Interview zu ERP und Kapazitätsplanung

Wie erfasst man Stunden, die nicht direkt auf ein Projekt gehen?

Roman: Herzlich willkommen an der Bar. Sören, schön, dass du da bist. Und Sven-Erik Korff ist auch wieder hier. Mit dem Motto „früher anfangen, früher aufhören" gehen wir in die Folge Kapazitätsplanung mit ERP-Systemen. Sven, du hast uns ausführlich zum Thema ERP-Systeme beraten. Wir erfassen jetzt fleißig Daten, nicht mehr in Excel. Eine große Frage gleich vorweg: Was mache ich mit den Stunden, die ich eigentlich auf Projekte schreiben könnte, die aber für Zeiterfassung, ERP-Verständnis oder Auswertungen draufgehen? Wie erfasse ich das?

Sven-Erik: Wir haben uns im Unternehmen dagegen entschieden und gesagt: Es gibt nur Projekte. Das folgt der Philosophie — wenn alle Projekte schwarz sind, ist auch das Unternehmensergebnis schwarz. So habe ich keine Zombies, die ich als Allgemeinkosten mitkontrollieren und verbuchen muss. Das ist eine Unternehmensentscheidung, es gibt Für und Wider.

Roman: Und wenn du eine Schulung machst, wo buchst du dich hin?

Sven-Erik: Auf ein Projekt. Sie sollte ja dem Projekt dienen, warum sollte die Schulung sonst stattfinden? Aufteilen auf zwei Projekte ist selbstverständlich möglich. Es gab Mitarbeiter, die in den PiTA-Seminaren waren und das teilweise auf Projekte mitgebucht haben.

Roman: Spannend. Bei uns gibt es dagegen Administrationskategorien — Adminstunden. Da buche ich mich auf Schulung, interne Abstimmung ohne Projektbezug und so weiter. Wir haben Kollegen, die fünf Prozent ihrer Arbeitszeit auf Adminstunden schreiben, und Kollegen, die hundert Prozent draufschreiben, weil sie Vollzeit Administration machen — Personal oder Finanzbuchhaltung. Die Hundertprozentigen buchen ihre Stunden bei euch gar nicht?

Sven-Erik: Genau. Das war in meinem jetzigen Unternehmen von vornherein so. Die Diskussion schwirrt immer wieder, gerade im europäischen Kontext, wo wir Zeiterfassung über den gesamten Arbeitstag ermöglichen müssen. Auch über Pausen wird diskutiert — die Fairness zwischen Stundenbuchungen und den Stundenforderungen, die jeder Mitarbeiter erbringen soll, wird periodisch ins Rennen geführt.

Roman: Es macht Sinn: Da, wo ich das Geld verdiene, muss ich es auch ausgeben. Ich buche mich aufs Projekt.

Sven-Erik: Genau. Wir kaufen Kopierpapier, Klopapier und Kaffee ein, das war es. Bei dir münzt du es sonst um in Verrechnungssätze, die über den Aufschlag auf die Projekte generiert werden müssen. Aber dass der eine Mitarbeiter fünf Prozent macht und der andere zwanzig, führt zu Diskussionen.

Kann ein ERP-System schon in der Angebotsphase die Kapazitäten anzeigen?

Roman: Jetzt nutze ich die Software fleißig und hege neue Wünsche. Ich habe meine Angebotserstellung halb automatisiert, mit Stundenbudgets, die sich errechnen. In der Angebotsphase frage ich mich: Habe ich die Ressourcen — die Kapazitäten, die Menschen — zu diesem Zeitpunkt verfügbar? Möchte ich das Angebot überhaupt abgeben? Nutzt du ERP-Software, um dir das anzeigen zu lassen?

Sven-Erik: Man kann bei einer Auswertung nicht den hundertprozentigen zeitlichen Kapazitätsverlauf abbilden, sondern nur eine Näherung. Wir machen eine lineare Verteilung über die nächsten Monate: Wir nehmen den verbleibenden Restauftrag zu den eingetragenen Zielterminen der jeweiligen Leistungsphase und zerlegen ihn durch die Anteile der verbleibenden Monate, auch über die Jahre hinweg. Daraus schätzen wir die Auslastung. Dazu gibt es Erfahrungswerte aus den vergangenen Geschäftsjahren. Bei der Auslastungskurve fahren wir bewusst über hundert Prozent, eher 110 bis 115 Prozent, um gegenzusteuern — Projekte bleiben stehen, werden beschleunigt oder in die Länge gezogen. Das ist unsere Annäherung an die zukünftige Kapazitätsplanung mit Unterstützung des ERP-Systems.

Sören: Es kann ja nur eine Annäherung sein, eine Tendenz, nicht auf die Stunde genau. Es ist eben nur die Annäherung über das, was an Honorar durch Stunden und Satz übrig ist.

Roman: Ich könnte es auch über Umsätze machen: Mit diesem Personal habe ich letztes Jahr den Umsatz gemacht, das mache ich dieses Jahr auch.

Sven-Erik: Im ERP-System ist mein Wirtschaftsplan hinterlegt. Ich spiegle gegen ihn und sage: Mit dieser Mannschaft kann ich das und das machen. Über das Monatsmittel der Mitarbeiter mit ihren Einstandspreisen nähere ich den möglichen Umsatz. Es geht beides.

Lohnt sich die personengenaue Zuweisung von Mitarbeitern auf Leistungsphasen?

Roman: Noch genauer wäre, jedem Projekt Personen exakt zuzuordnen, auch in die Zukunft — etwa: diese Person macht in Leistungsphase 3 zwanzig Prozent der Leistung, und die Software ermittelt daraus die Auslastung. So genau macht ihr das nicht, oder?

Sven-Erik: Wir haben das mal über einen Piloten von zwei Jahren gemacht und zugewiesen, aber das ist über zehn Jahre her. Es ist ein nennenswerter administrativer Aufwand. In dem Moment, wo ich das abgeschlossen habe, ist das Projekt schon so weit gelaufen, dass meine Annahmen wieder über den Haufen geworfen waren. Dieser Lean-Gedanke, die Stunden so durch das Projekt zu kriegen, wird meistens durch agile Themen über den Haufen geworfen. Das hat sich nicht rentabel gestaltet. Für die Zukunft kann ich mir mit entsprechenden Technologien vorstellen, dass ich einen Vorschlag bekomme: Folgende Ressource steht zur Verfügung, und ich schlage vor, Mitarbeiter A macht das, Mitarbeiter B das. Aber das sind Assistenzsysteme ohne steuernden Einfluss — ich bestätige den Vorschlag nur noch oder passe ihn mit Rahmenparametern an und habe mit geringem Aufwand die Stundenpipeline der Mitarbeiter gefüllt.

Roman: Wir haben das in Microsoft mit sogenannten Ablaufplänen versucht: eine Tabelle, die sagt, diese Leistungsphase geht von dann bis dann. Damit konnte ich die Zuordnung der Mitarbeiter verknüpfen — es wurde automatisch zurückgeschrieben, Person X ist von Januar bis Dezember zu so und so viel Prozent ausgelastet. Ich konnte sogar den Zahlungsplan verknüpfen und mit Abschluss der Leistungsphase 3 automatisch eine Rechnung erzeugen. Klingt voll automatisiert — und dann wird ein Mitarbeiter krank, und ich muss alles übertragen.

Sören: Sven hat ja gesagt, das ist zehn Jahre her. Die Software gibt es, wenn auch nicht in Gänze als vollumfängliches ERP-Paket, das eins ins andere spielt. Es gibt mittlerweile Einzellösungen, die das sehr gut darstellen: Wenn Planstunden angesetzt werden und ich dann nur vier statt der geplanten acht Stunden dagegen schreibe, aber noch fünf andere Projekte habe, passt sich das über die frei werdenden Stunden über die verbleibende Zeit an. So sieht man früh Kapazitätsspitzen. Es ist sogar ein Hamburger Unternehmen, und was reine Kapazitätenplanung und Stundenschreiben angeht, bin ich begeistert. Aber es ist nur eine Insellösung für einen kleinen Aspekt des ERP-Zyklus.

Wie aufwendig ist die tägliche Stundenerfassung in der Praxis?

Roman: Bist du zufrieden, wie du es jetzt machst?

Sven-Erik: Mit dem, was wir zurzeit haben, bin ich zufrieden, weil der Aufwand im richtigen Verhältnis steht. Ich bekomme heraus, was ich wissen möchte. Das Wesentliche ist, dass ich jeden Tag bilanzierungsfähig bin. Wenn Ingenieurbüros eine gewisse Größe haben und auf einem Großprojekt arbeiten, können zwanzig Mitarbeiter innerhalb einer Woche viel Positives, aber auch viel Schaden erzeugen, dem kein Gegenwert entgegensteht. Das macht mir im Controlling-Bereich das Leben leichter.

Roman: Ihr müsst dafür jeden Tag die Stunden erfassen?

Sven-Erik: So weit die Theorie. Da ist auch der menschliche Faktor — eigentlich sollen Ende der Woche die Stunden drin sein. Einige sind sehr akribisch und buchen täglich, aber Ende der Woche ist meist Kraftakt.

Roman: Ich war mal bei Microsoft, weil mein Traum war, mit der rechten Maustaste auf einen Termin zu klicken und zu sagen: Du gehörst zu dem Projekt, bitte erfasse die Zeiten. Das wurde versprochen, aber nicht gehalten. Das Thema Zeiterfassung ist eines der großen — da fließen die meisten Daten ins System. Es ist Aufwand und fühlt sich erst mal wertlos an: Ich füttere das System, damit jemand anders später etwas herausziehen kann.

Sören: Da hilft das eigene Verständnis, dass es keine wertlose Tätigkeit ist, festzuhalten, auf welches Projekt ich was geschrieben habe.

Lässt sich Zeiterfassung über den Outlook-Kalender vereinfachen?

Roman: Worauf ich hinaus will: Wie wird es einfacher? Ich möchte nicht in eine fremde Maske gehen, sondern es mit meinem Outlook-Kalender verknüpfen. Damit sind wir beim Thema Kapazitätsplanung. So würde ich die Leute auch ein bisschen zwingen, ihren Kalender zu pflegen — das ist die nächste Steuerungsgröße. Wer seine Projekte und Aufgaben in den Kalender einträgt, von dem habe ich einen guten Eindruck, wie er sich organisiert. Du sagtest, es gibt eine Lösung, um das in die Zeiterfassung zu überführen?

Sören: Ja, mit zwei Zwischenschritten. Wenn man Outlook als zentrales Steuerungsorgan nimmt, das alle pflegen, spiegelt die Software, die ich meine, deinen Outlook-Kalender. Du sagst beim Zeitslot: dieses Projekt — und dann schreibt sie die Stunden hin. Aber nicht umgekehrt.

Roman: Microsoft hat es erkannt. Zu Microsoft Dynamics gibt es ungefähr 1.800 Tickets von Usern, die das gerne hätten.

Sven-Erik: Wie viele davon hast du geschrieben?

Roman: 1.795. Nein — ich habe kein einziges geschrieben. Ich denke nur: Wann kommt es endlich, das kann doch nicht so schwer sein.

Sven-Erik: Was wir vor zehn Jahren gemacht haben, funktionierte genauso: ein Outlook-Termin, verknüpft und synchronisiert. Aber das ist nur das reine Buchwerk. Der Mehrwert ist für mich nicht, dass drei Stunden auf Projekt 4711 verbucht sind — ich möchte wissen, was er gemacht hat. Dass er etwas gemacht hat, sagt die Buchung. Aber im Buchungstext steht dann eben „Berechnung".

Sören: Es ist wieder geistige Arbeit, das in Stunden zu fassen. Ich glaube nicht, dass es die eine zentrale Lösung gibt, die alle Probleme beantwortet. Da muss man sich anwendungsoffener zeigen.

Sven-Erik: Roman, daraus können wir doch eine Bachelor- oder Masterarbeit machen, dass uns jemand so etwas programmiert.

Wie lästig ist Zeiterfassung — und ist das eine Disziplinfrage?

Sören: Kann das ein Generationending sein? Auch wenn es rückblickend in der Woche fünf, sechs Stück sind — das Argument „ich hatte keine Zeit, Stunden zu erfassen" zählt für mich nicht.

Sven-Erik: Jetzt müssen alle weghören: Ich finde das super lästig. Nichtsdestotrotz, das muss gemacht werden, es ist die Datenbasis für alle weiteren Auswertungen. Auch ich muss meine Stunden buchen, das klappt mal gut, mal nicht. Es ist eine Disziplinfrage — pro Woche kommt vielleicht eine Viertelstunde zusammen, dann ist man durch.

Sören: Das ist Usability. Wenn ich fünf Haken setzen muss, verstehe ich den Frust; aber per Drag-and-drop gibt es mittlerweile echt gute Anwendungen. Ich bin dafür, jeden Abend die zwei Minuten zu investieren — da weiß ich noch, was ich am Tag gemacht habe. Morgen weiß ich es nicht mehr.

Roman: Ich habe einen Traum: Eine KI macht mir am Ende der Woche einen Vorschlag und sagt, aus deinem Wochenprogramm habe ich ermittelt, dass du dich zehn Stunden mit diesem Projekt, fünf mit dem und zwölf mit jenem beschäftigt hast. Sollen wir das so erfassen oder willst du es ändern? Dann habe ich mit drei Klicks korrigiert, drücke auf Erfassen und Feierabend.

Wie viel Stundenerfassung darf man automatisieren, ohne Mitarbeiter zu kontrollieren?

Sören: Das ist noch zu einfach gefasst, da geht mehr — aber es geht eher in die Kontrolle.

Roman: Genau, das waren eure Bedenken: dass es Mitarbeiter kontrolliert, weil es erfasst, was und wie viel sie tun. Wenn ein Algorithmus — eigentlich keine KI — nur einen Vorschlag macht, auf welchen Projekten ich wie viel Zeit verbracht habe, finde ich das nicht ganz so datenschutztraumatisch.

Sören: Alles, wo ich aktiv einen Knopf drücken muss, ist eigentlich schon zu viel. Idealerweise öffne ich die Tür, das System weiß, dass ich auf Arbeit bin, ich arbeite in Dateien mit Projektbezug, und an den Tätigkeiten wird erfasst, auf welches Projekt ich arbeite. Mit der entsprechenden Datentiefe im Modell ließe sich auch der Arbeitsfortschritt nachvollziehbar machen, unabhängig von der reinen Zeit. Aber ich sehe mich da schon vorm Arbeitsgericht.

Sven-Erik: „Sören, ich habe dich rausgeschmissen, weil du acht Stunden arbeiten solltest, im Durchschnitt aber nur viereinhalb gearbeitet hast." Stundenerfassung und ihre Gültigkeit sind ein schwieriges Unterfangen. Der Mitarbeiter sollte seine Stunden selbst erfassen, als Erfolgsmeldung aus seinem Arbeitsvertrag, und sich gegen diese Stunden auch benchmarken lassen — wir sind ein Wirtschaftsunternehmen und müssen erfolgreich sein. Diesen Deep Dive in die Datenwelt halte ich für theoretisch möglich, aber praktisch werden uns Riegel vorgeschoben.

Wie hilft Selbsteinschätzung bei der individuellen Kapazitätsplanung?

Sven-Erik: Nicht direkt zu ERP-Systemen, aber zu Kapazitätsplänen: Es geht um die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter — der Vorgesetzte sagt, du darfst x Stunden brauchen, der Mitarbeiter denkt, ich brauche y. Diese Einschätzung kommt meist aus dem Bauch. Wichtig ist ein Selbstkontrollprozess: Wenn ich dachte, ich brauche zwanzig Stunden, und nach zehn Stunden immer noch ein weißes Blatt habe, sollte ich überlegen, ob mein Weg der richtige ist. Man sollte sich selbst schützen und nach fünfzig Prozent der gedachten Zeit prüfen, ob man die Hälfte der Leistung erbracht hat. Wenn nicht, einen alternativen Weg gehen, Kollegen fragen oder zum Vorgesetzten gehen. Etwas einfach weiterlaufen zu lassen, ist ein Graus für jede Kapazitätsplanung — dann fliegt sie auseinander. Der Pareto ist ein guter Ratgeber: mit zwanzig Prozent Aufwand achtzig Prozent der Leistung erbringen.

Roman: Ich dachte, du biegst Richtung persönlichen Stresslevel oder Auslastung ab, aber das ist ein anderes Thema.

Sven-Erik: Wenn man denkt, man ist zu hundert Prozent ausgelastet, ist der Arbeitstag voll und es ist kein Platz für etwas anderes. Kommt dann etwas Unvorhergesehenes — ein Anruf vom Bauherrn, der alles über den Haufen schmeißt — ist das nicht gut.

Roman: Die Software kann da nicht behelfen, nur ein bisschen Stundenschätzung. Gesunder Menschenverstand und nach der Hälfte der Zeit einmal draufgucken, warum es so lange dauert. Vielleicht ist es ein schlechter Tag, und ich mache es morgen früh, wenn ich fit bin.

Sven-Erik: In der Auswertung der Stundenverbuchung sieht man schon Bilder. Mit den Buchungstexten kann man Auswertungen fahren, und wer klarere Texte schreibt, betreibt Hilfe zur Selbsthilfe: Was mache ich an dieser Stelle, und komme ich überhaupt zum Ziel?

Sören: Den Mehrwert für sich selbst muss man erkennen — das ist die eigene Befähigung.

Roman: Habt ihr schon von der Pomodoro-Technik gehört? Die funktioniert nur, wenn du deinen Outlook-Kalender pflegst und dir Blöcke einträgst. Wir fangen immer wieder bei der individuellen Kapazitätsplanung der Personen an — da kann die Software nicht helfen. Sie kann später helfen, einen Schritt weiterzugehen. Wir würden es gerne effizienter und lustiger machen: tolle Zeiterfassung, die Spaß macht. Vielen Dank fürs Zuhören. Wir sehen uns bald wieder an der Bar.