Lean an der Bar

Ist Lean dasselbe wie agil?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar. Heute geht es um Lean an der Bar — genauer: um Lean Management, schlankes Management. Sören, du hast da eine Weiterbildung verpasst.

Sören: Ja, die ist mir durchgerutscht. Wir wollten eigentlich längst über Lean und Lean Management sprechen — und darüber, was der Unterschied zum agilen Projektmanagement ist. Es gibt neue Methodiken, die über das Thema Taktplanung hinausgehen. Nehmen wir das heute als ersten Aufschlag.

Roman: Also: Ist Lean agil? Nein, würde ich sofort sagen. Lean heißt Verschwendung vermeiden — das haben wir in der Schulung gelernt, mit den Klassikern aus der Toyota-Autoproduktion.

Woher stammen Lean und agile Methoden?

Sören: Was heißt das im Planungskontext?

Roman: Kurz zur Historie: Lean kommt aus den 70ern, aus Japan. Methoden wie Kaizen, der PDCA-Zyklus oder Six Sigma sind eher im Maschinenbau etabliert. Agil dagegen kam um 2000 bis 2005 aus der Softwareentwicklung — die Frage, wie man sichtbare Zwischenergebnisse schafft, um das Ergebnis zu verbessern. Das kann schlank sein, muss es aber nicht. Agil heißt sichtbare Zwischenergebnisse für gute Lösungen in frühen Leistungsphasen. Lean heißt, in späteren Leistungsphasen Verschwendung zu vermeiden.

Wie trennt man Effizienz von Effektivität in der Planung?

Sören: Verschwendung vermeiden ist ein großer Begriff. Im Sinne kontinuierlicher Verbesserung schaut man ja auch, ob die Arbeitsweise noch passt.

Roman: Das würde ich nicht agil nennen, auch wenn viele es so einordnen. Den Prozess zu verbessern und schlanker zu machen ist der Effizienzfokus. Agil hat den Effektivitätsfokus. So kann man es gut auftrennen: Agil will effektiver arbeiten und bessere inhaltliche Ergebnisse in einer festen Terminstruktur erzielen. Lean will effizient arbeiten, also Verschwendung vermeiden, und kümmert sich weniger um die inhaltlichen Ergebnisse. In der Praxis ist es eher agil in den frühen Leistungsphasen — offen für Veränderungen, Kundenwünsche, Spielen am Modell, etwa bis Leistungsphase 2 — und lean in den späteren Phasen.

Welche Arten von Verschwendung gibt es in der Planung?

Sören: Wie vermeidet man Verschwendung im Planerischen?

Roman: Es gibt definierte Verschwendungsarten — ich glaube sieben oder neun, mit japanischen Namen; die müssen wir uns nochmal genauer ansehen, die kriege ich nicht alle aus dem Kopf. Beispiele: Ich muss etwas wiederholen (Nacharbeit). Mir fehlt eine Vorleistung, ich kann nicht beginnen (Warten). Ich produziere zu viel, was gar nicht gefordert oder verkaufbar ist (Überproduktion). Und: Ich arbeite an den Zielen vorbei.

Sören: Das hat viel mit Bedarfsplanung zu tun — genau zu erkennen, was der Auftraggeber will.

Roman: Die Bedarfsplanung würde ich nicht mit agilen Methoden erschlagen, aber auch nicht zwanghaft schlank halten. In Leistungsphase 2 darf man ruhig in verschiedene Richtungen „spinnen" und über etwas Verschwendung zu einer besseren Lösung kommen. Ab Leistungsphase 3 wird Verschwendung schwierig, ab 5 sowieso — und in Leistungsphase 8 ist Verschwendung Schaden.

Welche Lean-Methoden gibt es für die TGA-Planung?

Sören: Wenn es heißt Lean-Planung, Taktplanung — in welche Richtung geht das?

Roman: Das sind Methoden bzw. Werkzeugpakete, um Verschwendung zu vermeiden: Taktplanung ist eine, das Last Planner System eine andere, die Gesamtprozessanalyse eine dritte. Auch Kanban ist eine Lean-Methode — und das finde ich interessant: Kanban kommt aus der Automobilfertigung und ist eigentlich Lean, nicht agil, auch wenn man es in Scrum einsetzt. Es geht darum, nichts doppelt, nichts zu viel und nichts Falsches zu machen.

Das Last Planner System habe ich selbst noch nicht komplett durchgeführt, würde es aber gern mal machen: Man schaut sich die Aufgabe vor der eigenen an und fragt, bis wann sie in welcher Qualität fertig sein muss — man denkt von hinten nach vorne. Taktplanung habe ich gemacht, in einem zweitägigen Workshop, klassisch für die Ausführungsplanung: Man teilt das Gebäude in „Gleise" ein und lässt „Züge" hintereinander darüber fahren. Die Gesamtprozessanalyse schaut ähnlich, wer wann was liefern muss, damit es verschwendungsfrei abläuft.

Brauchen Lean-Methoden digitale Werkzeuge?

Sören: Findet Lean Management am Ende seinen Ausdruck in digitalen Tools?

Roman: Nicht zwingend — aber man merkt schnell: Wenn man nach einem zweitägigen Workshop alles auf Papier hat, ist es statisch und praktisch für die Tonne, weil man es auf der Baustelle weiternutzen will. Deshalb gibt es Software dafür. LCMD und Koppla können zum Beispiel sowohl Last Planner als auch Taktplanung abbilden.

Sören: Beim agilen Arbeiten geht es auch um Mindset und Werte. Ist das bei Lean ähnlich?

Roman: Die Lean-Seite ist nicht ganz so kompromisslos wie die agile. Es geht darum, Verschwendung zu vermeiden — wenn ich in Leistungsphase 6 und 7 viel Verschwendung produziert habe und in der 8 endlich verschwendungsfrei arbeiten will, muss ich nicht alle durch eine „Gehirnwäsche" schicken, sondern führe punktuell eine Methode ein. Es hilft, wenn man die Methoden vorher schon genutzt und verknüpft hat.

Was hat Lean mit Integrierter Projektabwicklung (IPA) zu tun?

Roman: Ein Hinweis: In der Lounge Projektleitung nehmen wir uns nächstes Jahr das Thema IPA — Integrierte Projektabwicklung — vor und wollen eine Schulungsreihe für alle Büros machen: „Wie werde ich IPA-Ready?" IPA fordert agile und leane Methoden, aber sehr uneinheitlich über ein Projekt hinweg — ähnlich wie in der Softwareentwicklung, wo manche Scrum nach Lehrbuch nutzen und andere nur Kanban. Es gibt inzwischen sogar IPA-Lite-Projekte. Ich würde mich freuen, dazu ein paar Praxisbeispiele zu holen — es gibt Büros, die das schon gemacht haben.

Unsere Schulungsunterlagen liegen für Mitglieder im MS-Teams-Kanal und auf der Website. Wer noch kein Mitglied ist: Werdet Mitglied oder kommt an die Bar. Ein schlanker Abend — wir bleiben schlank. Tschüss.