Bedarfsplanung nach DIN 18205

Warum ist die DIN 18205 die zentrale Norm im Bauwesen?

Roman: Moin Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast von der tgabar.de. Sören Janson und ich, Roman Fritsches. Wir halten nach wie vor Seminare fürs VDI Wissensforum und haben jetzt ein Thema vertieft, das wir schon mal in einer Podcast-Folge versucht hatten: Bedarfsplanung — was muss man eigentlich machen? Wir haben euch aufgerufen, uns dazu Hintergrundinfos und professionelles Feedback zu geben, und es kam nichts. Das ist kein Vorwurf an euch, aber an alle Bauherren und alle Projektsteuerer, die die DIN 18205 niemals gekauft, gelesen oder angewandt haben.

Sören: Man muss ehrlicherweise sagen, so alt ist die auch gar nicht.

Roman: Die gibt es erst seit 1996, in der aktuellsten Fassung.

Sören: Sie wird auch immer wieder angeschaut und herausgegeben. November 2016 ist, glaube ich, der aktuelle Stand.

Roman: Da ist ein bisschen was passiert. Es ist eine Erkenntnis gewachsen, nämlich dass die Bedarfsplanung ein unverzichtbarer Bestandteil der Planung und Realisierung von Bauprojekten ist. Das ist der erste Satz im Intro dieser DIN. Jedem, dem ich die 18205 zeige, sagt: Ach, hab ich schon mal gelesen. Wir haben halt auch nicht so viele Normen.

Sören: Nee, wir haben auch nicht so viele Normen.

Roman: Das ist eigentlich die zentrale Norm im Bauwesen, wenn man so will. Weil die Bedarfsplanung auch die zentrale Phase ist, um hinterher alles richtig zu machen.

Sören: Ja, wenn wir über die Leistungsphase 0 reden — was das vielleicht auch ist —, die ist formal nirgends richtig fixiert. Und wenn man sich die DIN zu Gemüte führt: Alle reden über Agilität und dergleichen, aber das ist Grundlagen-Basic-Projektmanagement, da geht es nur um Ziele, Zieldefinition und dergleichen.

Roman: Das gehen wir gleich mal durch. Vielleicht habe ich auch zu wenig Projekte mit der DIN 18205 gemacht. Vielleicht machen das alle anderen schon. Wenn ihr sagt, langweilig, die habe ich schon im Studium gefressen — dann wird es Zeit, sie wieder rauszuholen. Und wenn die Bauherren sie nicht kennen, dann nehmt die richtigen Bauherren.

Sören: Interessant ist auch — und das schließt an den ersten Satz an, es ist erst der dritte Absatz —, dass es ein iterativer Prozess ist.

Roman: Ja, die Bedarfsplanung wird fortgeschrieben. Man macht sie nicht nur einmal in Leistungsphase 0, sondern nutzt sie über die Leistungsphasen hinweg, um die Zieldefinition zu bewerten und zu sagen: Entspricht die Planung unserer Zieldefinition? Eigentlich müsste ich als Planer immer einen Bericht von Bauherr oder Projektsteuerer bekommen: Vielen Dank für Ihre Leistungsphase 2, hier ist unsere Bewertung gegenüber der Bedarfsplanung. Das frage ich das nächste Mal nach: Können Sie mir die Bewertung und den Abgleich der Ziele aus der Bedarfsplanung gegenüber meiner Leistungsphase 2 zeigen?

Sören: Ich möchte ja auch nur die Standards erhöhen.

Roman: Wir wollen alle das Gleiche: maximal gute Bauvorhaben. Die DIN 18205 ist aus unserer Sicht die zentrale Norm im Bauwesen — kaum jemand hat sie. Ich habe sie einfach mal gekauft, vorher hatte ich sie auch nicht, bin ja auch kein Bauherr. Da steht ganz Interessantes drin.

Wie hängt die Bedarfsplanung mit der HOAI-Leistungsphase 1 zusammen?

Sören: Vielleicht müssen wir noch kurz den Brückenschlag machen, warum das so interessant ist. In der HOAI steht: die Grundlagenermittlung auf Grundlage der Bedarfsplanung in der Leistungsphase 1.

Roman: Richtig, ja.

Sören: Die meisten lesen das so drüber. Aber eigentlich ist das genau das, was im Vorwege passieren muss.

Roman: Genau, das muss passieren, sonst kann ich die Leistungsphase 1 nicht erbringen. Da sagt der Honorarsachverständige — das hat Friedhelm Döll Döll tatsächlich bei LinkedIn gesagt —: Dann melde doch Behinderung an. Lieber Planer, das Erste, was du in Leistungsphase 1 tust, wenn du die Bedarfsplanung nicht bekommst, ist: Ich bin behindert, ich kann die Leistungsphase 1 nicht erbringen. Wenn du das Projekt nicht weitermachen willst, ist das eine großartige Gelegenheit, aus dem Vertrag rauszukommen. Das machen die meisten aber nicht.

Sören: Es geht ja um den Mittelweg, um den es im Endeffekt geht.

Roman: Genau, um den Mittelweg und darum, die richtigen Fragen zu stellen. Man könnte als Planer die Projektsteuernden und Bauherren zu einer Bedarfsplanung führen, wenn es die noch nicht gibt — oder die richtigen Fragen stellen. Das ist keine Kunst.

Welche vier Prozessschritte beschreibt die Bedarfsplanung?

Roman: Interessant: Es gibt ein Bild 1 in der DIN-Norm, das die Prozessschritte der Bedarfsplanung beschreibt. Da steht ganz deutlich: Wir müssen den Projektkontext klären, die Projektziele festlegen, Informationen erfassen und auswerten und dann einen Bedarfsplan erstellen. Dieser vierte Schritt, Bedarfsplan erstellen, ist der wesentliche, auf den man sich einschießen kann. Wie müsste so ein Bedarfsplan aussehen, den ich als Planer einfordern kann? Ich kann sagen: Das hätte ich gerne, und zwar gemäß DIN 18205, weil das eine Regel der Technik ist, die es seit 1996 gibt. Eine Norm ist dann eine Regel der Technik, wenn sie eingeführt und seit langer Zeit in Benutzung ist. 26 Jahre sind okay.

Sören: Meine Kleingartenhütte wird erst 36 Jahre alt und ist abgeschrieben, aber haltenswert, wie der Vorstand sagt.

Was steht in der Checkliste des Bedarfsplans?

Roman: Hier stehen die Phasen 5 und 6 der Bedarfsplanung: In der Ideen- bzw. Konzeptphase gleichen wir den Bedarfsplan und die Lösung ab. Das heißt, am Ende der Leistungsphase 2 muss der Bedarfsplan wieder rausgeholt werden — habe ich die Ziele mit meinen Konzepten und Varianten erreicht? Ist der Bedarf gedeckt, und mit welcher Variante am besten? In Leistungsphase 2 soll ich ja Varianten aufzeigen — also müsst ihr mir sagen, wozu, wohin und was euer Ziel ist. Dafür gibt es die Checkliste 4, den Bedarfsplan, in den Anlagen hinten drin. Ihr braucht eigentlich nur zwei Seiten aus der Bedarfsplanung mit reinzunehmen. Da steht genau drin, was gemacht werden muss.

Sören: Das ist das Schöne, was wir fast bei der VDI 6026 vermissen: Wir haben eine Checkliste.

Roman: Genau. Die Checkliste 4 zeigt, wie der Bedarfsplan aussieht. Da werden Ziele und Vorgaben im Projektkontext dargestellt. Jetzt kommt für mich das Allerwichtigste: Der Finanzrahmen wird dargestellt — wie viel Geld steht zur Verfügung, um das Bauvorhaben zu realisieren? Ich verstehe den Finanzrahmen aufgeteilt zwischen Kostengruppe 300 und 400. Für die 400 hätte ich gerne einen eigenen Rahmen. In einer Generalplanungssituation kann ich sagen: Lieber Generalplaner, du schuldest 300 und 400. Aber wenn ich als TGA-Planer beauftragt bin, will ich die 400 sehen — eindeutig. Wenn da nur 50 Millionen stehen: Wie viel kriege ich denn? Dann muss der Zeitrahmen benannt werden, das heißt das Aufstellen von Meilensteinen.

Sören: Das ist ja auch ein Rahmen. Es geht nicht um ein Balkendiagramm über 20 Vorgänge, sondern um einen Rahmen mit drei, vier Meilensteinen — über den großen Daumen.

Welche Ziele und welches Flächen- und Raumprogramm fordert die DIN 18205?

Roman: Dann kommen die strategischen Ziele — was ist langfristig geplant? Ziele will ich gerne SMART wissen: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Zum Beispiel: 5000 Nutzer in einem Gewerbegebäude, die auf einem Standard der Stufe XY im Jahr 2026 ihre Arbeit aufnehmen können. Damit kann ich arbeiten und prüfen, ob ich das umsetzen kann. Dann kommt etwas Wesentliches Richtung Rollen: wesentliche und weitere Beteiligte. Ich als TGA-Fachplaner bin der unwesentliche, weitere Beteiligte.

Sören: Wie möchtest du da drinstehen? Der eine oder andere würde das vielleicht auch so sehen.

Roman: Wenn ich sehe, dass ich beim weiteren Beteiligten lande, finde ich schon was aus. Dann werden Projektziele definiert: funktionale Ziele des Gebäudes, technische und soziokulturell-gestalterische Ziele.

Sören: Aspekte, die immer wichtiger werden — und das steht schon seit 1996 drin.

Roman: Ja. Das Thema Flexibilität, das immer wieder hochkommt — mein Gebäude soll flexibel bleiben —, wird viel zu selten berücksichtigt. Wenn ich sehe, wie unflexibel unsere Wohnbauten sind: Als Vater von sechs Kindern bräuchte ich aus drei großen Kinderzimmern jetzt gerne sechs oder acht kleine. Dann kommt unter Drittens das Flächenprogramm und das Raumprogramm. Die Bauherren müssen ein Flächenprogramm der Funktionseinheiten nach Nutzung vornehmen und differenzieren, wie die Nutzung aussehen soll. Beim Wohnungsbau zum Beispiel: Gemeinschaftsflächen, Wohnfläche, Tiefgaragenfläche, Gewerbeeinheit. Das müssen die machen. Das drücken die Bauherren immer den Architekten aufs Auge — der kann das auch, muss dann aber eine besondere Honorarleistung bekommen. Dann macht er es auch gut. Und dann gibt es ein Raumprogramm nach DIN 277. Bei Schulbau Hamburg finde ich sehr professionelle Vorlagen, da kriegt man immer ein Raumprogramm vorab zugeschickt. Bei privaten Bauherren im Wohnungsbau: nichts.

Sören: Die Anforderung, möglichst flexibel zu sein, weil man nicht weiß, wer da noch kommt — das ist ein Thema, das immer wieder in der Diskussion kommt. Man kann ja nicht Anlagen in der einen Stunde so und in der anderen ganz anders fordern und trotzdem erwarten, dass die Technik darauf ausgelegt ist. Das ist mit den Anforderungen, die an der Norm entstehen, einfach nicht abbildbar.

Warum entscheidet die Leistungsphase 0 über den Projekterfolg?

Roman: Absolut. Ein Beispiel für das größte Chaos: der Flughafen BER in Berlin. Da hat der Bauherr nach Baubeginn in Leistungsphase 8 gesagt, er hätte gerne 200.000 Quadratmeter BGF mehr. Wenn es am Anfang eine Leistungsphase 0 mit Bedarfsplanung gegeben hätte, hätte jeder Planer gesagt: Moment, du veränderst dein Flächenprogramm und Raumprogramm wesentlich — 200.000 Quadratmeter sind unglaublich viel. Du gehst zurück in die Null. Das heißt, ich muss in der Eins wieder von vorne anfangen.

Roman: Erkenntnis: Sobald sich Flächen ändern, ist die Leistungsphase 0 angefasst. Sobald sich Ziele, Finanzrahmen oder Zeitrahmen ändern, ist die Leistungsphase 0 geändert.

Sören: Im Wesentlichen kann man über die Bedarfsplanung, speziell über die DIN 18205, festhalten: Es wird einmal nach qualitativen Anforderungen unterschieden und nach quantitativen, was die Flächenbedarfe angeht. Als TGA-Fachplaner da reinzuschauen, um den Bauherrn besser beraten zu können, wenn er sich selbst nicht in der Lage sieht, das adäquat zu definieren — damit man selbst vernünftig arbeiten kann.

Wie können TGA-Fachplanende die Bedarfsplanung als Leistung anbieten?

Roman: Super wichtig. Das Thema qualitative Anforderungen steht auch drin, und das finde ich sehr spannend: Da ist Organisationsplanung gefordert — wie viele Personen im Gebäude, welche und wie viele Arbeitsplätze, welche relevanten Prozesse und Arbeitsweisen. Das ist sehr konkret. Genauso Funktionsprogramm, Nutzungskonzept und Standards: Wie soll das erschlossen sein? Welche Schnittstellen gibt es? Informations- und Kommunikationsbeziehungen der Funktionseinheiten untereinander.

Sören: Das sind alles Themen, über die man dann eh diskutiert — aber eben nicht in Leistungsphase 0, sondern in der 2 und 3, weil sich erst in den Gesprächen herauskristallisiert, dass darüber noch nicht in der Tiefe nachgedacht wurde. Wenn ich viel Flexibilität haben möchte und vom Großraum irgendwann in Einzelbüros umbauen will, habe ich schon einen Zielkonflikt.

Roman: Genau, da ändert sich die Null. Wir hatten mal den Fall, da hat uns der Bauherr gesagt: Ich will maximale Nutzfläche, minimal Technikflächen verschwenden. Dann haben wir die Aufzugstüren als seitenöffnende Türen geplant, weil das viel weniger Platz braucht — gerade bei doppeltem Schacht. Der Architekt hat das über den Haufen geworfen: Nein, das sieht schlecht aus, die müssen mittig öffnen. Moment — das oberste Ziel war maximale Raumausnutzung, und das hat der Bauherr vorgegeben. Trotzdem hat der Architekt sich durchgesetzt. Ein Riesenaufwand bis zur Leistungsphase 5, diese Aufzugskerne wieder alle anzupassen. Heute würde ich sagen: In Leistungsphase 0 habe ich das Ziel mitgenommen, maximale Nutzfläche — steht ja auch drin, Qualitätsverhältnis Nutzfläche zu Verkehrsfläche.

Roman: Auch Barrierefreiheit: Da müssen schon Vorgaben gemacht werden — nach welcher DIN willst du Barrierefreiheit haben? Wärmeschutz, Energiesparvorgaben und Vorgaben zu technischen Systemen. Ihr könnt auch TGA-Bestandsinformationen über die Bedarfsplanung einfordern und nicht erst in der 1 zum ersten Mal mit einer Checkliste abfragen. Wenn man das unter Akquise für sich selbst verbucht, die Fragen zu stellen — warum bieten wir das nicht einfach an? Ich habe von Claudius gehört, der macht das jetzt.

Sören: Als Beratungsleistung.

Roman: Als Beratungsleistung. Ich habe es bei einem sehr guten Bauherrn angeboten, und wir sind jetzt mit in der Bedarfsplanung für ein neues Gebäude drin. Die machen das Workshop-mäßig. Sag einfach: Danke für die Angebotsanfrage, dürfte ich mal die Bedarfsplanung sehen? — Haben wir nicht. — Dann mein Angebot, 5000 Euro. Das wäre hochprofessionelles Arbeiten. Liebe Planer: Die DIN 18205 ist das Geheimnis für ein tolles Bauprojekt, nämlich eine professionelle Bedarfsplanung. Fragt sie ab, unterstützt die Bauherren und Projektsteuerer dabei, dann wird alles besser. Schrittweise. Danke fürs Zuhören. Viel Spaß bei der Bedarfsplanung. Ciao, ciao.