Klein aber Fein!

Worum geht es in „Klein aber Fein"?

Roman: Moin Moin und herzlich willkommen zum einzigen Podcast von der TGA-Bar. Diesen Sommer nennen wir es Hafengespräche — man hört eine Möwe, Sören und ich sitzen am Hafen mit Blick auf die Oberhafenkantine und die Elbphilharmonie. Wir möchten heute ein Thema mit euch ergründen, das uns angetragen wurde: dass wir uns auch mal um die kleineren Büros kümmern sollen. Klein, aber fein — so ist die Folge betitelt.

Wir haben in der Vergangenheit ziemlich viel über die großen Dinger gesprochen: Projektmanagement, TGA-Generalplanung, Forschung und Entwicklung, BIM-Projekte. Die Dinge, die eher große Büros interessieren. Wir haben aber gelernt, dass in Deutschland allein 10.000 Büros mit einer Durchschnittsgröße von sechs Personen arbeiten. Und mit sechs Personen bin ich nicht unbedingt daran interessiert, mich extrem zu spezialisieren.

Was sind die Stärken kleiner TGA-Büros?

Sören: Da müsstest du als Geschäftsführer richtig mitarbeiten.

Roman: Genau das ist einer der Punkte. Wir haben diese Entwicklung selbst gemacht: Wir waren mal zwei, dann sechs, dann zehn und jetzt sind wir hundert. Aber wenn ich mich daran erinnere, wie es mit zehn Leuten oder weniger war, arbeitet man da auch richtig mit — und das ist eine Stärke. Erfahrene Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, die die Projekte noch selbst leiten und direkten Zugriff auf das Team haben. Das Team arbeitet sehr eng zusammen. Mit sechs Personen habe ich eine familiäre Atmosphäre und kann sehr schnell sehr gute Dinge bewerkstelligen.

Sören: Also auch Projektmanagement betreiben.

Roman: Ich brauche vielleicht weniger Projektmanagement, weniger Kommunikationstools, weil ich einfach über den Tisch rufe. Diese kurzen Wege führen auch zu kleineren und schnelleren Projekten. Es dauert dann nicht mehr fünf Jahre, bis das Ding in den Bau geht, sondern es geht nach einem halben Jahr in den Bau.

Sören: Und man kann weitaus mehr Erfahrungen sammeln, wenn man wirklich mal die Leistungsphasen 1 bis 8 durchläuft.

Roman: Absolut. Gerade für Berufseinsteiger ist das eine interessante Zielgruppe: sich nicht nur auf die großen, spezialisierten Büros mit 100-Millionen-Euro-Projekten einzuschießen, sondern bei einem Sechs- oder Sieben-Mann- bzw. -Frauen-Büro anzufangen und dort Erfahrungen zu sammeln. Diese persönliche Atmosphäre, die kurzen Wege und das schnelle Sammeln von Erfahrungen sind eine große Stärke der kleinen Büros.

Warum nehmen sich tgabar und Verein die kleinen Büros vor?

Sören: Das ist auch die Frage, die wir uns stellen: Wir wollen nicht nur an der Bar eine Bar für alle sein, sondern auch mit dem Verein, den wir aktuell gründen, denen ein Gehör verschaffen.

Roman: Vielen Dank, Corinna — du hast uns das Feedback gegeben: „Lass uns mal um die kleinen Büros kümmern." Corinnas Feedback ging vor allem um das Thema ERP-Systeme, nachdem wir uns in einer leichten Bierlaune über die ultimative Projektmanagement-Software unterhalten hatten.

Sören: Kleine Büros haben ganz andere Möglichkeiten, aber dieselben Fragestellungen wie größere Büros. Da einen Raum zu schaffen, in dem man sich untereinander austauschen kann, wäre uns ein Anliegen.

Roman: Das wäre ein wichtiges Thema für die Bar oder den Verein, der sich daraus ergibt.

Sören: Ich habe die Folge „Klein, aber fein" genannt — vielleicht ist das auch der Name der Lounge oder der Arbeitsgruppe. Das Feedback geht an alle Angesprochenen: Was sind Themen, die man im kleinen Kreis von Gleichgesinnten besprechen möchte?

Welche Themen könnten kleine Büros bewegen?

Roman: Welche Themen beschäftigen euch — liebe Büros mit bis zu zwölf Mitarbeitenden? Wir können ein bisschen mutmaßen, ich kann auch aus meiner Zeit mit zwölf und weniger Kollegen reden, das ist etwas mehr als ein Jahrzehnt her.

Ein Vorschlag, den Corinna schon gemacht hat: Warum reden wir über riesengroße ERP-Softwares, die 187.000 Euro kosten, wenn man sie kaufen möchte — was kein Büro mit zwölf Mitarbeitern finanzieren kann und will? Welche Alternativen gibt es? Die Alternative lautet natürlich Excel, vielleicht auch Access. Es gibt aber auch kleinere Softwares, die auf diese Personenzahlen zugeschnitten sind. Wir haben in Excel schon Erfahrung gesammelt, wie wir die Daten sammeln, die wir für die Projekte brauchen: von Angebotskalkulationen über die Frage, wer welches Projekt macht, bis zur Zeiterfassung. Früher haben wir unsere Stundenzettel als Excel-Dateien geführt und die Stunden den Projekten zugeordnet. Ehrlich gesagt vermisse ich die eine oder andere Funktionalität, die wir damals hatten.

Sören: Das hat vom Aufwand her gereicht. Von der Genauigkeit und der Kapazitätenplanung konnte man auch sechs Leute anhand einer Excel-Datei steuern.

Roman: Und es war ziemlich effizient. Natürlich sagt Reinhard — also Professor Wimmer, unser Profi für Daten und Dataismus —, eine Excel sei keine richtig saubere Datenbank. Stimmt, wir hatten einige Probleme, aber erst mal reicht es. Das könnte ich mir als Themenkomplex vorstellen: ERP für umme, aber nicht umsonst. Also Enterprise Resource Planning bzw. die Steuerung eines Ingenieurbüros über Zahlen und Kennzahlen mit Excel.

Sören: Ich brauche da nicht grundsätzlich einen Personal-HR-Bereich in der ERP-Software, eher das Thema Angebotserstellung und Kapazitätenplanung. Vielleicht auch: Wie kann ich mich mit anderen kleinen Büros vernetzen, um Synergien und Kapazitäten zu bündeln und Projekte zu machen?

Wie können kleine Büros sich vernetzen und spezialisieren?

Roman: Wenn ich an Synergien und Kapazitäten denke: Es gibt viel Kompetenz in bestimmten Projekttypen. Wir schauen uns gerade mit einem kleineren, eingesessenen Büro dessen Projekte an und stellen fest, dass dort viel für bestimmte Bauherren passiert — seit Jahrzehnten ein eingesessener Kunde. In dem Fall geht es um Grünschnitt und um Wärmekraftwerke, die aus dem Grünschnitt Wärme machen. Die sind sehr spezialisiert auf diesen Kunden, haben ihre Nische gefunden.

Sören: Die haben die Nische gefunden.

Roman: Die funktioniert, und da ist sehr viel Erfahrung. Die können total effizient ein Projekt in dem Bereich entwickeln, weil sie es einfach können. Vielleicht können sie sich vernetzen und anderen Büros, die in einem anderen Kreis in Deutschland unterwegs sind, mit diesem Projekttyp helfen.

Sören: Das ist auch der Blick fernab der Metropolen. Wo man vielleicht gar nicht die Auswahl in Projekten hat und deshalb — weil man sich lokal gebunden fühlt und dort arbeiten möchte, wo man lebt — die Projekte herangeholt hat. Nicht jede Stadt bekommt eine Elbphilharmonie.

Roman: In der Metropole kannst du einfacher wachsen, weil du größere Projekte hast und schneller an Mitarbeiter kommst — über Hochschulen und Berufsschulen. Es gibt aber auch ländlich geprägte kleine und riesengroße Büros. Die Tendenz ist eher: Großstadt nimmt eher eine Entwicklungsfahrt auf, ländlich eher nicht.

Sören: Mich würde der Blickwinkel aus einem kleinen Büro auf dessen Entwicklung interessieren. Ein kleines Büro braucht vielleicht ganz andere Lösungen. Wie gehen die an die Frage der Softwarewahl ran?

Welche weiteren Synergie-Themen gibt es — Marketing und Finanzen?

Roman: Softwareentscheidungen treffen — große Büros haben einfach Kapazitäten und Zeit, das mit etwas Overhead vorzubereiten: Menschen, die sich die Zeit nehmen, sich über Entscheidungsfindung auszutauschen.

Sören: Die auch einzelne Personen für Akquise oder Marketing abstellen.

Roman: Marketing wäre ein Thema, wo man Synergieeffekte erzielen könnte. Wir haben das über die World of TGA, über die Kampagne Nachwuchsgewinnung, gestartet: Wenn wir Videos drehen und Werbung machen, können die Büros das auch für sich benutzen. Das ist ein erster Test. Wir sind gerade in einer Verantwortungsübergabe, die nächsten Videos sind schon gedreht. Ein weiteres Thema sind Finanzen: eine extreme Entwicklung — auch softwaregetrieben — von „wir gucken, was auf dem Konto ist" hin zur Liquiditätsplanung, bei der wir für jedes Projekt jeden Monat die Zahlungspläne aktuell halten, summieren und Projekttypen bündeln, sodass die Zahlungseingänge und -ausgänge stimmen.

Sören: Kontinuierlicher Cashflow. Diese Frage hat auch ein kleines Büro, aber nicht die Möglichkeiten, das so abzubilden. Das wäre schön, von den Büros zu hören.

Wie kann man mitmachen und Feedback geben?

Roman: Was sind eure Themen? Das Thema ERP-Software im Kleinen — wie könnte ich es mit Excel machen — würde mich interessieren, weil ich mit allen großen ERP-Lösungen, die ich bisher gesehen habe, noch nicht glücklich bin.

Sören: Wie würden Sie sich in einem Verein wiederfinden?

Roman: Welche Themen würden die kleinen Büros besonders interessieren? Uns würde interessieren: Was bewegt euch? Wie können wir euch helfen? Wie können wir uns zusammentun?

Sören: Kommt gerne an die Bar, schreibt uns eine E-Mail, bringt euch ein, seid Teil der Gemeinschaft.

Roman: Die Gemeinschaft kann euch helfen, und ihr könnt der Gemeinschaft helfen.

Sören: Ein schönes Schlusswort. Wir freuen uns auf die letzte Runde. Bis bald, ciao ciao.