Digitale Barkeeper

Worüber sprechen wir an der Bar?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar, heute wieder auf Hochdeutsch. Sören, worüber sprechen wir heute?

Sören: Heute sprechen wir über digitale Assistenten an der Bar.

Roman: Digitale Barkeeper. Wir sind gespannt und freuen uns auf diese Folge. Ich habe jetzt einfach Barkeeper gesagt, aber Digitalassistent und digitaler Barkeeper ist schon was anderes. Berker würde mir wahrscheinlich widersprechen, er ist der Barkeeper der TGA-Bar.

Sören: Ich habe es in unserer täglichen Vereinsarbeit mit dir erlebt: In unseren Präsenz- oder Teams-Sitzungen, bei Ausschusssitzungen oder Gremienthemen, war oft ein weiterer Beteiligter dabei. Der hieß glaube ich auch Roman, hatte aber nie ein Live-Video an, und was der genau gemacht hat, habe ich nicht richtig verstanden. Ich wollte dich fragen: Du hast da so einen digitalen Assistenten, in dem Fall Copilot von Microsoft.

Roman: Genau, es sind sogar verschiedene. Der zusätzliche Teilnehmer war Christophs digitaler Assistent — der ist als zusätzliche Person im Termin. Wir hatten einmal die KI-Konkurrenz drin: Christoph hatte seinen digitalen Assistenten im Termin, und ich habe es über Microsoft Copilot auch transkribieren und zusammenfassen lassen.

Was ist Microsoft Copilot und was kostet er?

Sören: Aber Copilot ist in dem Fall nicht sichtbar gewesen.

Roman: Copilot ist nicht sichtbar, nur durch den Hinweis: Achtung, ich nehme jetzt auf und transkribiere. Diese Transkriptionen könnt ihr aber auch ohne den Copiloten machen, mit der richtigen Lizenz von Microsoft. Copilot ist relativ teuer, kostet so 30 Euro im Monat. Christoph zahlt mehr für seinen Assistenten — wenn ich ihn verstanden habe, liegt er bei 40 Euro im Monat — und der nimmt nur Termine auf, transkribiert und fasst sie zusammen. Microsoft Copilot hat für 30 Euro im Monat noch mehr Funktionen, weil das komplette Office-Paket integriert ist. Insofern haben wir das gekauft: weniger Geld, mehr Umfang.

Wie gut transkribiert Copilot Besprechungen?

Sören: Also der schneidet mit, hört zu und nimmt das auf — und überarbeitet er das?

Roman: Man startet eine Transkription.

Sören: Transkript kenne ich. Da steht Roman und sagt bla bla bla, und die Hälfte stimmt dann nicht. Man spricht immer Dirk an und nicht Sören.

Roman: Genau. Ich starte eine Transkription und sehe tatsächlich, was er mitschreibt. Das lenkt einen ab — man ist leicht gestresst, weil man immer sieht, was man gerade spricht.

Sören: Aber es hilft vielleicht zu fokussieren: Wenn man transkribiert, lässt man Smalltalk und Kaffeeklatsch über die Kollegen weg und arbeitet effektiv am Thema.

Roman: Das stimmt, man achtet ein bisschen mehr darauf, was man sagt. Die Transkription führt vielleicht zu mehr Konzentration. Aber da entsteht unglaublich viel Text. Ich habe auch schon ein dreieinhalbstündiges Seminar transkribiert, das ich gegeben habe. Da entstehen hunderte Seiten Text, die du nicht mehr lesen und nicht mehr zusammenfassen willst.

Sören: Aber das ganze Transkript ist die stumpfe Mitschrift — das, was man früher stenografiemäßig gemacht hat. Das wäre noch nicht die Stärke einer KI.

Roman: Genau, es ist noch keine KI, sondern eine Transkription. Und die ist ziemlich gut. Wir haben letztens geguckt, was Spotify aus unserem Podcast macht — da gibt es inzwischen auch Transkriptionen, und wir waren ein bisschen schockiert: ziemlich schlecht. Aus Sören wurde Dirk. Die Transkription von Spotify ist leider relativ mies, das Transkript von Microsoft ist ziemlich gut.

Wie fasst Copilot Besprechungen zusammen und leitet er Aufgaben ab?

Roman: Wenn man den Copiloten für die 30 Euro extra bucht, fasst er das automatisch am Ende zusammen — je nachdem, wie lange man gesprochen hat, in etwa neun Stichpunkten. Die kann man aufklappen: Ich kann nur die Überschrift lesen oder das, was darunter steht.

Sören: Fasst er nur Ergebnisse zusammen, oder geht es weiter — wenn man es als unterstützendes Tool sehen möchte? Bei Besprechungen, die man nebenbei protokollieren muss: Wo liegen To-Dos, wer hat was gesagt? Wird das so aufbereitet, ist es eine Erleichterung? Klar, ich muss wahrscheinlich noch Korrektur lesen.

Roman: Es ist zweigeteilt. Erstens fasst er zusammen, was die Leute gesagt haben — thematisch, in aufklappbaren Stichpunkten mit Unterpunkten. Zweitens schreibt er darunter Aufgaben für alle Beteiligten zusammen.

Sören: Wie akkurat ist das?

Roman: Ziemlich gut. Ich habe einen Test nachgecheckt: Wir hatten einen Termin mit einem Schallschutzplaner zum Schallschutz von Wärmepumpen — ein komplexes Thema — und haben mitschneiden lassen. Die Besprechungsnotizen lagen dann bei mir. Er hat in 14 Punkten die Besprechungsthemen zusammengefasst. Ich habe den Schallschutzplanenden gebeten, das in Rot zu kommentieren, zu ergänzen und zu korrigieren — und es waren vielleicht 10 Prozent vom Text, die er ergänzt hat.

Sören: Das, was man in normalen Protokollen normalerweise auch hätte — aber ohne, dass du es runterschreiben musst.

Roman: Ich habe nichts davon selbst geschrieben. Die Besprechungsnotizen sind exzellent zusammengefasst, chronologisch, mit den Namen der Besprechungsteilnehmer. Wenn man sich mit einem Spitznamen bei Microsoft Teams angemeldet hat, übernimmt er den — darauf muss man achten, manchmal steht da nur ein Kürzel. Aber die Spracherkennung ist wirklich exzellent: Detailthemen wie Hertz, dB(A) und Schallleistungspegel hat er gut verstanden und korrekt wiedergegeben; mehrere Personen haben das geprüft. Hinterher kommen die Folgeaufgaben: Er hat sieben Aufgaben Personen zugeordnet, etwa: schreibe eine Mail mit den benötigten Daten für die Schallsimulation.

Sören: Das klingt sehr konkret.

Roman: Es ist sehr konkret und korrekt. Bei den Aufgaben mussten wir gar nichts mehr ändern. Man hat ein exzellentes Protokoll, für das man fast nichts getan hat.

Wie reagieren die Teilnehmer auf das KI-Protokoll und den Datenschutz?

Sören: Also spart es Zeit. Du informierst die Leute, dass du transkribierst und daraus ein Protokoll generieren lässt.

Roman: Absolut. Die kriegen die Information in Microsoft Teams oben: Die Transkription hat begonnen.

Sören: Wie wird das angenommen? Sagen Leute, ich möchte nicht, dass das in Amerika auf den Servern landet?

Roman: Die Bedenken gab es. Bis jetzt hatte ich keine Termine mit Gesprächsthemen, die die Amerikaner nicht lesen dürften. Es wurde bis jetzt ganz gut angenommen, aber nicht überschwänglich. Es ist ja auch Werbung, die Microsoft für sich macht: Ich verschicke ein Protokoll, das mit dem Copiloten erstellt wurde, alle gucken es sich an und denken, das ist cool.

Sören: Ich sehe, du hast den Hinweis sogar in die E-Mail gepackt, dass es mit Unterstützung geschrieben wurde.

Roman: Genau, das hilft. Jetzt ein paar Einschränkungen: Ich schreibe bei Besprechungen selbst gerne mit, weil ich das nutze, um zu moderieren. Ich habe die Agenda und schreibe an der Agenda entlang — das hilft allen live im Termin, sich zu sortieren und zu sehen, was besprochen wird. Das Niedergeschriebene hilft zu strukturieren, und das hast du dann nicht. Bei einem offenen Gespräch mit sehr intelligenten Menschen ging das. Aber wenn ich ein Gespräch stärker strukturieren muss, ein Streitgespräch, dann will ich nicht nur ein Protokoll.

Sören: Aber vielleicht kann man sich dadurch auf die wesentlichen Punkte konzentrieren. Beim Protokollieren muss man den Fokus auch auf Themen setzen, die sonst untergehen. Manchmal muss man mitschreiben, weil ein Punkt wichtig ist, aber das Gespräch geht weiter — die anderen warten nicht. Da finde ich es eine gute Unterstützung.

Roman: Gute Unterstützung, genau. Die Empfänger sagten, nicht schlecht, die Funktionen. Ein Zusammenhang wurde falsch interpretiert — vielleicht habe ich es auch falsch gesagt. Wenn ich das mit ChatGPT machen würde, müsste ich diese Riesentranskriptionen reinkopieren oder ein Dokument hochladen. Das ist der Aufwand, den ich mir spare. Dafür zahle ich aber 30 Euro im Monat.

Wo stößt Copilot in der Praxis an Grenzen?

Sören: Es kommt auf die Zeit an, die du sonst nutzen würdest.

Roman: Es gibt noch mehr Funktionen, die ich cool fand — die funktionieren aber nur, wenn das ganze Büro es benutzt. Wenn alle 30 Euro pro Monat zahlen, könnt ihr in der Videoaufzeichnung nach Schlagworten suchen: Du klickst auf ein Stichwort wie Schallpegel und er zeigt dir alle Stellen im Video, an denen der Begriff gesagt wurde. Oder du siehst, wer wann gesprochen hat — die Redeanteile werden optisch dargestellt.

Roman: Du hast plötzlich eine Auswertung der Gespräche. Muss man wissen, ob man das will, ich finde es interessant. Im Büro haben wir das noch nicht intensiv benutzt — ich habe es mit dem dreieinhalbstündigen Seminar über PiTA.training benutzt. Die Teilnehmer konnten es nicht sehen, weil dafür alle einen vollen Account mit Copilot bräuchten, aber ich fand es interessant. Dafür lohnt sich KI im Alltag: Termine zusammenfassen, Protokolle schreiben. Chris macht das mit einer externen Software, ich mit Microsoft.

Was Microsoft zusätzlich hat: Sie sind in Excel, Word, Outlook und so weiter eingebunden. Einigermaßen zufrieden war ich mit der Funktion „beantworte alle meine ungelesenen E-Mails“ — die Antworten waren gar nicht schlecht. Leider standen in 70 Prozent der Antworten Folgeaufgaben für mich drin: mache ich, kümmere ich mich drum, ich schicke dir das und das. Da dachte ich, das willst du doch gar nicht.

Roman: Wahrscheinlich muss ich besser prompten — bessere Prompts schreiben. Es gibt etwa sieben bis acht Kategorien, mit denen man seinen Prompt schreiben sollte, zum Beispiel Empfängerhorizont, Absenderhorizont. Der Prompt ist die Eingabe, die ich mache. Darunter schreibst du dann: stelle sicher, dass es keine Folgeaufgaben gibt. Das kann ich alles über den Prompt steuern. Dazu gibt es auch eine Schulung, die ich demnächst mache. Größere Unternehmen lassen ihre Mitarbeitenden derzeit durch sogenannte Prompting Engineers schulen — Leute, die den ganzen Tag Eingaben bei KIs machen. Je umfangreicher und fähiger die Eingabe, desto besser das Ergebnis.

Roman: Unzufrieden war ich mit der Funktion „schreibe eine Mängelanzeige an diese Firma in Hamburg“. Ich habe einen ausführlichen Prompt geschrieben: Absender meine Firma, beziehe dich auf die VOB, das ist der Mangel, setze die Frist bis XY. Es kam völliger Mist raus — er hat nur wiedergegeben, was ich reingegeben habe. Er konnte die Firmenadressen nicht aus dem Netz finden, weder meine noch die der Empfängerfirma. Auf Nachfrage hat er gesagt, kann er nicht. Das hat genervt, denn dafür wollte ich es nutzen: nervige VOB-Schreiben aufsetzen und meine Bauüberwachung entlasten. Das habe ich noch nicht hinbekommen.

Ultra frustrierend war Excel. Das Einzige Sinnvolle: Er zeigt verkettete Eingaben. Ich hatte eine große Liste mit Straßennamen und Hausnummern in derselben Zelle und keine Lust, das händisch zu trennen. Ich habe gesagt: trenne Straßenname und Hausnummer.

Sören: Also einfachste Befehle.

Roman: Einfachste Befehle. Er hat mir eine Verkettungsfunktion gebaut, die ich direkt anwenden konnte. Das war bequem. Aber viele Kollegen haben mit Excel rumgespielt — wir sind ja Ingenieure und Ingenieurinnen — und da war sehr viel Unzufriedenheit zu hören aus unserer Chatgruppe: Excel Schrott, Word. In Word kann man auch Dokumente zusammenfassen lassen: Mit Slash wählt man die zuletzt geöffneten Dokumente und sagt, fass mir das mit bestimmten Schwerpunkten zusammen. Das ist okay.

Kann Copilot den gesamten Datenbestand durchsuchen?

Sören: Habt ihr den Projektplan in Teams? Geht es schon so weit, dass man Copilot fragen kann, such mir in meinen Dateien gewisse Parameter raus? Nach dem Motto: Vor zehn Jahren hatten wir das Thema schon mal — bevor ich alle Dokumente händisch durchackere, sage ich Copilot, ich suche den und den Sachverhalt, und er sagt: im Projekt 2014, Sanierung XY, gibt es einen Erläuterungsbericht, Absatz soundso.

Roman: Die Frage ist, wo er die Daten herbekommt. Im Moment durchforstet er meinen Posteingang und Microsoft Teams, also den SharePoint.

Sören: Aber ich habe hunderte SharePoints. Den Datenwuchs, den man sonst hat, kann man noch nicht scannen.

Roman: So weit ist es noch nicht. Alles, was du im Posteingang hast und was Microsoft Teams und der SharePoint mitkriegen, funktioniert — alles andere ist nicht drin. Aber das würde mich auch interessieren: Da müssen wir noch ein bisschen spielen, auch mit dem Büro, und gucken, ob man bewusst Dokumente vom Server rausholen kann. Wir freuen uns über Austausch — ich bin da auch noch nicht super weit, wir haben die ersten Sachen ausprobiert.

Sören: Wir wurden jetzt sehr freundlich gebeten, die Bar zu verlassen.

Roman: Sören, ich wünsche dir alles Gute und viel Spaß mit der KI.

Sören: Bis dann. Ciao.