind glücklich, theoretisch.

Sören: Weil das letztendlich auch hilft, Vertrauen aufzubauen.

Roman: Genau. Das wäre die erste Soll-Erwartung — wo das Team natürlich mitspielt, aber ihr wärt schon als autonome Fachplanerrolle durchaus in der Lage, das auch allein mit den Nutzern und dem Bauherrn zu besprechen und zu beraten.

Soll 2: Qualitätssicherung der Systemplanung

Roman: Dann kommt die nächste Soll-Erwartung, und da hat die Geschäftsführung gesagt: Qualitätsprüfung der Systemplanung. Wenn es Systemplanerinnen gibt, die zum Beispiel bei HLS geplant haben, dann muss da eine Qualitätssicherung passieren.

Ich glaube, in der alten Schule war es so: Man gibt das Schema vor, zeichnet es vor, und das soll dann nachgezeichnet werden. Das ist vielleicht etwas, was wir heute nicht mehr wollen — wir haben ja Leute mit einem guten Ausbildungsberuf, die das Schema auch selbstständig konzipieren und vielleicht gute andere Vorlagen haben. Aber die Qualität sicherzustellen durch Vorbesprechungen, Zwischenbesprechungen und Nachbesprechungen von Zeichnungen, das ist auf jeden Fall eine Soll-Aufgabe.

Sören: Das hatten wir auch ein Stück weit über die Vernetzung mit der Dokumentation der Planung bei der Muss-Leistung — ein fließender Übergang im Endeffekt.

Roman: Ja, genau. Im Zweifel hast du da ein hochproduktives Zweierteam, wo die eine sagt: Ich habe die Verantwortung für die Fachplanung, und du hast die Verantwortung für die Systemplanung und Konstruktion — aber ich mache die Qualitätssicherung, ich gucke nochmal drauf.

Soll 3: Die eigene Planung vertreten — Montageplanung und Nachträge

Roman: Und das alles kann ganz gut funktionieren, wenn nicht ständig in der Bauphase oder vor der Bauphase die Nachträge von den ausführenden Firmen hereinflattern. Nachtragsmanagement und auch die Prüfung der Montageplanung verstehe ich als Fachplanungsaufgabe, als Soll-Erwartung. Es gibt auch andere, die sagen: Das macht die Bauüberwachung. Ich glaube aber, die eigene Planung vor der ausführenden Firma zu vertreten, das ist die Soll-Erwartung.

Das würde ich sogar textlich mal ändern: die eigene Planung vertreten. Denn sie wird immer angegriffen. Ich habe noch nie eine ausführende Firma gesehen, die sich ernsthaft mit der Planung beschäftigt und sagt: Das ist alles genau so, bauen wir das. Das wird einfach nicht passieren — sobald ein Montageplanungsteam dazukommt oder auch nur eine einzelne Person, heißt es: Ja, was ist das denn, wieso das denn, das würde ich anders machen.

Sören: Genau, und die Ziele und Hintergründe sind bei den ausführenden Firmen unterschiedlich. Manchmal geht es darum, Geld zu verdienen, manchmal Zeit zu sparen, manchmal eine gute Qualität zu liefern.

Roman: Bessere Qualität sollte vorne stehen. Und dann prüfe ich die Ausführungsplanung. Dann müsste ich als Fachplaner auch immer wieder Termine mit den Firmen machen und verstehen, was sie anders machen wollen — und auch die Nachträge entsprechend verstehen. Und dann nicht nur abwehren, sondern vielleicht auch verbessern und gucken, ob man mal ein eigenes Nachtrags-Leistungsverzeichnis schreibt.

Das ist das ungeliebte neueste Thema, das ich kenne: Die ausführenden Firmen fragen jetzt häufiger nach Nachtrags-Leistungsverzeichnissen und wollen die Änderung zum LV selbst beschrieben haben, damit sie sie nur noch anbieten müssen. Als Soll-Leistung für eine Fachplanerin finde ich das schon gut — es zwingt zur Beschäftigung mit der eigenen Planung, mit dem eigenen LV, und führt zur Qualitätssicherung.

Sören: Man steckt ja auch einfach mehr drin, als wenn das ein Objektüberwacher macht. Der wird sich nebenher kaum so tief Gedanken machen können wie jemand, der das zwei Jahre lang geplant hat.

Roman: Ja, genau. Das ist die dritte Soll-Leistung, die wir festgehalten haben: die eigene Planung vertreten und die Nachträge zur eigenen geplanten Ausführung bewerten und vielleicht mit eigenen Leistungsverzeichnissen strukturieren.

Soll 4: Grenzen und Pflichten der Leistungsphasen kennen

Roman: Was dann noch kam: Die Kollegen haben neue Leistungen mit hereingenommen, und da hatte ich gesehen — Grenzen und Pflichten der Leistungsphasen. Das könnte man fast als eigene Kategorie sehen; es ist eine wichtige Soll-Erwartung. Es sorgt für Stress, wenn man mehr macht oder vor allem weniger, als man eigentlich soll. Ich glaube, es ist wichtig, dass man geschult ist: Was muss ich laut HOAI in welcher Leistungsphase leisten? Und dass ich das nicht überdrehe, aber auch nicht unterleiste.

Sören: Kenn deinen Vertrag, ne?

Roman: Kenn deinen Vertrag — und in den meisten Fällen stellt er auf die HOAI ab, und da steht drin, was in welcher Leistungsphase geschuldet wird.

Sören: Finde ich auch einen sehr wichtigen Hinweis.

Soll 5: Wer schreibt, der bleibt — auch in der Fachplanung

Roman: Und dann ist hier nochmal: Wer schreibt, der bleibt. Aber das hatten wir schon beim Muss.

Sören: Ja, das setzt sich fort. Man kann das, in Anführungszeichen, auch einfach weiter auf die Spitze treiben. Man stellt ja im täglichen Doing fest: Man klingelt nochmal durch oder wird gerade auf dem Weg zur Bahn angerufen und stimmt sich zu ein, zwei Punkten kurz ab, die mitunter gar nicht so relevant sind — aber sich danach nochmal hinzusetzen und das per E-Mail zu bestätigen, da ist noch ein gewisses Maß Luft nach oben. Wenn man sicher sein will. Sonst überlegt man: Das haben wir irgendwann mal besprochen, aber wann und wie? Und dann fällt es hinten runter. Weil es manchmal so viele kleinteilige Themen sind — aber je mehr man festhält, umso weniger ist das Gedächtnis ein Sieb.

Roman: Genau. Wer schreibt, der bleibt gilt nicht nur für die Bauüberwachung, nicht nur für die Projektleitung, sondern eben auch für die Fachplanung.

Sören: Gerade bei Festlegungen, die auf kurzem Dienstweg getroffen wurden, um Dinge voranzutreiben. Das ist ja gut, wenn das so funktioniert und man weiterkommt — aber man muss leider häufig für den Fall vorsorgen, dass etwas nicht mehr so geschmeidig läuft.

Roman: Total. Ein Kollege hat dazu geschrieben: Ergebnisse von Telefonaten verschriftlichen. Ich habe mit einem Nutzer etwas besprochen, oder ein Facility Manager hat mir etwas vorgegeben — das muss ich per E-Mail festhalten und die Projektleitung in Kopie setzen.

Soll 6: Selbstständig auftreten

Roman: Und was wir da unbedingt brauchen als Soll-Erwartung, ist eine gewisse Selbstständigkeit. Also eben nicht immer nur darauf warten, dass sich irgendein Projektleiter darum kümmert, die Firmen anschreibt und Termine mit ihnen macht — sondern wirklich selber die Planung vertreten. Ich glaube, bei größeren Projekten ist das irgendwann gar nicht mehr so selbstständig, sollte es aber sein.

Was wir gerade machen, ist: Wir gucken uns das große Projekt an. Es gibt natürlich auch die Rolle, wo die Fachplaner allein sind. Ich weiß noch, vor fast 20 Jahren habe ich diese Projekte auch allein gemacht, wo man eine Heizzentrale oder eine Photovoltaikanlage geplant hat. Das war auch schön — da musstest du dich nicht abstimmen, es war völlig klar, was zu tun war, du konntest nur auf dich schauen.

Sören: Autonom waren wir da.

Roman: Genau. Diese Kommunikation und Dokumentation gehört also dazu, und dazu gehört last but not least auch, die eigene Planung zu vertreten — sowohl vor dem Bauherrn, das ist noch relativ einfach, weil er meistens nicht die fachliche Qualifikation hat, die man selbst hat. Es kann aber schwierig werden, wenn es ein Bauherr ist, der eine eigene TGA-Abteilung hat und ganz viele gute Fragen stellt. Da finde ich, kann man auch offen sein und im Entwurf sagen: Das muss ich jetzt selber nochmal prüfen, das nehme ich mit.

Also: die eigene Planung vertreten und verteidigen — und dann trotz dieser Verteidigungshaltung wieder eine gewisse Offenheit zeigen und sagen: Ja, okay, Ihre Lösung gucke ich mir auch mal an, vor allem wenn sie günstiger und schneller ist. Bei den ausführenden Firmen ist die Soll-Erwartung an die Fachplanerinnen eher: Vorsicht vor Änderungsvorschlägen. Sind die wirklich günstiger, sind die schneller, ist die Qualität höher? Oder steckt hinter einer Änderung des Produkts ein anderes Ziel?

Sören: Ja, es ist häufig einfach ein Graubereich, in dem man sich da gefühlt bewegt.

Roman: Genau. Und das ist dann wieder Berufserfahrung. Man kann nicht gleich am Anfang sagen: Ich habe jetzt zum ersten Mal eine Ausführungsplanung fertig gemacht, und jetzt vertrete ich die vor der ausführenden Firma, das mache ich allein. Holt euch da die Projektleitung — oder ich fände es noch schöner, wenn ihr euch einen erfahrenen Kollegen holt, der zumindest ein, zwei Termine mit den Ausführenden begleitet, die Diskussion mitführt und ein bisschen hilft und sagt: Nee, das haben wir so gemacht, da kommen wir nicht drum herum.

Zusammenfassung und Ausblick auf die Kann-Erwartungen

Roman: So weit zu den Soll-Erwartungen. Wir fragen uns: Was erwarten wir von einer Fachplanung, um negative soziale Sanktionen zu vermeiden? Wie gesagt: Planungsgrundlage und Kosteneinschätzung machen, damit die Kostenvorplanung nicht Schrott wird; Qualitätssicherung der Systemplanung; und dann auch Montageplanung und Nachtragsmanagement mit verantworten. Nicht lockerlassen, bis es in den Bau geht.

Sören: Okay, cool. Und das ist als letzter Punkt für den dritten Teil, ne?

Roman: Der dritte Teil wären dann die Kann-Erwartungen. Da habe ich tatsächlich auch nochmal ein Thema mit runtergeschoben, weil ich glaube, das macht keiner außer einem Kollegen — das würde ich bei Lob und Beförderung sehen. Aber da kommen wir in der nächsten Folge zu.

Sören: Genau.

Roman: Wir wünschen euch eine gute Fahrt in eurem Auto — das ist wohl der häufigste Ort, an dem der Podcast gehört wird. Gute Fahrt, ciao, ciao.

Sören: Bis dann. Ciao.