Vertretung langfristig organisieren

Was hat der "Fail" an der tgabar ausgelöst?

Sören: Roman, mach die Tür auf, lass mich rein!

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar. Habt ihr auch was gehört? Ich glaube, Sören steht hinter der Tür. Warte mal, ich muss aufschließen. Sören!

Sören: Danke, dass du die Tür aufmachst. Ich hoffe, es ist genauso lustig, wie wir uns das vorstellen.

Roman: Was ist da schiefgelaufen? Das war nämlich nicht ganz so lustig. Ich kam direkt aus einem Gerichtstermin und sah auf dem Handy zwölf Anrufe. Heute war Happy Hour. Ich hatte zwar angekündigt, dass ich nicht da bin, und Mo hatte das ausführlich mit Lars vorbereitet — aber ich habe die Tür nicht aufgemacht. Ich hatte einen Google-Meet-Termin eingestellt und musste die Teilnehmer manuell zulassen. Nur war ich gar nicht da, um sie zuzulassen.

Sören: Fehler passieren. Du hast dich ja entschuldigt, schriftlich und in einer Aufnahme. Viele haben die Entschuldigung angenommen. Aber was lernen wir daraus?

Warum entstehen Fehler vor allem unter Überforderung?

Roman: Wir wollen daraus eine Folge machen — zum Thema fehlende Verfügbarkeit. Die Frage ist, ob das nur ein einmaliger Fehler war oder ein langfristigeres Thema. Ich habe gerade das Gefühl, zu viel um die Ohren zu haben, und fange dann an, Sachen zu vergessen oder schlecht zu organisieren. Fehler passieren durch zeitliche Überforderung. Das passt auch für unsere Branche: Wir bauen immer dann Mist, wenn wir zu viel gleichzeitig um die Ohren haben.

Sören: Das ist Multi-Projektmanagement — wie auf einem Karussell, bei dem man von einem Drehenden aufs nächste springen muss. Wenn man auf zu vielen Hochzeiten ist, vergisst man eben, eine Tür aufzuschließen.

Roman: Bei mir sinkt die Laune, wenn zu viele Sachen gleichzeitig anstehen. Erstmal kriege ich es in den Griff, indem ich mein Zeitmanagement verbessere und den Tag in halbe Stunden oder Stunden-Schritte einteile — nicht mehr anderthalb Stunden für eine Aufgabe, sondern 30 Minuten.

Sören: Ich dachte, du meinst die 25 Minuten mit dem Wecker, um konzentriert zu arbeiten.

Roman: Genau, die Pomodoro-Technik.

Warum ist es ein strukturelles Problem, wenn nur einer die Tür öffnen kann?

Sören: Dein Kalender ist eigentlich sehr akkurat gepflegt. Trotzdem kommt man an den Punkt, wo einen Einflüsse von draußen einholen. Letztlich hat sich ein strukturelles Problem gezeigt: Du warst organisatorisch der Einzige, der die Tür öffnen konnte.

Roman: Schöne Überleitung. Ich verstehe, worauf du hinauswillst.

Sören: Das hat man häufig: Man hat einen Experten für etwas oder ein Projekt mit einem Projektleiter, der auf einmal vor verschlossener Tür steht — und dann steht man von jetzt auf gleich da.

Roman: Und jetzt? Ohne die Person können wir keine Entscheidung treffen.

Sören: Wie organisiert man das? Urlaub ist planbar, da gibt es Urlaubsübergaben. Aber wie geht man mit dem Unvorbereiteten vor verschlossenen Türen um? Wie kriege ich es zukünftig hin, dass es diesen Engpass nicht gibt, auch bezogen aufs Projekt?

Wie organisiert man eine langfristige Vertretung im Projekt?

Roman: Wir haben immer wieder versucht, langfristige Vertretungsregelungen zu führen: Du bist nicht allein in einem Projekt, sondern zu zweit — es gibt eine redundante zweite Rolle. Dafür bist du in einem anderen Projekt ebenfalls zu zweit. Solche Zweierpärchen sind eine machbare Sache. Vor allem bei der Projektleitung haben wir immer stellvertretende Projektleiterinnen und Projektleiter. Das hat man ja auch oft in den Verträgen drin: wer ist stellvertretend.

Sören: Habt ihr das auch über eure Ablagestrukturen? Also Transparenz, wo zuletzt dran gearbeitet wurde?

Roman: Die Ablage ist normiert, es gibt Standardordnungsstrukturen. Eine automatisierte Verfolgung im Sinne eines E-Mail-Journals haben wir nicht.

Sören: Es sind alles Faktoren, die in so einem Fall greifen. Wenn du vor der Tür stehst und ich drin bin und arbeiten muss, dann gucke ich, was die aktuellen Themen sind — selbst wenn keine Übergabe stattgefunden hat. Das ist der Worst Case, aber ich kann mich strukturell darauf vorbereiten, etwa mit einem Projektpostfach, das entsprechend nachgehalten ist.

Welche Vorteile bringt eine Doppelbesetzung bei wichtigen Terminen?

Roman: Ich dachte wirklich an eine langfristige Stellvertretung, die auch zu gewissen Kernterminen dabei ist — auch wenn es ineffizient erscheint und mehr Geld kostet, weil die zweite Person über das Projekt finanziert werden muss. Es hat einen zweiten Vorteil: Man bereitet sich anders vor, bereitet anders nach und ist entspannter, wenn man zu zweit ist. Du hast einen Sparringspartner, der den Projektsteuerer, den Bauherrn und die Architektinnen kennt, und kannst dich auf Augenhöhe austauschen — gleiche Rolle, gleiches Hintergrundwissen. Bei den Fachplanern wird es schwieriger, weil zwei Lüftungsplaner in einem Projekt schon wieder ein Ressourcenengpass sind.

Sören: Es ist die Frage, wie weit man diese Netze und Doppelbesetzungen aufspannen will. Aber sich von Anfang an Gedanken zu machen und jemandem mitzugeben, dass er im Notfall einspringt, lässt ihn schon ganz anders an die Sache herangehen.

Roman: Bei unserem Problem galt: Ich habe die Google-Meet-Termine allein eingestellt und keinem erklärt, wie das geht. Wir hätten die Termine probeweise betreten können, um zu sehen, ob es funktioniert, wenn ich nicht dabei bin. Hätte ich das einmal mit Mo zusammen gemacht und überlegt, was die richtigen Einstellungen sind, wäre die Qualität höher gewesen — und wir hätten das Problem nicht gehabt.

Warum sind soziale Beziehungen bei einer Vertretung das eigentliche Problem?

Sören: Es hat auch damit zu tun, von jedem Einzelnen zu erwarten, dass er über den Tellerrand schaut und nicht nur in seinem Gewerk bleibt, sondern ein bisschen mehr aufnimmt.

Roman: Ein bisschen mehr Verantwortung übernimmt. Besonders schwierig ist es bei Dingen, die du nicht intern im Büro klären kannst — eine externe Besprechung, eine Rolle oder Position, die du vertrittst. Wenn du dann krank oder spontan im Urlaub bist, kennt deine Vertretung die Leute und die soziale Struktur nicht. Das Fachliche ist meistens nicht das Problem, das dreht man sich rein. Aber wenn du nicht weißt, wie die Leute ticken und wer mit wem kann, hast du eine unangenehme Situation.

Sören: Wo das gnadenlos ausgenutzt wird.

Roman: Genau. "Der Müller hat aber mal gesagt, das ist kein Problem." Wo hat er das gesagt? Zeigen Sie mal die E-Mail. Solche Situationen werden gerne von Leuten ausgenutzt, die ihre Position durchdrücken, weil der Hauptansprechpartner nicht verfügbar ist. Das kann man aushebeln, wenn man zu zweit in wichtigen Terminen ist. Online geht das inzwischen einfacher, ohne Anreisezeiten — vielleicht ist sogar einer in echt dabei und einer online.

Sören: Vielleicht sollte man auch im internen Jour fixe über die weichen Faktoren sprechen: über die Person, mit der man zu tun hat, ob sie einen erhöhten Betreuungsbedarf hat und wie man die Ansprache wählt — und das ins Team hineintragen.

Roman: Oder auch mal anrufen, damit es nicht in den falschen Hals kommt. Die Idee ist, sich einerseits ein bisschen überflüssig zu machen, indem man eine Vertretung hat, andererseits eine höhere Qualität in der persönlichen Beziehung zu erreichen.

Wie verträgt sich Vertretung mit dem Effizienzgedanken?

Roman: Dem entgegen steht der Effizienzgedanke — das konkurrierende Ziel. Allein bin ich erst einmal effizienter, das ist immer mein erster Gedanke. Aber das geht meistens auf Kosten der Qualität und ist langfristig nicht effizient. Wenn man schnell eine Lösung raushaut oder eine Kostenschätzung zusammenklatscht, ist das nicht qualitätsförderlich. Es ist der Austausch zwischen Menschen, der Qualität bringt.

Sören: Das stimmt.

Was ändert sich durch die Vereinsgründung der tgabar?

Roman: Wie machen wir das mit dem Barschlüssel? Die Google-Meet-Termine gehören vielleicht bald der Vergangenheit an. Wir sind seit dem 17. Mai ein eingetragener Verein, die tgabar — das Schreiben ging am 17. raus, kam aber erst am 29. Mai an.

Sören: Hat uns die Zeit eingeholt, wir wussten es noch nicht einmal.

Roman: Den Barschlüssel müssen wir vervielfältigen und sicherstellen, dass alle rankommen. Mein Mitvorstand Christopher probiert gerade eine Software aus, die uns als Handy-App verschiedene Funktionen für den Verein geben soll. Es gibt inzwischen spezialisierte Software zur Vereinskommunikation, sodass wir vielleicht alle einen Schlüssel für die Bar haben. Genauso die Idee, mehr Transparenz und Barrierefreiheit reinzubringen: die Lounge-Termine in den Kalender schreiben, samt Link. Und ich habe den Traum, dass wir alle eine tgabar-Adresse haben, mit der wir Videokonferenzen einladen können.

Sören: Jetzt geht es erst richtig los.

Warum ruft die tgabar zur Wahl auf?

Sören: Ich habe noch einen Nachtrag. Wir verstehen die Bar als einen Ort, an dem wir reden, uns austauschen, lachen, weinen und gemeinsame Lösungen finden. Deshalb der explizite Aufruf: Geht wählen, erhaltet die Vielfalt, die wir in Europa haben, und die Gemeinschaft. Geht in den Dialog und auf ein Miteinander ein.

Roman: Sehr guter Hinweis. Ich bin froh, dass ich die Briefwahlunterlagen habe. Holt euch die Briefwahlunterlagen und geht am Wahlsonntag wählen. Du hast es mal nachgerechnet: Je höher die Wahlbeteiligung, desto wahrscheinlicher ist es, dass das demokratische Spektrum gewählt wird und nicht die Antidemokratie.

Sören: Das sollte unser aller Interesse sein.

Roman: Wir sind ja auch eine demokratische Bar. Vielen Dank für den Hinweis. Viel Spaß beim Wählen — und wir treffen uns bald wieder an der Bar.