Kostenverfolgung in der TGA

Warum ist Kostenverfolgung in der TGA so ein Stressthema?

Roman: Moin und herzlich willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Sören Janson und ich sitzen in Hamburg an der Bar und wurden gerade fast von einer Wespe gefressen — entschuldigt die ungewöhnliche Einleitung.

Sören: Die führt uns gleich zu einem total trockenen Thema: Kostenverfolgung.

Roman: Beim Thema Kosten schalten viele Ingenieure ab. Ich bin aber Wirtschaftsingenieur, ich spreche gern über Geld. Im ersten Semester hatte ich ein Buch von Professor Wurl. Seitdem interessiere ich mich wirklich fürs Thema Kosten. Wir sollten uns alle dafür interessieren, denn es ist das Wohl und Wehe eines Bauprojekts und ein fester Bestandteil der Zufriedenheit des Bauherrn. Wenn die Kosten nicht passen, gibt es Stress — das haben viele schon erlebt. Wir wollen das mit euch aufrollen, mit dem Ziel, Stress zu vermeiden. Zuerst sollten wir Begriffe klären.

Welche zwei Regelwerke definieren die Kostenbegriffe?

Roman: Es gibt zwei Grundlagen. Das eine ist die DIN 276, die bestimmte Kostenbegriffe definiert, vor allem die Kostenplanung. Das andere ist die HOAI, die ebenfalls Kostenbegriffe hat — und die haben sich von 2009 zu 2013 geändert. Zur Fassung 2021 hat sich dann nichts mehr verändert.

Was ist die Kostenschätzung in Leistungsphase 2?

Roman: Gemäß HOAI fangen wir in der Leistungsphase 2 mit der Kostenschätzung an. Das ist eigentlich das erste Mal, dass der Planer wirklich sagt: Das wird das Bauvorhaben kosten.

Sören: Aber es ist eine Schätzung. Von der Begrifflichkeit her: kann, muss nicht.

Roman: Genau. In Hamburg gibt es zum Beispiel eine definierte Kostenvarianz. Da steht: Die Kostenschätzung kann je nach Varianzdefinition um 20 bis 30 Prozent abweichen.

Sören: Das heißt, das, was als Zahl dasteht, darf unter Umständen um bis zu 30 Prozent mehr werden.

Roman: Genau. Ich sage meinen Projektleitern immer: Die 20 Prozent sollten gern oben drauf liegen — ihr solltet nicht in der Kostenberechnung sagen, es wird 20 Prozent teurer. Das kommt schlecht an. Die Kostenschätzung ist der erste Schuss, und wenn der voll danebenliegt, gibt es Stress — Fluch der ersten Zahl. In der Kostenschätzung müssen außerdem verschiedene Varianten betrachtet und Entscheidungen getroffen werden.

Sören: Wichtige Entscheidungen, wie es überhaupt mit dem Projekt weitergeht. Und gegebenenfalls müssen die Gelder eingeworben werden. Deswegen ist das signifikant.

Was ist der Kostenrahmen, und wer sollte ihn aufstellen?

Roman: Ein Begriff, der nicht in der HOAI steht, ist der Kostenrahmen — der steht aber in der DIN 276. Den finde ich sehr spannend, weil wir gerade Stress im Projekt hatten: Wir hatten keinen Kostenrahmen, haben ein Angebot gemacht und sollten den Kostenrahmen für unser Honorar selbst bilden. Das müssen wir ziemlich oft machen, und das ärgert mich inzwischen.

Sören: Der Kostenrahmen ist der Kostenschätzung vorgelagert — noch weiter gefasst als eine Schätzung.

Roman: Wenn ich ein Familienhaus baue, will ich wissen, was es kostet, bevor ich einen Planer engagiere. Auch von einem privaten Bauherrn kann ich erwarten, dass er sich einen Kostenrahmen bildet: Ich gebe 280.000 Euro für mein Familienhaus aus, mehr habe ich nicht, und davon sind so viele Prozent TGA. Das kann man im Baukostenindex nachschlagen — dazu gibt es Bücher, die man sich für rund hundert Euro kaufen kann. Da sehe ich für Gebäudetyp A, etwa eine Berufsschule, wie viel Euro pro Quadratmeter BGF auf die TGA entfallen. Und die BGF muss ich kennen. Diese ersten Informationen — BGF und Kosten pro Quadratmeter gemäß Baukostenindex — sollten aus meiner Sicht eigentlich vom Bauherrn kommen.

Sören: Wenn du das selbst erarbeitest, machst du nichts anderes: Du nimmst Referenzwerte. Und spätestens bei der Quadratmeterzahl gehst du auf den Bauherrn zu und fragst, wie viel er hat.

Roman: Genau. Die TGA-Planer sind ein knappes Gut, deshalb gehe ich inzwischen hart ran und lasse mir einen Kostenrahmen nennen. Ich mittele nicht mehr. Das gehört zur Bedarfsplanung. Liebe TGA-Planer: Lasst euch sagen, welchen BKI der Bauherr genommen hat, welchen Ansatz pro Quadratmeter und wie viel BGF es gibt — und dann können wir weiterschauen. Dass immer gleich pauschaliert wird, bevor eine Kostenschätzung gemacht wird, mache ich nicht mehr mit.

Was liefert die Kostenberechnung in Leistungsphase 3?

Roman: Nach der Kostenschätzung in Leistungsphase 2 kommt die Leistungsphase 3 mit der Kostenberechnung. Da sinkt die Varianz — sie liegt aber immer noch bei plus/minus 10 bis 20 Prozent, vorher waren es 20 bis 30.

Sören: Wir werden konkreter. Gerade nach dem Entwurf, auch bei öffentlichen Bauherren, ist es der Zeitpunkt, an dem sie suchen, wo sie das Geld herbekommen. Deshalb ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass es eine Kostenvarianz gibt.

Roman: Wichtig ist auch zu definieren, was wir da eigentlich liefern. Als TGA-Planer erwarte ich in der Kostenberechnung auf jeden Fall eine Art Gewerkeschätzung — den Begriff benutze ich, weil er in unserer Arbeitssoftware steht. Ich möchte von meinen Projektleitern in der Leistungsphase 3 eine Aufstellung nach Massen: nicht nur wie viel Quadratmeter, sondern wie viel Meter Rohr und wie viel Quadratmeter Kanal hineinkommen. Es soll einen Qualitätsstandard haben, der nicht LV-Tiefe hat, aber nachvollziehbar dokumentiert, was in das Gebäude kommt.

Sören: Wir haben eine Berechnung — wir müssen also Werte als Grundlage haben, mit denen wir die Massen berechnen und nicht nur schätzen können. Schätzen ist ein Daumenwert. Und die DIN 276 gibt klar vor, was wir abzugeben haben.

Roman: Bei manchen Bauvorhaben liefern wir schon in der Kostenschätzung solche Stücklisten — aber nur bei Projekten, die wir schon ein paar Mal gemacht haben. Die klassische Turnhalle, die wir zum fünften Mal machen: Da nehme ich das LV von der letzten als Kostenschätzung für die nächste. Bei einem hochkomplexen Bauvorhaben mit verschiedenen Bauabschnitten geht das nicht — da muss ich nach Quadratmetern gehen. Man kann auch eine Mischkalkulation machen: verschiedene Ansätze nach Quadratmetern und nach Kosten.

Welche Kostenbegriffe gibt es in den späteren Leistungsphasen?

Roman: Wie geht es weiter? Als Nächstes kommt die Leistungsphase 6: Ich habe das LV ausgeschrieben und bepreise es. Das heißt inzwischen „bepreistes LV".

Sören: Was früher unter der Begrifflichkeit Kostenanschlag beziehungsweise Kostenvoranschlag lief.

Roman: Das war mal der Kostenvoranschlag. Unser Senior hat es so erklärt: Ich schlage das LV an die Wand und sage „bepreist mir das" — das ist der Voranschlag. Wenn die Angebote vorliegen, sind sie wiederum angeschlagen, das sind dann die Preise: der Anschlag. Heute heißt das schlicht „bepreistes LV". In der Leistungsphase 7, wenn die LVs durch die ausführenden Firmen bepreist wurden, sind das die Ausschreibungsergebnisse.

Sören: Aber noch nicht ganz am Ende.

Roman: Nein. Dann gibt es noch die Leistungsphase 8.

Sören: Wenn es an die Abrechnung geht und wir wissen, was es gekostet hat.

Roman: Dann kommt die Kostenkontrolle.

Sören: Und die Kostenfeststellung.

Roman: Genau, die Kostenfeststellung am Ende.

Warum ist der Kostenvergleich nicht standardisiert, und wie sollten TGA-Planer die Vergabestrategie mitgestalten?

Roman: Spannender finde ich Leistungsphase 2 und 3 und ihren Detailgrad. Bei den bepreisten LVs und den Ausschreibungsergebnissen müssen wir immer wieder vergleichen — daher heißt die Folge Kostenverfolgung: Ich muss den Kosten hinterherlaufen und die Gründe finden, warum etwas teurer oder günstiger geworden ist beziehungsweise abweicht. Da habe ich das Gefühl, es gibt keinen Standard: Jeder macht das anders. Einzeln kann man erläutern, dass etwa die Sanitärkosten zehn Prozent höher sind, weil man in Leistungsphase 2 etwas im Bestand nicht wusste — aber der Kostenvergleich, den der Planer herzustellen hat, ist nicht standardisiert. Von der Kostenberechnung zum bepreisten LV muss es einen Schlüssel geben, denn beim Schreiben von LVs habe ich meist Vergabeeinheiten.

Sören: Die von der Kostenberechnung abweichen.

Roman: Genau. Jetzt kommt mein Lieblingswort: Kostenkontrolleinheiten, die KKE. Schon mal gehört? Das scheint in Berlin ein Standard zu sein.

Sören: Was ist das?

Roman: Das ist die Übersetzung von der Kostenberechnung auf das bepreiste LV: Welche Vergabeeinheiten und welche Kostenberechnungseinheiten gehen auf welche DIN-276-Kostengruppe, und wie hängen sie zusammen? Und wenn ich im aktuellen Projekt verschiedene Unterprojekte mit verschiedenen Finanzierern habe, wird es richtig kompliziert. Dann habe ich Vergabeeinheiten, die DIN-276-Zuordnung, die LV-Position und noch Projektanteile — Projekt 1, Projekt 2, Projekt 3.

Sören: Was vergleiche ich mit was?

Roman: Dann stelle ich in drei Dimensionen auf, wie was zusammenhängt, und jeder Nachtrag, der reinkommt, muss über diese drei Dimensionen bewertet werden. Wichtig ist: Dieser Kostenvergleich, der immer wieder stattfinden muss, muss nachvollziehbar sein.

Sören: Das heißt, man muss sich im Vorfeld schon Gedanken machen, wie die Vergabe erfolgen soll, damit man es für die Vergleichbarkeit möglichst identisch aufbaut.

Roman: Genau — möglichst identisch aufbauen, und wenn das nicht geht, einen möglichst transparenten Übersetzungsschlüssel bauen. Bei manchen Projekten wird das standardmäßig eingefordert, bei anderen ist es völlig unklar.

Roman: Da muss man sich stark einmischen und fragen, welche Vergabeeinheiten wirklich sinnvoll sind. Ich habe den Eindruck, dass TGA-Planer sich das meist vorgeben lassen — vom Projektsteuerer, der sagt: Vergabe ist nicht mein Thema. Dann rennen die Projektsteuerer los und produzieren tapetengroße Excel-Listen.

Sören: Die alles erklären sollen.

Roman: Genau. Da müssen wir uns als Fachplaner und TGA-Verantwortliche mehr einmischen und intelligentere Vorgaben machen — das ist Vergabestrategie.

Sören: Gerade wenn es uns das Leben leichter oder schwerer macht. Und wenn die Kosten aus dem Ruder laufen, braucht man wirklich eine belastbare Kostenschätzung. Da sollte man safe sein.

Roman: Genau, die muss sicher sein. Die Quadratmeter-Ansätze sind spannend — vor allem, wenn sie zum ersten Mal auf den Kostenrahmen treffen. Wenn ich den nicht selbst gemacht habe, gibt es den ersten großen Knall.

Wie geht man mit Baupreis-Steigerungen über die Zeit um (Entkoppelungsprinzip)?

Sören: Man sollte frühzeitig kommunizieren, was an Kostenvarianz kommen kann und was inbegriffen ist — gerade in der heutigen Zeit mit dem Thema Preissteigerung. Ist das alles abgegolten oder eine Unbekannte?

Roman: Das ist der nächste Punkt, dazu kommen wir in der nächsten Folge: Baukostenexplosion, da passiert gerade einiges.

Sören: Ein wichtiger Punkt aus unserem Vorgespräch: Was sind das für Preise, die ich angebe? Das sind in der Regel die Preise zum Stand heute.

Roman: Genau, die Preise zum Stand heute. Dazu gibt es das Entkoppelungsprinzip: Die anrechenbaren Kosten müssen sich nicht nach den tatsächlichen Baukosten richten. Wenn ich eine Kostenberechnung im Entwurf mache, nehme ich die aktuellen Kosten, die ich ansetzen würde, wenn ich jetzt bauen würde — zum Zeitpunkt des Entwurfs.

Sören: Das sind die Referenzwerte.

Roman: Referenzwerte. Wenn das Projekt zwei Jahre auf Eis liegt oder erst in zwei Jahren vergeben wird, muss ich die Kosten neu bewerten. Als Planer kann ich nur die aktuellen Kosten nehmen, die mir aus anderen Vergaben vorliegen. Ich kann natürlich annehmen, dass nächstes Jahr eine Baukostensteigerung von zehn Prozent stattfindet — aber woher weiß ich das? Auch der Baukostenindex arbeitet nur rückwirkend; die zukünftige Preisentwicklung kann ich nicht vorhersagen.

Sören: Wenn man weiß, dass man in zwei Jahren baut, sollte man das Gespräch mit dem Bauherrn suchen, wie weit man das schon in der Kostenberechnung Stand heute berücksichtigt. Im Umkehrschluss heißt es: Wenn ich in zwei Jahren weiterplane und die Kosten noch einmal ansehe, ist das, sobald es an die Kostenberechnung geht, wieder honorarwirksam.

Roman: Absolut, das ist honorarwirksam. Allerdings darf ich die Kostenberechnung aus meiner Erfahrung nicht fortschreiben, nur weil sich die Baukosten konjunkturell gedreht haben — sondern nur, wenn sich grundsätzlich Dinge geändert haben. Dann muss ich sogar fortschreiben. Vor 2013, etwa 2009, war es so, dass bei der Kostenfeststellung oder dem Kostenanschlag das Honorar verändert werden durfte: Ich bekam mehr Geld, wenn höhere Kosten für die ausführenden Firmen angesetzt wurden. Das ist heute nicht mehr so. Die Kostenberechnung steht und bleibt; nur weil die Konjunktur losschreitet, kann ich mein Honorar nicht erhöhen. Aber bei jeder Änderung, die ein Bauherr nach der Kostenberechnung vornimmt, muss ich die Kosten fortschreiben. Wenn ich das nicht tue, bin ich selbst schuld: Ich bekomme kein Honorar, und mir wird später vorgeworfen, dass die Kosten nicht passen. Das ist gefährlich.

Roman: So viel zum Thema Kostenvergleich. Wir vertiefen das auch in unseren Seminaren. Vielen Dank fürs Zuhören.

Sören: Bis bald.

Roman: Bis bald.