Arbeiten am Limit

Woran merkt man, dass man im Funktionsmodus ist?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar. Heute geht es um Arbeiten am Limit.

Sören: Woran merkst du, Roman, dass du am Limit bist?

Roman: Ich bin dann im Funktionsmodus. Der sieht so aus, dass ich anfange, nicht mehr richtig zuzuhören. Ich interessiere mich nicht mehr für andere Leute und ihre Probleme, ignoriere meine Umwelt, habe Scheuklappen auf und kümmere mich nur noch darum: Ich muss noch drei Dinge tun. Man versucht nur noch, seine Aufgabenliste abzuarbeiten, ist nicht mehr empathisch, nicht mehr aufnahmefähig — und wird ein bisschen ungenießbar. So zeigt sich das bei mir.

Ich kann den Funktionsmodus inzwischen ganz gut überspielen und kontrollieren und ihn zeitlich abschalten. Ich kann mich im Job stressen und dann um 17:30 sagen: Jetzt ist Feierabend, Handy ist aus, ich gehe mit der Kleinen zum Fußball — und morgen geht es weiter im Funktionsmodus.

Sören: Das Problem ist morgen aber auch noch da. Die Sorgen gehen nicht von alleine weg.

Roman: Funktionsmodus ist bei mir das Thema. Es gibt dafür anscheinend auch einen psychologisch-wissenschaftlichen Begriff.

Sören: Das ist ja auch ein Überlebensmodus. Es wird alles auf die wichtigen Organe zurückgefahren — was ist die Kernfunktion, darauf konzentriert sich der Körper.

Wie erkennt man den Funktionsmodus bei Kollegen und Leistungsträgern?

Roman: Das kann man bei Kollegen ganz gut erkennen, nicht nur bei sich selbst. Sie klagen über Überlastung, sind aber einfach nicht mehr aufnahmefähig.

Sören: Den Unterschied zu differenzieren ist eine hohe Kunst: Wann will sich jemand nur kurz auskotzen über ein Projekt oder einen Auftraggeber — und wann geht es wirklich ans Limit? Gerade bei einem Leistungsträger oder einer Leistungsträgerin, die top ist, aber sagt: Es geht einfach nicht mehr.

Roman: Als Führungskraft ist es fies, wenn du selbst im Funktionsmodus drin bist und dann andere sagen: Kümmer dich mal um den, der ist total überlastet. Dann denke ich: Ich bin selbst im Funktionsmodus, lass mich in Ruhe. Ich weiß allerdings von mir, dass dieser Funktionsmodus in meinem Berufsleben nie länger als ein, zwei Wochen angedauert hat und ich mich danach wieder regulieren kann — sonst hätte ich ja schon Burnout. Im Funktionsmodus bleiben Sachen liegen, Kunden und Kollegen sind unzufrieden, Projekte gehen vor. Danach kann ich mich wieder um andere Menschen kümmern.

Sollte man jeden aus dem Funktionsmodus herausholen?

Sören: Man muss erkennen, ob es für die Person noch gesund ist. Manche kennen es nicht anders, es ist Gewohnheit. Andere brauchen diesen Modus sogar für ihr Selbstwertgefühl.

Roman: Das erfordert viel Reflexion. Es gibt Leute, die deutlich über ihrem Stundensoll arbeiten, trotzdem nicht mehr Stunden aufschreiben, als im Vertrag stehen — und total gut drauf sind. Langfristig kann ich mich immer wieder beschweren und sagen: Ich leite zu viele Projekte, ich will weniger leiten, weil die Spitzen fies sind. Wenn sieben Projekte gleichzeitig hochkommen, bin ich ganz schnell in der Überforderung.

Sören: Letztlich erzeugst du dann eine versteckte Überforderung, wenn du nach außen zeigst, es sei alles in Ordnung, weil man auf Arbeit bloß keine Überforderungssignale senden will. Dann heißt es irgendwann: Eigentlich ist der Zug schon vor einem halben Jahr abgefahren, aber ich habe versucht, es noch zu jonglieren.

Kurzfristige Symptombehandlung oder strukturelle Lösung?

Sören: Häufig behandeln wir die Symptome akut: Wenn jemand sagt, ich kann nicht mehr, schiebt man kurzfristig um und schafft womöglich noch mehr Unzufriedenheit, weil man andere mit hineinzieht. Gerade die Umsetzung der mittelfristigen Lösungen zu erkennen ist das, woran es dann hapert.

Roman: Man muss unterscheiden: Ist das kurzfristig oder ein strukturelles Problem? Kurzfristig mal Kapazitäten freischaufeln geht eigentlich immer. Aber sich langfristig strukturell gut aufzustellen ist schwierig. Als Führungskraft hilft es, erstens nochmal abzuwarten und zu erkennen: Im Hardcore-Funktionsmodus können wir es gerade nicht lösen — schafft erst mal grob den Schreibtisch frei und am Ende der Woche sprechen wir. Zweitens die Arbeit langfristig so zu organisieren, dass die Person nicht ständig überlastet ist. Und drittens zu erkennen, dass manche diesen Modus auch brauchen.

Sören: Dann muss man an der Kultur arbeiten, damit Überlastung frühzeitig zur Sprache kommt und man die Signale früh richtig deutet.

Roman: Wir haben dafür unsere Montagsrunde und fragen nach dem Stressniveau auf einer Skala von 1 bis 10. Das hilft, es zu erkennen. Ich habe einen Kollegen, der schon wochenlang auf 9 ist, und werde ihm ein Tandem-Angebot mit einer Kollegin machen, damit sie sich ergänzen und er Sachen abgeben kann.

Warum fällt fachlich exzellenten Menschen das Abgeben schwer?

Roman: Gerade fachlich exzellenten Menschen fällt es oft schwer, Dinge abzugeben. Sie haben einen hohen Anspruch und stecken tief im Rabbit Hole einer Fachplanung — etwa für eine Wasser-Wasser-Wärmepumpe. Da fällt es schwer zu sagen: Lass deine Kollegin die Fleißarbeit machen.

Sören: Genau das wäre der mittelfristige Umgang: nicht alles unter Kontrolle haben zu wollen und der Einzige mit dem Wissen zu sein. Es bringt nichts, wenn das Wissen bei der Person bleibt und sie irgendwann weg ist.

Roman: Aber im Funktionsmodus zusätzlich in den Lehrmodus zu kommen, ist für mich unmöglich. Wenn ich zum dritten Mal dieselbe Sache erkläre, drehe ich durch — schlecht für eine Lehrsituation.

Sören: Da bin ich bei dir. Trotzdem musst du irgendwann den Kreislauf durchbrechen, sonst wirst du das Abgeben, Loslassen und Wissenteilen nie los. Das Schwierige ist, mit dem Ergebnis und den eigenen Ansprüchen weiterzuleben — vielleicht entspricht es nicht meinen Ansprüchen, und ich muss es trotzdem präsentieren. Aber dann darf ich mich auch nicht mehr beschweren, wenn ich nicht selbst bereit bin, etwas abzugeben.

Hat sich die Anspruchshaltung beim Lernen verändert?

Roman: Mit einer wachsenden Organisation steigen die Ansprüche an Einarbeitung und Erklärung. Wir haben viele junge Kollegen, und es kommen Erwartungen wie: Gibt es kein Erklärvideo dazu, kann mir jemand nochmal in Ruhe erläutern, wie die Software funktioniert? Mir hat früher niemand die Software erklärt — ich habe sie geöffnet, eine Anleitung gelesen oder ein Video geschaut, aber nicht bei jedem Thema einen Kollegen gefragt. Da müssen wir wieder ein bisschen hin. Ich habe einem jungen Kollegen gesagt: Öffne die Software, du spielst doch auch Computerspiele — da findest du es auch geil, erst mal selbst zu verstehen, wie es funktioniert. Versuch es selbst, stell nicht jede Frage, nimm dir Zeit, es zu lernen. Man muss nicht immer nur fördern, man kann auch mal fordern.

Sören: Das ist ein Generationending, eine andere Anspruchshaltung — auch eine Form des Konsumierens.

Roman: Die Erklärvideos haben viel kaputt gemacht. Ich habe letztens mit meinem Sohn einen Computer zusammengebaut und gesagt: Guck doch mal in die Anleitung vom Motherboard. Er sagte: Nein, ich gucke mir ein Video an. Dabei ist genau diese ausgedruckte Anleitung die Anleitung zu diesem Motherboard. Es wäre traurig, wenn man das verallgemeinern müsste, denn es ist eine Form von Verblödung: Wenn ich zu jedem Thema ein Erklärvideo brauche und nicht mehr in der Lage bin, etwas zu lesen oder auszuprobieren, kann ich mich auch nicht mehr in Probleme einarbeiten.

Sören: Der einfache Weg ist erst mal zu fragen. Aber gerade Berufseinsteiger sollen lernen, sich selbst zu adaptieren und einer Fragestellung selbst zu nähern.

Roman: Der fachlich exzellente Kollege darf auch sagen: Guck dir das selbst an, frag nicht zehn andere, verbring erst mal drei Stunden oder einen Tag mit der Software und stell mir dann eine gesammelte Liste an Fragen — die wird kürzer, wenn du vorher in Foren selbst nach Antworten suchst. Beim Schema kannst du nichts kaputt machen, das ist kein Grundriss. Der eine Tag, den du jetzt nicht ganz produktiv verbringst, hilft am Ende uns beiden.

Wie sollte man mit dem Funktionsmodus letztlich umgehen?

Roman: Arbeiten am Limit ist ein emotionales Thema.

Sören: Auf jeden Fall, weil jeder unterschiedlich damit umgeht. Ich bin eher der in sich Gekehrte und mache es mit mir selbst aus.

Roman: Den Funktionsmodus zu erkennen und zu wissen, dass man da auch wieder herauskommt, ist schon sehr beruhigend. Wenn es nicht wieder herausgeht, ist es ein strukturelles Thema, und um Burnout zu vermeiden, muss man dann auch mal lauter werden — wenn keiner zuhört und sich nichts verändert.