Digitale Whiteboards

Wie sind Roman und Sören zu digitalen Whiteboards gekommen?

Roman: Moin und herzlich willkommen zum einzigen Podcast von der tgabar.de. Sören Janson und Roman Fritsches an der Bar. Heute haben wir ein spannendes Thema: digitale Whiteboards. Klingt erstmal nicht so spannend, ist es aber. Wir benutzen sie einmal im Monat mit euch zusammen in der Happy Hour — das Mural-Board, gemeinsam mit euch. Sören und ich haben uns damit beschäftigt, als wir angefangen haben, unsere Seminare für das VDW-Wissensforum zu gestalten, und uns gefragt haben, wie wir die Teilnehmer in die Interaktion bringen können, vor allem in Online-Seminaren. Stellt euch vor, ihr habt 15 Leute im Online-Seminar und wollt zusammen workshop-mäßig arbeiten, aber ihr habt keinen Metaplan, wo ihr die Karten pinnen könnt.

Sören: Da ging es grundsätzlich mit den Whiteboards los.

Roman: Corona war da der Push, wie für so viele Dinge. Wir haben uns umgeguckt und uns dann das Miro-Board geschnappt, weil wir das beide kannten. Wir haben Kärtchen geschrieben und mit unseren Teilnehmern aktiv im Board gearbeitet, verschiedene agile Tools ausprobiert, Kanbans gebaut. Wir haben uns das perfekte TGA-Projekt aufgezeichnet, diskutiert, Kärtchen geschrieben — alle konnten sie sehen, alle konnten aufs Board zugreifen.

Sören: Wir konnten Bewertungen vornehmen, ganz einfach mit Daumen hoch oder durch Anfärben der Karten in unterschiedlichen Farben. Die Boards haben sich über die Jahre massiv weiterentwickelt. Wir können Umfragen machen.

Roman: Du kannst Umfragen machen, Dokumente direkt einbinden, die dann heruntergeladen werden können. Das sind Funktionen, die ich gerne und häufig nutze — in meinen Seminaren und in der Happy Hour. Einen Countdown gibt es mittlerweile auch.

Sören: Wenn man eine Fragestellung hat und sich konzentriert Gedanken machen will, kann man sagen: hier kriegt ihr nach zwei Minuten eine schöne Melodie auf den Kopf.

Was macht digitale Whiteboards für Workshops so geeignet?

Roman: Da geht viel, da wird auch immer mehr gehen. Für Workshops ist relativ selbstverständlich, dass das ein gutes Tool ist, weil ich die Werkzeuge, die ich sonst im Raum habe, damit ersetze.

Sören: Die Visualisierung, das Whiteboard. Und es ist sehr selbsterklärend: viel mit Drag and Drop, Strg+C, Strg+V — die Grundfunktionen, die man aus anderen Softwareanwendungen kennt, funktionieren auch hier. Ich kann skalieren, und die Fläche, auf der ich arbeiten kann, ist quasi unendlich.

Roman: Unendlich groß. Eine Sache ist mir aufgegangen, die ein echter Vorteil gegenüber der realen Welt ist und eine neue Form von Kommunikation, die ich vorher so nicht erlebt habe. Ich hatte es einmal mit einem Coach, Ralf Kruse, der auch einen guten Podcast zum agilen Projektmanagement macht. „How to Draw a Toast" — eine Übung, die er gerne macht. Er fragt: Wie ist der Prozess, bis ich zu einem getoasteten Toast komme? Du denkst, klar, ich stecke das Ding in den Toaster. Andere denken: Moment, ich muss das Mehl herbekommen, den Weizen, überhaupt erstmal etwas anpflanzen, mir einen Toaster kaufen. Nur einen Toast zu machen kann ein sehr komplexer Prozess sein. Wir haben mit 20 Leuten gleichzeitig diesen Prozess aufgemalt, ohne dabei zu reden. Nach acht Minuten hatten wir einen hochkomplexen Prozess auf einem digitalen Whiteboard, einem Mural-Board. Der Vorteil gegenüber dem reinen Reden: Mehrere Leute schreiben und malen gleichzeitig, das geht viel schneller und ist effizienter. Du wirst in acht Minuten niemals einen komplexen Prozess mit 20 Leuten diskutieren können.

Sören: Weil du aktiv nicht daran teilnehmen kannst.

Roman: Genau, du kannst nicht 20 Menschen in acht Minuten so viel sagen lassen, dass so viel aufs Papier kommt. Aber du kannst es parallel tun.

Sören: Du kannst es gleichzeitig tun, moderieren, und die anderen denken dazu und beteiligen sich. Das ist die größte Stärke dieses Whiteboards, wenn man die Hemmschwelle überwunden hat: Ich schreibe etwas rein, was grammatikalisch nicht ganz richtig ist — Groß- und Kleinschreibung wird überbewertet, das kennen wir aus Chats. Aber ich teile meine Gedanken mit, nicht nur verbal, sondern auch non-verbal, mache zwei, drei Pfeile dazu und schaue mir das Ergebnis nach zwei, drei Minuten an, wenn ich Time-Boxing betreibe und den ersten Impuls abhole.

Wie kommt man über mehrere Runden zu einem fertigen Prozess?

Roman: Den ersten Impuls hole ich erstmal ab. Dann fange ich an, ihn zu vertiefen — auch das geht schnell und effizient. Ich mache eine zweite Runde: Ihr habt jetzt alle etwas zum Prozess dargestellt, jetzt schaut euch an, was die anderen gemacht haben, und verbessert den Prozess dort, wo etwas fehlt. Nach der zweiten Runde, die nochmal etwa fünf Minuten dauert, habt ihr einen verbesserten Prozess. Innerhalb von 13 Minuten habt ihr den Prozess des Toast-Machens definiert.

Sören: Das ist nur ein Toast. Da nutzt du Schwarmintelligenz, das Wissen von 20 Leuten, weil jede Karte, die jemand geschrieben hat, bei mir wieder einen Impuls auslöst. Diese Übersicht explodiert wie eine Explosion.

Roman: Eine Wissens- oder Lösungsexplosion, die durch die zweite Runde wieder eingedämmt wird, wo du das Ding rund machst. Du kannst eine dritte Runde anhängen. Jetzt übertragen wir es auf die Geschäftswelt: Wie ist unser idealer Leistungsphase-3-Prozess? Wie mache ich einen Entwurf perfekt? Setzt eure 15 Projektleitenden hin und sagt: Wie sieht die ideale Leistungsphase 3 aus, malt das aufs Board. Dann macht jeder erstmal sein Ding — ich habe Bock auf Zeichnung, auf Erläuterungsbericht, auf Kostenberechnung. Das klatscht ihr zusammen, lasst nochmal fünf Minuten draufgucken, und danach habt ihr den Prozess durch. Und das in 20 Minuten. Das kriegst du nirgendwo sonst hin.

Sören: Das ist die Stärke: in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzeugen, die nicht 100 Prozent erreichen. Aber mit den letzten 20 Prozent soll man sich eh nicht so aufhalten.

Roman: 80 Prozent. Wenn du nochmal 10 Minuten reingibst, bist du schon bei 90.

Wie löst man die letzten Prozent über Moderation?

Roman: Dann gibt es zwei, drei Punkte, wo Konsens fehlt, wo zwei Leute sagen: Nein, ich sehe das anders. Die letzten 10 Prozent gilt es zu moderieren und den Konflikt zu lösen. Der Konflikt besteht nicht daran, dass die sich nicht leiden können, sondern dass der eine eine andere Sichtweise hat als der andere und die Lösungen im Kopf nicht zusammenpassen. Wenn man Konsens findet — was besser ist als Kompromiss — kann man auch diese kritischen Punkte ausarbeiten. Unser Appell in dieser Folge: Benutzt diese digitalen Whiteboards mal als Kommunikationsinstrument. Ihr müsst erstmal reinkommen. Wir haben uns Miro angeguckt, ich war damit nicht so zufrieden, weil es bei mir zu langsam war und Fehler hatte. Dann habe ich Mural benutzt, damit bin ich sehr glücklich. Sören hat damit wiederum Probleme, weil es öfter mal abstürzt.

Sören: Ich finde es auch gut. Von den Produkten gibt es noch viel mehr. Auch in Microsoft 365 ist ein ganz rudimentäres Whiteboard dabei, aber das reicht für den Anfang. Wenn man sich ein bisschen mit der Grundsystematik, dem Aufbau und der Nutzung eines solchen Whiteboards auseinandersetzt, hat man viel gewonnen, weil das ein riesiger Türöffner ist. Diese Hemmschwelle muss man abbauen. Es soll ja jeder gehört werden — aber wie kriege ich das in der Abfrage hin, nicht indem ich jeden Einzelnen nacheinander frage. Sonst komme ich bei Zwei-Stunden-Workshops raus, wo ich denke: Was ist das Ergebnis? Die zentrale Fragestellung kann ich zentral aufs Whiteboard setzen und sagen: Kippt jetzt einmal gleichzeitig eure Idee dahin. Danach gehe ich in die Auswertung. Man muss über die Hemmschwelle kommen, dass nicht alles gleich 100 Prozent sein muss. Das ist ein Stück weit die Ingenieurkrankheit.

Wie funktioniert das Arbeiten mit sehr vielen Teilnehmern gleichzeitig?

Roman: Ich habe mal bei Mural einen kleinen Workshop gemacht, eine Stunde Einführung in das Board. Da waren über 100, ich glaube 120 Leute gleichzeitig digital dabei. Die Moderatorin saß in New York, die Teilnehmer kamen aus Asien, Afrika, Europa — komplett international. Wir haben mit 120 Menschen auf dem Board geübt. Wir sollten zum Beispiel einen Hund malen, und alle haben Symbole genommen und einen riesengroßen Hund gemalt und sich dann zurechtgeschoben. Das Geniale ist, du siehst, wie sich die anderen positionieren. 120 Mauszeiger auf so einem Board sind eine Nummer, aber es geht — du kannst sie auch wieder ausblenden, wenn es zu viel wird. Mein Appell für die nächste Happy Hour: Wir wollen interaktiv sein und mit euch mehr als nur sprechen. Durch schriftliche Interaktion auf dem Whiteboard erzielt man ganz schnell extrem gute Ergebnisse. Wir probieren das mit Umfragen — wir haben schon gefragt, welche Schulungen euch interessieren.

Sören: Welche Themen?

Roman: Welche CAD-Software benutzt ihr und was findet ihr gut daran? Ich könnte mir vorstellen, Fragen offener zu stellen. Wir haben das Thema Wissenschaft und Forschung im Bereich TGA — da könnte man ganz offen fragen: Worüber würdet ihr gerne forschen? Dann klatschen erstmal alle ihre Ideen drauf, ein paar fangen an zu sortieren, machen Überschriften darüber, schieben die Sachen zurecht. Oder macht das in mehreren Runden. Mit dieser Schwarmintelligenz kannst du auch mit 120, 130 Leuten extrem schnell tolle Ergebnisse erzielen. Und wenn du einen dritten Schritt machst und sagst: Bewertet jetzt einmal per Umfrage, guckt euch alle Karten an, nicht nur eure eigenen, und bewertet, was ihr besonders wichtig findet — dann kriegst du am Ende eine priorisierte Ideenliste, an der man anknüpfen kann.

Welche Bedienfehler und Tipps gibt es im Umgang mit den Boards?

Roman: Da bieten die digitalen Whiteboards mega Möglichkeiten. Man muss es nur ergreifen und sich die Zeit nehmen, sich mit den Funktionalitäten auseinanderzusetzen. Ich hatte einmal das Problem, dass die 120 Leute nicht aufs Board kamen, weil sich eine Einstellung verändert hatte: Die Teilen-Einstellung hatte ich aus Versehen auf „Visit" statt auf „Edit" geklickt, dann konnten alle nur draufgucken, aber nicht mitschreiben. Ein anderes Mal habe ich den Raum, in dem das Board liegt, privat statt öffentlich gemacht — dann mussten sich alle anmelden, und das hat ewig gedauert. Wenn alles richtig läuft, könnt ihr ohne Anmeldung als Gast auf das Board zugreifen, Tag und Nacht. Ihr könnt auch hinterher und vorher daran schreiben. Ich überlege, das Board über den Newsletter schon vorher zu teilen, sodass man vorab ein paar Ideen abholt.

Sören: Auch das ist die Idee: Ich warte nicht auf diese eine Stunde Happy Hour, sondern ich kann meinen Input, wenn ich nicht teilnehmen kann, schon vorher reingeben, weil mich das Thema interessiert. Im Nachgang schaue ich mir die Beantwortung über ein weiteres Kärtchen oder einen Kommentar an. Also nicht doof bleiben, sondern aktiv oder passiv-aktiv an der Weiterentwicklung des Themas teilnehmen.

Roman: Ein kleines Bedenken: Ich habe verschiedenste Boards aus verschiedenen Gruppierungen, Vereinigungen und Netzwerken rumfliegen, das wird irgendwann unübersichtlich. Das sind ja Links im Browser — ich setze mir einfach einen Favoriten drauf und beschreibe ihn kurz. Da steht dann nicht eine kryptische Miro-URL, sondern „Miro-Board BIM-Hub Hamburg". So habe ich meine Miro- und Mural-Boards im Browser mit Lesezeichen verknüpft. Ein kleiner Appell: Seid aktiv im Board. Ich stelle immer wieder Fragen — schreibt mal ein Kärtchen, welche Podcast-Folgen ihr hören wollt. Kam bisher noch nichts.

Sören: Links oder rechts sind in der Regel die Menüleisten — anklicken, auswählen, ausprobieren und glücklich werden.

Wie lässt sich ein ganzes Planungsprojekt auf einem Board abbilden?

Roman: Noch ein Appell, auch von dir, Sören: Du hattest die Idee, ein ganzes Planungsprojekt auf einem Board komplett zu gestalten. Das habe ich auch schon angefangen. Es gibt viele Leistungsphasen, bei denen das Sinn macht. Leistungsphase 1: die Frage, was muss ich überhaupt tun. Leistungsphase 2: Ideen, Konzept, Sammlung — wir hatten zum Beispiel diese Matrix mit Vorleistungen vorgeschlagen: Was muss der Architekt leisten, was der Brandschutzplaner, bevor ich meine BMA oder meine Sicherheitstechnikplanung machen kann. Das kann man visualisieren und den Beteiligten schicken. Auch die Bauüberwachung ist spannend: Ich kann alle relevanten Pläne aufs Board packen und Notizen dranschreiben — hier Firma A, da Firma B, da sind Behinderungen.

Sören: Dadurch, dass ich so viele Templates aus dem Vorlagenkatalog im Board habe, kann ich mir schnell eine Struktur aufbauen. Sei es nur ein Spezialthema, das ich die nächsten fünf Monate betreibe: zentral an einem Platz, mit Suchfunktion, ich kann Tags setzen und To-Dos markieren. Das ist nicht alles miteinander verknüpft, aber im Whiteboard zusammenhängend. Ich kann sagen: Zeig mir nur meine To-Dos. Mein Projektmanagement zu einem Projekt oder Spezialthema kann ich über so ein Whiteboard betreiben.

Roman: Und dann mit Plänen oder Fotos verknüpft. Damit setzen wir an auf unseren Traum vom digitalen Projektmanagement: die Verknüpfung von Plänen, Erläuterungsberichten und Kostenberechnungen mit Projektmanagement-Informationen und Tools, sodass ich Aufgabensammlungen am Modell oder am Plan machen kann. Das ist bei Whiteboards ansatzweise möglich — ein sehr guter Startpunkt. Wenn man dann ein Tool sucht, das noch besser ist und diese Verknüpfung zwischen Aufgaben und Modell findet, wird man immer schnell ernüchtert. Gerade für uns visuell Arbeitende, die wir Gebäudemodelle im Blick haben, ist es hochinteressant, diese digitalen Whiteboards zu nutzen. Schön, dass ihr da wart. Wir freuen uns, wenn ihr digitale Whiteboards mit uns benutzt. Bis dann.

Sören: Bis dann. Ciao.