Zeit- und Selbstmanagement

Warum macht die tgabar zur 98. Folge eine Sonderfolge?

Sören: Moin Moin aus Hamburg und herzlich willkommen zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Roman Fritsches und ich, Sören Janson, sitzen mittlerweile zum 98. Mal an der Bar zusammen und deswegen haben wir gesagt, wir machen heute alles anders.

Roman: Sören, das fühlt sich ganz komisch an, das nicht einzuleiten.

Sören: Dadurch, dass ich heute die Anmoderation mache, haben wir uns ein spezielles Thema ausgesucht, das gar nicht so richtig zum agilen oder klassischen Projektmanagement passt, sondern privat wie beruflich gilt: Selbst- und Zeitmanagement.

Roman: Super spannend. Wir haben da aktuelle Erfahrungen mit unseren Kollegen gemacht und wollen die teilen.

Wie hängen Kapazitätsplanung und persönliche Tagesorganisation zusammen?

Sören: Es geht darum, wie ich zur Kapazitätsplanung komme und wie ich die Leute über die Projekte einteile. Aber die Kollegen müssen nicht nur auf der Wochen- oder Monatsscheibe planen, sondern ihren Tag von morgens acht bis abends organisieren. Und wenn man kein Mikromanagement betreiben, also nicht ständig im Austausch sein will, dann ist viel Vertrauen und auch viel Technik bei jedem Einzelnen gefordert.

Roman: Die Frage, wie organisiere ich meine Woche, ist ein guter Startpunkt. Wir fangen am Montagmorgen mit unserer Kapazitätsrunde an und sehen, wer wahnsinnig gestresst ist und wer nicht. Bei den Gestressten stellt man manchmal fest, dass sie gar keine Termine im Kalender haben. Warum bist du gestresst, du stehst ja gar nicht im Kalender? Man muss eine gewisse Vertrauensbasis haben, um so zu fragen. Das ist die interessante Frage: Warum ist man gestresst und was hat das mit Selbst- und Zeitmanagement zu tun?

Sören: Wenn man aufgrund der Projektlage für das tägliche Doing den Überblick verloren hat, hat man drei Listen mit Checklisten dazu, noch Planner und noch To-Do — und es fehlt die eigene Ordnung darin.

Welche Werkzeuge nutzt man konkret zur Selbstorganisation?

Roman: Wie machst du das genau? Hast du deinen Planner, eine Checkliste und den Kalender, den du pflegst?

Sören: Den Kalender pflege ich vorbildlich. Jeder kann sehen, in welchen Terminen ich bin, damit man variabel Zeitfenster finden kann. Dann nutze ich To-Do als einziges — ich schreibe nichts analog auf — und habe dort den Vorteil, dass ich die ganzen Planner-Aufgaben bündeln kann. Das stresst mich nicht; ich filtere gut, welche Aufgaben wichtig sind und wo der Fokus liegen muss. Freitags nehme ich mir eine Viertelstunde, um die Woche nachzuarbeiten und die nächste vorzubereiten. Ich gehe nicht ins Wochenende ohne vernünftigen Abschluss.

Roman: Also ein Plan für die Folgewoche und eine Reflexion: Was ist gut gelaufen, was fehlt, was war wichtig und nicht passiert.

Sören: Wir müssen uns auch ganz praktisch einen Arbeitsplatz buchen — sonst hat man keinen Platz im Büro.

Roman: Man kann Leute also zur Organisation zwingen, indem man ihnen keine freien Arbeitsplätze gibt.

Sören: Genau, dadurch muss man vorausschauend planen. Durch die Kids habe ich mir angewöhnt, Dinge nicht zu schieben — nicht zu sagen, das mache ich morgen, weil morgen oft etwas anderes dazwischenkommt und der Berg an Aufgaben dann größer wird. Es gibt Tätigkeiten, die man nicht gern macht; aber Dinge mental zum Abschluss zu bringen und keine losen Enden mitzuziehen, ist für mich ein großer Punkt.

Roman: Du nutzt also Aufgabenlisten. Ich persönlich nutze sie nicht mehr — ich habe vor etwa fünf, sechs Jahren aufgehört, persönliche Aufgabenlisten zu machen.

Sören: Bei mir hat das den Vorteil, dass ich mir Dinge schlecht merken kann. Ich muss sie aufschreiben, um sie nicht im Kopf mitzunehmen — sonst kriege ich keinen ruhigen Tag.

Roman: Das ist ein persönlicher Fokus. Ich kann mir Aufgaben gut merken, aber ich muss meine Woche organisieren. Meine Outlook- und Kalenderpflege ist das Zentrale; wenn ich das nicht mache, wird die Woche eine Katastrophe. Ich habe Standards drin: Die Mittagspause trage ich als Blocker ein, weil mir die Leute immer Termine in die Mittagspause gedrückt haben — sie machen von zwölf bis eins Pause, ich von eins bis zwei. Die Aufgabenlisten mache ich nicht mehr, weil ich mich den ganzen Tag mit Prioritäten beschäftigt und angefangen habe, mit den Listen zu prokrastinieren — ich habe mich mehr mit der Liste beschäftigt als mit dem Abarbeiten.

Sören: Das ist die Gefahr, dass man die Liste ständig aktualisiert. Mich stresst es nicht — ich nehme es als Gedächtnisstütze, um die kleinteiligen To-Dos nicht aus den Augen zu verlieren. Und dann greife ich auf Methoden zurück: Wie organisiere ich meinen Tag? Was ist Pareto-Prinzip? Eisenhower finde ich auch sehr gut. Vieles auf der Liste ist überflüssig oder in fünf Minuten abgearbeitet — das mache ich dann sofort, dann ist es weg und es entsteht gar nicht erst der Riesenberg an Arbeit.

Roman: Wir haben also im Kern zwei Werkzeuge fürs Selbst- und Zeitmanagement: erstens die Aufgaben, die man entweder im Planner-Format als Kanban führt oder als To-Do-Liste, und zweitens den gepflegten Outlook-Kalender, mit dem man die Zeitscheiben der Woche einteilt.

Sören: Ich hätte noch ein drittes, persönliches Werkzeug: Da ich viel mit Mural-Boards arbeite, markiere ich mir dort über Tags Aufgaben, die übergeordnet und nicht terminkritisch laufen — als zurückgelagertes System für Themen, die im Hintergrund mitlaufen.

Roman: Also Planner, To-Do-Liste und zusätzlich Mural als dein drittes Werkzeug.

Warum klappt Selbstorganisation bei vielen Kollegen nicht?

Roman: Es ist eigentlich relativ einfach — aber warum klappt es bei vielen nicht? Ich hatte gerade einen Kollegen gesprochen, der total gestresst ist, und in seinem Kalender steht fast nichts, nur fünf externe Termine. Bei meinem Kalender steht alles drin, auch die Aufgaben, die ich für mich selbst mache. Ich nutze Farben: eine Farbe für externe Termine, eine für interne, eine für private. So können die Kollegen einschätzen, wo sie mir noch etwas reinquetschen können. Bei externen Terminen ist man nicht da und will nicht gestört werden. Interne Termine haben oft Prio zwei — die kann man im Notfall verschieben oder früher beenden. Und dann gibt es gelb markierte Sachen: Das ist Stillarbeitszeit, in der ich etwas erledigen muss. Die sind nicht vier Stunden lang — dass man sich länger als acht Minuten am Stück konzentriert, ist ohnehin illusorisch.

Wie vermeidet man Aufgabenhopping und Ablenkung?

Sören: Ein großer Teil ist das Aufgabenhopping: Eine E-Mail poppt auf, ich muss sie sofort lesen und idealerweise direkt reagieren — anstatt zu sagen, ich schaue morgens einmal rein und nachmittags zum Kaffee. Wenn ich an einem Thema dran bin und etwas von der Seite reinfliegt, kostet es Zeit, sich wieder einzuarbeiten und in das alte Thema zurückzufinden. Sich zu fokussieren und Störgeräusche auszublenden, konsequenter zu sein — darum geht es.

Roman: Das passiert oft automatisch mit dem Zeitdruck, wenn man Kinder oder mehr Verantwortung hat. Wenn die Leute aber einen entspannten Arbeitstag haben, geht das Laissez-faire schnell in fehlende Organisation über. Gegen dieses Multitasking habe ich die Pomodoro-Technik gelernt. Die Idee: Eine Konzentrationsphase dauert maximal 25 Minuten. Man trägt sich 25-Minuten-Termine in den Kalender ein und lässt dazwischen Platz. Ein Arbeitstag ohne externe oder interne Termine sähe so aus: 25 Minuten für ein Thema, dann mindestens 15 Minuten bis eine halbe Stunde Pause, dann der nächste 25-Minuten-Block — vielleicht dasselbe, vielleicht ein anderes Thema. In 25 Minuten schafft man Erstaunliches: ein Thema anreißen, eine Excel vorbereiten, einen Terminplan angehen, das Wichtigste konzentriert verstehen. Oder man entscheidet, jetzt brauche ich wirklich eineinhalb Stunden in Ruhe — am besten nachmittags, wenn man ohnehin etwas müde ist.

Sören: Das sind die kleinen Tipps: Wichtige Themen auf den Vormittag, nachmittags ist man müder. Und nutz die technischen Möglichkeiten: Das Handy kann klingeln, das Festnetz oder IP, in Teams kommt ständig eine Nachricht rein. Das in der Zeit auszuschalten, um sich zu konzentrieren. Viele gehen privat in die Limit-Funktion der Apps, damit sie abends nicht zwei Stunden bei Facebook hängen — das sollte man auch im beruflichen Kontext machen. Die Fokuszeit in Teams nutze ich sehr: Nachrichten werden durchgestellt, aber nicht sichtbar dargestellt — es bimmelt nicht.

Roman: Manche haben einen E-Mail-Notifier, bei dem jede ankommende E-Mail unten rechts angezeigt wird. Bei 180 Pop-ups am Tag wird man ja verrückt.

Sören: Da fängt es an: Wissen die Personen überhaupt, dass sie das ausstellen können? Wir führen gerade eine neue Zeiterfassung ein, da kann man 25 Variationen einstellen, ob der Notifier aufs Handy, auf den Laptop oder per E-Mail kommt. Aber weiß ich von mir aus, wo ich die Einstellung finde, und bin ich befähigt, sie zu ändern?

Wie fördert man Selbstorganisation im Team, ohne Mikromanagement?

Roman: Das ist der Punkt, warum das Thema so wichtig ist: Wenn wir den Kollegen helfen, effizienter im Zeitmanagement zu werden, haben alle etwas davon. Ich merke das gerade in einem Projekt. Wir hatten seit Monaten am 28.09. eine Kostenschätzung fertigzustellen — eine bauteilbezogene Kostenschätzung, eine Sonderleistung zusätzlich zur Grundleistung, für die es extra Geld gibt. Wenn ich eine Kostenschätzung mache, fängt die ganze Planung erst richtig an zu arbeiten: Die Ingenieure denken erst, wenn sie Kosten aufführen müssen — wie viele Leuchten habe ich im Grundriss, wie viel Heizlast brauche ich. In der Kostenschätzung hat man noch keinen fertigen Grundriss, nur Technikflächen und die grobe Struktur des Gebäudes.

Ich habe zwei Wochen vorher vier oder fünf Termine bei allen beteiligten Kollegen eingestellt und meine Erwartungen reingeschrieben: 20 Prozent fertig, 40, 50, 80 Prozent. Zu den Terminen haben wir uns getroffen, und dann gehe ich wie ein Revisor durch unsere AVA-Software und frage, warum seid ihr nicht so weit. Aber ich merke auch, dass ich fördern muss: Jungen Kollegen fehlte der Überblick, etwa die Montage- und Revisionsplanung oder besondere Leistungen in die Kostenschätzung aufzunehmen — gerade da sind die Handwerker super teuer. Ich fordere also nicht nur, sondern fördere auch. Und ich habe gemerkt, dass die Leute sich vorher keine Zeit geblockt hatten, um den Termin vorzubereiten. Also habe ich gesagt: Setzt euch beim nächsten Mal vorher einen halben Tag oder zumindest anderthalb Stunden hin und bereitet den Termin so vor, dass ihr konkrete Fragen stellen könnt.

Sören: Das liegt ein Stück weit daran, dass man die Leute frei entscheiden lassen will, sie diese Freiheit aber nicht richtig nutzen, weil sie nie gelernt haben, damit umzugehen. Dann muss man zwei, drei Schritte zurückgehen, das intensiver begleiten und die ein oder andere Handreichung geben. Zu viele Möglichkeiten sind eben auch zu viel.

Roman: Genau, und deshalb zwinge ich ihn, sich auf ein Thema zu konzentrieren — da treffen wir uns, besprechen es, und ich hätte gern, dass er es vorbereitet. Das ist meine Erkenntnis aus jahrelang zu spät und unverständlich abgegebenen Kostenschätzungen und fehlenden Entscheidungen, die ein Projektleiter mittreffen muss. Da reicht es nicht, am 28.09. zu erwarten, dass alle ihren Kram abgeben und eine Stunde vorher einen Reminder zu setzen — nein, zwei Wochen vorher, regelmäßig treffen.

Sören: Diesen Spagat zu finden und nicht zu viel Mikromanagement zu betreiben, das ist die hohe Kunst.

Roman: Ich betreibe kein Mikromanagement, sondern fördere die Kollegen darin, ihr Zeitmanagement zu verbessern und ihren Kalender zu pflegen. Ich fordere etwas — das Projekt fordert es, wir brauchen es einfach. Und die Kollegen sind auch zufrieden damit.

Sören: Wer das Grundprinzip dahinter verstanden hat, macht sich diese Termine selber. An mancher Stelle mutet man jüngeren Kollegen aber zu viel zu und muss dann reagieren und es nicht laufen lassen.

Roman: Und weiter fördern: Ich treffe Entscheidungen mit, stelle aber auch den Projektreferenten zur Verfügung, der bei einem Termin dabei ist und die ganze Zeit bei der Kostenschätzung unterstützt — Preise raussuchen, Massen aus dem Grundriss abschätzen. Das hilft allen. So eine Aufgabe muss man früh genug und zyklisch anpacken, die Kalender prüfen und schauen, ob die Leute alles im Blick haben.

Sören: Das hat mit Priorisierung zu tun und kommt mit der Zeit. Bis alle vollständig autark arbeiten, muss man Zwischenwege gehen.

Roman: Wobei wir das gar nicht wollen — wir wollen ja zusammenarbeiten, wie früher im Studium oder in der Ausbildung zusammenhocken und tolle Sachen zusammen machen.

Sören: Ich sehe schon, die Bar schließt langsam. Wir sind die Letzten — ich schmeiße die letzte Runde.