Soziokratie als agiler Werkzeugkasten für die TGA

Was bedeutet New Work und Soziokratie für die Baubranche?

Roman: Moin Moin und herzlich willkommen aus Hamburg. Willkommen zum einzigen Podcast mit dem Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen an der Bar und diskutieren über New Work — die neue Welt. Wir reden über New Work und was das mit der Baubranche zu tun hat. Wir haben es ja schon in der letzten Folge angekündigt: Wir sehen da viele Elemente, die man gut nutzen kann, um ein agiles Projektmanagement aufzusetzen. Sie haben aber auch viel damit zu tun, wie man miteinander arbeitet — im Unternehmen und über das gesamte Bauprojekt.

Sören: Ich habe das Thema noch nicht so lange am Wickel. Was heißt denn eigentlich Soziokratie?

Roman: Soziokratie würde als Übersetzung heißen „Herrschaft der Gefährten". Das klingt mir zu sehr nach Herr der Ringe, deswegen sage ich lieber „Herrschaft der Experten". Wir wollen ja kein Sauron überwinden, wir wollen ein Bauprojekt voranbringen.

Sören: Vielleicht passt die Analogie der Gefährten aus Herr der Ringe ja trotzdem.

Roman: Es sind gleichgestellte Experten. Der eine ist ganz klein, der andere ein Elf, der nächste ein Doppel-Zweihänder.

Sören: Aber jedes Mindset und jeder ist für sich Gold wert.

Roman: Genauso ist es bei uns: Wir sind alle Experten für unsere Themen. „Herrschaft der Experten" heißt, dass die jeweiligen Experten für ihre Themen zusammenkommen und gemeinsam gute Entscheidungen treffen. Das ist das Zentrale des New-Work-Gedankens: Die Entscheidungen werden nicht von oben getroffen, nicht von jemandem, der glaubt, er habe die Macht gepachtet und alles Wissen in sich — sondern die ideale Entscheidung wird in einer Expertengruppe getroffen.

Was ist ein Kreis in der Soziokratie?

Sören: In meiner kleinen Einheit, in der ich mich befinde.

Roman: In deiner kleinen Einheit. Und diese Einheit ist wieder mit anderen Einheiten verknüpft. In der Baubranche hätten wir das Thema Domänen und Rollen — verschiedene Herrschaftsgebiete, in denen wir uns bewegen: Es gibt den Bauherrn und so weiter. Dazu kommt eine eigene Folge, weil wir da noch Ansätze haben, um das Bauprojekt voranzubringen. Die Idee ist die Herrschaft der Experten, und es gibt ein paar Begriffe, die man klären muss. Der erste ist der Begriff des Kreises: eine gleichberechtigte Runde, ein teilautonomes oder selbststeuerndes Team. Alle sind gleich gestellt und verantworten ihre Domäne.

Sören: In der Soziokratie haben wir also erst diese Herrschaft der Gefährten, und darin Methodiken, dieses Denken zu leben.

Roman: Genau, Methodiken, wie man eine Besprechung, eine Runde gut führt.

Sören: Intern?

Roman: Intern, aber auch extern. Wenn eine große Runde sich vornimmt, alle gleichberechtigt zu Wort kommen zu lassen, um gute Entscheidungen zu treffen — und nicht Entscheidungen, die einer trifft, weil er glaubt, er weiß alles —, dann müssen wir auch gleichberechtigt handeln. Eine Methode dafür ist der Kreis. Wichtig ist, dass im Kreis alle Mitglieder gleichgestellt sind und alle gleichermaßen für die dort getroffenen Entscheidungen verantwortlich sind.

Sören: Also aus dem Selbstverständnis der Personen heraus gleichgestellt.

Wie läuft eine soziokratische Runde ab?

Roman: Die Personen sind alle gleichberechtigt, jede hat eine Stimme. Wenn sie zusammenkommen, ist das eine Runde — der nächste Begriff. Der Kreis kommt zusammen, es findet eine Runde statt. Dort wird jedem der Reihe nach das Wort erteilt. Das muss moderiert werden. Es sollen Entscheidungen getroffen werden, und das gilt es gut vorzubereiten. Es gibt einen Moderator und vielleicht einen Delegierten aus der Runde, der sie vorbereitet und sagt: Ich habe drei, vier Entscheidungen vorbereitet und mache jetzt Vorschläge.

Sören: Entscheidung heißt im TGA-Planungsbüro auch: ein Arbeitsstand, eine Systemlösung, ein Schema, das ich diskutieren will?

Roman: Genau. Beispiel: Der Experte für die Schwachstromanlagen kommt und sagt — wir haben eine Schule und zwei Möglichkeiten: Wir können entweder eine ELA, eine elektroakustische Anlage, oder eine Sprachalarmierungsanlage bauen. Das Brandschutzkonzept fordert es nicht, aber ich würde vorschlagen, den Brandschutz etwas zu erhöhen, indem wir die ELA mit zwei Linien ausstatten. Die anderen fragen erstmal: Worum geht es hier? Bin ich vielleicht kein Experte für? Dann erklärt der Vorschlagende das Thema weiter. Und dann gibt es eine Runde: Der Moderator sagt, jetzt sagt jeder mal sein Thema dazu. Der Erste sagt, ich verstehe diesen Punkt noch nicht, erkläre nochmal. Wird erklärt. Der Nächste gibt zu bedenken, dass wir vielleicht ein Lautsprechersystem haben, das sowieso schon da ist — warum brauchen wir das noch? Der Punkt wird aufgenommen. Der Dritte hat Bedenken hier und da. Der Vierte sagt, alles gut, macht was ihr wollt. In der Soziokratie fokussiert man sich jetzt auf die Bedenken: Erst werden die Fragen geklärt, damit alle verstehen, worüber entschieden wird — und dann werden die Bedenken hochgeholt. Der Moderator fokussiert sich auf diejenigen, die sagen: Ich habe da ein Problem mit.

Sören: Werden die Bedenken in der Runde geklärt oder erstmal nur erfasst?

Roman: Wenn sie geklärt werden können, wäre das toll — vielleicht gab es nur ein Missverständnis. Wenn sie nicht geklärt werden können, nimmt der Vorschlagende seinen Vorschlag wieder mit und verbessert ihn mit diesen Bedenken. Das klingt theoretisch, aber in der Praxis hast du in einem gleichgestellten Expertenkreis immer Leute, die einfach schlau sind, auch wenn sie vom Thema nichts verstehen, sich anhören und sagen: Ich habe folgendes Problem damit. Und da kommt etwas Gutes bei raus.

Sören: Das heißt, der Kreis setzt sich nicht nur aus Elektrikern zusammen, sondern aus dem gesamten Projektteam. Da könnte jemand sagen: Achtung, ich muss damit vielleicht noch mit meiner Leitung XY entlang.

Roman: Genau. Vielleicht interessiert es auch den Architekten — sollen die Lautsprecher in die Decke oder unten hängen? Vielleicht auch den Bauherrn oder den Facility-Manager, weil er später an die Lautsprecher ran muss oder Durchsagen machen will. Du kannst verschiedenste Leute einbinden. Wichtig ist, vorher als Moderator und Vorschlagender zu entscheiden: Wen lade ich ein, wer ist wichtig, um diese Entscheidung zu treffen?

Sören: Das gehört in die Vorbereitung.

Roman: Und das passiert viel zu selten. Meist sitzen in einer Bauherren-Runde, etwa in Leistungsphase 2, alle zusammen, der Architekt zeigt, wie toll das Gebäude aussieht und wie hübsch der Stein ist. In einer soziokratischen Runde würde der Architekt seinen Vorschlag vorstellen und sagen: So soll das Gebäude aussehen, jetzt bitte nennen Sie Ihre Bedenken und die Probleme, die Sie sehen. Das habe ich noch nicht gehört, aber man müsste es machen — dann käme etwas Gutes bei raus. Dann würden alle anfangen, das Vorgestellte zu bedenken und sich zu fragen: Was finde ich daran nicht so gut, und wie würde ich es besser machen?

Sören: Das heißt, ich kann diese Runde — wie schon beim Kanban — in der Größe der Entscheidung variieren. Gerade wenn ich mich gedanklich neu damit beschäftige, will ich nicht gleich das gesamte Gebäude durchsprechen, sondern kann es im Kleinen im Team durchgehen.

Roman: Du kannst es im Kleinen im Team durchgehen, aber auch mit 30 Leuten, was ich schon gemacht habe. Wir haben bei uns das Thema Soziokratie im Büro vorgestellt, und ich habe abgefragt: Wer hat mit dem Thema ein Riesenproblem und versteht überhaupt nicht, worum es geht? Drei haben sich gemeldet. Die habe ich zu Wort kommen lassen — das hat allen anderen geholfen, auch ihre noch nicht formulierten Fragen zu klären. Wichtig ist, dass man als Vorschlagender so kleinteilig und verständlich aufbereitet, dass eine Entscheidung getroffen werden kann. Danach geht es mir super, weil alle zum Thema Bescheid wissen, sich mit meinem Thema beschäftigt haben, und ich meine Entscheidung habe, die ich brauche, um weiter zu planen.

Was ist ein Treiber und welche Vorschlagskategorien gibt es?

Sören: Das war eine weitere Methode aus der Soziokratie. Wenn man es googelt, gibt es ja ein ganzes Sammelsurium an Werkzeugen und Tätigkeiten.

Roman: Das stimmt, aber das sind die zentralen. Das dritte, was ich noch vorstellen möchte, ist der Treiber. Das bedeutet, dass einer aus dem Kreis — oder mehrere — Probleme mitbringt, die er im Projekt erkannt hat, und in die Runde einbringt. Ein Treiber heißt: Ich habe eine Abweichung von meinem Idealbild. Es kann sogar sein, ich finde unsere Zusammenarbeit hier schlecht — wir müssten mehr Soziokratie erleben und gleichberechtigter arbeiten. Und jetzt gibt es verschiedene Kategorien von Vorschlägen. Die erste ist eine einfache Aktion: Wir sollten über das Thema sprechen und Entscheidungen treffen. Die nächste ist eine Vereinbarung: eine dauerhafte Abmachung, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten wollen. Dann gibt es eine Stufe weiter: Wir definieren eine Rolle — etwa einen festen Moderator, der die Gleichberechtigung sichert; diese Rolle wird extern vergeben, vielleicht muss der Bauherr sich jemanden suchen, oder jemand sagt, ich kann das gut, ich habe das früher schon gemacht. Oder ich bilde ein ganzes Team: Wir haben ein Problem mit dem Thema Fassade, gründen ein Dreierteam, das die Fassade bearbeitet, sich selbst organisiert und vorstellt. Der letzte Schritt wäre eine eigene Organisation: Aus einem Treiber kommt der Vorschlag, eine Organisation zu gründen, die sich um dieses Thema kümmert. Man muss nicht alle Stufen beantworten — entweder oder. Es kann sein, dass zuerst die Aktion eingebracht wird, man merkt, wir brauchen eine Vereinbarung; die Vereinbarung reicht nicht, wir brauchen eine Rolle; die Rolle reicht nicht, wir brauchen ein Team; das Team reicht nicht, wir müssen die Organisation verändern.

Warum braucht die Baubranche Soziokratie und kontinuierliche Verbesserung?

Roman: Und jetzt kommen wir zum ultimativen Ziel der Soziokratie: Veränderung — positive Veränderung von bestehenden Arbeitsweisen und davon, wie wir ein Projekt bearbeiten, vielleicht sogar wie eine Firma funktioniert. Mit dem Ziel, schneller, beweglicher, agiler zu sein.

Sören: Also nicht nur Methodiken, um mich zu organisieren, sondern auch vorausschauend und weiterentwickelnd ein größeres Ziel zu verfolgen.

Roman: Genau. Das größere Ziel wäre kontinuierliche Verbesserung — das übergreifende Ziel. Ich versuche, besser zu werden in dem, was ich mache, das Bauvorhaben besser hinzubekommen, meine Firma besser zu machen und mich zu verbessern. Dafür brauche ich Retrospektiven. Ich muss über den Tellerrand hinausschauen, mich hinterfragen und fragen: Wie arbeiten wir?

Sören: Also über das Gemachte einmal nachdenken und reflektieren.

Roman: Genau, mehr über das Wie reden und nicht nur über das Was. Können wir in Zukunft diese riesengroßen Vorpräsentationen lassen, wo jemand eine Stunde erzählt und alle nur zuhören und einschlafen? Können wir bitte alle zu Wort kommen lassen, kleine Fünf-Minuten-Runden zu einem bestimmten Thema machen, Moderationen bekommen? Das ist eine große Herausforderung, wenn man es konsequent umsetzen möchte — aber wahnsinnig dringend. Gerade die Baubranche hat so viel vor sich: Wir haben die Digitalisierung, die Nachhaltigkeit, wo wir die Energiewende endlich richtig angehen. Wir reden über Cradle to Cradle, über zirkuläres Bauen — wie kann ich bestehende Baustoffe wieder einsetzen, oder so bauen, dass ich es in 50 Jahren wieder benutzen kann? Wir bekommen extreme Treiber, die uns vor sich hertreiben. Wir dürfen nicht in unseren starren Denkmustern verharren, nicht weitermachen wie bisher — und dafür brauchen wir eine Methode, um uns kontinuierlich zu verbessern. Ich finde, Soziokratie ist eine ganz tolle Sache.

Sören: Das hört sich nach einem guten Schluss an. Darauf trinken wir einen, ganz soziokratisch.

Roman: Was möchtest du trinken? Wir freuen uns über euer Zuhören bei diesem Podcast und freuen uns, wenn ihr mitmacht und mit uns darüber diskutiert, wie wir die TGA verbessern können.