Schmerzen durch Nachträge

Warum ist Nachtragsmanagement gerade so frustrierend?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar — heute geht es um Nachtragsmanagement. Das Wetter ist wechselhaft, meine Stimmung auch. Ein altes Thema: Vor zweieinhalb Jahren habe ich erzählt, wie man Nachträge kategorisiert, damit man nicht immer auf den Deckel bekommt. Und jetzt bin ich gerade so genervt. Ich habe zwei laufende Großprojekte, und dieses Nachtragsmanagement geht mir wahnsinnig auf die Nerven.

Bei jedem Projekt hast du zwischen 10 und 21 Firmen, nur in der TGA. Kein Scherz — bei dem einen sind es 10, beim anderen 21 Unternehmer und Unternehmerinnen, die mit ihren Nachträgen so anstrengende Problemchen wälzen, dass es mich ziemlich frustriert und wahnsinnig viel Zeit kostet. Vor allem, wenn man weiß, dass man dafür 0,1 Leistungspunkte bekommt in der Leistungsphase 8.

Wer trägt die Verantwortung für die Nachträge?

Sören: Das Aufzeigen von Nachträgen heißt ja eventuell, dass irgendetwas von dir nicht zu Ende gedacht wurde.

Roman: Wie zum Beispiel, dass Vorleistungen fehlen, die Firma deswegen drei Jahre später anfangen kann und Bauzeitverlängerungsnachträge stellt, die ich dann prüfen soll? Es ist nicht mein Problem, dass die Baustelle zu spät anfängt — verursacht habe ich es garantiert nicht. Aber jeder Nachtrag landet auf meinem Tisch. Ich versuche dann, sie abzuwehren und zu sagen: Das ist nicht mein Thema, ich kann das nicht technisch prüfen. Ich gebe es an die Projektsteuerung, und die sagt: „Herr Fritsches, da hätte ich gerne von Ihnen ein Prüfergebnis und eine Empfehlung, Sie sind ja der Experte, das ist ja Ihre Firma.“ Nein, das ist nicht meine Firma — der Bauherr hat die Firma beauftragt. Das hängt tatsächlich alles zusammen.

Und dann kommen verschiedene Strategien der ausführenden Firmen dazu. Natürlich versuchen sie, Geld zu verdienen. Eine Firma hat den achten Nachtrag gestellt, weil sie mit den LV-Positionen nicht viel anfangen konnte. Da waren zum Beispiel Formteile für Dachdurchführungen in Quadratmetern ausgeschrieben — das war für die nicht kalkulierbar. Also mussten sie jedes Formteil neu anbieten. Die Formteile sind zum Teil 10 Euro günstiger, aber ich habe trotzdem eine neue Position: Ich muss die alte rausnehmen, die neue reinpacken, LVs zusammenschieben, alles mit dem Plan anpassen.

Welche typischen Nachtrags-Konflikte entstehen in der Praxis?

Sören: Das wirft die Frage auf, was im Vorwege hätte geklärt werden können. Es gibt ja im Vergabeverfahren auch technische Aufklärungsgespräche.

Roman: Das sind Nickeligkeiten. Dann ist die Nummerierung der Nachtragsposition ein Problem: Meine Kollegen haben die Nachträge nicht so nummeriert wie die Firma. Dazu gab es zwei Schreiben, jeweils zwei Seiten lang, warum die Nummerierung gleich sein muss. Das sind unsere Problemchen.

Während du auf der anderen Seite die ganze Zeit fehlende Vorleistungen hast — bei uns warten wir auf alles Mögliche: Estrichleger, Trockenbau, Rohbau bei Sanierung, fehlende Stahlträger, Durchbrüche, die noch gemacht werden müssen. Und dann kommen die ganze Zeit Nachträge rein, auch für Beschleunigung und Verzögerung.

Ich nehme mir jetzt vor, ein Paket draus zu machen: Das Thema Rechnungsprüfung ist mit 6,5 Leistungspunkten definiert, die Nachtragsprüfung mit 0,1 Leistungspunkten. Dann mache ich ein Paket draus — 6,6.

Sören: Aber man grenzt es nochmal ab — die Anzahl an Prüfungen, die da inkludiert sind.

Roman: Genau, die Anzahl an Nachträgen. Liebe ausführende Firma, ich kann nur fünf Nachträge bei Ihnen prüfen, mehr kriege ich nicht bezahlt — also stellen Sie fünf.

Welche Gewerke schreiben viele Nachträge, welche wenige?

Roman: Aus meiner Berufserfahrung der letzten 15 Jahre habe ich den Eindruck, dass Sanitärfirmen häufig weniger Nachträge schreiben — da bin ich teilweise mit einem bis zwei Nachträgen durch. Am allerbesten sind Blitzschutzfirmen: Da hatte ich diverse Bauvorhaben ohne einen einzigen Nachtrag. Die fahren, zumindest in Hamburg, mit Autos durch die Gegend und bedienen einfach die Bauvorhaben. Also Blitzschutz Platz eins, Nachtragsfreiheit.

Auch Spezialthemen wie Fachräume oder Labortechnik sind relativ entspannt — wahrscheinlich, weil der Anbieterkreis eingeschränkter ist. Und dann kommen die richtig anstrengenden Kandidaten: Heizungstechnik, Lüftungstechnik, Starkstromanlagen und Elektrotechnik. Da wird immer ganz viel nachgetragen, auf unterschiedlichsten Ebenen. Das hängt auch von der Firma ab — ist sie ein Nachtragsjäger?

Was steckt hinter dem Begriff „Flachplaner“?

Roman: Es gibt tatsächlich Schulungen dazu, vob.de für die Handwerker. Der erste Satz ist dann: „Wir sind ja keine Nachtragsjäger, aber wir müssen ja auch Geld verdienen.“ In diesen Schulungen werden wir „Flachplaner“ genannt. Das ist TikTok-Niveau hoch zehn, es gibt sogar einen Podcast dazu. Wir hatten mal überlegt, den Herrn einzuladen, der den Flachplaner propagiert — ich wollte mich aber nicht auf das Niveau runterziehen lassen. Deswegen haben wir die Bargespräche: um auf hohem Niveau über Flachplaner zu sprechen.

Im Handwerk gibt es da harten Gegenwind — wahrscheinlich aus gewissen Pleiten der letzten zehn Jahre, aus heftigen Konkurrenzkämpfen und viel Preisdruck in der VOB-Ausschreibungswelt.

Sören: Wir sind ja Freunde der Kollaboration. Vielleicht können wir den einen oder anderen Zuhörer aus dem Segment für ein Interview gewinnen, um ein besseres Verständnis zu bekommen.

Was bedeutet Nachtragsprüfung konkret für den Planer?

Roman: Bearbeiten heißt: Kalkulationsnachweise prüfen, Zeitansätze pro Position prüfen, Materialpreise prüfen, Massen prüfen — ist das alles angemessen? Am liebsten mit einem eigenen Nachtrags-LV. Ich propagiere in unseren Schulungen, daraus auch für uns selbst einen Mehraufwand beziehungsweise eine neue Kostenberechnung herauszuholen. Aber in vielen Fällen ist das nicht möglich, etwa bei einer Bauzeitverlängerung oder beim Umbenennen von Positionen.

Bei einem Thema wie Baubeheizung kann man auf jeden Fall ein Honorar herausholen: Wird eine Baubeheizung von der TGA notwendig, kostet das 100.000 Euro, schiebe ich auf die anrechenbaren Kosten, muss dann aber auch dafür planen und ausschreiben. Aber eine Bauzeitverlängerung oder Nickeligkeiten wie ein Umschluss am Samstag finde ich schwierig: Das war nicht im LV, kostet 600 Euro mehr, ist wieder eine kleine Verhandlung mit tausend Formalitäten und einer Erläuterung — das kostet mich mindestens eine halbe Stunde. Und ob ich als Planer beim Umschluss daneben stehen soll, das ist Schwachsinn.

Warum gibt es den Zielkonflikt zwischen Planern und ausführenden Firmen?

Roman: Der Wettbewerbsdruck war immer schon groß: In einer Ausschreibung bewerben sich viele Firmen, legen sich preislich vorsichtig rein. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass man häufig ohne Deckungsbeitrag in Projekte hineingeht, also mit null Prozent kalkuliert — Montagezeit und Lohnkosten plus Materialkosten am Einkauf gleich Verkaufspreis bei Großprojekten. Das Ziel ist dann, über Nachträge 20 Prozent Deckung herauszuholen. Davon leben die großen Firmen.

Ich sehe konkurrierende Ziele: Wir als Planende haben keinen Bock auf die Nachträge, und die ausführenden Firmen brauchen sie unbedingt, um aus null Prozent zwanzig Prozent zu machen. Wir leiden unter den Formalitäten und den ständigen Begründungen, dass wir angeblich Fehler in den LVs gemacht hätten — was in vielen Fällen gar nicht stimmt. Es geht oft nur darum, irgendetwas herauszusuchen: vorgezogene Inbetriebnahmen, Bauzeitverlängerung, Beschleunigungsnachträge.

Und dann komme ich noch in das Thema Rechtsberatung hinein: Wenn ich empfehle, eine Beschleunigung zu beauftragen, und der Bauherr fragt mich drei Jahre später zur Schlussrechnung, ob die Beschleunigung erfolgreich war, kann ich das gar nicht nachweisen. Dann müsste ich im Paralleluniversum nachsehen, ob es ohne schneller gegangen wäre. Wenn ich es nicht nachweisen kann, kann ich auch keine Empfehlung dafür abgeben.

Welche Lösungsansätze gibt es?

Sören: Worüber diskutiert man am Ende eigentlich? Wenn das LV gut ist, die Firma damit zu einem guten Preis kalkuliert und alles funktioniert — man fängt ja erst an zu suchen, wenn etwas nicht funktioniert.

Roman: Ich bin mir sicher, unter vob.de finde ich eine Schulung, wie ich das LV des Flachplaners von Anfang an auf Fehler analysiere und dort reinpieke, wo ich Geld verdienen kann — oder gar nicht erst auf Fehler suche, sondern mir den aktuellen Bautenstand ansehe und überlege, wie ich daraus Geld mache. Das wird nicht zugegeben, ist aber garantiert ein großes Ziel, vor allem bei den großen Unternehmen. Und uns kostet das tierisch Nerven, Geld, Zeit und Lebensqualität.

Lösungsansätze: Vielleicht müssen wir mit dem BTGA darüber reden. Und man muss über das ganze Vergabekonzept nachdenken — wieder in Richtung IPA, also Integrierte Projektabwicklung, die genau das verhindern soll.

Sören: Diese Ansätze nehmen eben nicht zwangsläufig den günstigsten Bieter, sondern ermitteln, wer das wirtschaftlichste Angebot hat — nicht den Null-Prozent-Kalkulierenden.

Roman: Das ist schwer zu machen, am Vergaberecht der öffentlichen Hand kommt man kaum vorbei. Aber auch dieses Projekt wird vorbeigehen.