Kanban nutzen in der TGA

Was ist ein Kanban und woher kommt der Begriff?

Roman: Moin Moin und herzlich willkommen aus Hamburg, zum einzigen Podcast zum Thema Projektmanagement in der TGA. Sören und ich sitzen an der Bar und sprechen über Kanban. Ich glaube, Kanban kommt aus dem Japanischen und heißt einfach Board oder Karte oder Wand — ich habe das mehrfach gegoogelt und vergesse es jedes Mal. Man kann es sowohl digital als auch analog abbilden. Wir sind ja in der agilen Welt angekommen.

Sören: Genau, es geht weiter mit Tag zwei unseres Seminars. In der letzten Folge haben wir als Teaser gesagt: Für uns ist das signifikante Element des agilen Projektmanagements das Kanban — und da fühlen wir uns so gut, dass es eine eigene Folge bekommt. Den Begriff haben wir eigentlich alle schon mal gehört. Wir wollen uns anschauen, wie die Übersetzung ins Bauen aus unserer Sicht funktionieren und einen Mehrwert bringen kann.

Was steht auf den Karten und was bedeuten die Spalten?

Roman: Die erste Frage ist: Was ist ein Kanban? Erst mal ist es irgendeine Karte auf einem Board. Im Kern geht es um Aufgaben, die auf diesen Karten notiert sind. Man kann Aufgaben in Protokollen, in Excel-Dateien und sonst wie aufschreiben — man kann sie aber auch in ein Kanban bringen, und das hat Vorteile.

Sören: In der Regel sind es Kanban-Boards. Gerade als Computer-Tool in der Digitalisierung sind wir damit deutlich agiler und digitaler unterwegs.

Roman: Die Zusammenarbeit ist heute, in Zeiten von Corona und Homeoffice, einfach deutlich besser. Ich weiß noch, wir standen früher, 2019, vor einer riesengroßen Wand, montags mit 30 Leuten, und haben uns die Karten hin und her geschoben. Das war schwer zu moderieren, aber es hatte den Effekt, dass man sah, wie Aufgaben sich fortbewegen. Der gelbe Zettel steht irgendwann an, ist akut in Arbeit und landet irgendwann bei „erledigt". Eigentlich geht es aber nicht nur um Fortschritt, sondern darum, dass man Zustände von Aufgaben darstellt. Das ist der Kern eines Kanban: Oben in der Spaltenüberschrift stehen Zustände.

Sören: Die letztendlich auch frei wählbar sind.

Roman: Relativ frei wählbar. Ich könnte den Zustand meines Kaffees darstellen — von ungemahlenen Bohnen über gemahlene Bohnen bis „Siebträger ist kalt". Ich kann genauso gut Entscheidungen in ein Kanban packen: Entscheidungen, die anstehen, Entscheidungen in Arbeit, Entscheidungen, die getroffen wurden.

Wie nutzt man ein Kanban für das Entscheidungsmanagement mit dem Bauherrn?

Sören: Man kann es also sehr gut auf Einzelthemen anpassen. Ich muss nicht immer das Allumfassende machen. Wenn ich mich dem Thema annähere, muss ich nicht meine gesamten Leistungsphasen in einem Kanban darstellen, sondern beschäftige mich nur mit dem Auszug der Entscheidungen gegenüber einem Bauherrn: Welche Entscheidungsvorlage habe ich gestellt? Welche ist in Bearbeitung? Welche ist abgeschlossen, angenommen, abgelehnt? Damit finde ich eine Organisation im Entscheidungsmanagement.

Roman: Genau, das ist das Ziel. Wir versuchen das sogar mit einem Bauherrn gemeinsam: Wir haben gemeinsamen Zugriff auf dasselbe Kanban. In der Leistungsphase 2 haben wir vier Spalten. Die eine heißt Grundlagen — was muss er mir noch sagen, was habe ich noch nicht fertig ermittelt, was habe ich schon ermittelt? Statt des nervigen Fragenkatalogs, den ich dem Bauherrn schicke, habe ich es sichtbar und bespreche es. Dann gibt es Entscheidungen, die irgendwann anstehen. Die priorisiere ich gemeinsam und schiebe sie nach oben, wenn sie wichtig sind. Dann schiebe ich Sachen in „in Arbeit" und in „Entscheidungen getroffen". Dann sieht der Bauherr: Ich bin schon durch, 60 Prozent erledigt, meine Hausaufgaben sind gemacht, der Fachplaner hat auch geliefert.

Das Kanban kommt aus der Automobilindustrie, es ist eine Arbeitsflusssteuerung. Ich sehe auch, wie viel gerade in Arbeit ist. Sind es mehr als fünf oder sechs Karten, wird es schwierig und ich verliere den Überblick — und das geht nicht nur mir so, sondern allen. Also priorisiere ich, erwarte nicht alles gleichzeitig, sondern treffe bestimmte Entscheidungen.

Welche Vorteile bringt ein digitales Kanban im Team?

Sören: Man verbindet auch mehrere Methodiken miteinander. Auf der Karte steht eine Thematik, eine Frage oder Problemstellung. Wenn Software unterstützt, kann man sie terminieren und Personen zuweisen, die automatisch informiert werden. Man kann sich intern Fristen und Prioritäten setzen und ein Protokoll anhängen, das Arbeitsstände verschriftlicht. Wenn ein Kollege krankheitsbedingt ausfällt, kann ich reingucken: Welche Aufgaben hat er, was hat er gemacht, wie ist der Arbeitsstand? Das ist sehr transparent.

Was ist das Pull-System und welche Software gibt es?

Roman: Alle sehen, wo alle stehen — das ist das Interessante. Wenn man es weit treibt, ziehe ich mir am Montagmorgen Aufgaben aus den Projekten. Das ist ein Pull-System: Ich verteile als Projektleiter nicht die Aufgaben, sondern ziehe sie mir als Teammitglied. Ich sehe, was dringend ist, ziehe es und kümmere mich selbstständig darum. Für Projektleiter geht da das Herz auf, wenn das Team sich die Aufgaben selbst zusammensucht und bespricht.

Wir nutzen beide den Microsoft Planner in unseren Büros — er ist im 365-Paket dabei, deshalb kennen wir ihn gut. Es gibt aber viele andere Anbieter, da muss man nur googeln. Es gibt zum Beispiel ein Tool namens Camber Nice, das gut aussieht und das ich schon ein bisschen ausprobiert habe. Damit kann man die Aufgaben aus den Projekten zusammenführen und alle Aufgaben über alle Projekte statistisch auswerten.

Sören: Dass man es als Digitales auswerten kann, ist nochmal ein gesondertes Thema.

Roman: Arbeitsflusssteuerung ist das Thema. Als Business Owner habe ich dann alle Product Owner unter mir und sehe, wie der Arbeitsfluss ist.

Sören: Und wie viele offene To-Dos da sind. Wenn da 150 stehen, ist die Frage berechtigt, ob das machbar ist oder ob jemand Unterstützung braucht. Es klingt jetzt ein Stück weit wie das Allheilmittel, was es wahrscheinlich nicht ist. Ich finde es trotzdem sehr cool und nutze es gerne. Ich habe aber festgestellt, dass man eine gewisse Verständigung über Regeln und die Anwendung im Vorwege definieren muss, damit es nicht Kraut und Rüben wird. Eine gewisse Ordnung und Struktur braucht man auch da.

Welche Regeln braucht ein Kanban und wer legt es an?

Roman: Super wichtig. Der Projektleiter muss das Kanban für sein Projekt anlegen — das finde ich erst mal ganz wichtig. Und die Aufgabenkarte, der gelbe Zettel, auf dem vielleicht weitere Unteraufgaben stehen, muss dem Projektleiter bekannt sein. Er legt mit dem Team fest, welche Gesichter draufstehen, also wer sich um dieses Aufgabenpaket kümmert, und definiert den Namen des Pakets selbst mit, sonst kommt Durcheinander rein. Er muss alle Aufgabenpakete im Blick behalten.

Sören: Er muss wissen, was sich dahinter verbirgt.

Roman: Die Grundregel ist: Er legt die große Aufgabe mit an, aber das Team kann die Unteraufgaben selbst festlegen, den Fortschritt markieren und sich selbst Protokolle in die Karte schreiben. Das geht auch mit dem Planner — du kannst ein Datumsstempel-Protokoll schreiben.

Sören: Eine bessere Urlaubsübergabe gibt es eigentlich nicht.

Was geht beim Arbeiten mit dem Kanban schief?

Roman: Was schiefgeht: Ich hasse es, wenn ich als Projektleiter dasitze und es gibt ein Abhak-Meeting. Man geht alle Karten durch, 20 Leute sitzen da und jeder sagt: habe ich fertig, habe ich nicht fertig. Das darf nicht passieren.

Sören: Genau, eingangs meintest du: montags draufgucken, welche To-Dos noch nicht vergeben sind, und ich ziehe sie mir selbst. Das setzt aktive Mitarbeiter voraus, die sagen: Okay, das gibt mir ein gutes Gefühl, und ich hake die Arbeit ab.

Roman: Genau, ich hake selbst ab oder bespreche mich eigenständig mit meinem Teil-Team. Wir notieren, was wir besprochen und erledigt haben, und der Projektleiter bekommt nur eine Info, weil er sieht: Auf der Karte sind 6 von 20 Aufgaben erledigt. Inzwischen mache ich es so, dass ich vier, fünf Stunden vor dem Projekt-Meeting, in dem das Kanban besprochen wird, sage: Leute, geht da drauf, hakt ab, was ihr erledigt habt, ändert Aufgaben, die nicht passen, oder verschiebt Prioritäten — damit wir vorbereitet sind.

Sören: Also die Zeitfresser raus.

Roman: Genau, denn in so einem Meeting wollen wir Entscheidungen treffen: Da verschiebt sich eine Priorität, da muss ich einen Termin anpassen. Wir wollen Veränderungen besprechen, nicht den Standard vorlesen.

Sören: Das fasst es gut zusammen: einfach mal auf Einzelprojekten ausprobieren. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten und Anbieter, auch kostenfreie für erste Testläufe. Wenn ihr mehr erfahren wollt, kommt zu unserem Seminar.

Roman: Da ist es schon wieder soweit, die Bar macht zu. Wir freuen uns über eure Teilnahme im Seminar, da werden wir mit euch Kanban machen und üben. Folgt den Show Notes, folgt dem Podcast.