Effiziente Planung

Worin unterscheidet sich effiziente von effektiver Planung?

Roman: Herzlich willkommen aus den Plank-Studios an der TGA-Bar. Heute geht es um effiziente Planung.

Sören: Vorher haben wir über effektive Planung gesprochen — die einen Effekt erzeugt: pünktlich, vollständig, fünf Punkte abgehakt. Und jetzt wollen wir über effiziente Planung sprechen.

Roman: Stell dir vor, vorher waren die Fachplaner gefragt und glücklich: Ich habe alles vollständig abgeliefert, es war richtig und termingerecht. Und jetzt kommt die Büroleitung und sagt: Ihr habt viel zu viele Stunden gebraucht.

Sören: Genau, ihr habt die Punkte super erfüllt, aber leider in der dreifachen Zeit, die dafür beantragt wird.

Roman: Effizienz interessiert auf den ersten Blick vielleicht nur die Büroleitung oder die Projektleitung. Aber letztlich betrifft sie alle im Planungsteam: Wenn die Effizienz zu gering ist, leidet wahrscheinlich auch die Rechtzeitigkeit.

Sören: Über die letzten Jahre hat sich da ein anderes Bewusstsein entwickelt: Warum sitze ich schon wieder drei Stunden hier, obwohl ich eigentlich nur eine Viertelstunde gebraucht hätte?

Warum sind Planungsbesprechungen die größten Effizienzkiller?

Roman: Wir hatten eine ähnliche Folge mit Sven, der über Blindleistung im Planungsbüro gesprochen hat. Wir gehen hier gar nicht davon aus, dass Dinge doppelt oder dreifach gemacht werden. Sondern du hast das Thema Planungsbesprechung beschrieben — die sind echte Effizienzkiller.

Sören: Erstens: Überhaupt dabei zu sein bei Themen, zu denen man nichts beitragen kann — körperlich anwesend, ohne Beitrag. Zweitens: Ob es innerhalb der Besprechung effizient ist, jeden Sachverhalt grundlegend zu diskutieren. Woran ist ein Bauherr interessiert? Vieles ist im bilateralen Fachgespräch besser zu klären als in der großen Runde, wo andere sitzen, die von Haustechnik-Themen nicht unbedingt etwas verstehen.

Roman: Kurze Definition: Effizienz ist Output durch Input. Der Input soll möglichst gering, der Output möglichst groß sein. Wenn ich vor dem Computer sitze und mir eine Drei-Stunden-Besprechung anhöre, ohne etwas beizutragen, habe ich zu viel Input und liefere keinen Output. Es hängt von der Moderation ab — gut moderiert könnte man in einer halben Stunde erreichen, wofür man sonst drei Stunden braucht. Man stelle sich vor, all diese Menschen würden 2,5 Stunden jeder für sich seine Aufgabe effektiv machen.

Sören: Es gibt das simple Beispiel: Man wartet in einem Meeting auf eine Person. Wenn sechs Leute warten — die ja für ihre Arbeit bezahlt werden — und eine Person 15 Minuten zu spät kommt, dann warten sechs Leute jeweils 15 Minuten.

Roman: Das sind 90 Minuten und wahrscheinlich mindestens 200 Euro.

Sören: Ein plakatives Beispiel — aber es trifft den Punkt: Wo habe ich wirklich Stellschrauben? Pünktlich sein, auf den Punkt kommen, zielgerichtet arbeiten und in einer Besprechung nicht ins Epische ausdiskutieren.

Wie moderiert man eine effiziente Planungsbesprechung?

Roman: Wir hatten heute wieder so eine Regelbesprechung, in der wir eine Liste offener Punkte abgearbeitet haben. Am Schluss sagte ich: Leute, das ist so ineffektiv und ineffizient. Es erzielt einen gewissen Effekt, aber der ist gering, und wir sitzen viel zu viele Leute daneben.

Sören: Die Liste wird ja erstellt, um etwas festzuhalten. Aber es kann nicht Sinn sein, jeden Punkt in jeder Besprechung wieder durchzugehen, nur um zu sagen: Nein, wir sind noch nicht so weit.

Roman: Deswegen habe ich gesagt: Diese Liste besprechen bitte zwei Personen aus der Runde vorab ausführlich, mindestens zwei- oder dreimal vor unserer großen Runde. Sie haken die Themen gemeinsam ab, treffen Entscheidungen und tragen sie ein. Dann ignorieren wir die Punkte — außer es ergibt sich etwas, das uns alle betrifft.

Sören: Welche Themen sind die Schmerzpunkte, die jeden betreffen, wo es Bedenken gibt oder die nicht entschieden sind? Die schaut man sich an — nicht die, bei denen Verantwortlichkeiten klar benannt sind und die bis zum Zeitpunkt X geregelt werden.

Wie viele Planer sollten eine Besprechung besetzen?

Roman: Ein Gegenbeispiel: Mich stört, wenn Büros nur mit einer Person auftauchen. Bestimmte Planungsinhalte werden dann von einem Projektleiter allein vorgestellt. Das ist sehr effizient für das Büro, aber du erreichst nicht den gleichen Effekt, als wenn fünf Planer da wären und jeder sein Gebiet mit eigenem Planungswissen vorstellt und Rückmeldungen einholt.

Sören: Da kannst du die Rechnung der vierten Stunde wieder aufmachen. Ist der Termin denn so vorbereitet, dass eine Person ihn abwickeln kann — mit frühzeitiger Agenda, sodass man weiß, worüber man spricht? Dann kann man sagen: Für das Thema brauche ich Person XY und schalte sie für zehn Minuten dazu. Wir brauchen mehr Flexibilität. Vor zwei Jahren hast du in einer Folge gesagt, du nimmst gern an Besprechungen ohne Agenda teil.

Roman: Viel effizienter ist es, genau die Personen dazuzuholen, wenn sie für sich sprechen sollen und eine Rückmeldung brauchen. Eine Präsentation, zu der keiner etwas sagt, ist auch Quatsch. Letzte Woche war ich als Projektsteuerer in einer extrem guten Runde, in der der Projektleiter der Planung die TGA-Planung vorgestellt hat. Es kamen viele Punkte, die für die anderen Planer relevant waren — für den Architekten, den Verkehrsplaner, den Freiraumplaner. Ich habe sie immer wieder einbezogen: Wie sehen Sie das? Nach einer halben Stunde haben wir den Verkehrsplaner und den Freiraumplaner herausgenommen — sie waren glücklich, hatten sich vorgestellt und ihre Themen platziert. Danach hat der TGA-Planer mit dem Architekten und dem Projektsteuerer TGA die Themen weiterbearbeitet.

Sören: Das ist wieder die Moderation.

Roman: Genau. Der TGA-Planer hat dem Architekten drei Aufgaben mitgegeben: Da will ich etwas verschieben, diesen Gebäudebereich kannst du dir sparen, da brauche ich nichts. Das war effizient — anderthalb Stunden. Die erste halbe Stunde Verkehrs- und Freiraumplaner, dann eine Stunde nur TGA-Planung. Anschließend ein dritter, kleinerer Termin mit einem Zertifizierer, dem TGA-Planer und mir. So hatte ich in zwei Stunden drei Themen mit verschiedenen Personenkreisen behandelt — effizient und effektiv. Danach geht es mir richtig gut.

Sören: Wir sind über Jahre geprägt worden, wie es nicht laufen sollte. Wenn sich das Bewusstsein verschiebt und eine adressatengerechte Kommunikation stattfindet, können sich alle um das Wesentliche kümmern. Wir werden nicht dafür bezahlt, eine Besprechung anzusetzen, sondern eine gute, vollständige Planung zu liefern.

Roman: Vollständig und termingerecht — effektive Planung. Die Besprechungen sollten wir auf ein Minimum beschränken und dann möglichst effizient gestalten.

Warum verschlechtern Änderungen die Effizienz?

Roman: Effizient gestalten, damit wir effektiv planen können — das geht ineinander über. Eine vollständige, richtige und termingerechte Planung mache ich nicht in einer Sitzung, sondern allein am Computer, ab und zu den Kollegen gefragt. Bisher haben wir nur die Effizienz beleuchtet, die in Besprechungen verloren geht; die Blindleistung im Büro hat Sven erläutert. Änderungen sind ein weiterer Gradmesser für geringe Effizienz: Wenn du ein bestehendes, richtig und termingerecht fertiggestelltes Planungsergebnis wieder aufreißt, musst du wieder viele Leute einbeziehen — Architekt, Tragwerksplaner, Brandschutzplaner. Eine Änderung ist per se nicht so effektiv und effizient wie eine regulär ablaufende Planung.

Sören: Weil du einen Teilaspekt aus einem Gesamtkonstrukt herausreißt.

Roman: Und du wirfst etwas weg, das schon fertig geplant war.

Sören: Subjektiv ist das Empfinden: Das habe ich für die Tonne geplant. Das hat mit Wertschätzung der eigenen Arbeitsleistung zu tun — auch wenn kausal gut hergeleitet ist, warum es noch einmal gemacht werden soll und dass es der Wunsch des Auftraggebers ist. Aber eine Änderung kann auch effizient laufen, wenn sie im entsprechenden Rahmen abläuft.

Roman: Wie können Änderungen effizient gemanagt werden? Sie müssten eigentlich vom Bauherrn beziehungsweise Projektsteuerer ausgehen. Aus der Theorie ist eine Änderung ein Begehren des Bauherrn: Er muss sagen, ich will eine Änderung, und sie so steuern, dass es für ihn effektiv und effizient ist — dass er nicht wahnsinnig viel Geld bezahlt. Er hat ja ein Interesse daran, dass es effizient abläuft.

Sören: Man muss diese Themen voneinander separieren und separat betrachten, damit man die Änderung nicht oben auf einen ohnehin effizienten Planungsprozess draufpackt, sondern ihn ein Stück davon befreit.

Was sind Transaktionskosten und wie senkt man sie?

Roman: Wenn ich Effizienz messen würde, hätte ich drei Messgrößen: Erstens, wie effizient sind Planungsbesprechungen? Zweitens, wie viele Änderungen gibt es? Und drittens: Was gibt es sonst noch für Transaktionskosten? Also wie aufwendig ist es, Rechnungen zu stellen, Berichte zu erstellen, Regelbesprechungen abzuhalten, die gar nicht richtig mit der Planung zu tun haben? Was mich furchtbar nervt, ist, Fertigstellungsgrade in stundenlanger Kleinarbeit zu bewerten — Dinge, die ums Projekt herum passieren, aber nichts mit der eigentlichen Planung zu tun haben.

Roman: Besprechungsprotokolle, Aufgabenverfolgung — das sind keine Kernthemen, kein Planungsergebnis, sondern Transaktionskosten. Die brauche ich, um meine Leistung abrechenbar zu machen.

Sören: Wenn man zum fünften Mal versucht, einen Versorger zu erreichen, und die Sache immer noch nicht bearbeitet ist, dann wird das nirgendwo bezahlt.

Roman: Hier können Tools helfen: effiziente Protokollführung, effiziente Aufgabenverfolgung und effiziente Kommunikation nach außen, unabhängig von der Planungssitzung. Das sind die drei Ebenen von Effizienz, die bei uns relevant sind.

Sören: Was sagt der Herr Plank dazu?

Roman: Der Herr Plank sagt nichts. Alles klar, Sören. Wir gönnen uns noch ein bisschen.

Sören: Danke schön, auf bald. Ciao.