Kapazitätsplanung in der TGA

Wie kommt die tgabar auf das Thema Kapazitätsplanung?

Roman: Moin moin und herzlich willkommen aus Hamburg, zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen an der Bar — eigentlich sitzen wir immer an der Bar. Heute geht es um Kapazitäten.

Sören: Wie kommen wir auf das Thema?

Roman: Wir haben im letzten Seminar mit unseren Teilnehmern länger darüber diskutiert. Es gab den Wunsch nach mehr Folien und Unterlagen. Das haben wir gemacht und uns intensiv mit dem Thema beschäftigt. Es ist sehr komplex, und es gibt verschiedene Sichtweisen. Wir fangen mit der des Fachplaners an.

Sören: Genau, da kommen wir her, da können wir es am besten beurteilen. Wo fangen wir an? Eigentlich schon beim Honorarangebot.

Wie entsteht aus dem Honorar ein Stundenbudget?

Roman: Honorarkalkulation heißt: Ich habe meistens ein HOAI-Angebot — außer vielleicht für Einzelleistungen wie nur Bauüberwachung. Dann hast du deine Siemon-Tabellen und kalkulierst dein Honorar. Am Ende ist es gar nicht so schwer: Mit der Tabelle kann man die Einzelleistungen in Euro berechnen. Dann kann man relativ gut abschätzen, wie viel davon der Systemplaner macht und wie viel die Ingenieurin oder der Ingenieur. Das Ganze wird auf ein Stundenbudget heruntergebrochen — pro Anlage, pro Leistungsphase.

Sören: Für einen Zeitraum dann.

Roman: Genau. So kommt man auf ein paar Zahlen. Bei Großprojekten — das habe ich im Seminar immer gerechnet — kommt man vielleicht auf 20.000 Stunden Ingenieure und 10.000 Stunden Systemplaner für ein Projekt. Das ist ein richtiges Gebirge, das man über ein paar Jahre und mit etwa zehn Leuten abarbeitet. Es gibt auch Kleinprojekte, wo nur 500 und 300 Stunden herauskommen. Da hast du ein kleineres Team und weniger Kapazitätsplanung zu betreiben.

Warum lohnt sich eine fortlaufende Kapazitätsplanung?

Sören: Das ist ja schon ein Aufwand, das für alle Projekte zu machen.

Roman: Das ist ein Aufwand. Da hilft Software gut — die größeren Büros haben alle eine gute Controlling-Software, die kleinen bestimmt auch. Sie hilft, diese Stundenbudgets zu kalkulieren. Wichtig ist, das auf die einzelnen Anlagengruppen herunterzubrechen, weil du meistens einen spezialisierten Fachplaner für die Heizungstechnik und einen Systemplaner für die Lüftungstechnik hast — so kannst du die Leute auch einplanen.

Sören: Das Aufwendige ist ja nur das Aufsetzen einer mittel- oder langfristigen Kapazitätsplanung. Wenn sie läuft und es nur noch zu Verschiebungen kommt, kann man echten Mehrwert generieren: Man kann im November schauen, wie es nächstes Jahr im März und April aussieht. Oder wenn eine Anfrage vom Auftraggeber kommt — „Roman, wir haben ein Projekt der und der Größenordnung, könnt ihr das abdecken?"

Roman: Genau. Und da stellt sich die Frage, wie gut ich meine Angebote kalkuliert habe. Bei uns heißt das Ablaufplan: Über den Zeitraum von bis habe ich die Leistungsphasen mit Meilensteinen definiert und Teammitglieder zugeordnet. Wenn ich das über alle Projekte sauber gemacht habe, kann ich sehen: Wir sind hier erst ab Mai wieder leistungsfähig, weil wir mehrere Projekte machen. Wir betreiben Multiprojektmanagement als TGA-Fachplaner. Wir haben mindestens acht Experten für die Ingenieurleistung, wenn wir alle Gruppen anbieten. Jeder Ingenieur hat mehrere Projekte — das geht in den meisten Fällen nicht anders. Also muss zwischen den Projekten abgestimmt werden, wo Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Was passiert bei Terminverschiebungen mit den Kapazitäten?

Sören: Für den potenziellen Auftraggeber ist das auch der professionelle Umgang: Ich habe Überblick über meine Kapazitäten und kann heute sagen, ob ich das Projekt im angedachten Zeitraum abbilden kann oder nicht.

Roman: Genau — und vor allem, welche Konsequenzen Verschiebungen haben. Normalerweise gibt es einen Rahmenterminplan, den der Projektsteuerer oder der Architekt macht, mit Festlegung, wann welche Leistungsphase erbracht wird. Was die meisten Fachplaner nicht machen und die meisten Bauherren nicht richtig abfragen: Wenn eine Verschiebung passiert, habe ich dann überhaupt Kapazitäten? Es wird immer angenommen, die Leute warten alle auf das Projekt und sitzen da und tun nichts. Aber sie sind mit anderen Projekten beschäftigt. Wenn dann ein Entwurf ansteht — eine ganz zentrale Leistung — und die Kapazitäten nicht da sind, geht es nach hinten los. Das ist eines der großen Probleme in der TGA-Planung: Die Leute sind nicht zu doof und haben Lust und Fachkompetenz, aber sie haben einfach nicht die Kapazitäten.

Sören: Und das ist genau das, wofür wir im Podcast die ganze Zeit plädieren: frühzeitige, offene Kommunikation, um Schwierigkeiten von vornherein entgegenzuwirken.

Roman: Genau, frühzeitig kommunizieren — und vor allem Veränderungen kommunizieren. Und ehrlich sagen: Lieber Bauherr, das Projekt hat ein Jahr geschlafen, weil eine Genehmigung fehlte. Ich kann nicht sofort zusagen, dass es im Januar wieder losgeht. Ich muss erst meine Kapazitäten vergleichen, abschätzen, sehen, welche Projekte wo stehen — dann kann ich sagen, wann die Leute zur Verfügung stehen. Dann sind sie eingeplant und heiß auf das Projekt.

Wie kann auch der Bauherr die Kapazitäten überschlagen?

Sören: Letztlich will ich die Leistung erbringen, die du von mir gewohnt bist und forderst. Dafür brauche ich einen vernünftigen Rahmen. Man kann das auch umdrehen: Nicht nur der Fachplaner, auch der Bauherr sollte eine grobe, überschlägige Kapazitätsplanung für sein Projekt machen. Ich habe die und die anrechenbaren Kosten, daraus ergibt sich voraussichtlich das Honorar, und ich stecke mir meinen Rahmenterminplan — ist der überhaupt umsetzbar? Finde ich überhaupt ein Büro, das das umsetzen kann?

Roman: Genau, ich kann einfach rechnen. Ich gebe zum Beispiel eine Million für meine TGA-Fachplanung aus, teile das grob durch 100 und komme auf 10.000 Stunden. Ein Mitarbeiter hat pro Monat im Durchschnitt etwa 173 Stunden, nach Urlaub und Administrativem vielleicht noch 150 verfügbar. 150 mal 12 sind 1.800 Stunden im Jahr. Das heißt, ich brauche fünf Leute Vollzeit, wenn die Planung in einem Jahr ablaufen soll — oder fünf Leute in Teilzeit, wenn sie über zwei Jahre läuft. Das war eine kurze Kausalitätsprüfung.

Sören: Kurze Kausalitätsprüfung.

Roman: Natürlich sind die Stunden nicht mal 100 Euro — das rechnet der Fachplaner für sich aus. Aber mit dieser Zahl kann ich als Bauherr schon herangehen und fragen: Hältst du eigentlich deine fünf Leute vor? Wann hast du die parat? Ich brauche sie für den Entwurf, dann und dann. Das wäre ein wichtiger Schritt: dass beide Seiten aufeinander zugehen und der Bauherr versteht, dass er nicht der Einzige ist.

Sören: Wenn man im Projekt arbeitet, ja — aber man wartet nicht darauf.

Roman: Vielleicht bin ich der Berliner Flughafen und doch der Einzige für dieses Büro — dann lebt das Büro von meinem Projekt und geht unter, wenn es nicht rechtzeitig seine Honorare bekommt. Es geht auch um Geld: Es gibt eine Zahlungs- und Liquiditätsplanung, und daran hängt das Wohl und Wehe des Ingenieurbüros. Der Bauherr müsste das verstehen, und der Fachplaner müsste klar zurückmelden: Ich habe Leute reserviert, da muss der Entwurf und die Ausführungsplanung passieren. Kommt es zu einer Verschiebung, bin ich erst mal weg vom Fenster und muss mit den Kollegen sprechen — denn meine Projektleiterkollegen haben die gleichen Kapazitäten reserviert. Wir haben nur drei Experten für Automation.

Sören: Und weil viele Projekte dieselben Herausforderungen und Terminverschiebungen haben, muss man die Kapazitätsplanung immer wieder neu justieren und schauen, ob noch alles zusammenpasst. Das ist hoch agil.

Roman: Das ist schon ein Vorausgriff auf die neue Welt, die wir in der nächsten Folge brauchen.

Sören: Man legt die Planung nicht einmal am Jahresanfang an und schaut sie nie wieder an. Vielleicht eine Grobplanung — aber es ist ein wiederkehrender Prozess, bei dem man sich im besten Fall wöchentlich oder zweiwöchentlich zusammensetzt und schaut, wie Kapazitäten, Termine und Leistungsphasen zusammenpassen.

Wie überträgt sich Kapazitätsplanung auf die Bauausführung?

Roman: Interessant wird es bei der Bauausführung — da machen es die ausführenden Firmen genauso. Im schlimmsten Fall habe ich einen Generalunternehmer, im besten Fall Einzelvergaben. Man hört schon, ich bin Fan von Einzelvergaben und mag keine Generalunternehmer — es gibt auch gute, aber bei Einzelvergaben habe ich mehr Transparenz. Dann kann ich die einzelnen Unternehmen — Lüftungsbauer, Heizungsbauer, Sanitärfirma, Elektriker — vielleicht besser steuern. Und offen sagen: In meinem Bauablaufplan bist du dann und dann eingeplant, Rohbau ist fertig, Dach drauf und dicht, Fenster drin — kannst du im März 2022 mit 10, 20 Leuten loslegen? Schaffst du das? Wenn man so ehrlich und offen fragt, kriegt man eine ehrliche Rückmeldung.

Sören: Das glaube ich auch. Es zeigt: Wenn ich ein vernünftiges Projektmanagement betreibe, also die Organisation der Prozesse, bin ich auch meinerseits gut aufgestellt.

Roman: Genau. Offener, ehrlicher Umgang — und das Verständnis, dass weder die ausführende Firma noch der Fachplaner nur für mich arbeitet. Auch wenn sich der Projektleiter voll auf mich konzentriert, hat er ein Team, und das Team macht Multiprojektmanagement. Das ist wie ein Karussell, das von einem zum nächsten Projekt springt. Ganz schlecht ist, auf zwei Karusselltellern gleichzeitig zu sitzen — das zerreißt einen. Das kann man sich schön bildlich vorstellen.

Sören: Da weiß man, was als Nächstes scheitert oder von den drei Säulen einbricht. Ich glaube, wir haben jetzt einige Appelle. Ich sehe, gerade wird schon das Licht ausgeschaltet.

Roman: Haben wir noch Kapazitäten? Letzte Runde. Wir freuen uns über eure Teilnahme am Podcast und am Seminar — weitere Informationen findet ihr in den Shownotes. Ich glaube, ich hätte noch Kapazitäten für ein paar. Bis zum nächsten Mal. Ciao.