Planer helfen Planern

Worüber traut sich die tgabar bislang noch nicht zu sprechen?

Roman: Moin Moin und herzlich willkommen an der TGA-Bar. Wir steigen gut ins Jahr. Wir hatten schon ein Interview mit drei starken Frauen, wir hatten das Thema Bedarfsplanung — und jetzt trauen wir uns voll ins Eingemachte. Wir machen heute Live-Brainstorming.

Sören: Aufgezeichnetes Live-Brainstorming. Aber zu welchem Thema?

Roman: Die Frage ist, ob wir uns an der Bar trauen, über Projekte zu sprechen und uns gegenseitig bei Projekten zu unterstützen. Da haben wir uns noch nicht so richtig herangetraut.

Sören: Also erst einmal die unverfänglichen Themen zum Projektmanagement: Wie kann ich mich grundsätzlich organisieren? Wir haben am 13.1. Kapazitätsplanung vorgestellt — eine grobe Idee, wie sie visualisiert werden kann, mit Projekt A und Projekt B.

Wie unterstützen sich Planungsbüros heute schon gegenseitig?

Roman: Jetzt die Frage, ob wir uns zutrauen, büroübergreifend Kapazitäten zusammenzulegen und uns gegenseitig zu unterstützen. Die Idee ist nicht neu — es gibt Büros, die das schon untereinander machen. Wir haben auch assoziierte Büros, mit denen wir uns das eine oder andere Mal unterstützen. Da kommt eine Anfrage: Wir haben keine Kapazitäten in Elektro, könnt ihr diese Berufsschule elektroseitig in 3D planen? Das passiert schon.

Und was dazugehört, ist Vertrauen. Bei uns sind es assoziierte Büros: Unser Senior ist nach der Wende hingefahren und hat ein Büro übernommen, zwei Standorte, Greifswald und Falkenberg. Da weiß man, der gleiche Mensch hat seine Kultur eingebracht, und dann traut man sich, Projekte zusammenzumachen.

Sören: Das ist mit Historie verbunden — ich mache Projekte mit jemandem, mit dem ich einen Teil des beruflichen Weges gemeinsam gegangen bin. Das wollen wir jetzt breiter fassen. Wie viele Leute sind wir noch einmal an der Bar?

Roman: 278 Gäste sind an der Bar. Das sind nicht 278 Büros, weil einige mit mehreren Leuten angemeldet sind. Aber ich denke, wir haben bestimmt 200 Büros am Start. Das ist eine enorme Größe.

Sören: Vor allem ein enormes Know-how. Wenn man das Megaprojekt hat, das einen fachlich weiterbringt, in den Raum stellen könnte — das hätte schon was. Vor allem muss ich dann nicht jeden abtelefonieren.

Welches Problem soll eine Kapazitäts-Plattform lösen?

Roman: Die Idee wäre, das über eine Plattform transparent zu visualisieren: Jemand braucht etwas, jemand hat etwas zur Verfügung. Es kann ja sein, dass ich mich verplant habe oder ein Projekt stehen bleibt — dann habe ich plötzlich zehn Leute sitzen, die sagen, ich habe nichts zu tun. Das hatte ich letztes Jahr tatsächlich, über vier Wochen. Da hatte ich superfähige Fachplaner und Systemplaner Sanitär, Heizung, Lüftung, die gar nicht ausgelastet waren — die hätten durchaus vier Wochen woanders unterstützen können. Aber ich habe nicht groß herumgefragt.

Sören: Wenn man das kompensieren kann, gut. Aber wenn sich die Wirtschaftslage noch ein, zwei, drei Jahre zieht, wird man der eigenen Verantwortung in seiner Rolle nicht mehr gerecht, wenn man die Leute nicht unter Projekte bringt.

Roman: Es gibt auch Kapazitätsverschiebungen zwischen den Branchen. In die Energiewirtschaft — Stadtwerke, Energieversorger, Energiezentralen — geht im Moment viel mehr Aufmerksamkeit. Die Bautätigkeit im Bereich Gewerbe lässt nach, im Wohnungsbau etwas weniger stark, und Labore werden gefühlt mehr gebaut als sonst.

Welche Bedenken sprechen gegen eine offene Kapazitäts-Plattform?

Roman: Die Idee braucht erst einmal Vertrauen zueinander. Dann braucht man eine Übersicht: Wer hat Kapazitäten, welche Personen, über welche Gewerke, wie lange sind diese Kapazitäten verfügbar — oder wie lange brauche ich sie?

Sören: Das wäre die Bar als Verbindungsarm für das Projektgeschäft. Im Hinterzimmer bitte.

Roman: Wir haben uns die kartellrechtliche Frage gestellt, ob wir uns überhaupt so stark zu Projekten austauschen dürfen. Aber das ist, glaube ich, Quatsch: Wenn wir ein Angebot abgeben, müssen wir ohnehin angeben, ob wir Nachunternehmer haben.

Sören: Es geht nur darum, das volle Spektrum des TGA-Bar-Netzwerks zu nutzen. Jeder hat seine vertrauten Büros — aber wenn die ähnlich ausgelastet sind, fängt man an abzutelefonieren oder Projekte abzusagen.

Roman: Wie immer gibt es zu einer Idee erst einmal Bedenken — wir sind ja Deutsche. Die Ersten müssen aus ihrer eigenen Systemgrenze heraus und sagen: Ich schaue nicht nur in meinem Bundesland, sondern darüber hinaus. Technisch funktioniert das in der Planung mittlerweile gut; mit der passenden Software muss man dafür nicht mehr reisen.

Wie baut man Vertrauen über gegenseitige Qualitätssicherung auf?

Roman: Zum Thema Vertrauen hätte ich einen Lösungsansatz — wir machen Dynamic Facilitation: Es gibt eine Idee, dann gibt es Bedenken. Die Idee: Wir unterstützen uns gegenseitig mit Fach- und Systemplanungskapazitäten. Bedenken: der Qualitätsstandard. Mit überlassenen Kollegen hatte ich öfter ein Qualitätsthema — passte nicht zu meiner Software, war nicht integrationsfähig. Das könnte man kompensieren, indem wir uns erst einmal bei der Qualitätssicherung gegenseitig unterstützen, als Zwischenschritt, um uns kennenzulernen.

Man sagt: Guck mal, ich zeige dir meine Planung zum Projekt XY, kannst du fünf Stunden reinstecken und sie prüfen? Das macht man gegenseitig. Man wirft ein Stundenbudget in einen Topf — jeder bringt fünf, zehn oder fünfzehn Stunden ein, nicht von Geschäftsführenden, sondern Stunden aus dem Büro von Prüfenden. Diese fünfzehn Stunden nutzt man gegenseitig: Prüf bitte meine Planung, sag, ob sie vollständig ist und wie du die Qualität der Unterlagen empfindest. Daraus entsteht ein Standard und Vertrauen. Vielleicht geht Vertrauen auch verloren — dann weiß man aber, wie man zukünftig arbeiten möchte.

Sören: Das ist auch für einen selbst gut: Man kann zum Bauherrn gehen und sagen, das Büro XY hat ebenfalls daraufgeschaut.

Roman: Wir öffnen erst einmal intern eine Qualitätssicherungsfahrt: Kannst du das für ein paar Stunden übernehmen, dafür mache ich es bei dir auch? Durch den Austausch lernen sich auch die Fach- und Systemplanenden kennen, die sich gegenseitig geprüft haben. Der nächste Schritt wäre dann: Ich habe gerade vier oder acht Wochen Kapazität frei, ein anderer braucht zwei Monate. Bei 200 Büros ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das gut zusammenpasst.

Warum braucht die Plattform ein geschütztes Hinterzimmer?

Sören: Wir würden uns bereit erklären, diese Plattform zur Verfügung zu stellen, ohne das groß moderieren zu wollen.

Roman: Wir wollen nicht dazwischenfunken — es geht nur darum: Wer hat gerade Bedarf? Wir stellen das Hinterzimmer zur Verfügung, und als Türsteher sagen wir: Wer ins Hinterzimmer will, muss bitte zehn Stunden Qualitätssicherung hinterlegen. Man übergibt zehn Stunden an die Bar, und man achtet darauf, dass die genutzt, aber nicht überschritten werden.

Du brauchst einen Türsteher und das Gefühl von Privatsphäre. Niemand will offen seine fehlenden oder überschüssigen Kapazitäten zur Schau stellen — das ist kein angenehmes Thema.

Sören: Es muss ja nicht heißen, ob ich ein bestehendes Projekt oder eine Projektanfrage habe. Wenn man das offenlässt, redet man nur über Stunden insgesamt. Das gehört auch zur professionellen Akquise: Wir haben ein Projekt vor der Brust, können es in Teilen nicht abbilden, haben aber ein gutes Verhältnis zum Auftraggeber und holen uns einen Partner dazu.

Roman: Der erste Eintritt wäre: Ich biete Stunden für die Qualitätssicherung. Damit ist klar, ich bin ein TGA-Planer oder Generalplaner mit Kapazitäten — nur die kommen ins Hinterzimmer.

Sören: Der VIP-Bereich quasi.

Welche Informationen müsste die Bar abfragen?

Roman: Mit zehn Stunden Qualitätssicherung kommt man rein — wie beim Pokern muss man Billets kaufen, um mitspielen zu dürfen. In diesem Rahmen macht man erst einmal gegenseitig Qualitätssicherung und baut darüber die Plattform auf, bis daraus Bietesuche-Kleinanzeigen für Kapazitäten werden.

Wir müssten als Bar nicht Informationen zur Verfügung stellen, sondern abfragen: Welche Kapazitäten sind nötig oder da? Man muss gar nicht unbedingt konkret über Projekte sprechen — das konkrete Projekt zu benennen ist noch ein Hindernis.

Sören: Einen Rahmen muss man abstecken: Stundenkontingent und die Anlagengruppe.

Roman: Genau — über Anlagengruppen, Stunden verfügbar oder gebraucht. Fach- und Systemplanung könnte man unterscheiden oder zusammenwürfeln, das muss man sehen.

Sören: Für die erste Kontaktaufnahme ist es gut, es nicht zu sehr auszuschmücken, sonst ist man mit der Erstellung eines solchen Tickets ewig beschäftigt.

Roman: Ich bin da bei eBay Kleinanzeigen: Die nehmen kein Geld dafür, dass sie Suche und Biete ermöglichen. Genau das könnten wir auf der Website aufbauen — welches Gewerk, wie viele Stunden. Vielleicht muss man Besonderheiten eintragen können: Was ist das für ein Projekttyp — Krankenhaus, Forschungsgebäude, Wohnungsbau — und fachliche Besonderheiten, etwa eine RDA-Anlage oder Hebeanlagen.

Vielleicht skizzieren wir die Idee und holen an der Bar noch Bedenken und Ideen dazu ein. Ich sehe schon, dass der Barkeeper uns rausschmeißen will. War sehr schön mit euch — wir freuen uns auf die nächste Runde.