Was Rollen leisten sollen und was sie aufhält
Das Vorhaben misst Produktivität je Rolle. Dafür braucht es zweierlei: eine Beschreibung dessen, was von einer Rolle erwartet wird, und eine Beschreibung dessen, was sie daran hindert. Beides haben Führungskräfte aus TGA-Planungsbüros in moderierten Workshops erarbeitet.
Zwei Expertenworkshops über MS Teams mit Mural-Board: am 21.04.2026 mit sieben Büroleitungen zu den Rollen, am 15.09.2026 mit neun Führungskräften zu externen Regulationshindernissen. Erhoben ist die Einschätzung der Teilnehmenden, keine Messung.
Teil 1: Rollen und Erwartungen
Grundlage ist der Rollenbegriff von Ralf Dahrendorf. Eine Position ist ein Ort im Feld sozialer Beziehungen, unabhängig davon, wer ihn besetzt. Die Rolle ist die Gesamtheit der Erwartungen, die an den Inhaber dieser Position gerichtet werden. Dahrendorf unterscheidet drei Stufen nach der Härte der Sanktion.
Rechtlich oder vertraglich bewehrte Anforderungen. Wer sie nicht erfüllt, wird formal sanktioniert.
Nicht rechtlich fixiert, aber der härtere Kern der Rollenpflichten. Wer sie nicht erfüllt, muss mit Sicherheit mit sozialen Sanktionen rechnen.
Freiwillige Leistungen. Sie werden belohnt, ihr Fehlen wird nicht bestraft. Hier liegt die Gestaltungsfreiheit innerhalb einer Rolle.
Vorgelegt wurde ein Rollenmodell mit fünf Rollen der TGA-Generalplanung. Die Büroleitung selbst war nicht Gegenstand, sondern hat die Erwartungen formuliert. Die Teilnehmenden haben die Grundstruktur bestätigt, vorbereitete Aufgabenkarten je Rolle bewertet, zwischen den Rollen verschoben und ergänzt.
strittigoffenStrittig: die Teilnehmenden waren sich über die Zuordnung nicht einig. Offen: als Dissens stehen geblieben.
PLProjektleitungKosten, Termine, Honorar und die Verbindung zu Bauherr und Projektsteuerung.
Muss
- Planungsrandbedingungen erarbeiten und zum Leistungsbedarf beraten (Lph 1)
- An Planungsbesprechungen mit externen Beteiligten teilnehmen
- Terminplanung der TGA-Planung erstellen und fortschreiben, vertraglich als Mitwirkung
- Kostenkontrolle über die Leistungsphasen nach HOAI
- Bietergespräche begleiten, Werkverträge abfordern (gemeinsam mit der Fachplanung)
- Nachtragsliste führen und Änderungen in der Kostenberechnung bewerten
- Kostenverfolgung in der Ausführung
- Bedenken und Behinderungen anzeigen, Hinweispflichten erfüllen
- Abschluss jeder Leistungsphase dokumentieren
Soll
- Interne Qualitätsprüfung organisieren, nicht selbst inhaltlich prüfen
- Projektbudget und Honorar regelmäßig mit dem Soll abgleichen
- Team und Kapazität steuern, damit das Budget hält
- Grundleistung und Besondere Leistung abgrenzen
- Vertrag und Projektziele überwachenstrittig
Kann
- Retrospektiven je Leistungsphase
- Neue Werkzeuge einführen, etwa KI oder Last Planner
- Abschlussgespräch mit Bauherr und Firmen
- Folgeaufträge aus dem Projekt heraus gewinnen
- Junge Projektleitungen begleiten
FKFachkoordinationGeometrie, Modell und die Abstimmung mit der Objektplanung. Setzt Zeichenkompetenz aus der Systemplanung voraus.
Muss
- Neue Grundrisse einlesen, Mängel der Architektenleistung benennen
- Kollisions- und Durchbruchsplanung koordinieren und ihre Qualität sichern
- Technikflächen vordimensionierenstrittig
- Installationshöhen und Trassenkorridore geometrisch vorgebenstrittig
- Erschließung außerhalb des Gebäudes ausarbeiten
- Deckenspiegel koordinieren
- Techniktrassen bemaßen, Einbringwege koordinieren
- Integrierte Objektplanung an den Phasenübergängen nachhalten
- Projekt-CAD bzw. BIM-Projekt anlegen, Projektdatenbank, Gesamtexport mit Zeichnungsliste
Soll
- Interne Koordinationsrunden zwischen System- und Fachplanung leiten
- Planunterlagen vor dem Versand prüfen
- BIM-Modell vor dem IFC-Export prüfen
- Gewerkeübergreifende Schnittstellen-Checkliste pflegen (mit der Projektleitung)
- Taktplanung in Lph 5, Übergabepunkte festlegen
Kann
- Büro-Vorlagen und BIM-Standards entwickeln
- KI-gestützte Kollisionsprüfung
- Software-Auswahl und Leistung verbessernstrittig
FPFachplanungDie fachliche Verantwortung: Auslegung, Geräteauswahl, Kosten, Leistungsverzeichnis.
Muss
- Aufgabe klären, Grundlagen analysieren (Lph 1 und 2)
- Alternativen untersuchen, Anlagen vordimensionieren
- Raumtypenbuch anlegen
- Lastberechnungen prüfen, je nach Gewerk auch erstellenstrittig
- Kostenermittlung und Erläuterungsbericht
- Leistungsverzeichnis erstellen, Massen und Angebote prüfen
- Geräte fachlich auswählen
- Montageplanung prüfen, Abweichungen klären
- Brandschutzkonzept umsetzen und prüfen
Soll
- Eigene Berechnungen und Zeichnungen intern auf Plausibilität prüfen
- Intern vorkoordinieren, vor allem mit der Gebäudeautomation
- Eigene Berechnungen einheitlich dokumentieren
Kann
- Junge Fachplanende begleiten
- Wissen für Inbetriebnahme und Einregulierung sammeln
- Varianten parallel verfolgen (Set-Based Design), KI einsetzen
SPSystemplanungDie geometrische und zeichnerische Verantwortung, wenig Kontakt nach außen.
Muss
- Technikflächen dimensionieren und detaillierenstrittig
- Funktions- und Strangschema ab Lph 3
- Lastberechnungen erstellen
- Massen ermitteln
- Durchbrüche zeichnen und bemaßen
- Installation und Trassen zeichnen, Raumtypen und Brandschutz darstellen
- Abweichungen aus der Montageplanung einarbeiten
- Netzberechnung erstellen und aktualisieren
Soll
- Eigene Zeichnungen intern prüfen, bevor die Fachkoordination sie bekommt
- CAD- und BIM-Layer einheitlich strukturieren
- Vor dem Zeichnen mit der Fachplanung klären, was zu tun ist
Kann
- Gemeinsam mit der Fachplanung: Varianten parallel verfolgen, KI einsetzen
BÜBauüberwachungDie Ausführung auf der Baustelle bis zur Abnahme.
Muss
- Werk- und Montageplanung der Firmen einfordern und überwachen
- Montageplanung steuernoffen
- Ausführung nach Werkvertrag, Genehmigung und Normen überwachen
- Am Terminplan der Bauausführung mitwirken
- Bautagebuch führen, Störungen dokumentieren
- Aufmaß und Rechnungen prüfen
- Funktionsprüfung, Restpunkte, fachtechnische Abnahme, Revisionsunterlagen einfordern
- Behördliche Abnahmen begleiten, Mängel und Fristen verfolgen
- Netzanschlüsse sicherstellenstrittig
Soll
- Fachtechnische Vorabnahme organisieren, Status mit Ampel berichten
- Auf der Baustelle präsent sein
- Koordination der Gewerke auf der Baustelleoffen
Kann
- Die eigene Leistung klar abgrenzen und so die Projektleitung entlasten
- Inbetriebnahme und Einregulierung steuern
- Bau digital dokumentieren, Takt steuernstrittig
- Erfahrungen von der Baustelle an die Planung zurückgeben
- Sich das Leistungsverzeichnis von der Fachplanung erklären lassen
Was über alle Rollen hinweg auffiel
- Muss heißt Haftung. Die Grenze zwischen Muss und Soll zogen die Teilnehmenden durchgängig entlang der werkvertraglichen Haftung und der Grundleistungen der HOAI.
- Unter Druck fällt zuerst die Kür. Konkurrieren Erwartungen, folgen die Rollentragenden der mit dem stärksten Sanktionsdruck: Muss vor Soll vor Kann (vgl. Dahrendorf 2006). Wird die Zeit knapp, entfallen also zuerst die Kann-Leistungen, dann die Soll-Leistungen.
- Personalunion. In kleineren Büros trägt eine Person häufig mehrere Rollen, etwa Projektleitung und Fachkoordination. Deren Erwartungen widersprechen sich: strategischer Abstand hier, Detailtiefe dort. Das ist ein Inter-Rollenkonflikt.
- Geometrisch oder fachlich. Fachkoordination und Systemplanung verantworten die Geometrie gegenüber Architektur und Modell, die Fachplanung die fachliche Auslegung bis zur Geräteauswahl.
- Montageplanung auf drei Rollen. Anforderungen definieren Projektleitung und Fachplanung, den Prozess steuert die Bauüberwachung (offen geblieben), prüfen muss die Fachplanung.
- Baukoordination. Die Koordination der Gewerke auf der Baustelle wird faktisch erbracht, gilt aber als nicht geschuldet. Ob sie Soll, Muss oder Besondere Leistung ist, blieb offen.
Grenzen dieser Erhebung
- Sieben Teilnehmende, ausschließlich Büroleitungen. Sie beschreiben die Rollen von außen, nicht die Rollentragenden selbst.
- Die Aufgabenkarten waren vorbereitet. Die Teilnehmenden haben bewertet und korrigiert, das Modell aber nicht frei entwickelt.
- Die Zustimmung auf dem Board war nicht anonym. Bauüberwachung, Fachplanung und Systemplanung wurden in der zweiten Hälfte von weniger Teilnehmenden bewertet.
- Einer der Teilnehmenden hielt selbst fest, die Zuordnungen beschrieben die perfekte Welt; in der Praxis gebe es viele Konflikte.
Aus der Matrix entstehen Rollensteckbriefe mit dem Beziehungsnetz jeder Rolle. Jedes Büro soll sie für sich nachverhandeln und in die Kapazitätsplanung überführen können.
Teil 2: Externe Regulationshindernisse
Die Rollen beschreiben, was erwartet wird. Ob es gelingt, hängt auch an anderen: an Bauherr, Projektsteuerung, Nutzer, Objektplanung und ausführenden Firmen. Der zweite Workshop hat gefragt, was Planende bei der Arbeit aufhält, wenn die Ursache außerhalb des eigenen Büros liegt.
Was ein Regulationshindernis ist
Ein Regulationshindernis ist ein Ereignis, das die eigene Handlungssteuerung stört und für das weder eine Möglichkeit zur Beseitigung noch eine ausdrücklich vorgesehene Bewältigung besteht (Schulz 2011, S. 6; Verfahren nach Leitner u. a. 1987). Die Reaktion darauf kostet in jedem Fall Zeit. Diese Zeit heißt Zusatzaufwand und ist das eigentliche Maß der Belastung.
„Regulation“ meint hier die eigene Steuerung bei der Arbeit, nicht Regulierung durch Normen oder Verträge. Ohne Zusatzaufwand liegt kein Regulationshindernis vor; Ärger allein genügt nicht. Und wo ein erlaubter Ausweg besteht, etwa eine offiziell geduldete spätere Lieferung, handelt es sich um eine legitimierte Termin- oder Qualitätsminderung (vgl. Schulz 2011, S. 13).
Fünf Typen der Regulationshindernisse
Die Information fehlt. Sie muss angefordert, angemahnt oder gesucht werden.
Die Information ist da, geht aber in zu viel Material unter und muss herausgefiltert werden.
Die Information ist da, aber veraltet, fehlerhaft oder im falschen Format und muss aufbereitet werden.
Die eigene Lieferung ist mangelhaft und erzeugt Rückfragen.
Es geht nicht weiter, weil eine Entscheidung oder Freigabe fehlt.
Anteile nach Schulz (2011, S. 10, Tab. 2): 48 Fälle aus Büro- und Verwaltungsarbeit, 18 Personen, Übereinstimmung der Codierenden .65. Größenordnungen, keine Messwerte für die TGA-Planung.
Wie gearbeitet wurde
- Karten. Aus einer Synopse der Leistungsbilder von Projektsteuerung, Architektur, TGA-, Tragwerks- und Brandschutzplanung über alle Leistungsphasen entstanden 45 Hindernisse, je neun für fünf externe Rollen.
- Bewertung. Drei Runden zu je 15 Karten. Jede Person hatte je Runde 15 Stimmen, die sie häufen durfte. Gefragt war, wie häufig das Hindernis auftritt. Die Abstimmung war anonym.
- Vertiefung. In Arbeitsräumen je externer Rolle wurde jede priorisierte Karte mit drei Fragen bearbeitet: Was muss die andere Seite liefern, damit das Hindernis entfällt? Was müssen wir liefern, damit die Lösung trägt? Welche Leistung könnten wir selbst übernehmen, und zu welchen Bedingungen?
Was am häufigsten erlebt wird
Die Ränge geben wieder, wie häufig die Teilnehmenden ein Hindernis in ihrer eigenen Arbeit erleben. Sie sind eine Wahrnehmung aus neun Stimmen, keine Messung der Häufigkeit und erst recht keine des Zusatzaufwands.
Runde 1: frühe Phasen
- ObjektplanungÄnderungen sind im Modell eingearbeitet, aber nicht mitgeteilt.
- BauherrRaumprogramm, Kostenrahmen und Nutzungsanforderungen liegen zu Beginn der Grundlagenermittlung nicht vor.
- BauherrDer Bedarf ändert sich nach Freigabe der Entwurfsplanung, ohne dass ein Änderungsverfahren eröffnet wird.
- NutzerBedarfe für Sonderbereiche wie Prozesswärme, Kälte und Luft werden erst genannt, wenn die Auslegung steht.
- BauherrBedarfsangaben existieren, sind aber verstreut und müssen selbst zusammengetragen werden.
In dieser Runde wurden mehr Stimmen gezählt, als möglich waren. Die Reihenfolge ist nicht belastbar.
Runde 2: Planung und Freigaben
- NutzerGerätelisten kommen ohne Anschlusswerte, Abluftmengen oder Aufstellorte.
- BauherrFestlegungen erfolgen mündlich, ohne Protokoll; später ist strittig, was gilt.
- ObjektplanungDer Deckenspiegel kommt zu spät, bemaßt wird mit Annahmen.
- NutzerDie Bestätigung des Design-Freeze steht aus.
- Ausführende FirmenNachträge werden mit fehlerhafter Planung begründet.
- Ausführende FirmenAusführungspläne werden so spät geprüft, dass die Montageplanung mit dem Montagebeginn kollidiert.
Runde 3: Entscheidungen und Übergaben
- ObjektplanungDie Leistungsgrenzen zwischen den Kostengruppen 300 und 400 sind im Leistungsverzeichnis nicht abgestimmt.
- ObjektplanungDie Baubesprechung koordiniert die Gewerke nicht (gleichauf).
- ProjektsteuerungEntscheidungsvorlagen werden angefordert, die Entscheidung bleibt danach monatelang aus.
Was die Arbeitsräume erarbeitet haben
Bauherr und Projektsteuerung
- Was die andere Seite liefern muss
- Lastenheft auf Ebene der Gebäudebereiche, möglichst der Räume, und ein Kostenrahmen als Budget.
- Was wir beitragen
- Nicht stehen bleiben, sondern Annahmen treffen, offenlegen und ihre Folgen benennen, vor allem die fehlende Kostensicherheit.
- Was wir übernehmen könnten
- Liefert der Bauherr nichts, schuldet das Planungsbüro eine Planungsgrundlage mit Kosteneinschätzung (§ 650p Abs. 2 BGB). Eine vollwertige Bedarfsplanung sollte gesondert beauftragt werden.
- Was die andere Seite liefern muss
- Projektterminplan mit Meilensteinen: wer liefert wann was, einschließlich Bauherr und Architektur bis zum Design-Freeze.
- Was wir beitragen
- Die eigenen Bearbeitungszeiten mitteilen.
- Was wir übernehmen könnten
- Übergeordnete Terminkoordination der technischen Gewerke als Besondere Leistung gegen Honorar.
- Was die andere Seite liefern muss
- Festlegungen protokollieren.
- Was wir beitragen
- Jede Leistungsphase beim Bauherrn vorstellen, den Erläuterungsbericht durchsprechen statt nur versenden, Annahmen offenlegen, das Gespräch protokollieren.
- Was wir beitragen
- Festlegungen schriftlich festhalten.
- Was wir übernehmen könnten
- Einarbeitung der Nachfolge nach Tagessatz anbieten.
- Was die andere Seite liefern muss
- Die Projektsteuerung bündelt Informationen in einem gemeinsamen Dokument im Projektraum.
- Was wir beitragen
- Informationen dort ablegen, wo sie hingehören.
Objektplanung
- Was die andere Seite liefern muss
- Verbindliche Schnittstellenliste, in Lph 3 mit der Architektur abgestimmt und protokolliert, über alle Leistungsphasen fortgeführt.
- Was wir beitragen
- Zuarbeit zu wiederkehrenden Schnittstellen, eigene Schnittstellenbilder, die Liste in Lph 5 und 6 wiederholt ins Gespräch bringen, rechtzeitig zu fremden Leistungsverzeichnissen zuliefern.
- Was wir übernehmen könnten
- Übergeordnete Koordination, wenn mehrere TGA-Gewerke beteiligt sind.
- Was die andere Seite liefern muss
- Änderungen kenntlich machen, im Jour fixe mitteilen und einen Änderungsindex führen; das Einwolken aus der Planzeichnung gibt es im Modell nicht.
- Was wir beitragen
- Änderungen zügig einarbeiten und zurückmelden, ob sie passen. Eine erst nach Wochen geprüfte Änderung ist wertlos.
- Was wir übernehmen könnten
- Keine. Vorgeschlagen wurde eine vertragliche Regelung analog zum BIM-Abwicklungsplan.
Nutzer
- Was die andere Seite liefern muss
- Temperatur, Feuchte und Regelgenauigkeit, elektrische Leistungen, Drücke, Anschlussorte.
- Was wir beitragen
- Beratung aus vergleichbaren Projekten, vorgefertigte Regeldetails und Schnittstellenbilder für Labore, klares Änderungsmanagement.
- Was wir übernehmen könnten
- Geräteplanung als Besondere Leistung, getrennt von der Integration der Geräte ins BIM-Modell.
Oft ist ungeklärt, ob Labor- oder Geräteplanung für die Schnittstelle zuständig ist. Hersteller geben die tatsächlichen Leistungswerte häufig erst nach Beauftragung heraus.
Ausführende Firmen
- Was die andere Seite liefern muss
- Das Unternehmen prüft die Ausführungsplanung binnen vier Wochen vollständig und meldet Bedenken an.
- Was wir beitragen
- Ausführungsplanung fristgerecht übergeben.
- Was die andere Seite liefern muss
- Vertraglich: Die Unterlagen sind Voraussetzung für Abnahme und Schlussrechnung.
- Was wir beitragen
- Eine Dokumentationsrichtlinie mit Ablagestruktur, die ab dem ersten Tag gilt.
- Was die andere Seite liefern muss
- Unberechtigte Anzeigen zurückweisen. Eine sauber geschriebene Anzeige ist aber ein brauchbares Steuerungsinstrument.
- Was wir beitragen
- Musterschreiben erstellen.
Hier lehnte die Gruppe einstimmig ab, Leistungen der Firmen zu übernehmen, weder die Dokumentation noch das Verfassen von Behinderungsanzeigen.
Einordnung
Belegt
- Die Stimmen verteilen sich annähernd gleichmäßig über die fünf externen Rollen. Einen einzelnen Hauptverursacher gibt es nach diesem Bild nicht.
- Die Bereitschaft, eine fremde Leistung gegen Honorar zu übernehmen, folgt der Vertragsrichtung: angeboten gegenüber Bauherr, Projektsteuerung, Nutzer und Objektplanung, einstimmig abgelehnt gegenüber den ausführenden Firmen.
- Eigene Lieferfehler hat nur die Gruppe bearbeitet, die gegenüber ihrem Gegenüber Auftraggeber ist.
- Zwei Karten wurden fachlich korrigiert: Der Bauherr schuldet keine Planfreigabe, sondern Entscheidungen zwischen Varianten; der Bauleiter nach Landesbauordnung ist nicht für die Koordination der Gewerke zuständig.
Plausibel, aber nicht belegt
- Mehrere Karten beschreiben fehlende Entscheidungen, auf die nicht mit Warten reagiert wird, sondern mit Weiterplanen auf Annahmen. Ob das in der Planung die typische Reaktion ist, prüft die weitere Auswertung.
Quellen
- Dahrendorf, R. (2006): Homo Sociologicus. Ein Versuch zur Geschichte, Bedeutung und Kritik der Kategorie der sozialen Rolle. 16. Aufl. Wiesbaden: VS Verlag.
- Leitner, K. / Volpert, W. / Greiner, B. / Weber, W. G. / Hennes, K. (1987): Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit. Das RHIA-Verfahren. Köln: TÜV Rheinland.
- Schulz, A. (2011): Aufgabeninterdependenzen und Emotionen bei der Arbeit. In: Journal Psychologie des Alltagshandelns 4(2), S. 4–17.
- Fritsches-Baguhl, R. (2026): Externe Regulationshindernisse der TGA-Planung. Zusammenfassung des Experten-Workshops vom 15.09.2026. Helmut-Schmidt-Universität Hamburg.