Weiterbildung Zeitmanagement

Wie viele Arbeitswochen habt ihr noch bis zur Rente, und was darf darin nicht passieren?

Roman: Moin moin und herzlich willkommen aus Hamburg an der TGA-Bar. Wir sind heute mit inzwischen 19, später 22 Personen zu einer Weiterbildung zusammengekommen, die ich einfach im Podcast aufnehme. Ich habe eine Frage an euch, die schreibe ich auch in den Chat: Wie viele Arbeitswochen habt ihr noch bis zur Rente? Rechnet ungefähr: 67 minus aktuelles Alter, mal 52 Wochen. Schreibt das in den Chat.

Ich sehe sehr große Unterschiede — von rund 780 über 1260 bis 2860 Wochen. Adrian ist mit 22 Jahren bei 2860. Ich selbst habe noch 1200 Wochen. Es soll zeigen, dass ihr euer Arbeitsleben in Wochen einteilen könnt: Ich habe nur 1200, die sollte ich gut organisieren.

Zweite Frage: Was darf in diesen Arbeitswochen auf gar keinen Fall passieren? Ihr nennt: Termine vergessen, den Überblick verlieren, nicht ausreichend für Termine vorbereitet sein, prokrastinieren, sich in Details verlieren, doppelte Arbeit (zu früh zu viel Zeit investieren, bevor Änderungen von Architektur oder Bauherr kommen), arbeitsunfähig oder abwesend werden.

Dritte Frage: Was möchtet ihr tun, um das zu verhindern? Ihr nennt: Notizen erstellen, alle To-dos und Meilensteine im Kalender hinterlegen, um Hilfe fragen, mit Projektbeteiligten abstimmen, einen Kalender führen, To-do-Listen erstellen.

Wie bekommt man Abwesenheiten und Urlaubsvertretungen in den Griff?

Roman: Wir haben drei große Themenkomplexe, um eure Ziele zu lösen: Abwesenheiten eintragen, mit Kollegen Termine vereinbaren und die eigene Arbeit planen — und alles mache ich ausschließlich im Kalender. Eine Quelle der Planung ist am fehlerfreisten; da vergesst ihr keine Termine und habt alles an einem Ort.

Tragt Urlaub, private Termine, Mittagspausen und Feierabend in den Kalender ein. Mittagspause und Feierabend am besten als Serientermin — eine realistische Dreiviertelstunde bis Stunde für die Pause, nicht 30 Minuten. Gerade im Homeoffice ist das wichtig, sonst entsteht Frust.

Besonderes Augenmerk auf langfristige Abwesenheiten ab etwa zwei Wochen: erst sicherstellen, dass es im Kalender steht — Tools wie Personio synchronisieren nicht immer automatisch. Dann die Vertretung sicherstellen; ich brauche oft drei bis vier Vertretungen für mehrere Projekte. Bei uns hat sich ein Standard eingeschliffen: Bevor jemand in den Urlaub geht, schreibt er eine Mail an alle mit seinen Projekten und der jeweiligen Vertretung. Die Urlaubsvertretung muss eingewiesen werden, mit einem strukturierten und priorisierten Plan der zu erledigenden Aufgaben. Wichtige externe Termine sollte man vorab besprechen. Und: Urlaubsvertretungen nicht ausnutzen — das ist ohnehin Stress.

Wie vereinbart man gute Einzel- und Gruppengespräche mit Kollegen?

Roman: Der zweite Komplex: wie wir mit Kollegen Termine vereinbaren. Das Wichtigste ist Name und Ziel des Termins. Ich möchte das Projekt — Nummer oder Name, je nach Büro — vorne im Termin stehen haben, dahinter die Tätigkeit oder das Ziel, halbwegs detailliert: um welchen Bauabschnitt, welches Geschoss, welche Zeichnung, welches Gewerk geht es? Das ermöglicht Vorbereitung. Termine ohne Ziel und mit zweieinhalb Stunden Dauer sage ich als Geschäftsführer bewusst ab.

Die Dauer dem Ziel anpassen — je mehr Kollegen, desto kürzer. Wir sitzen montags mit 40 Leuten zusammen und sprechen Kapazitäten ab; der Termin dauert zwölf bis 15 Minuten. 15 Minuten mit 40 Personen sind zehn Stunden. Ein Zwei-Stunden-Termin mit zehn Leuten kostet 20 Stunden, bei 100 Euro die Stunde also 2000 Euro. Schafft gute Werkzeuge für schnelle Abstimmung. Anderthalb Stunden sollten das Maximum sein.

Achtet auf passende Zeiten im Tagesrhythmus: Ich bin vormittags ab 8 Uhr fit und nachmittags ab 14 Uhr im Tief. Wertschätzt den frühen Vormittag als Konzentrationszeit, legt unkomplizierte interne Termine eher in den frühen Nachmittag und komplexe Themen in den Vormittag. Nutzt den Terminplanungsassistenten in Outlook, um zu sehen, wann Kollegen verfügbar sind, und plant Termine rechtzeitig, am besten eine Woche vorher.

Wie plant man die eigene Arbeit mit Terminen und der Pomodoro-Technik?

Roman: Der dritte und für mich zentrale Teil: die eigene Arbeit planen — auch das ausschließlich im Kalender. Ich bin großer Verfechter von Terminen mit mir selbst. Diese Termine bekommen Namen, Projekt und Ziel, genau wie Termine mit Kollegen. Das macht eure Arbeit sichtbar: Kollegen sehen im Kalender, woran ihr arbeitet, und greifen nicht spontan auf euch zu.

Keine Vier-Stunden-Blöcke — so lange kann niemand konzentriert arbeiten. Ich richte die Standarddauer auf 25 bis 30 Minuten ein: 25 Minuten konzentriert, dann fünf Minuten Pause. Das ist die Pomodoro-Technik. Stellt einen Timer, legt das Handy mindestens fünf Meter weg und stumm — schon ein sichtbares Handy verschlechtert laut Forschung die Konzentration. Drei bis vier solcher Blöcke ergeben am Tag etwa anderthalb bis zwei Stunden konzentrierte Arbeit; viel mehr schaffen die meisten gar nicht. Nehmt euch innerhalb der 25 Minuten wenig vor, denn ihr werdet die Aufgabe ohnehin anpassen. Ich markiere die Termine gelb und färbe sie grau, wenn erledigt.

Welche fortgeschrittenen Methoden gibt es — und warum der Fluch der To-do-Liste?

Roman: Zur Priorisierung: Prio eins sind die Termine mit Kollegen — kurz halten und ein Protokoll bzw. eine Mail hinterherschicken, auch bei Zweier-Treffen. Prio zwei sind Konzentrationstermine, wirklich mit Handy weg und 25-Minuten-Timer, am besten vormittags. Prio drei sind private Termine, die ihr als Blocker eintragt; Feierabend und Mittagessen ernst nehmen.

Vom Fluch der To-do-Liste rate ich ab: Solche Listen enden nie, werden immer länger, und je länger sie werden, desto fremdbestimmter seid ihr. Ich habe vor zehn Jahren damit aufgehört und trage Aufgaben direkt als Termine in Outlook ein. Nutzt Listen, um nichts zu vergessen, aber strukturiert nicht die Woche danach. Eine gute Methode ist, Aufgaben in den Kalender zu überführen und sich dafür eine 25-Minuten-Konzentrationszeit zu reservieren.

Wie funktioniert eine langfristige, rollenbasierte Kapazitätsplanung?

Roman: Zum Schluss die langfristige Kapazitätsplanung. Ich erfasse alle meine Rollen — Projektleiter, Fachplaner, Projektleitung Akquise, Gruppenleitung, Mitglied der Geschäftsführung, Mentor, Moderator — und plane quartalsweise, inzwischen für vier Quartale, wie viele Stunden pro Woche ich in jeder Rolle verbringen will. Bei mir endet das bei 33,5 Stunden bei einem 32-Stunden-Vertrag, also leicht überlastet.

Ihr als Auszubildende könnt eure Rollen nach Gewerk eintragen — Sanitär, Lüftung, Heizung, Stark- und Schwachstrom, Gebäudeautomation — und die Stunden pro Woche je Rolle planen. Diese Excel besprecht ihr mit euren Chefs und Chefinnen. Aus dem gepflegten Kalender ergibt sich die langfristige Planung, und die langfristige Planung geht wieder in den Kalender. So nutzt ihr eure verbleibenden Arbeitswochen zielgerichtet.

Noch ein technischer Hinweis aus euren Fragen: Private und geschäftliche Kalender kann man in Outlook nicht echt synchronisieren, aber neben- oder übereinander einblenden und einzeln ein- und ausschalten — auch in der Outlook-App und mit Google-Kalendern. Wo sich ein einzelner Termin überschneiden soll, lädt man einfach den anderen Kalender bzw. die andere Adresse zum Termin ein.