Besondere Leistungen

Warum sind besondere Leistungen so schwer zu kalkulieren?

Lars: Manchmal ist diese besondere Leistung bei uns nicht so kalkulierbar. Darüber wollte ich mit dir mal sprechen. Das grüne AHO-Heft kenne ich, Nummer 5, Nummer 3, Nummer 2 — aber auch da stehen die besonderen Leistungen nicht gut drin. Am häufigsten steht da: nach nachgewiesenem Zeithonorar, und eben keine Prozentpunkte oder Teilleistungspunkte. In der Praxis ist das wahnsinnig schwierig anzubieten. Die auftraggebende Seite schreibt erstmal den Leistungstext unzureichend aus dem AHO-Heft ab.

Roman: Willkommen im Leben der anderen. Wir sind ja verwöhnt mit der HOAI-Kalkulation, dass wir einfach anrechenbare Kosten nehmen und hoffen, dass es am Ende passt. Aber alle anderen — Unternehmensberater und Berater — kalkulieren frei, mit Stundenaufwand. Die haben den Luxus, dass sie es immer wieder machen, immer wieder prüfen, ob es passt, und dann aus der Erfahrung das nächste Angebot machen können.

Lars: Bei uns fehlt das. Diese besonderen Leistungen bietest du sehr oft an, bekommst sie aber selten beauftragt. Es gibt Spezial-Leistungen, die du jedes Mal anbietest, die im Vertrag stehen, aber nicht abgerufen werden — eine Brandfallsteuermatrix zum Beispiel. Die Erfahrungswerte haben wir als Einzelne so nicht. Vielleicht kommt da der Schwarm ins Spiel, wenn es zehn Leute gibt und man einen Benchmark hat.

Wie könnte ein Schwarm-Benchmark für besondere Leistungen aussehen?

Roman: Das wäre das Ziel an der Bar. Man könnte einen Sonderleistungskatalog vertiefen und ihn möglichst als offenes Dokument oder offene Plattform, als Datenbank gestalten, sodass alle hineinarbeiten können.

Lars: Das wäre mega — so wie unsere erste Idee, überhaupt eine TGA-Bar mit Schwarmintelligenz zu entwickeln. Wir merken, die Schwarmintelligenz greift. Bei solchen undefinierten Geschichten müssen wir sie stärker nutzen, denn den Benchmark hat der Einzelne nicht.

Roman: Wie kriegt man die Erfahrung? Du musst am Ende auch die Stunden prüfen, die du auf die Sonderleistung geschrieben hast, und sie später auswerten.

Lars: Du musst ein KPI entwickeln: eine Kategorie und Größe des Gebäudes, eine Zeiteinheit, eine Komplexität der Technik — und das in einem KPI verrechnen. Dann hast du meinetwegen 3,50 Euro pro Einheit.

Sollte man besondere Leistungen nach Aufwand oder nach Wert kalkulieren?

Roman: In meinem Studium habe ich gelernt, dass gar nicht so wichtig ist, wie viel Aufwand eine Leistung braucht, sondern wie viel sie wert ist. Wenn man das weiterdenkt, kommt man zur Frage: Wie schafft eine Leistung mehr Wert — wie hilft sie dem Bauherrn, wie spart sie Zeit, wie spart sie Geld, wie erhöht sie die Qualität? Das sind die drei Kategorien, über die eine Leistung Wert schafft.

Bei der Brandfallsteuermatrix könnte ich mir zum Beispiel vorstellen, nicht nur die Matrix anzubieten, sondern auch die digitale Wirkprinzipprüfung. Dazu hatten wir mal eine Podcast-Folge mit Enolares, die ein Produkt haben und sagen: Ich spare dir den Sachverständigen, der sonst sehr lange am Gebäude verbringen müsste, um alle Brandschutzklappen zu prüfen — das machen wir digital. Das könnte man als Sonderleistung mit reinnehmen und mitverkaufen. Was ich auch mache, ist das Thema digitale Bestandsaufnahme einfach mit aufzunehmen — also zu sagen: Ihr wollt kein 3D-Modell vom Bestandsgebäude, aber bei einem Projekt wie Köln Europa hätte es uns unendlich geholfen.

Wie versteckt man eine besondere Leistung wirtschaftlich in der Grundleistung?

Roman: Ich habe das letztens in einem Angebot in einem Umbauzuschlag versteckt: Ich nehme nicht 20, sondern 30 Prozent — dafür gibt es eine digitale Bestandsaufnahme von mir. Ich definiere genau, welche Modellierungsqualität dieses Modell hat: Ich will, dass die Leuchten in diesem denkmalgeschützten Gebäude relativ genau erfasst werden, dass die Heizkörper relativ genau erfasst werden und dass alle Unterverteilungen und deren Standort im Gebäude erfasst werden. Das hat den Architekten und den Bauherrn nicht interessiert. Der Bauherr hätte irgendeine Bestandsaufnahme beauftragt, die in irgendeinem Modell mit Foto-Overlay viel Geld kostet.

Wir haben das bei Robopix angefragt, einem Dienstleister. Der hat eine Liste geliefert und gefragt, wie detailliert wir es haben wollen. Wir haben bestimmte TGA-Bauteile definiert, die wir als integriertes Bauteil im Modell haben wollten. Das Projekt hatte 30.000 Quadratmeter Bruttogeschossfläche und kostete 100.000 Euro in Summe. Davon war die Punktwolke nur 13.000 Euro; die anderen rund 87.000 Euro waren mehrere Architekten, die aus Punktwolke und Fotos ein Modell bauen. Wir konnten vorab definieren: Für uns als TGA-Planer ist der Standort aller elektrischen Unterverteilungen relevant. Die möchten wir anklicken können und sagen: 324 Stück. Man kann an diesen Bauteilen später arbeiten, Daten hinzufügen — es ist ja ein Informationsmodell — und vielleicht sogar diese Firma beauftragen, bei der Bestandsaufnahme ein Foto von der Verteilung innen und vom Schaltplan zu machen und an die Verteilung zu hängen. Dann kann man im ganzen Modell in jede Verteilung klicken und sieht das Innere und den Schaltplan. Das sagen unsere Elektroplaner: ein Traum.

Lars: Hunderte Fotos und hunderte Stunden gespart für Dinge, die man sonst nur erahnt und nie genau weiß — und dann vielleicht eine Fehlplanung macht.

Roman: Das ist eine besondere Leistung, die ich verstecken würde. Ich kann sie auch gesondert anbieten, aber der Bauherr versteht sie nicht, weil er den Mehrwert nicht sieht. Den Mehrwert habe ich, kann ihn aber nicht richtig verkaufen.

Kann man den Wert einer Leistung dem Bauherrn nachweisen?

Lars: Ich finde den ersten Aspekt interessant: Wir haben Schwierigkeiten, etwas zeitbasiert zu kalkulieren, weil wir gar nicht genau wissen, wie viel Zeit wir brauchen — aber wir haben vielleicht einen Wert. Hast du ein Beispiel für eine Leistung, die man wertbasiert besser kalkulieren könnte als zeitbasiert?

Roman: Bei der Brandfallsteuermatrix und der digitalen Wirkprinzipprüfung kann man den Gegenwert in Sachverständigenstunden nachrechnen. Man könnte den Sachverständigen fragen: Was kostet die Wirkprinzipprüfung, die er persönlich vor Ort macht, und was kostet Variante 2, die digitale, die ich anbiete?

Lars: Das finde ich gut — dieses Gegenhalten des Wertes wäre eine Lösung für das Problem, dass man nie genau weiß, was man zeitbasiert anbieten soll.

Roman: Das gleiche Problem haben wir bei allen BIM-Leistungen. Das As-Built-Modell am Ende ist eigentlich das, was wirklich interessant ist, wenn man BIM ernst nimmt — im Betrieb hat das Gebäude einen unermesslichen Wert, aber den versteht keiner, und man muss ihn erst nachweisen. Ich kenne die Kosten im Betrieb für Facility-Management-Leistungen nicht, die nicht rein aus VDI-Richtlinien ermittelbar sind. Wartungskosten für eine Heizungsanlage kann ich herauslesen, aber welchen Aufwand habe ich später im Facility-Management fürs Daten sammeln, Daten suchen, für nicht zu wissen, wo welche Verteilung sitzt?

Lars: Sehr schwierig. Da könnte man Facility-Management-Unternehmen fragen.

Roman: Dazu gibt es sogar einen ganzen Verband. Ich habe überlegt, ob wir mit dem Verband der Facility-Manager kooperieren.

Wie quantifiziert man eine unklar beschriebene Leistung?

Lars: Was ich sehr oft mache: Wenn ich erkenne, dass eine Leistung nicht genau beschrieben ist, versuche ich sie zu qualifizieren. Beispiel: Man soll ein technisches Raumbuch anbieten, sagen wir für 100 Räume. Dann frage ich: Wie viele Parameter sind je Raum drin? Ich gebe pro Anlagengruppe drei bis fünf Parameter vor, habe also meinetwegen 35 Parameter pro Raum bei 300 Räumen. Damit kann ich etwas quantifizieren, was vorher nicht quantifizierbar war. Die Aufgabe wird einfacher, wenn man sie herunterbricht: ein kleines Stück kalkulieren und mal x nehmen ist besser, als ein großes zu fassen. Ich ziehe das auf eine Annahme herunter und tue sie auch im Angebot kund: Wir gehen davon aus, pro Anlagengruppe sechs Parameter pro Raum zu definieren — ein Parameter dauert bei mir siebeneinhalb Minuten, dann kann ich es kalkulieren. Damit habe ich für beide Seiten eine Vergleichbarkeit: Wenn ein Wettbewerber günstiger ist, frage ich, wie viele Parameter dort drin sind.

Roman: Das hilft auf jeden Fall für die Nachvollziehbarkeit, und du kannst es besser erklären. Ehrlich gesagt werde ich aber selten gefragt, wie ich eine Leistung kalkuliert habe. Entweder bist du eingeladen oder nicht, du kriegst den Auftrag oder nicht.

Wie nutzt man den Prozentsatz der Grundleistung als Maßstab?

Roman: Interessant finde ich die Frage, wie viel Prozent der Grundleistung diese besondere Leistung ausmacht. Bei ein, zwei, drei Prozent tun sie sich relativ leicht; ab etwa fünf Prozent wird es schwierig. Die As-Built-Aufnahme ist laut AHO-Heft zum Beispiel acht Leistungspunkte.

Lars: Das sind acht Prozent — das ist viel. Ich vergleiche das immer mit der Ausführungsplanung, die 22 Prozentpunkte wert ist. Acht Prozentpunkte wären fast ein Drittel davon, also wie zweimal Schlitz- und Durchbruchsplanung. Wir gehen oft über Teilleistungen und vergleichen sie mit Teilleistungen der Siemon-Tabelle: Ist eine Brandfallsteuermatrix-Erstellung ungefähr so wie eine Schlitz- und Durchbruchsplanung oder eine Schalldruckprüfung? Damit kann man es greifen.

Was bedeutet die besondere Leistung „Fortschreiben der Ausführungsplanung auf die Vergabe"?

Roman: Bei dieser 100.000-Euro-Bestandsaufnahme ist interessant: Du kannst sie am Anfang machen, wenn du zu planen beginnst, oder am Ende, wenn du fast durch bist und nochmal einen Scanner durchjagst. Dann sagst du: Für weitere 100.000 Euro nehmen wir das As-Built auf. Wenn der Planer es nicht machen will, holt sich der Bauherr einen 3D-Scan-Service, der ein As-Built-Modell macht — aber die Intelligenz fehlt, alle angereicherten Informationen aus dem Planungsprozess sind komplett raus.

Lars: Du fängst wieder mit Punktwolken an und kannst den Mehrwert nicht annähernd erzeugen. Du hast visuell etwas dargestellt, aber was es ist, weiß keiner mehr.

Roman: Das Aufwändige beim As-Built-Modell ist, dass du prüfen musst, ob es die echten Bauteile und Produkte sind, die du in der Planung angenommen hast. Wenn du dir die HOAI-Grundleistung anschaust, schulden wir die Fortschreibung der Ausführungsplanung auf die tatsächlich vergebenen Produkte. Macht man daraus eine BIM-Leistung, könnte ein findiger Bauherr sagen: Wenn ihr ein BIM-Modell habt, schuldet ihr als Grundleistung das Fortschreiben des BIM-Modells auf die vergebenen Produkte — also: Heizkörper ist Modell XY, dann bitte ins BIM-Modell eintragen. Dann hast du die As-Built-Planung zum großen Teil schon fertig, weil die echten Produktdaten drin sind.

Lars: Für mich ist die Leistung „Fortschreiben der Ausführungsplanung auf die Ergebnisse der Ausschreibung" überhaupt nicht klar. Ich habe es immer so empfunden, dass die Geometrie bei der Kältemaschine oder einem raumlufttechnischen Gerät abweicht, weil ein Hersteller zehn Zentimeter mehr oder weniger hat — das mache ich. Aber wenn man es auf jedes Ventil herunterbricht, kann ich es nicht zu einem Zeitpunkt machen, weil der Unternehmer noch gar nicht jedes Produkt weiß. Ich muss die Planung ständig nachpflegen, und dann kommt noch die gültige Ausführungsplanung des Architekten dazu — dann wird die Leistung richtig undefiniert. Das passt zu unserem Thema der Unkalkulierbarkeit besonderer Leistungen und ist fast eine eigene Podcast-Folge wert.

Welche Faustregeln nimmt Lars mit?

Lars: Ich versuche immer, kleinere Einheiten zu bilden, um es klein zu machen, und meine Transparenz darzulegen. Ich sage lieber: Ich habe das und das kalkuliert — wenn er mehr oder weniger braucht, nimmt er drei raus oder vier dazu, statt eine Blackbox mit fünf Teilleistungspunkten zu machen.

Roman: Ich würde den Wert hinterfragen: Was ist das Ganze für dich wert — sparst du Geld, sparst du Zeit oder erhöhst du die Qualität? Mit diesen drei Faktoren, die immer das Ziel des Bauherrn sind — Termine, Kosten, Qualität —, kannst du es greifen. Ein weiterer Ansatz ist der Prozentsatz an der Grundleistung: Wenn wir zwei Prozent der Grundleistung nehmen, wird das wohl passen.

Lars: Genau. Und dann der Vergleich zu einer bekannten, Siemon-artigen Teilleistung — damit kann man abschätzen, ob zwei Prozent zu viel oder zu wenig sind. Das mache ich oft bei der Leerrohr-Planung, die nur für elektro- und nachrichtentechnische Gewerke ist; da gehe ich meist über Teilleistungsprozente, nehme fünf bis sechs Prozent als Teil der Ausführungsplanung, und das haben wir oft nachgewiesen.

Roman: Das AHO-Heft muss ich immer wieder durcharbeiten — interessant ist auch der Deckenspiegel, der als besondere Leistung mit etwa vier Leistungspunkten drinsteht. Ein Hinweis: Diese AHO-Hefte gibt es seit etwa einem halben Jahr alle in digitaler Form. Du kannst über den Browser darauf zugreifen, hast eine Volltextsuche, kannst einen kurzen Einblick in Hefte nehmen, die du nicht gekauft hast, und das Inhaltsverzeichnis sehen. Wenn du es kaufst, hast du es sofort online — nicht mehr vergriffen wie früher, und der Versand kostet 14 Euro.

Roman: Lars, vielen Dank, war schön an der Bar.